Les représentants mandatés par les Organisations syndicales :
Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE).
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes. Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 7 Novembre 2018 dénommé « Accord sur le recours au vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique d’Alliance Informatique » et approuvé par les organisations syndicales représentatives au sein d’Alliance Informatique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier 94200 IVRY-SUR-SEINE).
Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.
Toutefois, le nouvel article R.2324-4 du Code du travail précise : « Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».
Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.
ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS
Le premier tour des élections des représentants au CSE aura lieu le Lundi 14 janvier 2019.
Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le lundi 28 janvier 2019.
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.
ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL
2.1 Nombre de sièges
L’effectif de référence au jour de l’élection étant de 165.05 Salariés
,
Le nombre de sièges à pourvoir est de :
8 titulaires et de 8 suppléants pour le CSE
2.2Nombre et Répartition des sièges
L’effectif de référence de l’entreprise à la date de l’élection étant de 165.05 personnes (122.3 cadres, 2.29 agents de maîtrise, 39.46 techniciens et 1 employé) le nombre de sièges à pourvoir est de 8 titulaires et autant de suppléants.
La répartition des sièges entre les collèges électoraux est ainsi convenue.
1er et 2ème collège : employés, techniciens, agents de maîtrise 2 titulaires - 2 suppléants
3ème collège : cadres6 titulaires - 6 suppléants
ARTICLE 3 – Durée des mandats
Les membres du Comité Social et Economique (CSE) sont élus pour une durée de 4 ans, limitée à 3 mandats successifs.
ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES
Electorat
Sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.
Eligibilité
Les règles pour être candidat dans le cadre de l’élection du comité social et économique (CSE) sont les mêmes que celles applicables aux DP, CE, ou a la DUP (ordonnance 1017-1386 du 22 septembre 2017). Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
La liste des électeurs établie par la Direction sera affichée le 10 décembre 2018. Elle indiquera le nom, le prénom, la date de naissance, la date d’ancienneté, le code postal et la ville du lieu d’habitation.
Elle sera affichée aux endroits suivants : rez-de-chaussée, 1er étage et 2ème étage sur le site de Saint-Lô, sur le panneau d’affichage sur le site de Viroflay-La Source et adressé par mail, avec Accusé de Réception, à l’ensemble des salariés. La liste sera envoyée par courrier pour les salariés en longue absence.
Une liste complète sera mise à la disposition des organisations syndicales signataires à la même date.
ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS
Listes de candidats 1er tour
Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.
Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de XXXX, par lettre recommandée ou remise en main propre contre récépissé au siège social de St Lô ou par mail avec accusé de réception au plus tard le jeudi 27 décembre 2018 à midi.
Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.
Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise à la date du 1er tour, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient. Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Les listes de candidats seront affichées par la direction au plus tard le 2 janvier 2019.
Listes de candidats au 2nd tour :
En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.
Si le quorum (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits) n’était pas atteint au premier tour ou si des postes restaient à pourvoir, la Direction communiquerait avec les résultats du premier tour un appel à candidature indiquant le nombre de sièges qu’il reste à pourvoir et les collèges concernés.
Un deuxième tour serait organisé le lundi 28 janvier 2019 avec candidatures libres.
Les listes de candidats du second tour devront être communiquées à la Direction au plus tard le vendredi 18 janvier 2019 à midi. Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de XXX, par lettre recommandée au siège de St Lô ou remise en main propre contre récépissé ou par mail avec accusé de réception.
Les candidatures présentées au 1er tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.
Les listes de candidats seront communiquées par la Direction au plus tard le 21 Janvier 2019, selon les modalités prévues à l’article 4.
ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Un descriptif du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est détaillé dans l’article 7 du présent protocole.
Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 7 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).
Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’entreprise Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote. Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.
Communication des codes de vote
Le prestataire expédiera les codes de vote par courrier électronique (avec sécurisation OTP par SMS) à chaque électeur. Des modalités d’envoi par courrier au domicile de l’électeur sont prévues en cas d’absence des salariés.
Le prestataire expédiera par voie électronique, sur son adresse email professionnelle, un message personnalisé à l’électeur l’invitant à récupérer ses codes confidentiels de vote sur une interface sécurisée. En cliquant sur un lien personnalisé présent dans le message, l’électeur sera redirigé vers l’interface sécurisée et devra renseigner un formulaire d’identification comprenant un code challenge (date de naissance) ainsi qu’un numéro de téléphone mobile sur lequel sera envoyé un code sécurisé (OTP : One Time Passeword). La combinaison de ces éléments permettra à l’électeur de récupérer ses codes confidentiels de vote (Identifiant de vote et Code confidentiel) pour participer à l’élection et d’accéder à une notice explicative pour voter.
En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.
Protocole de restitution des nouveaux codes de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet. Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès. Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.
Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.
La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire et ce sur le site de Saint Lô.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
L'information et la formation sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux et pour les membres du bureau de vote, par une formation de l’équipe des Ressources Humaines.
Cette intervention consiste à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
Modalités de conservation des données
Les données électorales seront supprimées avec l’autorisation de la Direction une fois le délai de recours expiré, soit 15 jours après la proclamation des résultats.
Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Assistance aux électeurs
Une assistance spécifique, par mail et par téléphone, sera mise à disposition des électeurs pendant la période de scrutin sur les jours ouvrés, de 8H à 18H.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
ARTICLE 8 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :
Du 10 Janvier à 10 h
au 14 Janvier à 16h
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :
Du 24 Janvier à 10h au 28 Janvier à 16h
Les heures de vote seront communiquées par mail aux salariés.
ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE
Un bureau de vote sera constitué par collège.
Chaque bureau de vote sera constitué d’un Président et de deux scrutateurs chargés de veiller à la régularité des élections.
Les scrutateurs seront désignés par les organisations syndicales présentant des candidats, et le cas échéant, par les candidats libres. Ils choisiront parmi eux le Président et son suppléant.
Le bureau sera constitué à Saint Lô.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines. Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.
ARTICLE 11 – PROCLAMATION
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.
ARTICLE 12 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
carence de candidat au premier tour,
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
ARTICLE 13. Dépôt de l’accord
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires à la DIRECCTE et au Conseil de Prud’hommes de Coutances, au plus tard dans les 15 jours qui suivent sa date limite de conclusion.
