Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électroniquesur le lieu de travail ou à distancepour l’élection desmembres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Article L.2314-26 du Code du travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé quelesmodalitéspratiquesd’organisation des élections des membresde la délégation du personnel au Comité Social et Economiqueau seindeL’EMPLOYEURrelèventdu protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

D’obteniren fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôledes membres désignés du bureau de vote
Delimiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
Depallier les aléas postaux,
D’augmenterla participation des électeurs.

Avec les organisations syndicales représentatives deL’EMPLOYEUR et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 1.CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrantla possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein deL’EMPLOYEUR.

L’EMPLOYEUR a décidé de confier à la sociétéPRESTATAIRE Solutions (ci-après « Le prestataire »), éditrice de logiciel de vote électroniqueet spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

ArticleR.2314-6du Code du travail

La solution de vote électroniqueestprésentéeaux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Les parties au présent accord ont prisconnaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité,d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système de vote dePRESTATAIRE et ont garanti sa conformité :

à la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relatives à la protection des données personnelles(loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) )

Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissementdes formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Cesformalités serontaccompliespar le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) deL’EMPLOYEURd’autre part, le cas échéant.

Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Un site test sera mis à disposition deL’EMPLOYEUR et des organisations syndicales et permettra ainsi de se familiariser avec l’outil.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent,tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la périoded’ouverturedu scrutin, de n’importe quel terminal Internet(PC, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…).

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le protocole pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mailsde relancepourront être adressésaux non-votantspour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 3. Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’ensemble des électeurs.

A cet effet,une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs.

En outre,les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article R 2314-12 du Code du travail.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par mailprofessionnelou par courrier postal(pour les salariés en suspension de contrat à date d’envoi du mail), son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

Conformément à ladélibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au sitede votesécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie deson identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse àla « question défi »,permettraà l’électeur d’accéder auxbulletins de vote correspondantà son collègeélectoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Article R. 2314-7 du Code du travail

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargementnesera accessiblequ’aux membres du bureaude vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Lesconditions techniques du déroulement des opérations de voteélectronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

Article 4. Dépouillement des bulletins de vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlentle scellement du système. Article R .2314-15 du Code du travail.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public,par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentessur les trois éditées,par lesassesseursdu bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécuriséeafin d’être porté auprocès-verbal.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de votebénéficieront d’une assistance du prestataire pendanttoute la durée du dépouillement.

Article 5. Dispositions générales

Le présentaccordentre en vigueurà compter du lendemain de la réalisation des formalités de dépôtet pour toute la duréedu cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négociéet signé.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Ilsera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes etdonnera lieu àun dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera ensuite transmis à laDREETS.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur l’intranet deL’EMPLOYEUR.

Fait àLoos

En3exemplaires originaux

PourL’EMPLOYEUR, M

Pourla , Mme H

Pourla , MF

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe a L’accordD’ENTREPRISErelatif au recours au vote dematerialise par internetdans le cadre des elections profeSsionnelles

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portantsur le renouvellement des mandats desmembres de ladélégation du personnel au Comité Social et Economique,L’EMPLOYEURet lesOrganisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La sociétéPRESTATAIRESolutions,ci-après « LE PRESTATAIRE »,représentéepar Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataireaura en charge :

Lamise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
Lamise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultatspermettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection desmembresde la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

ArticlesR.2314-5et suivantsdu Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataireestrégulièrementaudité parplusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargésde valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement,une empreinte numériqueest généréesur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement,puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargementdes votes électroniques.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points :

à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relative à la protection des données personnelles ( loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection desDonnées (RGPD) )

Le prestataires’engage à conserver de manièrestrictementconfidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriserla transmission etl’accès aux informations des fichiers qui lui sontcommuniquésparL’EMPLOYEURet à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issuedu délai de recours et en l’absence de contentieux,le prestataires’engageà détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à lasurveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédiédu prestatairese tiendraà la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article R. 2314-7 du Code du travail

Le traitement« fichier des candidats » et« fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni parle Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » apour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listesd’émargementssont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrementdès l’émission du votesur le poste d’électeuret ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

pour les listes électorales :mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;
pour le fichier des électeurs : établissement,matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi »
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes d'émargements :nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement
pour lesrésultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombrede voix obtenues, collège, scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

pour les listes électorales : électeurs, organisationssyndicales etgestionnaires d’élections
pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein dePRESTATAIRE
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales etgestionnaires d’élections
pour les listes des résultats : électeurs,Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales etgestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeSélectorales

Les listes électorales sont établies parL’EMPLOYEUR. Le contrôle de la conformité des listes importéesdans le site de voteest effectué sous la responsabilitédu Client.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.

Lebureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

TestS A BLANC- Scellement du Paramétrage

Phase de tests « à blanc » - Objectifs

Les tests dits « à blanc » ont lieupendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective desélections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrageeffectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Étapes de laréunion de scellement

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

Création par lePrésident etlesAssesseurs du bureau de vote des clésde chiffrement ;
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;
Réalisation de plusieurs votesfictifs sur le site de vote;
Dépouillement fictifdes urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.

COMMUNICATIONDESIdentifiantsetmots de passe

Le prestataireenverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par leprotocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées mail par défaut ou postales (pour les salariés en suspension de contrat à date d’envoi du mail),contenues da ns le « fichier des électeurs » transmis parL’EMPLOYEUR :

L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

PROCEDURE DE RéASSORTdu mot de passeET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21
         Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
    -        Lui seront demandés : Nom, Prénom,Date de naissance,question défidonnantun autre élément d’authentification
  -       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui seracommuniqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie parL’EMPLOYEURsi l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électroniquedéfinies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutinet à des fins de contrôle, seulsles membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ».Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentiellepour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifierl’identité de l’électeuret garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.

Le format des professions de foi des candidats etles modalités de transmissionauprestataire pourpublication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées parles membres du bureau de vote.

La générationdes trois clésa lieu avant la phase de tests,etintervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts desclésont connaissance distinctement de leurcléà l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa proprecléavec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés parles porteursde clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deuxclésde chiffrement sur les troisclésinitialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataireconserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive,les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive,le prestataireprocède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage duscrutin incomberont auL’EMPLOYEUR. Jusqu'à cette date,le prestataireen assumerala charge.

Mise à jour : 2026-01-16

Source : DILA

https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/

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