Accord relatif à la communication des représentants du personnel au sein de SYSTRA France
ENTRE :
La
Société SYSTRA France SAS, dénommée « la Société ou SYSTRA France », dont le siège social est situé 72/76 rue Henry FARMAN, 75015 PARIS, représentée par xxxxx, Président, dûment mandaté à cet effet,
d'une part,
ET :
Les Organisations Syndicales ci-après :
C.F.D.T, xxxxxxxxx
C.F.E-C.G.C, xxxxxxxxx
C.G.T, xxxxxxxxx
F.O, xxxxxxxxx
U.N.S.A, xxxxxxxxx
Délégués Syndicaux dûment désignés,
d’autre part,
Il a été conclu le présent accord relatif à la communication syndicale au sein de SYSTRA France (ci-après dénommé « l’Accord »).
PREAMBULE
SYSTRA France souhaite donner la possibilité à ses Représentants du personnel de diffuser sous format numérique leurs communications à destination des salariés dans un environnement sécurisé.
Au-delà de l’impact environnemental qu’elle suggère, la communication digitalisée permet également d’améliorer, pour chaque salarié, le droit d’avoir librement accès à l’information sociale et syndicale de son choix. Enfin, elle permet d'encourager les organisations syndicales à privilégier les canaux de diffusion interne.
En tout état de cause, l’utilisation de ces moyens de communication doit se faire dans le strict respect des dispositions légales applicables telles que celles relatives au respect de la vie privée et la loi informatique et libertés.
Le présent accord s’articule autour de plusieurs axes :
La création d’un espace d’affichage numérique
La création d’un cadre relatif aux panneaux d’affichage physiques
L’utilisation de la messagerie électronique
À titre préliminaire, les Parties Signataires tiennent à rappeler les dispositions de l’article L.2142-6 du code du travail : « L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ;
Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;
Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message ».
La Société a rencontré les Organisations Syndicales les 04/07/2024, 19/02/2025, le 05/03/2025 et le 20/03/2025.
A l’issue de ces réunions, les parties conviennent des dispositions suivantes :
CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements SYSTRA France.
Il est applicable au CSE et aux Organisations Syndicales présentes au sein de la Société et ayant procédé à la désignation d’un délégué syndical.
TITRE I – ESPACE D’AFFICHAGE NUMERIQUE
Article 1 – Mise à disposition d’un espace d’affichage dédié sur l’intranet
Conformément aux dispositions légales, l’affichage des communications syndicales et du CSE s’effectue librement sur les panneaux réservés à cet usage. Dans un souci d’efficacité, de modernité et de visibilité, les parties signataires s’accordent à privilégier cet affichage par voie dématérialisée sur l’intranet de l’entreprise.
Ainsi, SYSTRA France mettra à disposition du CSE et de chaque Organisation Syndicale disposant d’un délégué syndical un espace dédié dans l’intranet aux fins d’affichage.
Ces communications seront consultables par les salariés de la Société depuis leur poste de travail, chaque salarié étant libre de consulter ou de ne pas consulter ces communications.
Cette page est accessible depuis un raccourci positionné sur la page « Mon espace RH » de l’intranet de SYSTRA France. Ce raccourci sera intitulé « Représentants du personnel ». Au sein de cet espace, seront visibles : une vignette par Organisation Syndicale + une vignette pour le CSE.
Les organisations syndicales apparaitront en premier lieu, par ordre alphabétique, puis le CSE.
Annexe 1 - Copie d’écran de la page d’accueil type
Afin de ne pas avoir de lien vers une page vide, l’activation de l’espace de chaque Organisation syndicale/CSE est conditionnée à la publication d’au moins un document. Dans l’attente de la publication de ce document, un logo « en chantier » sera affiché.
Les actualités publiées sur les espaces propres aux Organisations Syndicales ou au CSE n’apparaitront pas dans la rubrique « Actualités France » de la page d’accueil de l’Intranet de la Société.
Annexe 2 - Copie d’écran d’une page type OS
Annexe 3 – Copie d’écran de la page type CSE
Article 2 – Publication autonome des Organisations Syndicales
Une fois les espaces créés, les Organisations Syndicales publient en toute autonomie leurs communications syndicales dans leurs espaces dédiés. A cet effet, pour chaque Organisation syndicale, les délégués syndicaux auront la charge de la mise en ligne des communications.
Dans l’hypothèse où une Organisation Syndicale n’aurait plus de DS pendant plus d’un mois, la page pourra être suspendue jusqu’à désignation d’un nouveau délégué syndical.
Concernant le CSE, le secrétaire du CSE aura, par nature, en charge de la mise en ligne. Ce dernier pourra désigner une seconde personne en charge de la mise en ligne. La désignation se fera par mail à l’employeur (ou son représentant).
Conformément aux dispositions de l'article L. 2142-3 du Code du travail, la copie de la communication syndicale est transmise par mail à l'employeur (ou son représentant), simultanément à l'affichage papier et numérique.
Aucune vidéo, ni lien, ou autre forme d’accès vers un site extérieur (ex : QR Code) ne pourra être ajouté sur les pages intranet, exception faite pour la page du CSE qui pourra afficher le lien du site du CSE pour les activités sociales et culturelles.
Le secrétaire du CSE devra s’assurer que les PV du CSE sont publiés sur cette page dans le respect des règles de confidentialité.
Toutes communications des Organisations Syndicales et du CSE devront indiquer la mention « confidentiel – usage interne à SYSTRA France ».
Lors de la publication d’une communication, l’outil propose automatiquement l’option « publier et envoyer ». En cliquant dessus, une fenêtre pop-up s’ouvre afin d’envoyer par mail d’information de la publication. Cette option ne pouvant être neutralisée, il est donc convenu que les Organisations Syndicales, et le CSE, s’engagent par le présent accord à cliquer sur « ignorer » dans cette fenêtre et à ne pas envoyer la publication par mail. Exception : envoi de la communication à la Direction à titre d’information simultanée.
Conformément aux dispositions légales, le contenu des communications syndicales est librement déterminé par l’Organisation Syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical et sous réserve des dispositions légales relatives à la presse.
Notamment, la communication syndicale ne doit en aucun cas proférer d’attaques personnelles et ne contenir aucun propos mensonger, aucun propos diffamatoire ni injure, ou qui soit de nature à altérer gravement l’image de l’entreprise ou de salariés. Par ailleurs, la vie privée de chacun et le droit à l’image doivent être respectés.
Il est rappelé que le logo de SYSTRA, propriété de l’entreprise et du groupe SYSTRA ne peut être ni utilisé, ni modifié, conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle.
De surcroit, il est rappelé que les représentants du personnel sont tenus par une obligation de confidentialité quant aux informations et aux documents qu’ils détiennent dans le cadre de l’exercice de leurs mandats, dès lors que le caractère confidentiel de l’information et/ou du document est précisé. La publication de communications syndicales dans l’intranet ne peut en aucun cas contrevenir à cette obligation de confidentialité.
Tout manquement à ces dispositions serait à même de constituer un préjudice susceptible d’être porté devant les juridictions compétentes. Le cas échéant, SYSTRA France se réserve le droit de suspendre la diffusion du contenu concerné le temps du règlement du litige par la juridiction compétente.
Article 4 – Clause de revoyure en cas de modifications structurelles de l’intranet
Dans le cas où l’organisation structurelle actuelle de l’intranet viendrait à évoluer et aurait pour conséquence de modifier de façon importante sa présentation, les Organisations Syndicales signataires et le CSE seraient sollicités sur les adaptations nécessaires à mettre en œuvre, dans le respect de l’esprit du présent accord.
Article 5 – Accompagnement à la prise en main de l’utilisation de l’espace dédié
Une fois le présent accord entré en vigueur, et les représentants de chaque Organisation syndicale et du CSE désignés, la Direction organisera une réunion de prise en main permettant l’utilisation des espaces dédiés sur l’intranet.
Article 6 – Utilisation non conforme de l’intranet syndical
En cas de manquement d’une Organisation Syndicale, ou du CSE, aux règles d’utilisation des moyens mis à leur disposition, une mise en demeure leur sera adressée par l’employeur (ou son représentant), les invitant à se mettre en conformité avec ces règles au plus tard le jour ouvré suivant à 17h.
Le défaut de mise en conformité dans ce délai entrainera la suspension des moyens mis à la disposition de l’Organisation Syndicale ou du CSE pour une durée de deux mois.
En cas de récidive, cette suspension sera portée à six mois.
TITRE II – ESPACE D’AFFICHAGE PHYSIQUE
Compte tenu de l’hétérogénéité des sites de SYSTRA France, il a été convenu de réglementer, par le présent accord, le nombre et la taille des panneaux selon les sites.
Concernant le site du Farman (siège de SYSTRA France), et le Green Corner les panneaux étant déjà installés, il n’est pas envisagé de revenir sur l’existence des panneaux actuels.
Concernant les sites de Lyon / Bordeaux / Marseille : (catégorie 1) chaque syndicat disposera d’un panneau propre. Le CSE disposera également d’un panneau. Pour ces sites, les panneaux seront de taille type A2, ouverts, en liège ou aimantés.
Concernant les sites de Toulouse/ Lille / Nantes (catégorie 2) : 1 panneau sera partagé par les Organisations Syndicales. Celui-ci sera, ouvert et en liège ou aimanté et permettra l’affichage de 5 documents A4 simultanés + le nom de chaque Syndicat. Le nom de chaque Syndicat sera installé préalablement sur le panneau. Un panneau de taille type A2, ouvert, en liège ou aimanté, sera positionné pour le CSE.
Concernant les autres sites (catégorie 3) : 1 panneau sera partagé par les Organisations Syndicales et le CSE. Celui-ci sera ouvert, et en liège ou aimanté et permettra l’affichage de 6 documents A4 + le nom de chaque Syndicat. Le nom de chaque Syndicat et du CSE sera installé préalablement sur le panneau. Sur tous les sites (autres sur le Farman et le Green Corner), les panneaux seront positionnés dans un endroit susceptible d’être vus par le plus grand nombre et prioritairement à proximité du Work Café lorsqu’il existe, ou de l’espace de restauration lorsqu’il n’y a pas de Work Café.
Lorsque le site dispose de plusieurs étages, bien que plusieurs espaces de pause puissent exister, un seul Work Café est aménagé, c’est donc à proximité de cet endroit que seront installés les panneaux, et non à chaque étage.
Dans l’hypothèse où d’autres sites pérennes viendraient s’ajouter, il est convenu de procéder par comparaison avec les autres sites. De même, dans l’hypothèse où un site visé ci-dessus viendrait à déménager pour s’agrandir, il est convenu de procéder par comparaison avec les autres sites.
TITRE III – UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE
Article 7 – Utilisation de la messagerie électronique par les membres du CSE « en local » pour les activités sociales et culturelles
Pour rappel, il est interdit aux Organisations Syndicales d’utiliser la messagerie électronique pour communiquer avec les salariés.
Ainsi, afin d’éviter la confusion entre les activités sociales et culturelles du CSE et l’appartenance syndicale, il n’est pas autorisé aux membres du CSE de communiquer au nom du CSE par le biais de leur adresse mail professionnelle SYSTRA.
Toutefois, conscients qu’il est parfois nécessaire de communiquer avec les salariés afin de les informer des animations et activités organisées « en local » (dans le cadre des activités sociales et culturelles du CSE), il est convenu de créer des adresses mails génériques pour les sites de :
Bordeaux
Lille
Marseille
Toulouse
L’adresse générique prendra la forme suivante (à titre d’exemple) : CSE.bordeaux@systra.com
L’adresse mail générique du CSE pour le site de Lyon existant déjà, il est convenu de la conserver.
Ces adresses mails seront utilisées exclusivement dans le cadre des activités sociales et culturelles du CSE.
Le secrétaire du CSE sera en charge de déléguer l’utilisation de ces boites mails aux élus de son choix.
DISPOSITIONS FINALES
Article 8 – Suivi de l’accord
Les signataires décident d’instituer une commission de suivi de l’application et du déploiement de l’intranet syndical prévu par le présent accord.
Cette commission est composée d’une part, d’une délégation composée d’un représentant par Organisation Syndicale signataire et d’autre part, d’une délégation des représentants de la Direction.
Cette commission se réunira en cas de besoin exprimé par les parties signataires du présent accord.
Article 9 – Information du personnel
Une information sera faite sur le présent accord à l'ensemble des salariés de SYSTRA France. Le texte de l'accord sera par ailleurs tenu à la disposition des salariés qui pourront le consulter sur le site intranet de l'entreprise.
Article 10 – Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur le 01/05/2025 après l’accomplissement des formalités de dépôt. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Article 11 – Révision et dénonciation de l’accord 11.1 Révision de l’accord
L’Accord peut être révisé par voie d’avenant signé par l'ensemble des parties signataires, dans la même forme que sa conclusion.
Il devra faire l’objet d’un dépôt auprès de la Direction Régionale Interdépartementale de l’Economie et de l’Emploi du Travail et des Solidarités (ci-après dénommée « DRIEETS ») compétente selon les mêmes formalités et délais que l’Accord.
11.2 Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.
Article 12 – Dépôt et publicité
Il sera également notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Le présent accord fera l’objet d’un dépôt en ligne sur la plateforme de « Télé procédure » du Ministère du Travail (« Télé Accords »), par le représentant légal de l’entreprise. Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion.
L'accord sera adressé par mail à secretariatcppni@ccn-betic.fr pour enregistrement et conservation par l'observatoire Paritaire de la Négociation Collective comme le prévoit la convention collective SYNTEC applicable.
Par ailleurs, l’accord sera mis en ligne pour consultation sur l’intranet de l’entreprise.
Fait à Paris, le 15 avril 2025 En 3 exemplaires originaux
Pour la Société SYSTRA France
Le Président xxxxxx
Pour les Organisations Syndicales :
Pour la C.F.D.T Pour la C.F.E. - C.G.C xxxxxxxx xxxxxxxx
Pour la C.G.T Pour F.O Xxxxxx xxxxxxxxx
Pour l’U.N.S.A xxxxxxxx
Annexe 1 - Copie d’écran de la page d’accueil type
Annexe 2 - Copie d’écran d’une page type OS
Annexe 3 – Copie d’écran de la page type CSE
Annexe 4 – procédure publication d’une communication
