La société RICOH INDUSTRIE FRANCE S.A.S., située 144 Route de Rouffach – 68920 WETTOLSHEIM, représentée par Monsieur agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,
D’une part,
ET :
L’organisation syndicale CFDT, représentée par Monsieur,
L’organisation syndicale UNSA, représentée par Monsieur,
L’organisation syndicale FO, représentée par Monsieur,
L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par Monsieur,
L’organisation syndicale CGT, représentée par Madame
Préambule
Afin de faciliter et de sécuriser les opérations électorales, les parties conviennent, par le présent accord, de permettre le recours au vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la société RICOH INDUSTRIE FRANCE dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord et selon les modalités précisées ci-après.
Article 1 : Dispositions générales
Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.
Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.
Le protocole d’accord préélectoral définira également le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident de recourir à un prestataire mandaté par la direction.
Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 : Choix du prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la direction.
Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Ce dernier peut en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu.
Article 4 – Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
Article 5 : Cahier des charges
Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 5.1 : Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leurs votes.
La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement le nom et prénom des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance.
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les collaborateurs habilités du service ressources humaines.
Le fichier « électeurs » comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs.
Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.
Les fichiers « liste d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs.
Seuls sont destinataires de ces données les membres du bureau de vote et les collaborateurs habilités du service ressources humaines.
Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention titulaire ou suppléant, les noms, prénoms des candidats ainsi que le cas échéant leur appartenance syndicale.
Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les collaborateurs habilités du service ressources humaines.
Les fichiers « listes des résultats » comportent exclusivement les mentions suivantes : les noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, ainsi que le collège.
Seuls sont destinataires de ces données, les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les organisations syndicales et les collaborateurs habilités du service ressources humaines.
Article 5.2 : Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions réglementaires applicables.
Article 5.3 : Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.
Le système du vote électronique retenu doit faire apparaitre clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.
La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Article 5.4 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
Article 5.5 : Dépouillement
L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Article 5.6 : Conservation des fichiers après le scrutin
La société ou le prestataire retenu devra conserver sous scellé et procéder à la destruction des fichiers support dans les conditions prévues par l’article R 2314-17 du Code du travail.
Article 6 : Information du personnel et de ses représentants
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote ainsi que des représentants des organisations syndicales bénéficieront d’une information sur le système de vote électronique retenu.
Article 7 : Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu à durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.
Article 8 : Adhésion
Toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt dans les conditions prévues par voie réglementaire relatives au dépôt des accords.
L’organisation syndicale qui adhère au présent accord devra notifier cette adhésion aux parties signataires.
Article 9 – Interprétation de l’accord
Le présent accord pourra faire l’objet en tant que de besoin d’avenants interprétatifs qui, de par leur nature, porteront effet à la date de signature de l’accord initial.
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.
Les avenants interprétatifs de l’accord seront adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 30 jours suivant la première réunion de négociation.
A défaut, il sera adressé un procès-verbal de désaccord.
Jusqu’à l’expiration de la négociation et de l’interprétation les parties contractantes s’engagent ne citer aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.
Article 10 – Révision de l’accord
Outre la société, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :
Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes du présent accord ;
A l’issue du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives au sein de la société.
Il est convenu de respecter la procédure suivante à l’occasion de ladite révision :
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge à la société et/ou à chaque organisation syndicale représentative et comporter, outre l’indication des dispositions de révisions demandées, les propositions de remplacement ;
Le plus rapidement possible, au plus tard dans un délai de 15 jours suivant la réception de cette lettre, la négociation devra être ouverte entre la société et les organisations syndicales représentatives en vue de la rédaction d’un nouveau texte, les dispositions de révision demandées resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut seront maintenues ;
Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit la date expressément prévue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.
Article 11 – Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes et selon les modalités suivantes :
La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes ;
Une nouvelle négociation devra être envisagée, à la demande de l’une des parties, le plus rapidement possible et au plus tard, dans un délai de trois mois suivant le début du préavis ;
Durant les négociations, l’accord restera applicable sans aucun changement ;
A l’issue de ces dernières, sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord ;
Ces documents signés, selon le cas, par les parties en présence, feront l’objet de formalités de dépôt dans les conditions prévues ci-dessus.
Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue, soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent ;
En cas de procès-verbal de clôture des négociations constatant le défaut d’accord, l’accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une année, qui commencera à courir à l’expiration du délai de préavis fixé par l’article L.2261-9 du Code du travail ;
Passé ce délai, le texte de l’accord cessera de produire ses effets conformément aux dispositions de l’article L.2261-13 du Code du travail.
Article 12 – Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail.
Article 13 – Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme numérique suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et au Conseil de Prud’hommes de Colmar.
La mention de son existence sera faite sur le tableau d’affichage de la Direction.
Fait à Wettolsheim, le 15 octobre 2019.
En 7 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties.
