Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques d’établissement au sein de Sodexo France
Application de l'accord Début : 25/10/2023 Fin : 01/01/2999
Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote
par voie électronique pour les élections
des membres de la délégation du personnel
aux Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement au sein de Sodexo France
ENTRE :
Sodexo France, dont le siège social est situé au 6 Rue de la Redoute, 78280 GUYANCOURT, représentée par *********, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, agissant pour le compte des entreprises regroupées au terme de « l’accord relatif à la représentation du personnel, à l’exercice du droit syndical et au dialogue social du 11 février 2019 » (Accord IRP 2019) à savoir :
La Société Sodexo Santé Médico-Social (SMS)
La Société de Restauration Auberge à Liens
La Société Sodexo Entreprises
La Société Sodexo En France
La Société Sogeres
La Société La Normande
La Société Sagere
La Société C’Midy
La Société Française de Restauration et Services (SFRS)
La Société Bretonne de Restauration et Services (SBRS)
La Société Marseillaise de Restauration et Services (SMRS)
La Société Thononaise de Restauration et Services (STRS)
Ci-après dénommée « Sodexo France »
d’une part,
ET
Les Organisations Syndicales représentatives à l’échelle de l’ensemble du périmètre ci-dessus visé sous l’appellation Sodexo France, prises en la personne de leur représentant mandaté,
Fédération des services Confédération Française Démocratique du Travail, représentée par ********
Confédération Française de l’Encadrement - Confédération Générale des Cadres Fédération INOVA Syndicat National de la Restauration Collective, représentée par *******
Confédération Française des Travailleurs Chrétiens - Commerce, Services et Force de Vente, représentée par **********
Confédération Générale du Travail, représentée par *********
Force Ouvrière, représentée par *********
Ci-après dénommées les « Organisations Syndicales Représentatives »
ARTICLE 6 -Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc148454820 \h 5
SECTION 6.I -Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc148454821 \h 5 SECTION 6.II -Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc148454822 \h 5 SECTION 6.III -Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc148454823 \h 5 SECTION 6.IV -Déroulement du vote PAGEREF _Toc148454824 \h 6 SECTION 6.V -Programmation du site PAGEREF _Toc148454825 \h 6 SECTION 6.VI -Communication des informations durant le scrutin PAGEREF _Toc148454826 \h 7
ARTICLE 7 -Clôture et Résultats PAGEREF _Toc148454827 \h 7
SECTION 7.I -Clôture PAGEREF _Toc148454828 \h 7 SECTION 7.II -Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc148454829 \h 7 SECTION 7.III -Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc148454830 \h 7
ARTICLE 8 -Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc148454831 \h 7
SECTION 8.I -Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc148454832 \h 7 SECTION 8.II -Existence et contenu des fichiers PAGEREF _Toc148454833 \h 8 SECTION 8.III -Le dispositif de secours PAGEREF _Toc148454834 \h 8
ARTICLE 9 -Dispositions Communes PAGEREF _Toc148454835 \h 9
SECTION 9.I -Modalités de suivi et d’évaluation PAGEREF _Toc148454836 \h 9 SECTION 9.II -Portée et durée de l’accord PAGEREF _Toc148454837 \h 9 SECTION 9.III -Révision PAGEREF _Toc148454838 \h 9 SECTION 9.IV -Dénonciation PAGEREF _Toc148454839 \h 9 SECTION 9.V -Formalités et publicité PAGEREF _Toc148454840 \h 10
Section 3.06 Information et formation PAGEREF _Toc148454851 \h 14
Article IV. Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc148454852 \h 14
Section 4.02 Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc148454853 \h 14
Section 4.03 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote PAGEREF _Toc148454854 \h 15
Section 4.04 Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc148454855 \h 15
Section 4.05 Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc148454856 \h 15
Article V. Garanties apportées par le Prestataire PAGEREF _Toc148454857 \h 15
Préambule
Afin d’organiser la mise en œuvre des élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement de Sodexo France, la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et Economique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Sodexo France et les organisations syndicales représentatives signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, en conformité avec les recommandations de la CNIL quant à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique et la nécessité d’un double canal afin de préserver les impératifs RGPD.
Objet et champ d’application de l’accord
Le présent accord a pour objet de définir les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement au sein de Sodexo France.
Les dispositions du présent accord se substituent à tout accord antérieur ayant le même objet. Il en résulte notamment que le présent accord se substitue purement et simplement à l’accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques au sein de Sodexo France conclu le 16 mai 2022 et dénoncé le 13 juin 2023.
Les dispositions du présent accord s’appliqueront à tous les salariés des entités regroupées au terme de « l’accord relatif à la représentation du personnel, à l’exercice du droit syndical et au dialogue social du 11 février 2019 ».
Désignation d’un référent pour les élections Chaque organisation syndicale désignera par le biais de sa fédération ou de son syndicat deux référents pour les élections. Ce sont ces deux personnes qui seront les interlocuteurs privilégiés pour toute communication avec la Direction pendant la période des élections.
Principes généraux
Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.
Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
La Direction et les Organisations Syndicales Représentatives sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote papier à bulletin secret sous enveloppe, sur site ou par correspondance.
Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges tenant compte de la représentation équilibrée de femmes et d’hommes selon les établissements.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Formation au système de vote électronique
Les référents pour les élections et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
De la Délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique notamment via Internet ;
Des articles L.2314-26 et R.2314-5 à R.2314-18 du code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
Du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par le décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
Cellule d’assistance technique
L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de la Direction et les 2 référents des organisations syndicales représentatives et, le cas échéant, les représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin par courrier.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant les élections, à la dernière adresse qu’il a communiquée à la paie ou à l’adresse figurant sur son bulletin de paie, par courrier simple, l'adresse du site de vote (URL) et les moyens d'authentification.
A l’aide de son identifiant, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. Pour s’authentifier, l’électeur est invité à saisir son identifiant reçu par courrier et dont il est rappelé qu’il lui est secret, personnel et confidentiel. Une fois identifié, l’électeur est alors invité à renseigner une donnée à caractère personnel. Cette donnée est une « donnée de connexion » prévue par la CNIL. L’électeur devra ensuite indiquer le numéro de téléphone portable sur lequel il entend recevoir la communication de son mot de passe par SMS. Le mot de passe comportera une durée de validité illimitée.
A défaut de numéro de téléphone portable, l’électeur pourra également renseigner, en guise de canal de communication du mot de passe, un numéro de téléphone fixe. Le code lui sera alors communiqué par appel téléphonique opéré par la hotline du prestataire. Le mot de passe comportera une durée de validité illimitée. Il est rappelé que le numéro de téléphone fixe, comme le portable, sera associé à un identifiant et ne pourra donc être utilisé qu’une fois
Il est précisé que, pour le 1er, et pour l’éventuel 2e tour, un même numéro de téléphone portable et/ou de téléphone fixe pourra être utilisé au maximum une fois par un électeur afin de limiter le risque d’usurpation d’identité. Le nombre de connexion par électeur ne sera en revanche pas limité.
Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».
Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur. Les données à caractère personnel afin de répondre à la question « défi » (donnée de connexion et donnée de secours) seront préalablement communiquées par Sodexo France au Prestataire lors de la constitution des listes électorales. Les organisations syndicales seront informées du type des données à caractère personnel retenues.
L’identifiant personnel de l’électeur est utilisable pour voter à la fois pour les titulaires et les suppléants.
Le mot de passe de l’électeur est utilisable pour voter à la fois pour les titulaires et les suppléants.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l'accès à l'urne pour laquelle le vote vient d'être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Communication des informations durant le scrutin
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les membres du bureau de vote pourront consulter, grâce à leur identifiant personnel fourni par le prestataire, le taux de participation à l'élection pour leur périmètre.
Les référents pour les élections et les représentants de Sodexo France pourront consulter, grâce à leur identifiant personnel fourni par le prestataire, le taux de participation à l'élection pour l’ensemble des périmètres.
Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports et remet à Sodexo France un certificat de destruction dont une copie sera transmise aux organisations syndicales représentatives sur chaque périmètre.
Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Existence et contenu des fichiers
Les données enregistrées sont notamment :
Pour les listes électorales transmises au prestataire (non affichées) : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, âge, matricule, adresse postale, donnée de connexion et de secours collège, ainsi que le nom de l'élection et périmètre d’établissement, nom de la société, numéro de Siret, libellé, code exploitation (SO, FR ...), adresse d'exploitation, mention électeur, mention éligible et une case observations.
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification, matricule, adresse postale, donnée de connexion et de secours, ainsi que le nom de l'élection et le périmètre de l’établissement, nom de la société, numéro de Siret, libellé, code exploitation (SO, FR ...), adresse d'exploitation, mention électeur, éligible et une case observations.
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms, prénoms, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, ainsi que le nom de l'élection et le périmètre de l’établissement.
Pour les listes d'émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d'émargement, élection, collège, titulaires ou suppléants, site, ainsi que le nom de l'élection et le périmètre de l’établissement.
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, représentativité nationale par Organisation syndicale, représentativité régionale par Organisation Syndicale, pourcentage des voix obtenues par les candidats.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, représentants habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
Pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote représentants habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, entreprises ou représentants habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Dispositions Communes
Modalités de suivi et d’évaluation
Une commission de suivi du présent accord sera créé. Cette commission sera composée de :
deux membres par Organisation Syndicale représentative signataire du présent accord
Deux représentants de la Direction.
Cette commission se réunira dans les 4 mois qui suivent chaque élection (totale ou partielle) pour procéder au bilan d’application du présent accord. Ce bilan sera pris en compte lors des prochaines élections.
La commission est compétente pour proposer des solutions aux différends éventuels à l’application ou à l’interprétation de certaines clauses de cet accord.
Portée et durée de l’accord
Le Présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à sa date de signature.
Les dispositions du présent accord se substituent à tout accord antérieur ayant le même objet. Il en résulte notamment que le présent accord remplace et annule purement et simplement les dispositions de l’accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques au sein de Sodexo France conclu le 16 mai 2022 et dénoncé le 13 juin 2023.
Révision
A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Lorsqu’elle émane d’une ou plusieurs organisations syndicales habilitées, la demande de révision doit être adressée à la Direction par lettre recommandée avec accusé de réception. La Direction informe chacune des parties signataires ainsi que l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise de la demande de révision. La demande doit comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications. L’avenant portant révision se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.
L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Dénonciation
L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois. La Partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires de l'accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales.
Conformément aux dispositions de l'article L.2261-10 et L.2261-11 du code du travail, une nouvelle négociation s'engagera à la demande de l'une des Parties intéressées dans les 3 mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.
Formalités et publicité
Le présent Accord négocié dans les termes de l'article L.2232-12 du code du travail constitue un accord collectif.
Il en résulte qu'il est soumis à l'ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du code du travail.
Dès sa conclusion, un exemplaire du présent accord sera remis à chaque Organisation Syndicale Représentative dans le champ d’application de l’accord ainsi qu’à la Direction de Sodexo France.
En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de Sodexo France. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.accords-depot.travail.gouv.fr.
Un exemplaire original sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Versailles.
Les Parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du code du travail.
Fait à Guyancourt, le 25 octobre 2023
Pour la Direction
******** Directrice des Ressources Humaines
Pour les Organisations Syndicales Représentatives à l’échelle de l’ensemble du périmètre ci-dessus visé sous l’appellation Sodexo France, prises en la personne de leur représentant mandaté,
CFDT Fédération des services, représentée par ******
CFE-CGC Fédération INOVA Syndicat National de la Restauration Collective, représentée par ******
CFTC – CSFV, représentée par *******
CGT, représentée par ********
FO FGTA, représentée par ********
Annexe 1 : Périmètre du présent accord
Liste des entreprises entrant dans le champ d’application du présent accord :
Nom de l’entité Sodexo
N° RCS
N°SIRET
ADRESSE
Sodexo En France SAS
310 923 008 00117 6 Rue de la Redoute – 78280 GUYANCOURT
SODEXO ENTREPRISES 338 253 230 22013 6 Rue de la Redoute – 78280 GUYANCOURT
SODEXO SMS
338 253 081 23562 6 Rue de la Redoute – 78280 GUYANCOURT
SFRS
338 253 131 10992 6 Rue de la Redoute – 78280 GUYANCOURT
SBRS
432 456 556 00070 270 Rue du Vern – 29200 BREST
SMRS
392 343 083 00052 2 Bis boulevard Euromed – Quai d’Arenc – Tour la Marseillaise – 13002 MARSEILLE
STRS
432 503 175 00015 5 Chemin du Morillon – 74200 THONON LES BAINS
Restauration Auberge à Liens
493 886 477 00055 91 Cours Charlemagne 69002 LYON C’MIDY
843 409 137 00018 6 Rue de la Redoute – 78280 GUYANCOURT
SOGERES 572 102 176 23476 6 rue de la Redoute 78280 GUYANCOURT
LA NORMANDE 326 150 059 00052 37 Rue des Vacillots 76510 Saint-Nicolas-d'Aliermont
SAGERE 310 801 162 00036 Rue Benjamin Delessert 60510 Bresles
Annexe 2 : Cahier des Charges
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de « Sodexo France »
Préambule
La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :
simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction. Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire. Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).
Article I.Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
Assurer l’intégrité du vote,
Assurer l’unicité du vote,
Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,
Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,
Assurer la publicité du scrutin.
Article II.Prestations attendues
Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :
La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote ;
L’expression du vote par les électeurs ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L’archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
Article III. Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Section 3.01 Choix de la modalité de vote électronique
Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.
Section 3.02 Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Section 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Section 3.05 Expertise indépendante
Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.
Section 3.06 Information et formation
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique. Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Article IV. Déroulement des opérations de vote
Section 4.01 Ouverture et fermeture des scrutins
Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixés dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Section 4.02 Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Section 4.03 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote retiré par l’électeur une fois connecté à la plateforme de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence. L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée de connexion sur la page de connexion au site. Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer son mot de passe directement sur le site de vote. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels. Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège. L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire. Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
Section 4.04 Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Section 4.05 Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.
Article V. Garanties apportées par le Prestataire
Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.
