Avenant n°4 du 23/10/2024 à l'accord du 28 juillet 2017 instituant deux régimes complémentaires harmonisés de prévoyance "décès, incapacité, invalidité, dépendance" et de Frais de santé" au sein de l'UES Syensqo en France
Application de l'accord Début : 23/10/2024 Fin : 01/01/2999
La Direction des sociétés de l’UES Syensqo en France figurant en annexe 1, représentées par Monsieur XXXX, France HR Manager et Labor Relations Officer, dûment mandaté à cet effet,
UES Syensqo - XXXX
Et les organisations syndicales représentatives au sein de l’ensemble des sociétés de l’UES Syensqo en France figurant en annexe 1, dûment habilitées pour négocier et signer le présent accord :
CFDT – XXXX
CFE/CGC – XXXX
CGT – XXXX
Avenant n°4 du 23/10/2024 à l’accord du 28 juillet 2017 instituant deux régimes complémentaires harmonisés de prévoyance «Décès, incapacité, invalidité, dépendance » et de « Frais de santé » au sein de l’UES Syensqo en France 1
Il est arrêté et convenu ce qui suit :
Préambule Par accord en date du 28 juillet 2017, les organisations syndicales représentatives de l'UES Solvay France et la Direction avaient défini un dispositif harmonisé et équilibré de frais de santé et de prévoyance applicable aux salariés des sociétés de l'UES Solvay France, garantissant notamment aux salariés une aide pour leurs dépenses de santé lourdes ou imprévues. Suite à la scission du groupe Solvay en date du 9 décembre 2023 et de l’accord de continuité sociale du 3 octobre 2023, le dispositif s’applique également aux salariés de l’UES Syensqo France.
La participation du fonds social aux dépenses précitées est l’objet de l’annexe 7 de l'avenant n°1 du 9 mai 2018 à l’accord précité qui fixe le règlement du fonds social. Dans un contexte de simplification, de recherche d’efficacité et poursuivant l’objectif d’assurer un service continu et une égalité de traitement aux bénéficiaires du fonds social, la direction et les organisations syndicales représentatives de l’UES Syensqo signataires ont décidé de modifier le fonctionnement du Fonds social, de déléguer à l’organisme de gestion des frais de santé auquel il adhère la gestion du fonds social et des demandes d’intervention qui lui sont adressées. Le présent avenant a pour unique objet la modification de l’annexe 7 de l’avenant n°1 du 9 mai 2018 relative à la gestion et au fonctionnement du Fonds social.
ARTICLE 1. MODIFICATION DE L’ANNEXE 7 SUR « LA GESTION ET LE FONCTIONNEMENT DU FONDS SOCIAL » La gestion du fonds social et le traitement des demandes de prise en charge est déléguée au service d’action sociale de l’organisme de frais de santé titulaire du contrat d’adhésion de Syensqo, sous la gouvernance du comité de pilotage frais de santé prévoyance.
L’organisme de frais de santé rend compte au moins une fois par an de sa gestion au comité de pilotage de l’accord frais de santé et prévoyance. Pour la période expérimentale, une échéance intermédiaire de suivi sera mise en place. Avenant n°4 du 23/10/2024 à l’accord du 28 juillet 2017 instituant deux régimes complémentaires harmonisés de prévoyance «Décès, incapacité, invalidité, dépendance » et de « Frais de santé » au sein de l’UES Syensqo en France 2
Le Comité de pilotage pourra solliciter une réunion de suivi supplémentaire en cas d’écarts constatés par rapport au règlement, ou sur demande motivée.
Un nouveau règlement du fonds social qui figure en annexe 2 du présent avenant se substitue à l’annexe 7 de l’avenant n°1 susvisé.
ARTICLE 2. DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’AVENANT Le présent avenant est conclu pour une durée initiale d’un an (période expérimentale), puis renouvelée par tacite reconduction. Il entre en vigueur à compter de la date de signature du présent accord.
ARTICLE 3. DENONCIATION ET RÉVISION DE L’AVENANT Le présent avenant peut faire l’objet d’une dénonciation, en totalité ou en partie, par l’une des parties signataires, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du Code du travail.
Une demande de révision de tout ou partie de l’accord peut être présentée à l’initiative de l’une ou l’autre des parties signataires avec transmission d’un nouveau texte portant sur les dispositions à réviser. Cette demande doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Un calendrier sera établi au cours de la première réunion de négociation qui doit se tenir le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la demande de révision.
Les dispositions de l’avenant dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant ou accord ou à défaut sont maintenues. Les conditions de validité de l’avenant sont celles prévues aux articles L. 2232-11 et suivants du Code du travail.
Les dispositions de l’avenant portant révision se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient soit à la date expressément prévue soit à défaut à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service concerné.
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ARTICLE 4. PUBLICITÉ ET DEPOT DE L’AVENANT La direction de l’UES Syensqo procédera aux formalités de dépôt conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.
Il sera procédé à la publicité du présent avenant conformément aux articles R. 2262-1 & suivants du Code du travail.
Le présent avenant fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.
Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du Code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent avenant doit, à peine d’irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :
de la notification de l’avenant aux organisations disposant d’une section syndicale dans l’entreprise ;
de la publication de l’avenant prévue à l’article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas.
Fait à Lyon, le 23 octobre 2024
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Annexe 1
Liste des sociétés couvertes par l’accord au jour de sa signature
Liste des sociétés couvertes par l’accord au jour de sa signature
SPECIALTY OPERATIONS FRANCE SOLVAY FRANCE
RHODIA LABORATOIRE DU FUTUR
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REGLEMENT DU FONDS SOCIAL DU REGIME SANTE SYENSQO 23 octobre 2024
Conclu entre d’une part : - SYENSQO France, souscrit par la société Solvay France SA, dont le siège social est IMMEUBLE SILEX 2 SOLVAY, 9 RUE DES CUIRASSIERS, 69003 LYON, immatriculée au
Registre du Commerce de LYON sous le N° 352 170 161, représentée par Monsieur XXX, agissant en tant que Directeur des Ressources Humaines,
ci-après dénommé «
l’Entreprise »
et d’autre part : -
AESIO mutuelle, mutuelle soumise aux dispositions du livre II du code de la mutualité, immatriculée sous le n° SIREN 775 627 391, N°REP FR232334_03QTYD, N°LEI 969500ZQYW7EC0NNLU83, dont le siège social se trouve 4 rue du Général Foy 75008 PARIS,
Représentée par XXXX, en qualité de Directeur Général
ci-après dénommé «
AESIO » ou le « Gestionnaire »
CFE-CGC – XXXXCFDT – XXXX
CGT – XXXX
UES Syensqo - XXXX
PRÉAMBULE
Le présent règlement est conclu entre l’Entreprise et AESIO Mutuelle, assureur du régime de frais de santé. Il est institué en application des dispositions de l’article 33 du contrat collectif sur mesure à adhésion obligatoire du 19 janvier 2024 et conformément aux dispositions du Protocole Technique et Financier conclu entre l’Entreprise et AESIO (ci-après le « PTF »). Ce règlement ainsi que ses annexes ont pour objet de décrire les conditions de fonctionnement et d’éligibilité au Fonds social de l’Entreprise (ci-après « le Fonds social »), le mode d’attribution des aides et de suivi du fonds. Les partenaires sociaux ont souhaité déléguer la gestion administrative et financière de ce fonds dédié à AESIO Mutuelle.
Objet
Ce fonds social a pour objet de consentir et promouvoir, dans la limite des disponibilités financières, une action sociale d’entraide et de solidarité, à titre individuel en faveur des bénéficiaires du fonds mentionné à l’article 2 du présent règlement. Il permet aux bénéficiaires d’accéder à un secours financier à caractère non contributif : l’aide accordée constitue donc un secours et revêt un caractère exceptionnel. Ces secours ponctuels sont attribués dans des situations bien définies, en lien avec le domaine de la santé telles que définies dans le présent règlement, et en prenant en compte la situation du demandeur. Les bénéficiaires du Fonds social ont également accès au Fonds de solidarité AESIO Mutuelle dans le cadre de leur contrat d’assurance santé. Le fonds de solidarité AESIO Mutuelle intervient en priorité sur les demandes d’aide formulées par les adhérents au contrat. Le Fonds social permettra aux bénéficiaires d’accéder à une aide financière exceptionnelle, afin de faire face à des dépenses lourdes ou imprévues liées exclusivement à des frais de soins de santé dès lors que celles-ci impactent l’équilibre budgétaire du foyer. Cette aide exceptionnelle ne pourra pas excéder les frais réels exposés par les bénéficiaires. Cette aide exceptionnelle a vocation à intervenir en dernier recours, après sollicitation des organismes prioritaires à agir (aide exceptionnelle CPAM, MDPH, fonds social CSE local, comité des aides handicap, fonds social de l’organisme assureur en santé, …). En matière de handicap, il intervient en complémentarité avec la mission Handicap au sein du groupe Syensqo. Le Fonds social peut définir et soutenir des actions de prévention en matière de santé Ce Fonds social fera l’objet d’un suivi par le Comité de pilotage du régime, constituée conformément à l’Accord dans le respect de la confidentialité des dossiers présentés et/ou acceptés.
Bénéficiaires
Le Fonds social est ouvert à l’ensemble :
Des assurés actifs et « assimilés actifs » ainsi que leurs ayants-droits affiliés au régime,
Des assurés retraités et anciens salariés ainsi que leurs ayants-droits ayant souscrit individuellement à l’une des deux options qui leur sont proposées.
Ci-après dénommé « bénéficiaires ».
Alimentation du fonds
Les conditions d’alimentation du fonds social sont définies dans le protocole technique et financier du régime de frais de santé.
Le montant des aides octroyées ne peut avoir pour effet de rendre débiteur le compte du fonds social dédié. Ce dernier ne pouvant à aucun moment être négatif.
Le solde restant au 31 décembre de chaque année sera automatiquement reporté au budget de l’année suivante.
Les aides sont accordées dans la limite du budget annuel du fonds social. Dans l’hypothèse d’une insuffisance du fonds, les demandes seront traitées prioritairement à compter du début de l’année suivante et selon la date de réception du dossier complet.
L’alimentation du fonds peut faire l’objet d’une révision annuelle par les membres du Comité de pilotage.
Suivi technique et gestion administrative et financière
AESIO Mutuelle détient le Fonds social au même titre qu’elle détient les réserves du régime de frais de santé de SYENSQO.
AESIO Mutuelle procède au suivi technique du fonds dans le cadre du régime de frais de santé. À ce titre, chaque année, AESIO Mutuelle arrête un compte de suivi du fonds qui sera présenté avec le compte de résultat au 31 décembre du régime de frais de santé.
Gouvernance du Fonds social et rapport
Comité de pilotage
Conformément à l’article 1 du présent règlement, le Fonds social de l’Entreprise fait l’objet d’un suivi de la part du Comité de pilotage prévu à l’article 19 de l’Accord collectif Frais de santé Prévoyance du 28 juillet 2017. Le Comité de Pilotage de suivi se réunit au moins une fois par an, sur convocation de la Direction de l’Entreprise, pour assurer le pilotage du fonds ou en application de l’article 1 de l’avenant n°4 à l’accord frais de santé prévoyance. L’assistante sociale référente est invitée aux réunions du Comité de pilotage du fonds social. Elle informe les assistantes sociales de site des évolutions de la gouvernance et du fonctionnement du fonds social. Elle éclaire les recommandations du comité de pilotage en matière d’assistance sociale. Les recommandations seront prises à la majorité des voix des membres du Comité présents. Elles donnent lieu à un relevé de décision. Les décisions impliquant une modification du présent règlement ou de ses annexes feront l’objet d’un avenant à l’accord frais de santé prévoyance.
Missions du Comité de pilotage
Définition de la politique d’action sociale générale Le Comité de pilotage définit les orientations en matière d’action sociale et les priorités en concertation avec les Ressources Humaines de l’entreprise pour l’année en cours ou sur des périodes pluriannuelles ainsi que les sommes versées dans le Fonds Social dans les conditions fixées à l’article 3. Présentation du rapport annuel d’activité Un rapport annuel d’activité comportant au minimum le nombre, la nature et le montant des aides individuelles accordées sera présenté en Comité de pilotage. Le Comité de pilotage émet des recommandations sur le rapport annuel d’activité tel que défini à l’article 5.4. Il supervisera la mise en œuvre du fonctionnement en délégation de gestion et sera réuni selon une périodicité renforcée au besoin, pendant la phase de mise en œuvre.
Mise en œuvre de la politique d’action sociale individuelle Le Comité de pilotage propose les conditions d’attribution et la nature des aides individuelles du Fonds social qui sont complémentaires aux aides sociales prévues au Fonds de solidarité d’AESIO Mutuelle. Les aides pouvant être accordées et les conditions d’attribution du Fonds social figurent en Annexe 1 au présent règlement. Elles font l’objet d’une délégation de gestion complète au service Action Sociale d’AESIO Mutuelle.
Missions du service Action Sociale AESIO Mutuelle
Le service Action Sociale AESIO Mutuelle :
Conseille le Comité de Pilotage de suivi dans la détermination et la mise en œuvre d’une politique de solidarité adaptée aux bénéficiaires du fonds.
Assure la gestion du fonds Social d’Entreprise
A ce titre, AESIO Mutuelle est chargée de :
Centraliser, au sein d’un fonds dédié, les sommes affectées à son alimentation telles que définies au PTF
Assure le suivi budgétaire du fonds Social d’Entreprise (alimentation, dépenses, solde du fonds)
Communique au Comité de Pilotage de suivi l’ensemble des informations prévues à l’article 5.4.
Met en œuvre les prestations en espèces
Pour les prestations en espèces, AESIO Mutuelle est chargée de valider la faisabilité de ces dernières, de définir les procédures, les modalités de gestion et de reporting. A ce titre, AESIO Mutuelle pourra être sollicité directement par les assistantes sociales de l’Entreprise, avec le consentement du bénéficiaire, dans le cadre de l’accompagnement social qu’elles peuvent réaliser auprès des bénéficiaires du fonds Social.
Assure le secrétariat administratif du fonds Social d’Entreprise
A ce titre, AESIO Mutuelle :
participe aux réunions du Comité de Pilotage du fonds social d’Entreprise pour laquelle elle assure la rédaction du relevé des décisions.
assure la notification des décisions aux bénéficiaires ayant sollicité le fonds Social.
procède au règlement de l’aide individuelle au bénéficiaire dans le cadre des aides individuelles en espèces.
Accompagne le Comité de Pilotage en matière de communication sur les dispositifs du fonds Social.
Rapport AESIO Mutuelle
AESIO Mutuelle présentera chaque année au Comité de pilotage du régime de frais de santé, un bilan des actions menées et un tableau récapitulatif des demandes d’aides étudiées (éléments d’analyse du fonds social, y compris avis de l’assistante sociale, statut de la décision : accord / refus / en cours, nombre de demandes exceptionnelles) pour le Fonds social et ce, dans le respect de la confidentialité des bénéficiaires. Des indicateurs de fonctionnement de la prestation seront mis en place : délai de traitement, délai de versement des aides…
Principe d’attribution et traitement des aides individuelles
Principes d’attribution des aides individuelles
Le secrétariat administratif et comptable du Fonds social est assuré par AESIO Mutuelle. Le Service Action Sociale d’AESIO Mutuelle est chargé de :
Procéder à l’enregistrement des demandes d’aides individuelles. Celles-ci sont transmises directement par les bénéficiaires eux-mêmes ou par le service social de l’Entreprise.
Procéder à l’instruction des dossiers conformément au référentiel des aides validées par le Comité de pilotage, et suite à leur instruction au titre du Fonds de solidarité d’AESIO Mutuelle si les demandes y sont éligibles,
Notifier les décisions aux demandeurs, avec le cas échéant copie au service social de l’Entreprise si la demande a transité par ce dernier,
Procéder au règlement de l’aide individuelle aux bénéficiaires ou, à sa demande, au professionnel de santé concerné par la prestation. Le règlement intervient sur présentation du devis ou de la facture de la prestation objet de l’aide.
L’instruction des dossiers individuels et leur traitement dans le cadre de la délégation de gestion sont réalisés dans le respect des trois principes suivants :
La stricte confidentialité,
L’égalité de traitement entre les demandes,
Le respect de l’ensemble des dispositions relatives au droit des personnes et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les décisions de la commission par délégation ne sont pas susceptibles de recours. L’aide n’est jamais systématique et l’évaluation de la situation individuelle s’effectue au cas par cas. Elle s’appuie sur des critères objectifs (ressources, charges, autres…) précisés dans l’annexe 1 du présent règlement. L’aide ne peut en aucun cas se substituer aux prestations d’assurance du contrat et le montant d’aide ne peut excéder le montant réel de la dépense restant à charge. L’intervention du fonds est limitée, par principe, à une intervention par année civile et par bénéficiaire (conformément à l’article 2 du présent règlement) pour le même motif. Le Comité de pilotage veille à ce que les engagements du Fonds social ne viennent pas de façon systématique se substituer à des garanties non souscrites.
Traitement des demandes d’aides individuelles
Le traitement des demandes d’aides individuelles est délégué au service Action Sociale d’AESIO Mutuelle, sur la base d’un référentiel d’attribution des aides individuelles, qui est passé en revue chaque année par le Comité de pilotage afin d’identifier si une actualisation doit être envisagée. Il en est de même pour la gestion du fonds social et la prise de décision relative aux demandes d’aides individuelles qui sont formulées dans le cadre du référentiel. Cette délégation totale réduit les délais dans le traitement de la demande. En cas de situation exceptionnelle (refus du fonds mais situation sociale complexe, reste à charge très important après intervention du fonds social de l’Entreprise, reste à vivre exceptionnellement bas, dégradation brutale de la situation, etc.), et à l’initiative du service action sociale d’Aesio, une demande exceptionnelle sera formulée et soumise à validation des membres du Comité de pilotage.
Conditions d’intervention du Fonds social SYENSQO
Articulation du Fonds social de l’Entreprise avec le Fonds de solidarité AESIO Mutuelle
Le Fonds social AESIO intervient en priorité, au titre des aides individuelles. En cas de reste à charge, le dossier est présenté sur le fonds social d’Entreprise, objet du présent règlement. En cas de refus émis par le fonds AESIO Mutuelle, la demande est également présentée sur le fonds social d’Entreprise.
Condition d’accès au Fonds social SYENSQO
Les conditions d’accès au Fonds social sont décrites dans l’annexe 1.
Montant des aides attribuées par le Fonds social
Les montants d’aides pouvant être attribués sont décrits en annexe 1.
Procédure de demande d’aide individuelle
Afin de respecter toute confidentialité, les bénéficiaires devront s’adresser directement au service Action Sociale d’AESIO Mutuelle. Le demandeur peut toutefois choisir de s’adresser au Service social de l’Entreprise. Dans le cadre d’une démarche d’accompagnement social, le Service social effectue alors le lien avec le service Action Sociale d’AESIO Mutuelle. Le Service Action Sociale d’AESIO Mutuelle dispose d’un point de contact spécifique pour le Fonds social d’Entreprise : Par courrier : AESIO Mutuelle – Département des fonds sociaux - 393 Rue de l’Hostellerie – TSA 50002 - 30018 Nîmes Cedex 09 Par courriel : ...... Par téléphone : ../../../../ La demande d’aide est d’abord instruite et soumise à la Commission Action Sociale d’AESIO Mutuelle. Puis, s’il subsiste un reste à charge après un refus ou un accord partiel d’intervention par la Commission Action Sociale d’AESIO Mutuelle, le dossier est instruit au titre du Fonds social d’Entreprise.
Formulaire de demande d’aide individuelle
Un formulaire de « Demande d’intervention sociale » spécifique à SYENSQO est à compléter pour accéder au fonds social.
Ce formulaire sera utilisé pour l’instruction de la demande auprès du Fonds de solidarité AESIO Mutuelle et du Fonds social d’Entreprise. L’instruction des demandes est effectuée par le Service Action Sociale d’AESIO Mutuelle sur la base de ce formulaire dûment complété et signé par le demandeur et des pièces justificatives permettant d’apprécier au mieux la situation de ce dernier. Chaque demande fait l’objet d’une étude personnalisée par un(e) conseillèr(e) action sociale d’AESIO Mutuelle. Lors de la constitution d’un dossier, le demandeur est informé du caractère non systématique et ponctuel de l’attribution d’une aide.
Le demandeur se doit de fournir l’ensemble des éléments et pièces justificatives demandés afin de permettre l’évaluation de sa situation. Il doit également fournir tout justificatif des démarches préalablement effectuées auprès des organismes prioritaires mentionnés en article 1. Le gestionnaire garantit au demandeur le traitement de son dossier dans le respect de l’anonymat et de la confidentialité.
Modification et résiliation du règlement
Le règlement peut être modifié par avenant, sur proposition du Comité de pilotage de suivi de l’Accord et en accord avec AESIO Mutuelle. Le présent règlement est lié à l’accord d’entreprise qui l’a mis en place initialement et au contrat souscrit auprès d’AESIO Mutuelle. En cas de résiliation du contrat d’assurance conclu entre l’Entreprise et AESIO Mutuelle, le règlement du fonds social est lui-même résilié. Toutes les demandes déposées dans cet intervalle, y compris celles qui n’auraient pas abouti avant ce délai, seront étudiées. La clôture du Fonds social d’Entreprise ne serait considérée comme définitive que lorsque toutes les aides en cours avant la date de résiliation auraient été traitées. Les demandes reçues après la date de résiliation seraient transmises au nouvel assureur. En cas de résiliation du contrat d’assurance souscrit auprès d’AESIO Mutuelle et sur demande du souscripteur, le solde du Fonds social au jour de la résiliation est transférable au nouvel assureur du régime de frais de santé. Celui-ci reprend à sa charge les actions mises en place au niveau du fonds social d’Entreprise. En cas de résiliation et de solde débiteur du fonds, le fonds serait mis à l’équilibre par prélèvement sur la réserve du régime de frais de santé si celle-ci est suffisante ; par un versement unique de l’entreprise dans le cas contraire.
Fait à Lyon, le 23/10/2024 Signataires : Pour SYENSQO :
Pour AESIO Mutuelle : Directeur Général Adjoint
ANNEXE 1 : REFERENTIEL DES AIDES INDIVIDUELLES
Conditions d’attribution
L’objectif du Fonds social est d’apporter, en toute équité, une aide financière aux bénéficiaires dont les ressources ne leur permettent plus de faire face à certaines dépenses de santé lourdes ou imprévues. La recevabilité de ces demandes est en principe limitée à 12 mois à compter de la date de réalisation des soins. Au-delà, la demande est forclose. Les pièces justificatives doivent être transmises dans les six mois de formulation de la demande. Au-delà, la demande ne sera pas étudiée. La date des soins objet de la demande d’intervention du fonds doit être postérieure à la date où la personne réunit les conditions pour être bénéficiaire de ce fonds. La date des prestations doit être antérieure à la date où la personne cesse d’avoir la qualité de bénéficiaire. L’intervention du Fonds social Syensqo dépend d’un certain nombre de critères objectifs permettant une juste appréciation de la situation du demandeur au regard de la dépense en soins de santé pour laquelle il sollicite le fonds :
Le nombre de parts du foyer fiscal
à la date de la demande (ci-après NP)
Le nombre de parts est défini comme suit :
Un adulte = 1 part.
Un enfant = 1 part.
Coefficients de majoration : pour les situations familiales particulières (sur justificatif), il peut être appliqué les coefficients ci-dessous majorant l’intervention du fonds :
Personne seule ou famille monoparentale
+ 0,5 part
Membre du foyer en situation de handicap
+ 1 part par membre du foyer en situation de handicap > 80 %
Les ressources mensuelles (ci-après
RM)
Toutes les ressources du foyer, imposables ou non sont prises en compte, à l’exception de :
La prestation de compensation du handicap (PCH),
La majoration tierce personne (MTP),
L’allocation adulte handicapé (AAH),
L’allocation d’éducation de l’enfant handicapée (AEEH).
En cas de changement de situation (décès, chômage, IJ, etc.), les ressources actualisées seront prises en compte.
Les charges mensuelles du foyer (ci-après
CM)
Les charges du foyer prises en compte sont :
Charges de logement principal (loyer ou mensualités d’accession à la propriété, taxe d’habitation, taxe foncière, charges de copropriété),
Charges courantes de la résidence principale (eau, gaz, électricité, frais de chauffage),
Impôt sur le revenu,
Pensions alimentaires pour ascendant et descendant, fiscalement déclarées
Endettement autre qu’immobilier (prêts à la consommation, crédit en cours, etc.),
Assurances obligatoires,
Téléphonie, internet,
Frais de garde d’enfant jusqu’à trois ans,
Frais de garde périscolaire de trois à dix ans, et de cantine jusqu’à seize ans.
Frais de scolarité
Le reste à vivre par part du foyer (ci-après
RAV)
Le reste à vivre représente le montant disponible une fois les charges « fixes » du foyer payées. Il est rapporté au nombre de parts dans le foyer pour plus de précision : RAV = (RM-CM) / NP. La commission définit un reste à vivre maximal par part (
RAV Max) qui représente le plafond de ressources disponibles par part au-delà duquel aucune intervention du Fonds social SYENSQO ne pourra être sollicitée. Il est fixé à 2000 euros/mois.
Il pourra être révisé annuellement par le Comité de pilotage en fonction notamment des ressources disponibles dans le fonds d’action sociale et du bilan des aides accordées.
Le reste à charge (ci-après
RAC)
Le reste à charge du bénéficiaire représente le montant de la dépense après intervention des régimes obligatoires et complémentaires, et de l’ensemble des aides ayant été attribuées par des organismes prioritaires à agir (action sociale CPAM, MDPH, fonds d’action sociale de la mutuelle, …).
Calcul du montant d’intervention du Fonds Social SYENSQO
Intervention du fonds = RAC – (RAC × RAV du foyer / RAV Max)
Seuil d’intervention : la commission paritaire de suivi définit un seuil d’intervention qui équivaut à
250 euros TTC ou 1,5% des ressources annuelles brutes. Le seuil d’intervention pourra être révisé annuellement par le comité de pilotage.
Natures des aides individuelles et plafond d’intervention
La nature des aides est définie par le Comité de pilotage. Le montant des aides est plafonné par nature d’aide :
avec un plafond maximum d’intervention en euros.
Avec un plafond en pourcentage de RAC
Nature des interventions
Plafond d'intervention en % du RAC
Plafond de montant d'aide maximum
Aménagement pour les personnes en situation de handicap
90%
5 000,00 €
Hospitalisation médicale - Hospitalisation à domicile (frais de transport, aménagement et divers liés à l'hospitalisation)
70%
2 000,00 €
Chirurgie
80% 2 000,00 €
Chirurgie réfractive (kératotomie)
60% 600€ par œil
Prothèses auditives
80% 800 € par prothèse
Divers appareillages
80% 800 €
Dentaire
80% 6 000,00 €
Optiques (verres uniquement)
50% 150,00 €
Autres (aide à domicile ponctuelle, traitements préventifs, PMA, auxiliaires médicaux, pharmacie NR, amniocentèse)
70%
2 000,00 €
Thérapies et médecines complémentaires et alternatives (enfant de moins de 20 ans), si dispensé par un professionnel ayant un numéro Adeli
70%
2 000,00 €
Thérapies et médecines complémentaires et alternatives adultes, si dispensé par un professionnel ayant un numéro Adeli
50%
1 000,00 €
Condition de versement des aides attribuées
L’aide attribuée dans le cadre de la délégation de gestion ou par le Comité de pilotage est versée au bénéficiaire sur présentation de la facture acquittée de la prestation objet de la demande. Elle peut être versée, à la demande du bénéficiaire, et sur présentation de la facture, directement au professionnel de santé. Pour les aides attribuées sur devis, si le montant de la facture présentée diffère du devis présenté pour l’instruction de la demande, cette dernière pourra faire l’objet d’une nouvelle instruction et d’une nouvelle décision concernant l’octroi de l’aide et son montant. L’aide attribuée est valable un an à date de notification de celle-ci au bénéficiaire. À l’issue de ces 12 mois, sans présentation de facture(s) de la part du bénéficiaire, l’aide devient caduque.
ANNEXE 2 : PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL L’annexe Protection des Données Personnelles (ci-après « l’Annexe ») a pour objet d’encadrer les traitements des données à caractère personnel effectués par chacune des Parties. En cas de contradiction entre cette Annexe et toute autre disposition relative à la protection des données à caractère personnel convenue entre les Parties, cette Annexe prévaut. L’Annexe entre en vigueur à compter de la signature du présent règlement (ci-après « le règlement »).
Définitions
Sauf dispositions contraires dans cette Annexe, il est convenu entre les Parties que les termes en majuscule de la présente Annexe sont définis ci-après. Les termes « consentement », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « destinataire », « violation de données à caractère personnel », « autorité de contrôle », « personne concernée » ont la signification donnée dans le RGPD.
Obligations des Parties
Les Parties reconnaissent avoir pleine et entière connaissance des obligations du Droit applicable qui s’appliquent à elles en leur qualité respective de responsable de traitement et de sous-traitant :
AESIO Mutuelle est Responsable de traitement de son propre fonds social dont elle assure la gestion par le biais de son service Action Sociale dans le cadre du contrat d’assurance santé ;
SYENSQO est Responsable de traitement de son propre fonds social dont il a donné la totale délégation de gestion à AESIO mutuelle ;
AESIO mutuelle est Sous-traitant de SYENSQO dans la mesure où ce dernier a délégué la gestion administrative, financière et le suivi technique à AESIO mutuelle.
A ce titre, les Parties s’engagent à avoir nommé un DPO/Délégué à la protection des Données, à respecter et à être en conformité avec ses obligations dans chacun des pays au sein desquels les traitements de Données Personnelles sont mis en œuvre pour les besoins du présent Règlement.
Pour les seuls besoins de l’exécution du présent Règlement, AESIO mutuelle est autorisée à effectuer les opérations de traitement décrites à l’article 6 ci-après « Description des opérations de traitement » et s’engage à se conformer aux instructions écrites de SYENSQO s’agissant du Traitement de Données Personnelles confié. Les instructions écrites peuvent prendre la forme d’un email ou d’un courrier. SYENSQO se réserve le droit de modifier ou compléter à tout moment ses instructions par écrit. AESIO mutuelle s’abstiendra de tout usage personnel, y compris à des fins commerciales, des Données Personnelles. Si AESIO mutuelle considère qu’une instruction constitue une violation du Droit applicable au traitement concerné, il en informe immédiatement SYENSQO. Dans ce cas, ce dernier prendra les mesures nécessaires pour vérifier le caractère non conforme de l’instruction et donner le cas échéant de nouvelles instructions à AESIO mutuelle. Chaque Partie s’engage, pour ce qui la concerne, à ce qu’uniquement les personnes autorisées, en raison de leurs fonctions et des besoins de l’exécution du Règlement, aient accès aux Données Personnelles nécessaires au traitement ou réalisent tout autre type de traitement des Données Personnelles nécessaires, et dans tous les cas :
qu’elles soient informées de la nature confidentielle de toutes les Données Personnelles qu’elles traitent,
qu’elles se soient engagées à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et que ce devoir de confidentialité restera en vigueur même après la fin de leur contrat de travail.
Chaque Partie s’engage également à :
traiter les Données à caractère Personnel conformément aux principes et obligations du Règlement Européen et toute autre réglementation applicable en la matière ;
insérer dans le registre des activités de traitement effectuées sous sa responsabilité notamment l’objet et la durée du Traitement, sa nature et sa finalité ainsi que le type de Données à caractère Personnel et les catégories de Personnes concernées dans les conditions et selon les modalités du Règlement Européen et de tout autre règlementation applicable à la matière ;
fixer la ou les durées de conservation nécessaires des Données à caractère Personnel traitées, et ce, en fonction de leur finalité, ainsi que de déterminer les modalités de leur archivage ou d’effacement à l’expiration de ces délais ;
veiller à ce que les mentions d’information destinées aux Personnes concernées leur soient rendues facilement accessibles et compréhensibles et que ces mentions prévoient les catégories requises par le Règlement Européen et toute autre règlementation applicable en la matière, en particulier l’identité et les coordonnées du Responsable de traitement, le cas échéant celles du Délégué à la Protection des Données (DPO), les bases juridiques du traitement, la durée de conservation des Données à caractère Personnel ainsi que le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité nationale de protection compétente ;
obtenir le consentement de l’adhérent au traitement de ses Données Personnelles pour pouvoir traiter sa demande d’aide sociale, sauf à se prévaloir des dérogations expressément prévues par le Règlement Européen et toute autre règlementation applicable à la matière ;
répondre aux réclamations des adhérents exerçant leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation ou, le cas échéant, de portabilité et de retrait de leur consentement, dans les modalités et délais conformes à la loi applicable. Lorsque SYENSQO reçoit une réclamation concernant tout ou partie du Traitement mis en œuvre par AESIO mutuelle, elle s’engage à la communiquer sans délai à AESIO mutuelle pour instruction et à notifier la personne concernée du transfert de sa demande.
Dans ce cas, AESIO mutuelle s’engage à collaborer pour traiter la demande d’exercice de droit des Personnes concernées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible :
notifier ou à s’assurer qu’est notifié, notamment par courrier électronique, à la personne concernée toute rectification, tout effacement de ses Données à caractère personnel ou toute limitation du traitement une fois que l’opération en question aura été effectuée ;
mettre en place une procédure interne afin d’identifier et gérer les cas de violation des Données à caractère Personnel et à procéder à la notification de l’Autorité nationale de protection compétente et/ou des personnes concernées dans les modalités et délais prescrits par la loi applicable,
signaler à l’Autorité de contrôle, sous 72 heures maximum, toute violation de données à caractère personnel impliquant les Données répondant aux conditions de l’article 33 du Règlement Européen et tenir, dans les meilleurs délais, l’autre Partie informée de l’investigation menée ainsi que des mesures prises pour mitiger le risque pour les Personnes concernées et pour empêcher qu’une violation similaire se reproduise ;
Informer les personnes concernées lorsque la violation de données répond aux conditions de l’article 34 du Règlement Européen et en informer l’autre Partie dans les meilleurs délais,
ne traiter les Données que sur le territoire d’un État membre de l’Union européenne ou dans un État signataire de l’Accord sur l’Espace économique européen (EEE). Les Données Personnelles ne peuvent être traitées dans d’autres pays que s’il est démontré que les conditions des articles 44 à 47 RGPD sont remplies, ou s’il s’agit d’une exception selon l’article 49 du RGPD.
Sécurité
Chacune des Parties s’engage à mettre en œuvre et à maintenir les mesures techniques et organisationnelles appropriées selon les traitements mis en place et nécessaires pour garantir un niveau de disponibilité, d’intégrité et de confidentialité adapté au risque du ou des traitements qui lui sont confiés, afin de protéger les Données Personnelles contre toute destruction, perte, altération, divulgation non autorisée des Données transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou tout accès non autorisé à de telles Données, de manière accidentelle ou illicite. Chaque Partie s’engage notamment à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes et plus généralement à respecter les recommandations fournies par le Guide de la sécurité des Données à caractère personnel de la CNIL disponible sur le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/principes-cles/guide-de-la-securite-des-donnees-personnelles :
le chiffrement des Données Personnelles;
les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement;
des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données Personnelles et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;
une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des
mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
Pour le Traitement confié à AESIO mutuelle, ce dernier s’engage à maintenir ces mesures pendant toute la durée de l’exécution du règlement ou à informer directement SYENSQO en cas d’impossibilité ou de changement.
Responsabilité
Chacune des Parties est pleinement responsable dans le cadre de son périmètre des traitements qu’elle opère et indemnisera le dommage résultant de sa faute, de l’inexécution ou de la mauvaise exécution de toute disposition de l’article 5 ci-après « Description des opérations de traitement des données à caractère personnel », ou de celles commises par ses employés, affiliés notamment en cas de condamnation par les tribunaux compétents ou par un organisme de contrôle.
Sort des Données à caractère Personnel
A moins que le droit de l’Union européenne n’exige la conservation des Données, en l’absence de spécifications particulières, chacune des Parties supprimera les Données Personnelles conformément aux durées de conservation mentionnées ci-dessous. Chacune des Parties est tenue de remettre à première demande de l’autre un certificat de destruction. Cette suppression comprendra notamment :
La suppression de toutes les Données Personnelles, les copies existantes incluses
Le renvoi de toutes les Données Personnelles à chacun des responsables de traitements, les copies existantes incluses
Dans le cas où l’une des Parties souhaite récupérer les Données Personnelles, l’autre s'engage à les transmettre dans un format standard lisible et conformément à l’état de l’art.
Le point 6.2 ci-après détaille les Traitements de Données à caractère Personnel mis en œuvre aux fins d’assurer la gestion du fonds social de SYENSQO.
6. Description des opérations de traitement des Données à caractère personnel
Les Données Personnelles collectées au titre du présent Règlement sont traitées selon les dispositions suivantes :
Opérations du traitement
☒ collecte
☒ enregistrement
☐ organisation
☒ structuration
☒ conservation
☐ adaptation
☐ modification
☐ extraction
☒ consultation
☒ utilisation
☒ communication par transmission
☐ diffusion
☒ autre forme de mise à disposition :
☐ rapprochement ou interconnexion
☒ limitation
☒ effacement ou destruction
autre :
Description du traitement
Le traitement consiste à consentir et promouvoir une action sociale d’entraide et de solidarité, à titre individuel en faveur des adhérents et de leurs ayants-droits au régime de frais de santé de SYENSQO, afin de leur permettre de faire face à des dépenses lourdes ou imprévues liées exclusivement à des frais de soins de santé dès lors que celles-ci impactent l’équilibre financier du foyer. Pour cela, deux fonds sociaux sont mis à la disposition des bénéficiaires :
le fonds social d’AESIO Mutuelle dans le cadre de leur adhésion au contrat de frais de santé ;
le fonds social SYENSQO .
Cette aide permet ainsi d’accéder à un secours financier à caractère non contributif : l’aide accordée constitue donc un secours et revêt un caractère exceptionnel.
Dans le cadre de ce traitement, chaque organisme agit en tant que responsable de traitement de son propre fonds social. Toutefois, AESIO Mutuelle est sous-traitant du fonds social SYENSQO dans la mesure où SYENSQO lui a délégué la gestion administrative, financière et le suivi technique de son fonds social. Le Fonds social AESIO intervient en priorité, au titre des aides individuelles. En cas de reste à charge, le dossier est présenté sur le fonds social d’Entreprise, objet du présent règlement. En cas de refus émis par le fonds AESIO Mutuelle, la demande est également présentée sur le fonds social d’Entreprise. Cette aide est accordée sur la base du référentiel des aides défini au préalable par les Parties. Par ailleurs, SYENSQO dispose d’un service action sociale susceptible d’intervenir dans le processus des aides individuelles pour accompagner les salariés dans leur démarche. Ainsi, ce service action sociale est tenu de transférer le dossier des bénéficiaires à AESIO mutuelle via un accès sécurisé (Oodrive) dès lors qu’AESIO mutuelle est chargé de la gestion administrative et du suivi technique du fonds social.
Ci-après, la description du rôle de chaque organisme dans le cadre de ce traitement :
RT : Responsable de traitement
Liste des traitements mis en œuvre dans le cadre du traitement d’Action Sociale du Fonds AESIO pour les salariés de SYENSQO AESIO SYENSQO Collecte des données RT (collecte directe des données via les demandeurs ou indirecte via le service action sociale de SYENSQO)
Minimisation/ Pseudonymisation des dossiers avant passage en Commission d’action Sociale de la mutuelle RT
Décision de la Commission d’Action Sociale d’AESIO sur la base des informations anonymisées RT
Information par courrier du salarié de la décision de la Commission d’Action Sociale d’AESIO et/ou envoi de la copie du courrier au service action sociale de SYENSQO si le dossier a été transmis initialement par ce service RT
Stockage de l’ensemble des pièces justificatives au sein de l’Action Sociale d’AESIO RT
Paiement des prestations par l’Action Sociale suite à la décision de la Commission RT
RT : Responsable de traitement ST : Sous-traitant Liste des traitements mis en œuvre dans le cadre du traitement d’Action Sociale pour le Fonds Social SYENSQO (en cas de reste à charge) AESIO SYENSQO Nouvelle instruction du dossier par l’action sociale de la mutuelle sur la base du référentiel d’aide, des critères et modalités d’attribution définis par le Comité de pilotage ST RT Information par courrier du salarié de la décision et/ou envoi de la copie du courrier au service action sociale de SYENSQO si le dossier a été transmis initialement par ce service ST RT Stockage de l’ensemble des pièces justificatives au sein de l’Action Sociale d’AESIO Mutuelle ST RT Paiement des prestations par l’Action Sociale de la mutuelle sur la base du calcul de l’aide ST RT Présentation du reporting portant sur l’ensemble des demandes reçues dans l’année (accords, refus) ST RT
Durée du traitement
Le traitement visé à l’article 6.2 susmentionné est mis en œuvre pour la durée nécessaire à la réalisation du traitement conformément au présent Règlement.
Durée de conservation
Les Données Personnelles seront conservées pendant 3 ans à compter du paiement de la prestation, objet de la demande. Les Dossiers seront supprimés au-delà de 3 ans. En cas de refus d’aide, les données sont supprimées après l’instruction de la demande d’aide.
Données Personnelles traitées
Les catégories de Données Personnelles qui seront traitées dans le cadre de ce présent Règlement sont les suivantes : Pour le bénéficiaire :
Données d’identification : nom, prénom, nom de jeune fille, adresse, e-mail, téléphone, situation familiale
Personne à charge : nom et prénom, date de naissance, lien de parenté, situation de famille, profession ou situation particulière
Données financières et économiques : ressources annuelles nettes du foyer (salaires, pensions, retraites, RAS, etc.), les charges du foyer (loyer, prêt immobilier, impôts sur le revenu, etc.), situation de surendettement, situation de logement, aides exceptionnelles reçues (motif, montant, date)
Pièces justificatives pour la prise en charge de la demande : devis ou facture des frais faisant l’objet de la demande, RIB, copie du dernier avis d’imposition, copie du dernier justificatif des ressources du foyer, tout justificatif des charges,
Données de santé.
Personnes concernées par le traitement
Les personnes concernées dans le cadre de ce traitement sont :
Les salariés de SYENSQO et leurs ayants droits affiliés au régime de frais de santé SYENSQO
Destinataires des Données Personnelles
Les destinataires des Données Personnelles sont :
Le service Action sociale d’AESIO Mutuelle, autorisé à collecter et à traiter les Données Personnelles,
Les membres de la Commission d’action sociale du fonds AESIO Mutuelle (les données sont pseudonymisées pour l’instruction des demandes)
Le service action sociale de SYENSQO susceptible de recevoir les demandes d’aides des bénéficiaires pour transmission au service action sociale d’AESIO mutuelle
Localisation des Données Personnelles
Localisation du Service Action Sociale d’AESIO Mutuelle : France
Localisation des Données Personnelles traitées par La Commission d’action sociale du fonds AESIO Mutuelle : France
7. Coordonnées du référent en matière de Protection des Données Pour AESIO Mutuelle : ……@...... Pour SYENSQO : ……@.....
