Protocole d’accord relatif au recours à la signature électronique des accords collectifs
ENTRE :
La Société X, dont le siège social est situé X , représentée par Madame X , Directrice des Ressources Humaines, dûment mandatée à cet effet,
d'une part,
ET :
Les Organisations Syndicales ci-après :
C.F.D.T, Monsieur X
C.F.E-C.G.C,Monsieur X
C.G.T,Monsieur X
F.O,Monsieur X
U.N.S.A,Monsieur X
Délégués Syndicaux dûment désignés,
d’autre part,
Préambule
La Direction et les Organisations syndicales ont souhaité formaliser le recours à la signature électronique des accords collectifs avec une volonté partagée de simplifier le process de signature tout en conservant une sécurité juridique, étant précisé qu’un tel procédé est d’ores et déjà utilisé pour d’autres activités de l’Entreprise (signature des contrats de travail et promesses d’embauche notamment).
Par ailleurs, soucieux de l'impact environnemental de l'activité de l'entreprise en matière de pollution et de production de déchets, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives souhaitent déployer la démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) pour intégrer les préoccupations sociales et environnementales dans le dialogue social.
La Direction rappelle que la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 dispose que la signature électronique bénéficie de la même force probante que la signature manuscrite sous réserve que le dispositif sélectionné remplisse les exigences légales et réglementaires lui permettant d’être reconnu comme un procédé fiable, sûr et certain (cf. articles 1366 et 1367 du Code civil).
C’est dans ces conditions que les parties signataires du présent protocole d’accord ont décidé de pérenniser le recours à la signature électronique notamment pour la conclusion des accords collectifs.
Article 1 – Objet et champs d’application
Le présent protocole d’accord vise à :
acter du principe de recourir à un dispositif de signature électronique pour les accords collectifs au sein de la société X ;
acter du principe de la notification des accords collectifs par voie électronique (l’article 4 précise ci-après les modalités pratiques de la notification) ;
Ainsi, au terme du présent protocole d’accord, les parties conviennent que la signature électronique pourra être mise en œuvre, à l’initiative de la Direction pour l’ensemble des accords, avenants ou de manière plus générale tout document proposé par la Direction dans le cadre du dialogue social.
A cet effet, les Organisations Syndicales représentatives transmettront à la Direction les adresses électroniques nécessaires à l’envoi des accords. Les Organisations Syndicales représentatives s’engagent à informer dans les meilleurs délais toute modification et, la Direction à mettre à jour tout changement de représentants.
Article 2 – Les enjeux du recours à la signature électronique
Les parties signataires conviennent que recourir à la signature électronique des accords collectifs répond à
3 enjeux principaux :
un
enjeu de simplification du processus de signature : les signataires potentiels reçoivent, par courriel, une demande de signature et quelques clics suffisent pour réaliser les actions demandées (paraphes et signature) ;
un
enjeu de sécurisation du processus de signature : la signature électronique permet de garantir, y compris en cas de contentieux, l’identité du signataire, l’intégrité du document signé et le lien entre le signataire et le document signé ;
un
enjeu écologique et de transition numérique au travers de la réduction du volume de papier échangé.
Article 3 – Modalités techniques du recours à la signature électronique
Les parties signataires rappellent que le recours à la signature électronique doit nécessairement faire appel à un procédé fiable, sûr et certain répondant aux exigences légales. Le procédé utilisé doit assurer une authenticité ne pouvant être remise en cause.
Les parties conviennent que le choix du dispositif de signature électronique relève du pouvoir de décision de la Direction. Cette dernière s’engage à choisir un dispositif répondant aux exigences légales et réglementaires en vigueur au moment du choix. Les parties conviennent qu’en cas de changement de prestataire ou en cas de modification importante du procédé de signature électronique, le changement fera l’objet d’une information préalable de la Direction auprès des Organisations Syndicales représentatives. Dans cette hypothèse, il sera organisé avec les représentants des Organisations Syndicales une démonstration du respect des objectifs et de fonctionnalité du système.
A titre informatif, il est précisé que la Direction a choisi de recourir au logiciel DocuSign qui est un procédé qui est déjà utilisé dans l’entreprise auprès de différentes Directions (pour la signature des contrats de travail et promesses d’embauche au sein de la Direction des Ressources Humaines, signature de contrats au sein de la Direction juridique, signature des contrats de prestations intellectuelles au sein du Pôle Achat, etc…).
Les solutions DocuSign permettent en effet de signer électroniquement tout en répondant aux exigences de la réglementation eIDAS. eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) est une loi européenne qui supervise l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur de l'Union européenne, y compris les transactions par signature électronique (règlement eIDAS (UE) 910/2014).
Ainsi, DocuSign eSignature a été développé pour répondre aux exigences légales en permettant aux organisations de :
Vérifier l'identité des signataires grâce à plusieurs options d'identification,
Choisir le type de norme de signature (AES, QES) correspondant à leur cas d'utilisation,
Confirmer l'intention du signataire de signer électroniquement,
Lier les signatures aux signataires et aux documents,
Protéger les documents à l'aide d'un sceau inviolable qui utilise une combinaison de processus de systèmes sécurisés certifiés de manière indépendante et de technologie PKI (Public Key Infrastructure).
La Direction a organisé une présentation du logiciel aux Organisations syndicales le 3 juillet afin de le tester et de répondre aux questions des Organisations syndicales à chaque étape du process. Cette même démonstration sera organisée à chaque évolution significative ou en cas de changement majeur ou d’outil.
Article 4 - Modalités opérationnelles génériques du recours à la signature électronique
La signature de l’Accord collectif s’effectuera par voie d’une signature électronique selon les modalités non exhaustives rappelées ci-après :
La Direction transmettra l’accord via la plateforme de signature électronique DocuSign ;
Les destinataires recevront un courriel de la part de la Direction les invitant à examiner et à signer le document ;
Il suffira par la suite de suivre les instructions en veillant à sélectionner sa signature puis à cliquer pour accepter ou refuser de signer le document ;
Un courriel récapitulatif de l’action sera adressé aux signataires.
Le document sera soumis à la signature pendant une semaine. A titre exceptionnel, en cas d’absence ou de situation particulière d’une partie signataire, le délai pourra être prorogé.
Si une des parties justifie n’avoir pas pu signer l’Accord pour des raisons matérielles, la date limite de signature peut être prorogée pour une période n’excédant pas 10 jours calendaires.
En tout état de cause, si le recours à la signature électronique n’était pas possible ou les délais sus mentionnés prévus n’étaient pas pertinents, la Société pourrait recourir à la signature manuscrite. Une fois valablement signé par l’ensemble des parties, l’Accord est notifié aux Organisations Syndicales par voie électronique. Un courriel leur sera adressé avec une demande d’accusé de réception. Les destinataires veilleront à cocher ce dernier afin que la Direction puisse conserver la preuve de la notification de l’Accord lui permettant de faire les démarches d’enregistrement auprès de la DRIESST (via le portail TéléAccords). Pour rappel, une réunion a été organisée avec les Organisations syndicales le lundi 3 juillet 2023 afin que chaque partie puisse tester le logiciel DocuSign en direct et poser toutes les questions relatives à la signature électronique à chaque étape de la signature.
Article 5 - Durée, entrée en vigueur, suivi, révision, dénonciation du protocole d’accord
5.1 Durée et entrée en vigueur
Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt.
Suivi
Un bilan de cet accord sera effectué après un an de fonctionnement identifiant pour chacune des parties tout éventuel sujet à améliorer ou toute difficulté à traiter. Les parties signataires pourront, si elles le souhaitent, demander l’organisation d’une réunion afin d’évoquer les sujets ou difficultés rencontrées et apporter, si nécessaire, des correctifs au présent accord.
5.3 Révision
Le présent protocole d’accord pourra être révisé pendant sa durée d’application par l’ensemble des parties signataires ou adhérentes, selon les modalités suivantes :
chaque partie signataire peut demander la révision du présent protocole par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge;
les négociations sur ce projet de révision doivent s’engager dans un délai de trois mois suivant la présentation du courrier de révision.
les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.
Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Par ailleurs, il est précisé que les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue, soit à défaut, à compter du lendemain du terme des formalités de dépôt auprès des services compétents.
5.4 Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.
Les parties rappellent que lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.
Article 6 – Formalités de dépôt et publicité
La Direction notifiera sans délai, par tout moyen conférant date certaine, le présent protocole à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives signataires et non-signataires.
En application de la règlementation en vigueur, il sera déposé auprès de la DRIEETS – Unité Territoriale des Hauts Paris via la plateforme nationale « TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris.
Le présent protocole d’accord sera également porté à la connaissance des salariés par les moyens de communication internes habituels. Les collaborateurs seront informés de sa mise à disposition sur le site intranet de l’entreprise.
