La Société Louis Vuitton Services, Société en nom collectif au capital de 37.500€, enregistrée au Registre de Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 347 662 454, dont le siège social est situé au 2 rue du Pont Neuf - 75001 PARIS représentée par Monsieur XXXXXXXXX XXXXXXXX en qualité de Directeur Coordination et Affaires sociales, aux fins des présentes,
ci-après désigné «
la Société »,
d’une part,
ET
La CFTC, Organisation syndicale représentative au sein de la Société, représentée par Monsieur XXXXXXXX XXXXXXX, en qualité de Délégué syndical central.
d’autre part,
ci-après dénommées « les Parties »,
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u CHAPITRE I - Objet et champ d’application PAGEREF _Toc143868554 \h 3 CHAPITRE II - Recours au vote électronique PAGEREF _Toc143868555 \h 4 CHAPITRE III - Cahier des charges PAGEREF _Toc143868556 \h 4 Article 1 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc143868557 \h 4 Article 1.1 - Principes généraux PAGEREF _Toc143868558 \h 4 Article 1.2 - Etablissement des fichiers PAGEREF _Toc143868559 \h 4 Article 1.3 - Recours à un prestataire PAGEREF _Toc143868560 \h 5 Article 1.4 - Expertise indépendante et formalités CNIL PAGEREF _Toc143868561 \h 5 Article 1.5 - Information et formation PAGEREF _Toc143868562 \h 5 Article 2 - Caractéristiques du système de vote électronique PAGEREF _Toc143868563 \h 5 Article 2.1 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données PAGEREF _Toc143868564 \h 5 Article 2.2 - Cellule d'assistance technique PAGEREF _Toc143868565 \h 6 Article 2.3 - Dispositif de secours et sécurité PAGEREF _Toc143868566 \h 7 Article 3 - Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc143868567 \h 7 Article 3.1 - Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc143868568 \h 7 Article 3.2 - Ouverture et fermeture du scrutin PAGEREF _Toc143868569 \h 7 Article 3.3 - Accès au serveur de vote PAGEREF _Toc143868570 \h 7 Article 3.4 - Présentation du site de vote PAGEREF _Toc143868571 \h 8 Article 3.5 - Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc143868572 \h 8 Article 3.6 - Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc143868573 \h 9 CHAPITRE IV - Dispositions finales PAGEREF _Toc143868574 \h 9
PREAMBULE
Aux termes d’un « accord sur le recours au vote électronique pour les élections CE et DP de la Société Louis Vuitton Services » en date du 30 mai 2011, les élections professionnelles organisées au sein de la Société en 2011, 2015 et 2019, se sont tenues avec succès en recourant au vote électronique.
Compte tenu de ces expériences réussies, les Parties ont souhaité se réunir afin de négocier et de conclure les présentes, visant à poursuivre le recours au vote électronique aux élections professionnelles au sein de la Société, et à mettre à jour les références légales applicables.
Les Parties constatent et conviennent en effet que le vote électronique est de nature à améliorer le déroulement des opérations électorales, en favorisant l’accès au vote ainsi que l’efficacité et la fiabilité de son dépouillement.
Le présent accord s’inscrit dans le cadre :
de l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;
des articles R.2314-5 et suivants du Code du travail qui précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique ;
de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 précisant le recours au vote électronique ;
du règlement UE 2016/679 sur la protection des données personnelles, et de la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, qui formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :
CHAPITRE I - Objet et champ d’application
Le présent accord autorise et définit les modalités de recours au vote électronique aux élections professionnelles, y compris partielles, des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques des Etablissements de la Société Louis Vuitton Services.
Il a la nature d’un avenant portant révision intégrale de l’« accord sur le recours au vote électronique pour les élections CE et DP de la Société Louis Vuitton Services » en date du 30 mai 2011, auquel il se substitue dans toutes ses stipulations.
CHAPITRE II - Recours au vote électronique
Les Parties conviennent de l’utilisation du vote électronique par internet pour les élections de la délégation du personnel aux Comités sociaux et économiques des Etablissements de la Société Louis Vuitton Services.
Le recours au vote électronique est exclusif de toute autre modalité de vote, notamment à bulletin secret sous enveloppe. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
CHAPITRE III - Cahier des charges
Article 1 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 1.1 - Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales concernées par le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de l’intégrité du vote,
s’assurer de l’unicité du vote,
s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
s’assurer de la confidentialité et du secret du vote,
permettre la publicité du scrutin.
Article 1.2 - Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Pour information, cet arrêté prévoit les dispositions suivantes.
Les fichiers « listes électorales » comportent les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance. Sont destinataires de ces données, les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant et les agents habilités des services du personnel.
Le fichier des électeurs comporte les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.
Les fichiers « listes d’émargement » comportent le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs. Sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Les fichiers « listes des candidats » comportent le collège, les noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats, et les agents habilités des services du personnel.
Les fichiers « listes des résultats » comportent les noms et prénoms des candidats, élus et non élus, les voix obtenues, leur appartenance syndicale le cas échéant, et le collège d’appartenance. Sont destinataires de ces données les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur et/ou les agents habilités des services du personnel.
Article 1.3 - Recours à un prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société. Le protocole préélectoral indique les coordonnées du prestataire choisi, et comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 1.4 - Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les Etablissements concernés, sont informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).
Article 1.5 - Information et formation
La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 2 - Caractéristiques du système de vote électronique
Article 2.1 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système du prestataire assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 2.2 - Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place et interviendra pendant la durée des opérations de vote conformément aux dispositions des articles R.2314-10 et R.2314-15 du code du travail.
Elle aura notamment pour mission, en présence des représentants des listes de candidats, de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 2.3 - Dispositif de secours et sécurité
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, est mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 3 - Déroulement des opérations de vote
Article 3.1 - Protocole préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les Etablissements de la Société engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, qui pourra notamment définir le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges ainsi que les modalités techniques et fonctionnelles de vote. Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Article 3.2 - Ouverture et fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, sur le lieu de travail ou à distance, via tout terminal en se connectant au site de vote.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins qui auront été fixées.
Article 3.3 - Accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra :
son identifiant personnel de connexion,
son mot de passe personnel de validation du vote,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès pourront être définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect du cadre légal applicable.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie, le cas échéant, dans le protocole préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son Etablissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement.
Article 3.4 - Présentation du site de vote
Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi pourront être définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page sans défilement.
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète.
Le système permettra de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée, ou le choix de voter « blanc ».
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Article 3.5 - Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants et/ou le taux de participation pourra être révélé au cours du scrutin.
Article 3.6 - Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
CHAPITRE IV - Dispositions finales
Le présent accord entre en vigueur immédiatement à sa date de signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Conformément aux dispositions légales, il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure et adressé par la Société au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social de la Société.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
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Fait à Paris, le ………………………………………………, en 3 (trois) exemplaires originaux, dont un remis à chaque Partie.
