ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La Régie Régionale des Transports Hauts-de-France (RRTHDF), Etablissement Public Industriel et Commercial dont le siège social est sis 97 rue Pierre SEMARD à GAUCHY (02430),
Enregistrée sous le numéro SIRET 780 185 815 00013, Représentée par XXXXXXXXXXX, agissant en qualité de XXXXXXXXX, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,
D’UNE PART,
ET :
L’organisation syndicale
CFDT, représentée par XXXXXXXXXX, agissant en qualité de Déléguée Syndicale, selon mandat en date du 11 juin 2019,
L’organisation syndicale
CGT, représentée par XXXXXXXXXX, agissant en qualité de Délégué Syndical, selon mandat en date du 15 novembre 2019,
Ci-après dénommés les Partenaires Sociaux,
D'AUTRE PART.
PRÉAMBULE
Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord a pour objectifs de : - faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections du Comité Social et Economique ; - sécuriser et simplifier le processus électoral ; - faciliter le décompte final des résultats.
L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges. Ceci étant préalablement exposé, il est convenu ce qui suit :
Article 1 — Objet et champ d'application
Le présent accord collectif a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des membres du CSE de la RRTHDF qui se dérouleront les 11 et 12 juin 2025 pour le 1er tour et en cas d’éventuel 2nd tour, les 25 et 26 juin 2025.
Il permet de préciser le fonctionnement et les caractéristiques du système retenu, le prestataire retenu, et le déroulement des opérations électorales.
Article 2 - Principe du recours à un prestataire
Les parties signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société VOXALY (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été présenté aux membres du CSE le 5 mars 2025, a été choisie pour organiser le scrutin de la régie.
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord, ainsi que le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.
Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs ayant la qualité d’électeur au sein de la RRTHDF. Article 3 - Respect de la Loi Informatique et Libertés Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées.
Article 4 – Modalités du vote
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique.
Le déroulé de ce dernier et notamment les dates et heures d’ouverture mais également de clôture des scrutins du 1er tour et du second tour seront déterminés dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Le lien du prestataire sera accessible via tablette, téléphone portable ou ordinateur.
Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin et sera contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Aussi, les parties au présent accord conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif : aucun vote à bulletin sous enveloppe ne sera accepté.
Article 5 - Communication des listes électorales et des listes de candidats La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
A réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant au système de vote électronique.
Le contrôle de conformité des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués sous la responsabilité de l’entreprise.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur d'un poids au maximum égal à 2MO sur une page, en portrait.
Le logo sera communiqué en format PNG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum suivant : 200x200 pixels. Article 6 - Bulletins de vote Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Article 7 - Modalités d’organisation des opérations électorales Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment et une diffusion sera réalisé sur les écrans dynamiques de l’ensemble des centres.
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire en visioconférence au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.
Article 7.1 : Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges par collège.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 7.2 : Formation au système de vote électronique Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-12 du Code du Travail, les membres de la Délégation du Personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 7.3 : Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du Travail.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.
Article 7.4 : Cellule d’assistance technique
L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement.
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 8 - Modalités d'accès au site de vote Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et de ses moyens personnels d’authentification par courrier à son domicile. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de son code d’accès, l’électeur peut recevoir son mot de passe.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et par un code d’activation temporaire. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
Le code d’accès sera également valable en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l’électeur devra saisir plusieurs données à caractère personnel pour s’authentifier. Ces informations personnelles, préalablement communiquées par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettront à l’électeur d’obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter.
Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote par la saisie du code IBAN (4 derniers chiffres) vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d’oubli de son code d’accès, après que l’électeur se sera identifié, le système de vote lui en adressera un nouveau.
Article 8.1 : Déroulement du vote
Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantir l’unicité de son vote.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code IBAN vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Article 8.2 : Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par les auteurs.
Article 9 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Article 9.1 : Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.
Les données de vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Article 9.2 : Délais de recours et destruction des données
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera disponible en temps réel.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 10.2 : Dépouillement
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins trois clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du Bureau de Vote.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du Bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président saisit sa clé de chiffrement ainsi que les assesseurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s’effectue simultanément pour les membres titulaires et les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 10.3 : Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 11 - Dispositions finales Le présent accord est applicable à la RRTHDF pour les élections des membres du Comité Social et Economique.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2025 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du Code du Travail.
Article 12 – Dépôt et publicité
Le présent accord entrera en vigueur à partir du jour qui suit son dépôt auprès de la DREETS et du conseil de prud’hommes.
Conformément aux articles L.2231-6 et L.2231-7 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à l'expiration du délai d'opposition le cas échéant :
en deux (2) exemplaires, dont une version anonymisée, par voie électronique à l’adresse suivante :
www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr,
en un (1) exemplaire au Conseil des Prud’hommes de Saint-Quentin,
et ce, dès signature du présent accord.
Le présent accord sera notifié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en mains propres contre décharge à l'ensemble des organisations syndicales présentes au sein de l’entreprise. Il sera également transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Fait à GAUCHY, le XXX mars 2025, en 5 exemplaires originaux, dont un exemplaire à chacune des parties qui le reconnaît.
Pour les organisations syndicales : Pour la RRTHDF :
