ACCORD D’ENTREPRISE POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LE REFERENDUM DE VALIDATION DE
L’ACCORD RELATIF AUX CONTRATS SAISONNIERS ET D’USAGE CONSTANT DANS LE TRAVAIL TEMPORAIRE
ENTRE
La Société SYNERGIE,
Société Européenne au capital de 121 810 000 Euros, dont le siège social est situé 160 bis rue de Paris- 92100 Boulogne Billancourt, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le n° B 329 925 010, représentée par Monsieur XXX, Président Directeur Général,
D’UNE PART,
ET :
Madame XXXX, agissant en sa qualité de déléguée syndicale CFDT,
Monsieur XXXX, agissant en sa qualité de délégué syndical CFE-CGC,
Monsieur XXXX, agissant en sa qualité de délégué syndical CGT,
Madame XXXX, agissant en sa qualité de déléguée syndicale UNSA.
D’AUTRE PART,
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE :
La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.
Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser le referendum sur l’accord relatif aux contrats saisonniers et d’usage constant dans le travail temporaire.
Le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus référendaire,
de faciliter le vote pour les personnels en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, l’entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des votants,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de SYNERGIE appelé à voter lors du prochain référendum
sur l’accord relatif aux contrats saisonniers et d’usage constant dans le travail temporaire.
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de la consultation du personnel sont définies par un protocole d’accord spécifique.
Définition et choix du moyen de vote électronique
Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans la présente décision du vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours au tiers de confiance Voxaly
Afin de garantir la sécurité des opérations de vote et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que le référendum sera organisé par le prestataire Voxaly, mandaté par la Direction.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système Voxaly assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir la liste des votants, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux votants inscrits sur les listes de votants ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des votants et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque votant sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des votants et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Voxaly, chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants de Voxaly, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de Voxaly chargés de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante et formalités CNIL
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Information et formation
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les personnels, de leurs votes par voie électronique.
A cet effet, une note explicative précisera les conditions et la procédure de vote électronique. Voxaly l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du vote.
De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
Protocole
Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote.
Le protocole mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi, Voxaly, pour mettre en place le système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pendant une période délimitée.
Les votants auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.
Le personnel sera informé, selon des modalités définies dans le protocole, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole.
Caractéristiques du site de vote
Voxaly assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran de la question posée et des choix de réponse.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque votant recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
Le votant accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole.
Une fois connecté, le votant se verra présenter la question et les choix de réponse.
Le votant validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les votants pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Durée, révision, dépôt et publicité
Le présent accord à durée déterminée est conclu pour la durée du référendum.
Il pourra être révisé selon les dispositions légales en vigueur.
Il prendra effet au lendemain de son dépôt et prendra fin à la clôture du vote, selon les dates exprimées dans le protocole référendaire.
Le présent accord sera déposé par l’entreprise auprès de la DRIEETS (Direction régionale interdépartementale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne Billancourt selon les dispositions légales en vigueur.
Le présent accord sera également communiqué à l’ensemble des organisations syndicales et sera mis à disposition des collaborateurs sur l’intranet de l’entreprise.
Fait en 7 exemplaires, à BOULOGNE BILLANCOURT, le 21 juillet 2025.
Pour SYNERGIE Monsieur XXXX
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Pour la CFDT Madame XXXX
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Pour la CFE-CGC Monsieur XXXX
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Pour la CGT
Monsieur XXXX
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Pour l’UNSA
Madame Coralie PERLONGO
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CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour la consultation relative à la validation de l’accord relatif aux contrats saisonniers et d’usage permanent dans le travail temporaire, au sein de Synergie
Nature des prestations attendues Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation de la consultation en vote électronique, sous le contrôle de la Direction;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période de la consultation par Internet.
Période de la consultation
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif à la consultation concernée ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature de la consultation
La consultation à organiser est un référendum d’entreprise.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à SYNERGIE les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, plusieurs données à caractère personnel, un code d’activation qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation de la ou des question(s) du référendum,
le choix par l’électeur d’une seule réponse parmi celles proposées (oui/non/blanc),
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant le choix retenu,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats de la consultation : édition automatique du Procès-Verbal.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote ainsi que les représentants habilités de la Direction.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
