Accord collectif portant sur le vote par voie électronique
Entre : La société SOLODI, société à responsabilité limitée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 408 088 409, dont le siège social est situé au 37 boulevard de Montmorency – 75016 Paris, représentée par Madame XXX XXX, en sa qualité de Responsable Ressources Humaines. Ci-après dénommée « la Société », D’une part, Et les organisations syndicales représentatives suivantes : CFDT, représentée par Madame XXX XXX, en sa qualité de Déléguée syndicale CGT, représentée par Monsieur XXX XXX, en sa qualité de Délégué syndical, UNSA, représentée par Madame XXX XXX, en sa qualité de Déléguée syndicale, Ci-après ensemble dénommées « les Parties », D’autre part,
Il A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Les Parties se sont réunies afin de conclure un accord collectif d'entreprise relatif à la mise en place du vote électronique au sein de la Société SOLODI. L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE). La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique. Les délibérations n°2019-53 du 25 avril 2019, initiale et rectificative, de la Commission nationale de l’informatique et des libertés complète les recommandations relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique. Les parties conviennent d’autoriser la réalisation des élections professionnelles par voie électronique, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord.
Article 1 - Dispositions Générales
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chacun des scrutins, prévu par le protocole d’accord préélectoral. Dans le cadre de chaque élection, la Société engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution du bureau de vote, la répartition des sièges, ainsi que les modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord relatif au recours au vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société. Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet ou lorsque le site d’appartenance aura été doté d’un poste en libre accès. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié électeur et le vote enregistré ;
le caractère libre, anonyme, personnel et sincère du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;
la confidentialité et le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
la publicité du scrutin ;
le cas échéant, contrôle a posteriori des opérations électorales par le juge.
Article 2 - Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 3.1 - Choix du prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société SOLODI. Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier comportera la description détaillée du système retenu et du déroulement des opérations électorales. La Société lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des prescriptions minimales des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail. Le cahier des charges, annexé au présent accord, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis à disposition sur l’intranet de l’entreprise. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL, notamment aux Délibérations n° 2019-53 du 25 avril 2019 (initiale et rectificative), ainsi qu’au Règlement européen n° 2016/679 sur la protection des données (dit « RGPD »). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Ce rapport sera remis à la Société par le Prestataire et sera tenu à la disposition de la CNIL.
Article 3.2 - Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la Loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 et le RGPD. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au niveau de risque que présente le déroulement du vote. Le prestataire indiquera les modalités de protection des locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, les modalités de protection des informations liées à la gestion des élections (stockage et accès). Les éventuelles demandes d’accès et de rectification prévus par la Loi « informatiques et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée seront à effectuer auprès de la Direction de la Société sous réserve de justification d’identité.
3.2.1 - Caractéristiques du système de vote électronique
Le système retenu garantira le respect des principes fondamentaux rappelés ci-avant et assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail et les recommandations de la CNIL :
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
3.2.2 – Stockage et conservation des données
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
3.3 - Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant notamment des représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Dans le cadre de ces contrôles obligatoires, la cellule d’assistance technique pourra être assistée des représentants de chaque liste de candidats, à la demande de ces derniers.
3.4 - Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier notamment le respect des dispositions du présent accord, et celles du RGPD. Cette expertise, réalisée par un expert indépendant répondant aux critères fixés par la CNIL, doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). Cette expertise doit permettre de vérifier la confidentialité et la sécurité du dispositif, l’accessibilité aux données et la présence de fichier dédié, les scellements du dispositif. Les conclusions du rapport doivent être remises au responsable de traitement, la Société SOLODI. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.
3.5 - Information du personnel, de ses représentants et formation
La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 4 – Déroulement des opérations de vote
Article 4.1 – Modalités relatives à l’ouverture et la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral. Ces modalités pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 4.2 - Modalités d’accès au site de vote électronique
Durant la période de vote, les électeurs auront la possibilité de voter depuis leur lieu de travail ou leur domicile en se connectant au site de vote et ce depuis tout poste informatique professionnel ou privé connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette, …).
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections, l’adresse du site de vote et ses moyens personnels d’authentification. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de son code d’accès, l’électeur pourra recevoir son code d’activation unique à chaque connexion et valable pendant dix minutes. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe. Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données. Ces identifiants permettront au site de vote de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. L’électeur validera son vote en saisissant une donnée personnelle. L’utilisation de la Clé NIR a été abrogée en 2024 par La CNIL (données recommandées : les cinq derniers caractères de l’IBAN sur lequel est est versé le salaire). Les électeurs devront s’authentifier avec les moyens suivants : code d’accès (envoyé par le prestataire), sa date de naissance et les cinq derniers caractères de l’IBAN La validation du vote par le salarié le rendra définitif et empêchera toute modification. Elle vaudra signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les identifiants et informations personnelles seront identiques en cas de 2nd tour. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
Article 4.3 - Suivi des opérations de vote
Conformément à l’article R. 2314-16 du Code du travail, seuls les membres du bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin la liste d’émargement en ligne et ce, à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Il est rappelé que les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Article 4.4 - Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et le site de vote informatique seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 5 - Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est à durée indéterminée. Il entrera en vigueur dès l’accomplissement des formalités de dépôt.
Article 6 – Révision et dénonciation de l’accord
Les parties signataires ou adhérentes peuvent déposer une demande de révision de tout ou partie des dispositions du présent accord dans le respect des articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail. Toute demande de révision doit être portée à la connaissance des autres signataires ou adhérents par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et la demande de révision devra être accompagnée d’un projet sur les dispositions à réviser. Par ailleurs, le présent accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires selon les dispositions légales, moyennant le respect d’un préavis de trois mois.
Article 7 - Dépôt et publicité de l’accord
En vertu des articles L.2231-5, L.2231-5-1, L 2231-6 et D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fait l’objet d’un dépôt à la Direction régionale et interdépartementale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS). Ce dépôt est dématérialisé et s’effectue sur la plateforme : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire du présent accord sera par ailleurs déposé au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion. Un exemplaire original de l’accord sera remis à chacune des Parties.
Fait à Buchères en 5 exemplaires, le 18 décembre 2025.
Pour la société SOLODI,
Madame XXX XXX, Responsable Ressources Humaines
Le syndicat CFDT représenté par Madame XXX XXX en sa qualité de déléguée syndicale
Le syndicat CGT représenté par Monsieur XXX XXX en sa qualité de délégué syndical
Le syndicat UNSA représenté par Madame XXX XXX en sa qualité de déléguée syndicale
Annexe
Cahier des charges du dispositif de vote électronique
Les modalités du vote électronique doivent permettent d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
1 - Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin. Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et la RRH. Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant. Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaire » ou « suppléant », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et la RRH.
2 - Sécurité des votes
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment les urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions légales en vigueur.
3 - Déroulement du vote
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes. Le système de vote électronique retenu doit faire apparaitre clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
4 - Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales précitées. Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’efficacité des dispositifs de sécurité prévus. Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
5 - Dépouillement
L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe des deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 Avril 2007. Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
6 - Conservation des fichiers après le scrutin
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés par la Société ou le Prestataire jusqu'à l'expiration des délais de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
