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Accord d'entreprise ROQUETTE FRERES

Un Protocole d'accord préélectoral - Elections pour le renouvellement des membres aux comités sociaux et économiques

Application de l'accord
Début : 13/10/2025
Fin : 12/10/2029

50 accords de la société ROQUETTE FRERES

Le 13/10/2025

Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTIONS POUR LE RENOUVELLEMENT DES MEMBRES AUX COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES

ENTRE LES SOUSSIGNES

La Société ROQUETTE FRERES, sise 1 rue de la Haute Loge 62136 LESTREM
Représentée par XXXX

d’une part,

ET

Les organisations syndicales suivantes :

l'Organisation syndicale CFDT
représentée par XXXX, Délégué Syndical Central,
l'Organisation syndicale CGT
représentée par XXXX, Délégué Syndical Central,
l'Organisation syndicale UNSA représentée par XXXX, Délégué Syndical Central,
l'Organisation syndicale CFE-CGC,

représentée par XXXX, Délégué Syndical Central,

l’Organisation syndicale FOreprésentée par XXXX

d’autre part

Préambule
Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique de ROQUETTE FRERES ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception.
Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux de chaque établissement.
En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction de ROQUETTE FRERES se sont réunies le 23 septembre 2025 et le 30 septembre 2025 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

SOMMAIRE

TOC \z \o "1-3" \u \hPréambulePAGEREF _Toc211238816 \h2
1ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTEPAGEREF _Toc211238817 \h5
1.1.ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUEPAGEREF _Toc211238818 \h5
1.2.Protection des données à caractère personnelPAGEREF _Toc211238819 \h5
2Dates des électionsPAGEREF _Toc211238820 \h6
2.1.Dates des élections par voie électroniquePAGEREF _Toc211238822 \h6
2.2.Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilitéPAGEREF _Toc211238823 \h6
3Durée des mandatsPAGEREF _Toc211238824 \h6
4Calcul de l’effectifPAGEREF _Toc211238825 \h6
4.1.Dates de calcul de l’effectifPAGEREF _Toc211238828 \h6
4.2.Personnes prises en compte dans l’effectifPAGEREF _Toc211238829 \h7
4.3.REPARTITION DES EFFECTIFS DANS LES COLLEGESPAGEREF _Toc211238830 \h7
5Nombre de sièges à pourvoir ET NOMBRE MENSUEL D’HEURES DE DELEGATIONPAGEREF _Toc211238831 \h8
5.1.Nombre de sièges à pourvoirPAGEREF _Toc211238833 \h8
5.2.NOMBRE MENSUEL D’HEURES DE DELEGATIONPAGEREF _Toc211238834 \h8
5.3.Répartition FEMMES - HOMMESPAGEREF _Toc211238835 \h10
6Electorat et éligibilitéPAGEREF _Toc211238836 \h11
6.1.Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnelPAGEREF _Toc211238838 \h11
6.2.Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à dispositionPAGEREF _Toc211238839 \h11
7Listes électoralesPAGEREF _Toc211238840 \h11
7.1.Contenu des listes électoralesPAGEREF _Toc211238842 \h11
7.2.Publication des listes électoralesPAGEREF _Toc211238843 \h12
7.3.Réclamations relatives aux listes électoralesPAGEREF _Toc211238844 \h12
8Appel et dépôt des candidaturesPAGEREF _Toc211238845 \h12
8.1.Information du personnel et appel à candidaturesPAGEREF _Toc211238847 \h12
8.2.Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des électionsPAGEREF _Toc211238848 \h12
8.3.Cas d’organisation d’un SECOND tourPAGEREF _Toc211238849 \h13
8.4.Modalités de dépôts des listes de candidatsPAGEREF _Toc211238850 \h13
8.5.Nombre de candidats par listePAGEREF _Toc211238851 \h13
8.6.Cumul de candidaturesPAGEREF _Toc211238852 \h14
8.7.Représentation équilibrée des hommes et des femmesPAGEREF _Toc211238853 \h14
8.8.Affichage des listes de candidatsPAGEREF _Toc211238854 \h14
9Propagande électoralePAGEREF _Toc211238855 \h14
9.1.Tracts et affichesPAGEREF _Toc211238857 \h15
9.2.Professions de foi des candidatsPAGEREF _Toc211238858 \h15
9.3.Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électoralePAGEREF _Toc211238859 \h15
9.4.Dates limites de dépôt des documents de propagande électoralePAGEREF _Toc211238860 \h15
10Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électoralesPAGEREF _Toc211238861 \h16
10.1.Vote électronique, principes générauxPAGEREF _Toc211238863 \h16
10.2.AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEURPAGEREF _Toc211238864 \h16
10.3.PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODESPAGEREF _Toc211238865 \h17
10.4.Déroulement du vote par internetPAGEREF _Toc211238866 \h18
10.5.Assistance téléphoniquePAGEREF _Toc211238867 \h18

10.6.Bureau de votePAGEREF _Toc211238868 \h18
10.7.Cellule d’assistance techniquePAGEREF _Toc211238869 \h19
10.8.Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellementPAGEREF _Toc211238870 \h19
10.9.Chiffrement et déchiffrement des votesPAGEREF _Toc211238871 \h19
10.10.Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électroniquePAGEREF _Toc211238872 \h20
11Modalités de désignation des élusPAGEREF _Toc211238873 \h20
11.1.RaturesPAGEREF _Toc211238875 \h20
11.2.Egalité des voixPAGEREF _Toc211238876 \h20
12Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbauxPAGEREF _Toc211238877 \h21
12.1.Signature du procès-verbal et des listes d’émargementPAGEREF _Toc211238879 \h21
12.2.Proclamation des résultatsPAGEREF _Toc211238880 \h21
12.3.Affichage des résultatsPAGEREF _Toc211238881 \h21
12.4.Envoi des procès-verbauxPAGEREF _Toc211238882 \h21
13Mesure de la représentativité syndicalePAGEREF _Toc211238883 \h22
13.1.Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprisePAGEREF _Toc211238885 \h22
13.2.Calcul des suffrages portés sur le nom des candidatsPAGEREF _Toc211238886 \h22
14Durée de conservation des donnéesPAGEREF _Toc211238887 \h23
15Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accordPAGEREF _Toc211238888 \h23

ORGANISATION DU PROCESSUS DE VOTE
ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des 5 établissements (BEINHEIM, LA MADELEINE + SAINT-DENIS, LESTREM + LILLE, VIC-SUR-AISNE, VECQUEMONT), ROQUETTE FRERES souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société XXXXX a été retenue.
Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition. Néanmoins, afin de prendre en considération les collaborateurs qui ne disposent pas d’outils informatiques dans le cadre de leurs fonctions, une permanence sera organisée sur l’ensemble des sites afin de mettre à disposition les outils nécessaires au vote électronique.
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10 du Code du Travail, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
La mise en place du vote électronique est encadrée par la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.
Le cabinet d’expertise XXXXX a été mandaté par ROQUETTE FRERES pour évaluer le niveau de risque retenu, réaliser un audit technique de la solution de vote et des procédures mises en place.
Un accord d’entreprise a été conclu le 20 juin 2025 entre la direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est à disposition.
La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Protection des données à caractère personnel

Les élections professionnelles au sein de ROQUETTE FRERES amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
ROQUETTE FRERES informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679.
Xxxxx, à qui ROQUETTE FRERES fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Dates des élections

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

2.1 Dates des élections par voie électronique
Afin de garantir la bonne organisation matérielle et le bon déroulement du processus électoral, les parties ont décidé de fixer la période de vote électronique suivante.
Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le 25/11/2025 à 8H00 et seront clôturées le 03/12/2025 à 14H00.
Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le 11/12/2025 à 8H00 et seront clôturées le 19/12/2025 à 14H00.
Pour les collaborateurs qui ne seraient pas présents en temps de travail effectif, sur cette période, du fait de leur rotation, pourront se déplacer sur site pour voter et se verront, dans ce cas uniquement, attribuer une heure de repos.
2.2 Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité
Aux termes de la jurisprudence, dans le cadre d’un vote électronique se déroulant sur plusieurs jours, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient à la date du premier jour du scrutin du premier tour, c’est-à-dire au 25/11/2025.

Durée des mandats

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de chaque établissement de ROQUETTE FRERES est de 4 ans.
Les mandats des membres de la délégation actuelle du personnel du comité social et économique prennent fin le 10/12/2025.
Le mandat des nouveaux élus du comité social et économique prend effet à l’issue des mandats des membres de la délégation actuelle et une fois les résultats proclamés du second tour, soit le 20/12/2025.

Calcul de l’effectif

4.1 Dates de calcul de l’effectif
Au 25/11/2025, l'effectif total (salariés en équivalent temps plein (ETP) de ROQUETTE FRÈRES par établissement se décompose de la façon suivante :

TOTAL

BEINHEIM

LA MADELEINE + SAINT-DENIS

LESTREM + LILLE

VIC-SUR-AISNE

VECQUEMONT

1 – OE

163,53
7,25
1212,65
77,88
106,2

2 – TAM

87,67
27,4
1025,42
43,82
52,3

3 – CADRE

31,37
284,2
691,96
20,6
20,40

TOTAL

282,73
319,36
2930,03
142,32
178,93

4.2 Personnes prises en compte dans l’effectif
L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
les travailleurs à domicile ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;
les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;
les salariés temporaires ;
les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.
4.3 REPARTITION DES EFFECTIFS DANS LES COLLEGES
Conformément aux dispositions légales, les collèges sont déterminés de la manière suivante :

BEINHEIM

LA MADELEINE + SAINT-DENIS

LESTREM + LILLE

VIC-SUR-AISNE

VECQUEMONT

Collège 3 – CADRE

6
26
156

BEINHEIM

11 SIEGES A POURVOIR

REPARTITION FEMMES-HOMMES

TITULAIRES
SUPPLEANTS
% FEMMES
% HOMMES

Collège 1 – HM/EC

6
6
10,054% soit

1 siège

89,94% soit

6
6
40,46% soit

2 sièges

59,54% soit

4 sièges

VIC-SUR-AISNE

7 SIEGES A POURVOIR
REPARTITION FEMMES-HOMMES

TITULAIRES
SUPPLEANTS
% FEMMES
% HOMMES

Collège 1 – HM/EC

4
4
13,67% soit

1 siège

86,32% soit

3 sièges

Collège 2 – TAM/CADRE

3
3
23,60% soit

1 siège

79,39% soit

2 sièges

VECQUEMONT

9 SIEGES A POURVOIR
REPARTITION FEMMES-HOMMES

TITULAIRES
SUPPLEANTS
% FEMMES
% HOMMES

Collège 1 – HM/EC

5
5
7,25% soit

0 siège

92,74% soit

5 sièges

Collège 2 – TAM/CADRE

4
4
19,57% soit

1 siège

80,42% soit

3 sièges

5.3 Répartition FEMMES - HOMMES

Electorat et éligibilité

6.1 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel
Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 à L. 2314-19 du Code du travail. Conformément à ces textes :

sont électeurs l’ensemble des salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques ;
sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.
6.2 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition
Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.
Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.
Les personnes mises à disposition des établissements de ROQUETTE FRERES remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein de ROQUETTE FRERES.
A cette fin, la Direction des ressources humaines de ROQUETTE FRERES adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs ayant choisi de voter aux élections organisées par ROQUETTE FRERES.
Les personnes mises à disposition des établissements de ROQUETTE FRERES pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines de ROQUETTE FRERES, par écrit adressé au plus tard le 3ème jour suivant la publication des listes électorales.

Listes électorales

7.1 Contenu des listes électorales
Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.
A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.
7.2 Publication des listes électorales
Le 15/10/2025, les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et seront publiées sur le site intranet de chaque établissement.

7.3 Réclamations relatives aux listes électorales
Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le 21/10/2025.
A l’issue du délai, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

Appel et dépôt des candidatures

8.1 Information du personnel et appel à candidatures
Le 14/10/2025, le personnel a été informé du déroulement des élections par une communication sur l’intranet et par affichage dans les locaux de chaque établissement de ROQUETTE FRÈRES.
Cette information constituera en outre un appel à candidatures.
En outre, le personnel sera informé par mail et par voie d’affichage :

le 25/11/2025 (08H00) de l’ouverture du vote au premier tour du scrutin et le 11/12/2025 (08H00) de l’ouverture du vote au second tour,
d’un rappel sur le déroulement des élections le 28/11/2025 au premier tour du scrutin et le 15/12/2025 au second tour,
de la fermeture imminente du vote le 03/12/2025 (14H00) au premier tour du scrutin et au 19/12/2025 (14H00) au second tour.

Aussi, durant toute la période électorale, des visuels dédiés aux élections professionnelles seront diffusés sur les écrans de veille.
8.2 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au PREMIER tour des élections
Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au premier tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du Travail, à savoir les organisations syndicales :

représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;
ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement,
représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;
ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique de ROQUETTE FRERES.

8.3 Cas d’organisation d’un SECOND tour
Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;
en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;
ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.
Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du premier tour seront considérées comme maintenues pour le second tour.

8.4 Modalités de dépôts des listes de candidats
Les listes de candidats à chaque instance seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.
Elles seront déposées contre récépissé à la direction des ressources humaines ou envoyées par mél à l’adresse suivante : ines.rodrigues@roquette.com
L’utilisation de photo est possible au sein de l’application de vote électronique. Ces photos seront réalisées pour les candidats qui le souhaitent par la Direction des Relations Sociales et par les Directions des Ressources Humaines de site entre le 15 et le 31 octobre 2025 qui diffusera une communication en ce sens. Pour cela, chaque candidat devra contacter la Direction des Relations Sociales afin de convenir d’un rendez-vous.
Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.
Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.
Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.
La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

03/11/2025 à 12H00 pour le premier tour,
04/12/2025 à 00H00 pour le second tour éventuel.

8.5 Nombre de candidats par liste
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.
8.6 Cumul de candidatures
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
8.7 Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Lorsqu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte, il n’est donc pas possible de présenter une liste contenant une unique candidature.
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes.
Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.
8.8 Affichage des listes de candidats
Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux de chaque établissement de ROQUETTE FRERES et par une communication sur l’intranet.

Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
A l’exception du principe précédent, les salariés « en contrat inactif » se verront adressés par courrier postal par la Direction, les professions de foi le lendemain de leur réception de cette dernière (soit le 04/11/2025 pour le premier tour et le 05/12/2025 pour le second tour). Lors de la mise sous pli, 1 représentant de chaque Organisation syndicale pourra être présent afin de vérifier la bonne exécution de cette opération.

9.1 Tracts et affiches
Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 24/11/2025 à minuit.
Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches jusqu’au 10/12/2025 à minuit.
9.2 Professions de foi des candidats
Les candidats pourront remettre à la Direction des ressources humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique et accessibles aux électeurs qui se seront authentifiés avec leurs codes d’accès.
Dans le cadre d’un éventuel second tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.
Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

FORMAT
POIDS (Ko)
DIMENSIONS
NOM DU FICHIER
PROFESSIONS DE FOI
.pdf
2 000 (2Mo)
-
PF_NOM SYNDICAT
LOGOS OS
.jpg ou .png
100
200x200px
LOGO_NOM SYNDICAT
PHOTOS CANDIDATS
.jpg
500
Minimum : 46x56px
Maximum : 200x243px *
PHOTO_NOM PRENOM
* Quel que soit le format retenu, celui-ci devra être proportionnel aux dimensions ci-dessus.

9.3 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale
L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par ROQUETTE FRERES n’est pas autorisé habituellement pour la propagande syndicale. Toutefois, exceptionnellement du fait des élections, les salariés peuvent recevoir des informations via une messagerie externe sur leur email professionnel. Pour se faire, le collaborateur devra être informé de cette utilisation afin de pouvoir manifester son accord de manière claire et préalable.
La Direction informera les collaborateurs de cette possibilité et leur communiquera les liens leur permettant d’exprimer clairement leur volonté de recevoir les communications syndicales souhaitées (site internet ou adresse électronique de l’organisation).
9.4 Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale
Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des ressources humaines en même temps que les candidatures, soit, au plus tard :

le 03/11/2025 avant 12H00 pour le premier tour ;
le 04/12/2025 avant 00H00 pour le second tour.
Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

10.1 Vote électronique, principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.

10.2 AUTHENTIFICATION DE L’ELECTEUR
Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04).
Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification.

Transmission du code identifiant

Chaque électeur résidant en Union Européenne recevra à son domicile un courrier contenant une note d’information sur les modalités de participation au vote ainsi que son code identifiant personnel. Le matériel de vote est envoyé par courrier le 19/11/2025 au domicile de chaque électeur. En cas de second tour, l’identifiant adressé reste valable.
Les électeurs résidant hors Union Européenne recevront leur identifiant sur leur adresse mail professionnelle au moment de l’ouverture du scrutin, le 25 novembre 2025 pour le premier tour, et le 11 décembre 2025 pour le second tour.

Défi complémentaire

Le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : le matricule figurant sur le bulletin de salaire.
Pour le personnel mis à disposition faisant le choix de vote dans le cadre de ces élections, le processus d’authentification sera renforcé par la saisie d’un défi complémentaire : le matricule fictif qui leur sera transmis par courrier postal le 19 novembre 2025 (courrier différent de celui indiquant l’identifiant).

Envoi du mot de passe

Pour les électeurs résidant en Union Européenne :
Une fois le code identifiant et le défi complémentaire saisis et validés par l’électeur, il sera demandé à celui-ci de renseigner le numéro de téléphone mobile de son choix sur lequel il recevra son mot de passe personnel par SMS. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un mot de passe par SMS. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.
Pour les électeurs n’ayant pas la possibilité de recevoir le mot de passe par SMS (salariés expatriés hors Union Européenne) :
il sera demandé à ceux-ci de renseigner l’adresse email de leur choix sur laquelle ils recevront leur mot de passe personnel par email. Cette adresse email devra être différente de l’adresse email professionnelle. Une même adresse email permettra de récupérer uniquement un mot de passe. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure.
10.3 PROCEDURES DE RESTITUTION DE CODES
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non-réception, perte) de récupérer ceux-ci en ligne, sur le site de vote.

Courrier non reçu ou égaré : restitution du code identifiant

Eléments d’authentification

Nom/Prénom

Date de naissance

Restitution du code identifiant
Renvoi de l’identifiant sur l’adresse email professionnelle préenregistrée dans la solution de vote

E-mail non reçu : absence d’e-mail connu ou boite mail inaccessible par l’électeur

Eléments d’authentification

L’électeur est invité à remplir un formulaire de contact sur la plateforme :

Nom et prénom

Adresse mail

Numéro de téléphone de contact

Si l’électeur n’a pas reçu ou a égaré son courrier postal, ou s’il n’a pas accès à sa boite email professionnelle, la demande de réassort de l’identifiant est enregistrée et transmise à l’assistance de niveau 2, gérée par ROQUETTE FRERES.

ROQUETTE FRERES contacte par téléphone l’électeur au numéro qu’il a déclaré :

elle vérifie son identité au travers de questions (identité, date de naissance, adresse postale, lieu de naissance, NIR, établissement, …)

elle vérifie sa situation et le fait qu’il n’accède pas à son mail connu ;

si l’authentification est probante et la demande jugée légitime, elle valide la demande sur la plate-forme.

Restitution de l’identifiant
Pour tous les électeurs : renvoi de l’identifiant par mail sur l’adresse email donnée par l’électeur
Pour les électeurs hors Union Européenne et le personnel mis à disposition : rappel du matricule
. Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son identifiant lui a été transmis par mail.
. Pour les électeurs hors Union Européenne : l’adresse email personnelle permettant la récupération du mot de passe devra être différente de l’adresse email personnelle permettant le réassort de l’identifiant.
10.4 Déroulement du vote par internet
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote.
Des postes informatiques ne permettant pas d’accéder au site de vote pourront néanmoins accéder à l’application de vote par internet.
L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.roquette.webvote.fr
Après s’être authentifiés, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.
Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.
Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.
L'électeur s’étant authentifié sur le système de vote avant l'heure de clôture pourra valablement mener jusqu'à son terme la procédure de vote dans la limite de cinq minutes après la clôture du scrutin.
Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.
10.5 Assistance téléphonique
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.
L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.
10.6 Bureau de vote
Un bureau de vote composé des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune présents et volontaires sera constitué pour chacun des établissements.
Trois membres de ces bureaux de vote seront désignés pour assumer les tâches de Président et d’Assesseurs du bureau de vote central électronique. En effet, afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur sera mis en place.
Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans les bureaux de vote centralisateur et d’établissement.
10.7 Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.
Chaque Organisation syndicale présentant une liste et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste par établissement qui composera la cellule d’assistance technique. Cette désignation devra être communiquer au plus tard de

04/11 à 00h00, afin d’organisation sur leur détachement lors des Etaples clés du scrutin. (Scrutin blanc, ouverture et fermeture des bureaux).
Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 2 du présent protocole.
Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
10.8 Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.
Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.
Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
10.9 Chiffrement et déchiffrement des votes
Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.
La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.
Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

10.10 Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.
Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.
Il sera alors possible d’accéder :

aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

11.1 Ratures
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
11.2 Egalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

12.1 Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.
Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.
Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.
Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
12.2 Proclamation des résultats
Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.
Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

12.3 Affichage des résultats
Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux des établissements de ROQUETTE FRERES.
12.4 Envoi des procès-verbaux
Après la proclamation des résultats, ROQUETTE FRERES transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.
Dans les 15 jours suivants les élections, ROQUETTE FRERES envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 92315 - 62971 ARRAS CEDEX 9, en un exemplaire.

Mesure de la représentativité syndicale

13.1 Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise
Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.
Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.
Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.
A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.
13.2 Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats
Pour les établissements d’au moins 50 salariés, chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise ou l'établissement d'au moins cinquante salariés, qui constitue une section syndicale, désigne parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli à titre personnel et dans leur collège au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants, dans les limites fixées à l'article L. 2143-12, un ou plusieurs délégués syndicaux pour la représenter auprès de l'employeur.
Si aucun des candidats présentés par l'organisation syndicale aux élections professionnelles ne remplit les conditions mentionnées au premier alinéa du présent article ou s'il ne reste, dans l'entreprise ou l'établissement, plus aucun candidat aux élections professionnelles qui remplit les conditions mentionnées au même premier alinéa, ou si l'ensemble des élus qui remplissent les conditions mentionnées audit premier alinéa renoncent par écrit à leur droit d'être désigné délégué syndical, une organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical parmi les autres candidats, ou, à défaut, parmi ses adhérents au sein de l'entreprise ou de l'établissement ou parmi ses anciens élus ayant atteint la limite de durée d'exercice du mandat au comité social et économique fixée au deuxième alinéa de l'article L. 2314-33.
La désignation d'un délégué syndical peut intervenir lorsque l'effectif d'au moins cinquante salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs.
Elle peut intervenir au sein de l'établissement regroupant des salariés placés sous la direction d'un représentant de l'employeur et constituant une communauté de travail ayant des intérêts propres, susceptibles de générer des revendications communes et spécifiques.

Dans les entreprises d'au moins cinq cents salariés, tout syndicat représentatif dans l'entreprise peut désigner un délégué syndical supplémentaire s'il a obtenu un ou plusieurs élus dans le collège des ouvriers et employés lors de l'élection du comité social et économique et s'il compte au moins un élu dans l'un des deux autres collèges.
Ce délégué supplémentaire est désigné parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.

Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats. Sont également conservées jusqu’à la fin du délai de contestation les listes d’émargement signées par les membres du bureau de vote.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

08H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour

Jeudi 11 décembre 2025
Information du personnel concernant l’ouverture du vote
Lundi 15 décembre 2025
Information du personnel concernant le vote en cours
Vendredi 19 décembre 2025
Information du personnel concernant la fermeture imminente du vote

Vendredi 19 décembre 2025

14H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour

Vendredi 19 décembre 2025
14H00 : Dépouillement et proclamation des résultats
Vendredi 19 décembre 2025
Affichage des résultats

ANNEXE 2 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :
FONCTIONNALITES
BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR
BUREAU DE VOTE PAR ETABLISSEMENT
REPRESENTANTS DE LA DIRECTION
DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION
OUI
OUI (sur leur périmètre)
OUI
OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENT
En ligne pendant le scrutin
NON
NON
NON
NON

En ligne et en téléchargement à l’issue du scrutin
OUI
OUI (sur leur périmètre)
NON
NON
RESULTATS
Etats de synthèse
Représentativité
OUI
OUI (sur leur périmètre)
OUI
OUI
Procès-Verbaux Cerfa
OUI
OUI (sur leur périmètre)
OUI
NON
JOURNAL DES EVENEMENTS
OUI
OUI
OUI
OUI
EMPREINTE DE SCELLEMENT
OUI
OUI
OUI
OUI
JOURNAL DE L’ASSISTANCE ELECTEURS (HOTLINE)
OUI
OUI
OUI
NON
JOURNAL DES PLIS NON DISTRIBUES (PND)
OUI
OUI
OUI
NON

PROGRAMMATION APPLICATION

Ouverture et fermeture du scrutin
OUI
NON
NON
NON
Clé de chiffrement/déchiffrement des votes
OUI
NON
NON
NON

ANNEXE 3 : LISTE DES ETABLISSEMENTS CONCERNES PAR L’ACCORD
Le présent accord d’entreprise concerne l’ensemble des établissements de la société ROQUETTE Frères qui sont à titre indicatif les suivants :