POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU CSE DE LA SAGEB
Entre :
La SAGEB
Dont le Siège Social est situé à l’Aéroport de Paris Beauvais – CS 20442 – 60004 Beauvais Cedex Représentée par Monsieur
xxx, Président du Directoire,
Et les Organisations Syndicales représentatives suivantes :
UNSA représentée par Monsieur xxx, Délégué Syndical,
CFDT, représentée par Madame xxx
, Déléguée Syndicale
CGT, représentée par M.xxxxxxxxxx Délégué Syndical
PREAMBULE :
Afin de faciliter de favoriser la participation des salariés et l'organisation des élections, les parties conviennent d'autoriser le vote par voie électronique pour les élections professionnelles, au moyen d'un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Les parties rappellent que ce dispositif s'inscrit dans le processus de négociation du protocole préélectoral organisé lors de chaque renouvellement du CSE (Comité Social et Économique) ou de chaque élection partielle.
En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
ARTICLE 1. DISPOSITIONS GENERALES
Le présent accord à durée indéterminée définit les modalités de recours au vote électronique pour l'organisation des élections professionnelles au sein de la SAGEB à l’exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Toutefois, le protocole d'accord préélectoral qui doit être négocié à chaque élection précisera le nom du prestataire de service retenu par la direction et fera référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique.
ARTICLE 2. CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la SAGEB (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la SAGEB) appelés à voter aux élections du comité social et économique.
ARTICLE 3. EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 4. CHOIX DU PRESTATAIRE
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire.
La SAGEB prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges exposées à l’article 6. Du présent accord.
Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 5. CAHIER DES CHARGES
Article 5.1 : La SAGEB décide de confier la mise en place du dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie dématérialisée conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.
La SAGEB veille à ce que le Prestataire soit en mesure de respecter le cahier des charges transmis et s’assure que son système de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante de conformité et qu’il a été enregistré auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
Article 5.2 : Principes généraux
Le système retenu par la SAGEB repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité de vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
La SAGEB garantit l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du nouveau Règlement Général de Protection des Données (RGPD). La SAGEB informe par ailleurs les salariés dont les données à caractère personnel auront fait l’objet d’un traitement automatisé dans le cadre des opérations de vote, qu’ils peuvent exercer leur droit d’accès, de communication et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, par courrier ou par courriel auprès du Prestataire en charge du traitement de ces données. Le droit d’opposition prévu à l’article 38 de la loi susvisée ne pourra s’appliquer dans le cadre des traitements autorisés dans la présente annexe.
Article 5.3 : Information du personnel et de ses représentants
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice est consultable sur le site de vote et est également envoyée en pièce jointe dès les premières notifications par courriel. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 5.4 : Modalités d’organisation des opérations de vote
Dans le cadre des élections, un protocole préélectoral doit être conclu, définissant notamment le calendrier, le nombre et la répartition des sièges, les modalités de constitution du Bureau de vote, ainsi que les modalités opératoires par vote électronique.
Les membres du Bureau de vote bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique dispensée par le Prestataire.
Le Bureau de vote est chargé de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par trois clés délivrées à cet effet
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test à blanc du système de vote à l’issue duquel le système est scellé
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système
Article 5.5 : Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données transmises.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la SAGEB préalablement à chaque tour de scrutin.
Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.
Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.
Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.
Article 5.6 : Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu est de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Article 5.7 : Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes. Le système de vote électronique retenu fait apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Le vote électronique se déroule, pour chaque scrutin, sur une période délimitée, laquelle est précisée dans le protocole préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période d’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu, en se connectant, avec leurs codes personnels, au site sécurisé dédié aux élections.
Le scellement des urnes intervient avant l‘ouverture du vote et est périodiquement vérifié pendant toute la durée du scrutin. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut en revanche être révélé en cours de scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote électronique par les salariés. La Société porte ainsi à la connaissance des salariés une note explicative détaillée avant le premier tour.
Chaque électeur reçoit par mail et par courrier postal, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet et les moyens d’obtenir son code d’authentification. Ce code d’accès personnel est valable pour les deux tours. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.
Le système de vote électronique dispose d’un système de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principale et offrant les mêmes caractéristiques et garanties. En cas de dysfonctionnement informatique résultant par exemple d’une infection virale, le Bureau de vote a compétence, après avis du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 5.8 : Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives de la SAGEB seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).
Des représentants du prestataire assurent un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
Article 5.9 : Dépouillement
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
Le Président du Bureau de vote et les deux assesseurs désignés dans le protocole préélectoral reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les résultats seront affichés au sein de la Société au plus tard le lendemain de la clôture de chaque tour des élections.
Article 5.10 : Conservation des fichiers après le scrutin
La Société (ou Le prestataire retenu) devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.
Article 5.9 : Adaptation de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.
Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
Article 5.10 : Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 6. REVISION, DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord peut faire l’objet, à tout moment, d’une révision à la demande de l’une des parties signataires, dans le respect des conditions de validité applicables à la conclusion des accords d’entreprise. L’ensemble des organisations syndicales représentatives participe alors à la négociation de l’avenant. Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois et dans le respect des dispositions légales.
Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.
ARTICLE 7. DUREE, DEPÔT ET PUBLICITE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur au lendemain des formalités de dépôt.
Le présent accord est remis à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la SAGEB.
Cet accord sera déposé par le représentant légal de la société dans les conditions fixées par les articles D2231-2 et D2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de télé-procédure dédiée du Ministère du Travail. Un exemplaire de l’accord sera également remis au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes.
