ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES
Entre
La société ROXEL France dont le siège social est basé à Saint Médard en Jalles, représentée par sa Directrice des Ressources Humaines,
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives du personnel, D’autre part,
Préambule
La loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 a instauré un support permettant de partager avec les représentants du personnel les informations sur la stratégie de l’entreprise. A cet effet, la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) mettait à disposition des représentants des salariés les données utiles concernant la stratégie mais également, les données transmises de manière récurrente aux Comités d’établissement (CE) et au Comité Central d’Entreprise (CCE).
Suite à la création d’une instance unique de représentation du personnel, les parties signataires de l’accord relatif à la BDES ont donc dû adapter cet outil au nouveau paysage de représentation du personnel.
Dans le cadre de sa politique contractuelle, la Direction et les parties signataires ont souhaité continuer d’encadrer les modalités de mise en œuvre et d’utilisation des données mises à disposition par le biais de la BDES tout en actualisant le dispositif.
Ainsi, l’ensemble de ces informations contribue à donner une vision claire et globale de la situation sociale et économique de la Société et vise à favoriser la qualité du dialogue social dans l’entreprise. La base de données permettra de classer et de regrouper les informations obligatoirement fournies au CSE Central et aux différents CSE de manière cohérente et par thématiques.
L’objet de cet accord vise à définir le champ d’application, les modalités d’accès, d’actualisation, de confidentialité, de contenu, d’organisation, d’utilisation et d’évolution de la BDES au sein de la Société Roxel France.
ARTICLE I – CHAMP D’APPLICATION
La BDES est constituée au niveau de la Société Roxel France. Celle-ci est divisée entre les différents établissements de la Société:
Etablissement de Saint Médard en Jalles
Etablissement de Bourges Le Subdray
Etablissement de La Ferté St Aubin
La Base comportera également un espace Société.
ARTICLE II: DETERMINATION DES ACCES
En vertu de l’article L2312-36 du code du travail, la BDES est accessible aux membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) et par définition aux membres des Commissions Santé, Sécurité et Conditions de travail (CSSST) aux membres du Comité Social et Economique Central (CSE central), aux délégués syndicaux ainsi qu’aux délégués syndicaux centraux.
Les différents accès à la BDES de la Société Roxel sont déterminés conformément à l’objet des mandats des représentants du personnel habilités.
Les membres des CSE d’établissement ainsi que les délégués syndicaux établissement ont conformément à l’objet de leurs mandats, accès aux données concernant l’établissement dans lequel ils ont été élus ou désignés.
Les Délégués Syndicaux Centraux dont les attributions sont la négociation des accords collectifs au niveau Société doivent, pour exercer utilement leurs mandats, accéder aux données de l’ensemble des établissements. A ce titre, ils ont donc accès à l’intégralité de la base.
Enfin, les membres du CSE central ont connaissance des informations au niveau Société.
La BDES est accessible aux membres titulaires et suppléants.
Récapitulatif des accès :
Accès
Etablissement
Niveau Société
CSE
DS
DSC
CSE Central
+ Accès à la BDES de leur établissement
ARTICLE III: MODALITES D’ACCES A LA BDES
La BDES est accessible sur un espace sécurisé figurant sur la plateforme collaborative.
Cette base est accessible en permanence, exception faite des périodes de maintenance.
ARTICLE IV : CONTENU DE LA BDES
Informations relatives aux consultations récurrentes
Conformément à l’article R2312-7 du code du travail, la base de données permet la mise à disposition des informations nécessaires au trois consultations récurrentes du Comité Social et Economique Central prévues à l’article L2312-17 du code du travail.
Doit ainsi être mis à disposition des élus, les informations concernant :
Les orientations stratégiques de l’entreprise,
La situation économique et financière,
La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.
L'ensemble des informations de la base de données contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l'activité de l'entreprise.
De plus, ces informations contiennent les indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes notamment sur les écarts de rémunération.
Informations relatives à la stratégie de l’entreprise
Compte tenu de l’organisation multi-établissements de notre Société, la plupart des informations financières ne sont pas déclinables par établissement. Ces données figureront au niveau Société.
La loi a fixé les 9 grands thèmes d’ordre public sur lesquels doivent porter ces informations:
Investissement en matière sociale,
Investissement matériel et immatériel,
Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes,
Fonds propres,
Endettement,
Ensemble des éléments de rémunération des salariés,
Activités sociales et culturelles,
Rémunération des financeurs,
Flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts.
Concernant les trois années à venir, les données pourront se présenter sous la forme de grandes tendances. La Direction expliquera les raisons qui l’empêchent de présenter des données chiffrées.
ARTICLE V : ACTUALISATION DE LA BDES
Concernant les informations récurrentes, la mise à jour se fait selon les dispositions légales en vigueur.
Concernant les informations sur la stratégie, une mise à jour annuelle des données est prévue. Les données des années N-2 et N-1 sont en revanche définitives. Aucune mise à jour rétroactive des données des années précédentes ne sera effectuée.
ARTICLE VI : SECURISATION DES INFORMATIONS ET CONFIDENTIALITE
Sur le plan technique, l'accès à cette base est sécurisé afin que seuls puissent y accéder les représentants du personnel habilités.
L’accès à la BDES s’accompagne d’une obligation stricte de discrétion sur les informations confidentielles pour les personnes y ayant accès. A cet effet, une charte de confidentialité est signée (annexe 1). Les documents communiqués ne doivent faire l’objet d’aucune transmission (papier ou par voie électronique). De plus, l’article R2312-13 du code du travail prévoit que lorsque des informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la base de données, il précise la durée du caractère confidentiel de ces données.
Les documents présentant un fort degré de confidentialité comporteront un filigrane le précisant. Ces informations ne pourront en aucun cas être diffusées ou communiquées.
L’exercice du mandat étant attaché à la personne, il est formellement interdit de consulter la BDES en présence de salariés non habilités. En cas de non-respect de cette obligation, le titulaire du mandat s’expose à des sanctions.
ARTICLE VII : MOYENS MIS A DISPOSITION
Tous les représentants du personnel ont la possibilité de se connecter et de consulter la BDES. Il convient cependant, de réaliser cette consultation de la manière la plus discrète possible, pendant les heures de délégation.
ARTICLE VIII : COMMISSION DE SUIVI
La création de la BDES constitue une évolution majeure des moyens mis à disposition pour favoriser le dialogue social. Cette commission se réunira une fois par an.
En cas de dysfonctionnements majeurs, il est prévu que la commission puisse se réunir de façon exceptionnelle afin de remédier à cette situation.
ARTICLE IX : Date d’effet
La consultation des informations par le biais de la BDES se fera progressivement et ce, dès la signature du présent accord.
Article X : Dispositions générales
Durée d’application
Le présent accord est conclu pour une durée de quatre ans.
Révision / Dénonciation
Ses dispositions seront révisées par avenant négocié entre les parties signataires dans le cas où ses modalités de mise en œuvre n’apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration du fait d’une évolution de la réglementation légale ou conventionnelle. Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.
Formalités de dépôt
Cet accord sera déposé en deux exemplaires (une version papier et une version électronique) à la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle de Gironde, conformément aux articles L. 2231-6 et R. 2231-1-1 et suivants du Code du Travail. Un exemplaire sera adressé au Conseil de Prud’hommes de Bordeaux. Cet accord sera publié sur la plateforme légale dédiée.
Fait à Saint Médard en Jalles,
La Directrice des Ressources Humaines Le Délégué Syndical Central CFDT
Le Délégué Syndical Central CFE-CGC
Le Délégué Syndical Central CGT
Le Délégué Syndical Central FO
ANNEXE 1 : Charte de confidentialité
Au vue de l’importance stratégique et du caractère sensible des informations contenues dans la BDES, chaque utilisateur de la Base de Données Economiques et Sociales s’engage préalablement, au respect de l’obligation de discrétion et de confidentialité qui incombe à chaque salarié titulaire d’un mandat représentatif.
Il s’engage à utiliser les informations qui lui sont transmises dans le cadre de la BDES, conformément à l’objet de son mandat et dans le respect des dispositions de la charte informatique. Les informations présentées comme confidentielles par l’employeur devront faire l’objet d’une stricte discrétion. L’article R2312-13 du code du travail prévoit en outre que lorsque les informations confidentielles sont présentées comme telles par l’employeur dans la base de données, il précise la durée du caractère confidentiel de ces informations que les utilisateurs sont tenues de respecter.
Les documents présentant un fort degré de confidentialité comporteront un filigrane le précisant.
Les consultations de la base devront être effectuées pendant les heures de délégation.
En cas de non-respect des dispositions de l’accord et de la charte informatique, le délégué s’expose à des sanctions.
Monsieur (Madame) en sa qualité de … s’engage à respecter strictement les dispositions ci-dessus.
