ACCORD COLLECTIF RELATIF AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS
AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ SOUTH POLE
ENTRE :
La société South Pôle France SAS, Société par actions simplifiée à associé unique au capital social de 25.000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 893 533 406, dont le siège social est situé 11bis Rue Beaurepaire - 75010 Paris - FRANCE , dûment représentée par XX, Président,
Ci-après désignée la « Société »
D’une part,
ET :
XX en sa qualité de titulaire du CSE de South Pole France SAS
XX en sa qualité de suppléante du CSE de South Pole France SAS
en leur qualité d'élus au CSE non mandaté, représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles qui ont eu lieu le 20 décembre 2022.
D’autre part,
Ci-après désignés comme les « Parties ».
Il a été convenu le présent accord d'entreprise en application de l'article L.2232-25 du code du travail.
PREAMBULE
La Société applique la Convention collective nationale des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs-conseils, sociétés de conseils (la « Convention Collective »).
Cette Convention Collective prévoit un dispositif de forfait annuel en jours applicable à toutes les sociétés qui relèvent de son champ d’application
Toutefois, il est apparu que le dispositif proposé par la Convention Collective n’était pas nécessairement adapté au fonctionnement et à l’organisation spécifique de la Société.
En effet, l’activité de la Société nécessite, d’une part, une grande souplesse, une réactivité et une adaptabilité forte des équipes au regard de l’environnement dans lequel elles évoluent. D’autre part, elle requiert l’emploi de populations, pour la majorité très qualifiées, d’experts et d’encadrants, qui exercent leurs métiers avec une grande autonomie en raison notamment des responsabilités qu’ils assument, des méthodes de travail qu’ils appliquent.
Le présent accord a vocation à définir le périmètre d’application du forfait annuel en jours et ses conditions de fonctionnement en application des articles L.3121-58 et suivants du code du travail afin que cette organisation puisse répondre aux besoins de l’activité pour les catégories de salariés concernés, tout en leur garantissant les droits encadrés par l’article L.3121-64 du Code du travail.
La mise en œuvre de ce forfait annuel en jours doit être de nature à assurer la protection de la sécurité et de la santé des salariés qui y sont soumis.
Les Parties souhaitent notamment rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire, de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait annuel en jours reste raisonnable et de permettre une bonne répartition du temps de travail. La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.
Les dispositions du présent accord se substituent, à la date de leur prise d’effet à tout autre mode d’organisation et/ou de décompte du temps de travail ayant le même objet, ou le même effet quelle que soit sa source, et notamment la convention collective applicable dans la Société.
Après s’être rencontrées et avoir échangé sur le contenu et la mise en place de cet accord forfait-jours, conformément à l’obligation de loyauté des négociations collectives, les Parties sont convenues de ce qui suit :
ARTICLE 1 – Champ d’application
Catégorie de salariés concernés
Le présent accord est applicable :
Aux Cadres de la Société qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;
Aux cadres dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Après un examen concret des fonctions au regard du critère d’autonomie, il apparait que sont susceptibles d’entrer dans la catégorie des salariés ci-dessus visés, les cadres , et de manière générale, les cadres dont le rythme de travail, en raison des missions qui leur sont confiées, ne peuvent être soumis à un horaire collectif de l’équipe à laquelle ils sont intégrés ou qu’ils dirigent.
Les cadres dirigeants, au sens qui leur est donné par l’article L.3111-2 du code du travail, sont exclus du dispositif de forfait annuel en jours.
Postes visés
Peuvent notamment relever du forfait annuel jours les salariés exerçant des responsabilités de management élargi ou des missions commerciales, de consultants ou accomplissant des tâches de conception ou de création, de conduite et de supervision de projets, les salariés exerçant des métiers les conduisant à la prospection ou au développement de l’entreprise.
A titre d’exemple et sans que cela ne soit exhaustif, sont visés des salariés à qui sont confiés des postes de Directeurs, de Responsables, d’experts et consultants spécialisés, les membres des équipes commerciales et ou administratives.
De manière générale, il a été relevé que ces salariés disposaient d’une grande autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et ne pouvaient pas suivre un horaire collectif ou prédéterminé dès lors qu’ils étaient appelés à se déplacer de manière régulière, et/ou à s’adapter aux organisations spécifiques de leurs clients ou interlocuteurs divers, et/ou à participer à des évènements, et/ou à exercer des responsabilités les conduisant à s’organiser de manière autonome afin de répondre aux impératifs de leurs fonctions.
ARTICLE 2. Convention individuelle de forfait
Les salariés remplissant les conditions de l’article 1 pourront bénéficier de conventions individuelles de forfait annuel en jours pour l'exercice de leurs fonctions. Leur contrat de travail ou un avenant à ce contrat confirme l’application du forfait annuel en jours.
La convention individuelle de forfait rappellera la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient, le nombre de jours du forfait et la rémunération correspondante.
Nombre de jours travaillés et période de référence du forfait
Le nombre de jours travaillés prévu par le contrat de travail ne devra pas dépasser 213 jours par an, ce nombre de jours inclus la journée de solidarité. Il s’entend pour une année complète d’activité et pour les salariés justifiant d’un droit complet aux congés payés.
En cas d’arrivée en cours d’année, le nombre de jours travaillés sera défini au prorata temporis de la date d’entrée. Ainsi, dans le cas d’une année incomplète, le nombre de jours à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu’à la fin de l’année, selon la formule suivante :
nombre de jours travaillés (213) x nombre de semaines travaillées 47
Ce calcul ne tient pas compte des congés d’ancienneté, ni des congés pour évènements familiaux, ni des jours de fractionnements éventuels.
En cas de départ en cours d’année, si toutefois le salarié a bénéficié d’un nombre de jours de repos supérieur à celui qu’il aurait dû acquérir pendant la période travaillée, le nombre de jours correspondant sera décompté de son solde de tout compte ou déduits comme un « congé sans solde ».
Le décompte des jours travaillés se fera sur la période du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Les éventuels jours d’ancienneté conventionnels et/ou les jours de congés exceptionnels pour événements familiaux et/ou les éventuels jours de congés payés supplémentaires accordés en vertu d'une disposition contractuelle, conventionnelle, d'un usage ou d'une décision unilatérale seront pris en compte au cas par cas pour le calcul du nombre de jours travaillés dans l’année.
Toute journée, hors congés payés et jours fériés, non assimilée à du temps de travail effectif pour le calcul de la durée du travail par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle, s’impute proportionnellement au nombre global de jours travaillés dans l’année.
Nombre et prise de jours de repos
Afin de respecter le nombre maximum de jours travaillés 213 jours par an, les salariés concernés bénéficieront de l’attribution de jours de repos.
Le nombre de jours de repos sera de 13 jours de repos pour une année complète travaillée. Par précaution, tous les ans, la Société vérifiera si ce nombre de jour de repos est conforme au nombre de jours de repos dont le salarié aurait dû bénéficier dans l’année, en fonction des jours fériés tombant un samedi ou un dimanche selon la formule suivante pour une année complète travaillée :
Nombre de jours dans l’année – Nombre de samedis et dimanches dans l’année – Nombre de jours ouvrés de congés payés – Nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré (du lundi au vendredi) par an – Nombre de jours travaillés dans l’année = Nombre de jours de repos.
En cas d’absence du salarié non assimilée à du temps de travail effectif, le nombre de jours de repos sera réduit de façon strictement proportionnelle et arrondi à l’entier le plus proche.
Les jours de repos seront acquis au mois le mois. Ils devront impérativement être pris, en concertation avec le manager, durant l’année de référence au cours de laquelle ils ont été acquis. A défaut, ils sont perdus et ne pourront ni être reportés, ni faire l’objet d’une indemnité compensatrice.
Les jours de repos sont pris par journée ou par demi-journée.
Si au cours du second semestre de l’année civile, la Société constate que le nombre de journées de repos pris au cours des mois précédents de l’année civile est insuffisant pour permettre de respecter le nombre maximum de journées travaillées, elle incitera le salarié à poser des jours de repos. Si ses recommandations ne sont pas suivies, la Société pourra imposer la prise de jours de repos à des dates qu’elle choisira.
Renonciation à des jours de repos
Le nombre de jours compris dans le forfait peut, par exception et d’un commun accord entre la Société et le salarié concerné, être supérieur en cas de renonciation à des jours de repos, sans pouvoir porter le nombre de jours travaillés à plus de 235 jours de travail sur la période de référence. Dans un tel cas, l’accord des Parties fera l’objet d’un avenant.
Cet avenant définit le taux de la majoration de salaire des jours travaillés en dépassement du forfait, qui ne pourra être inférieur à 20 % de la rémunération jusqu'à 222 jours et à 35 % au-delà. Cet avenant sera valable pour l’année en cours et ne pourra pas être reconduit de manière tacite.
Forfait annuel en jours réduit
A la demande du salarié et sous réserve que cet aménagement soit compatible avec ses fonctions, la convention individuelle de forfait en jours peut prévoir un nombre de jours travaillés réduit par rapport au seuil de de 213 jours susvisé.
Rémunération
Les salariés en forfait jours perçoivent une rémunération mensuelle forfaitaire. Elle tient compte des responsabilités confiées au salarié dans le cadre de sa fonction.
La rémunération sera fixée sur l'année et sera versée par douzième indépendamment du nombre de jours travaillés dans le mois.
En cas d’absence, d’arrivée ou de départ du salarié en cours de période, la rémunération sera calculée au prorata temporis dans le respect des dispositions légales ou conventionnelles.
À cette rémunération s'ajouteront les autres éléments de salaires prévus par la convention collective, le contrat de travail ou les usages éventuels. La rémunération du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours est définie en rapport avec les sujétions qui lui sont imposées dans le cadre de ses fonctions. Ces sujétions incluent notamment les déplacements qu’il peut être amené à effectuer. Dès lors, les dispositions de l’article L.3121-4 du Code du travail ne peuvent pas s’appliquer pour les salariés de cette catégorie.
ARTICLE 3. Modalités de suivi et de contrôle de la durée du travail
Les Parties sont convenues d’un ensemble de règles encadrant l’utilisation du forfait en jours.
Répartition du temps de travail
Le temps de travail peut être réparti du lundi au vendredi (sauf cas exceptionnel, le salarié n’est pas amené à travailler le samedi ni le dimanche) en journées ou demi-journées de travail.
Le temps de travail effectué le matin avant 13h correspond à une demi-journée – le temps de travail effectué l’après-midi à compter de 13h, correspond à une demi-journée.
La Société veillera à ce que le salarié respecte, sauf dérogation légales ou conventionnelles, un repos :
Quotidien d’au moins 11 heures consécutives ;
Hebdomadaire minimal de 35 heures consécutives.
Les managers des salariés concernés, en coordination avec la Direction des Ressources Humaines le cas échéant, devront s’assurer du respect de ces règles et pourront organiser à tout moment avec le salarié un entretien spécifique (en plus de ceux prévus ci-après) afin de remédier à un éventuel irrespect.
Document de contrôle
Le suivi du forfait jours (et notamment le contrôle de la limite du nombre de jours travaillés et du repos quotidien et hebdomadaire) sera assuré par un système auto-déclaratif, chaque salarié remplissant chaque semaine sur l’outil Antartica ou toute autre modalité qui viendrait à être mise à sa disposition à cet effet.
Ce document fera notamment apparaître le nombre et la date des journées et demi-journées de travail et de repos, ainsi que la qualification desdits repos (congés payés, jour non travaillé, repos hebdomadaire...). Ce document sera renseigné par le salarié sous la responsabilité de son manager et transmis à la Direction des Ressources Humaines par email qui le validera.
Ce dispositif de suivi du forfait en jours, en tenant un décompte des journées et/ou demi-journées de travail ainsi que des temps de repos et de congés, aura pour objectif d’assurer effectivement un contrôle de l’organisation du travail et de la charge de travail par l’employeur.
Si les décomptes ont fait ressortir un nombre de jours travaillés trop conséquent, il appartiendra au responsable hiérarchique d’en examiner les raisons, de prévenir la Direction des Ressources Humaine et d’adapter, si besoin, en concertation avec cette dernière, la charge de travail, de manière à ce que celle-ci soit raisonnable.
De surcroît, une mesure régulière par la Société de l’amplitude des journées travaillées permettra de s’assurer du respect des règles applicables au salarié en matière de repos et de durées maximales de travail.
Le salarié peut alerter, dans le cadre de sa déclaration, ou plus généralement par écrit, son manager ou la Direction des Ressources Humaines, en cas de difficulté inhabituelle portant sur des aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel ou de situation exceptionnelle.
La Direction des Ressources Humaines recevra le salarié dans les 8 jours et formulera par écrit les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un suivi.
La Société pourra être à l’origine de ce rendez-vous, si elle constate que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou sa charge de travail aboutissent à des situations anormales.
Le nombre d'alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier ces difficultés seront transmis dès que nécessaire aux représentants du personnel.
Contrôle/évaluation de la charge de travail
Le manager du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé et de sa charge de travail.
Deux entretiens annuels individuels sont organisés par la Société, avec chaque salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année. Ils portent sur la charge de travail du salarié, qui doit demeurer raisonnable et assurer une bonne répartition dans le temps de son travail, l’organisation du travail au sein de la Société, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, ainsi que sur la rémunération du salarié.
En outre, seront évoqués l’amplitude des journées d’activité ainsi que les modalités d’organisation du travail du salarié, la durée des trajets professionnels, l’état des jours non travaillés pris et non pris à la date de l’entretien.
La liste indicative des éléments qui seront abordés est transmise au salarié en amont de l’entretien.
L’entretien peut également viser à échanger sur la charge de travail prévisible sur l’année à venir et envisager le cas échéant une adaptation de l’organisation de travail.
A l’issue de l’entretien, un compte rendu sera rempli par le manager afin de renseigner chacun des différents thèmes abordés et signé par le salarié après qu’il ait porté d’éventuelles observations.
Selon les constats réalisés lors de ces entretiens, le salarié et son manager pourront arrêter ensemble des solutions et mesures de prévention et de règlement des difficultés (lissage sur une plus grande période, répartition de la charge, etc…) ; elles seront consignées dans le compte-rendu.
Un entretien portant sur les mêmes thèmes pourra être organisé en cas de difficulté inhabituelle, à la demande du salarié ou de son manager.
Suivi médical
Une visite médicale de prévention distincte pourra être organisée à la demande du salarié en forfait jours.
ARTICLE 4. Droit à la déconnexion
Sauf urgence de service, afin d’assurer le respect des temps de repos et de congés, tout salarié relevant d’une convention individuelle de forfait jours veillera à se déconnecter du réseau informatique et à ne pas adresser ou répondre à des courriels lors de ces temps de repos et de congés.
Il est rappelé que les salariés en forfait annuel en jours ne sont pas tenus de consulter et/ou de répondre aux différents courriels, appels téléphoniques et visio-conférence, et messages en dehors de leur temps de travail, pendant les temps de repos, de congés, d’absences autorisées et périodes de suspension du contrat de travail.
Sauf cas d’urgence avéré, les salariés doivent donc s’abstenir de contacter les collaborateurs ou managers en dehors des heures habituelles de travail. Le recours à la messagerie ou au portable professionnel en dehors des horaires habituels de travail ou durant les jours de repos doit être justifié par l’urgence, la gravité ou l’importance du sujet concerné.
Une charte au droit à la déconnexion est mise en place dans la Société et s’applique aux salariés en forfait annuel jours dans les conditions définies par ledit document.
ARTICLE 5. Salariés bénéficiant du crédit d’heures
Pour les salariés qui bénéficient d’heures de délégation et qui sont soumis au forfait annuel en jours, le crédit d'heures est regroupé en demi-journées et vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans le présent accord et la convention individuelle des salariés concernés.
ARTICLE 6. Dispositions générales
6.1 Date d’effet - durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1er mai 2024.
6.2 Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires.
Cette dénonciation interviendra dans les conditions fixées par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.
La durée du préavis est de 3 mois.
En cas de dénonciation par l'une des Parties, le présent accord continuera à s'appliquer jusqu'à ce qu'un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l'expiration du délai de préavis.
6.3 Révision
Les Parties peuvent également demander la révision du présent accord. Dans ce cas, l’accord prendra la forme d’un avenant.
6.4 Suivi de l'accord
Une commission de suivi du présent accord est créée et sera composée d’un représentant de l’employeur et d’un membre du CSE.
Elle se réunira une fois par an à l’initiative d’un de ses membres et s’assurera du respect général du présent accord.
Les Parties conviennent de se revoir en cas de modifications des règles légales ou réglementaires impactant significativement les termes du présent accord.
6.5 Publicité
Les salariés seront informés du présent accord par affichage dans les locaux/ diffusion sur le système d’information des ressources humaines (SIRH) de la Société.
Le présent accord ainsi que les pièces l’accompagnant seront déposés sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (téléaccords). Un exemplaire du présent accord sera déposé auprès du Conseil de prud’hommes de Paris.
***
Fait à Paris, le 02 avril 2024
Pour la Société SOUTH POLE*
XX Président
Pour le CSE*
XX
élu titulaire
XX
élue suppléante
* Parapher chaque page de l’accord et faire précéder la signature de la mention manuscrite « lu et approuvé »
