Accord d’entreprise Vote Electronique Et Durée des mandats des membres du Comité Social et Economique et Conseil de Discipline
Accord d’Entreprise
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société TAM, représentée par :
…………………………, agissant en qualité de Directeur Général
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives au sein de TAM :
FO, représenté par …………………………. en qualité de délégué syndical,
CGT représentée par ………………………. en qualité de délégué syndical,
CFE-CGC, représentée par ……………….. en qualité de délégué syndical,
UGICT-CGT, représentée par ……………… en qualité de délégué syndical,
Il a été conclu ce qui suit :
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE) et du conseil de discipline dont la durée des mandats, peut avoir lieu par voie électronique.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Par ailleurs les partenaires ont souhaité déterminer une durée de mandat différente de celle prévue par l’accord de branche (2 années) comme le prévoit l’article L.2314-34 du Code du travail.
Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.
Article 1 : Durée des mandats
Les membres du CSE et du Conseil de discipline sont élus pour 4 ans
Article2 : Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de TAM pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique et du conseil de discipline.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, et conformément aux articles R.2314-6 et R.2314-7 du Code du travail
, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé (Cf Annexe). Le prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-8 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Dès lors, le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Le présent accord s’applique à l’ensemble des électeurs appelés à voter aux élections des membres du Comité Social et Economique et du Conseil de discipline de la société TaM.
Article 3 : Modalités de vote - Protocole préélectoral
Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole préélectoral indiquera :
le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Les critères de désignation du président du bureau de vote et des 2 accesseurs parmi les membres du bureau de vote.
Le droit ou non par tous les membres du bureau de vote, durant la période d’ouverture des votes, de consulter la participation des votes et la liste d’émargement.
Si ce droit est retenu, la fréquence de ce droit. (qui sera la même pour tous soit en contenu ou à des dates et horaires précis).
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté, La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Article 4 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique
Le vote électronique se fera dans l’entreprise ou à distance.
Dans l’entreprise, des locaux accessibles aux électeurs seront aménagés avec des postes informatiques équipés d’isoloirs.
Les lieux et les horaires d’accès à ces locaux seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral.
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cahier des charges en annexe, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.
Afin de garantir la séparation des systèmes, il n’y aura pas de possibilité de voter à partir des postes professionnels TaM.
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Concernant les listes des candidats, elles devront enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et l'appartenance syndicale.
Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, les listes de candidats sont présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique du ou des sigle(s) sous le nom duquel ou desquels elles se sont présentées. Tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum. Les organisations syndicales qui communiqueront des listes de candidats devront respecter les normes ci-après.
Dans le cas contraire, la Direction ajustera aux normes ci-dessous, les documents qui lui seront transmis dans le délai stipulé dans le protocole électoral. Ci-après les formats, poids (maximum) et résolutions afin de respecter l’égalité de traitement :
Format / Extension Poids Maximum (Ko) Dimensions Nom du fichier Professions de foi .pdf 1 000 (1 Mo) - PF_NOM SYNDICAT Logos OS .png ou .gif 100 Carré LOGO_NOM SYNDICAT Photos candidats .png / .gif / .jpg 500 4/3 : rapport hauteur/longueur de 1,33 PHOTO_NOM PRENOM
L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. A réception du vote, la saisie du code secret par l’électeur et sa date de naissance vaudront signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter pendant leur temps de travail, à l’exception des électeurs n’ayant pas la possibilité, pour des raisons de service, de voter pendant leur temps de travail. Il sera alloué à ces derniers une indemnisation forfaitaire de 15 minutes englobant toute majoration.
Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Le protocole préélectoral établira le droit ou non à la consultation de participation et à la liste d’émargement, pour tous les membres du bureau de vote, pendant la période d’ouverture de vote.
Avant l’ouverture de la période de vote tous les salariés seront informés qu’ils devront indiquer à la DRH s’ils sont dans l’impossibilité de voter, exemple un agent bloqué à son domicile sans la connexion WIFI, dans ce cas le prestataire pourra fournir pour ces électeurs un appareil connecté utilisant un réseau internet. Cet appareil lui sera apporté.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés 1 mois suivant l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 6 : Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 7 : Information Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
En particulier, le prestataire établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote. La direction communiquera cette note aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les membres de la direction, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation sera dispensée par le prestataire et pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
Article 8 : Communication
Un plan de communication interne à destination des électeurs des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation pour les électeurs de cette nouvelle technique de vote.
En amont du scrutin :
Information sur les conditions et les règles du vote en ligne.
Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire.
Eléments de communication sur l’intranet.
Pendant le scrutin, pour garantir la meilleure participation aux élections, la Direction s’engage à :
Mettre les éléments de communication sur l’intranet TaM.
Diffuser régulièrement une information rappelant la tenue des élections sur les écrans internes.
A l'issue du scrutin, le résultat du scrutin se fera par affichage et par intranet.
Article 9 : Bilan
Dans le mois suivant le scrutin, les organisations syndicales représentatives et la Direction se réuniront pour faire un bilan de l’application de cet accord et de la pratique du vote électronique.
Article 10 : Expertise et Déclaration auprès de la CNIL
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.
En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Conformément aux dispositions de l’article R.2324-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Article 11 : Durée de l’accord - Dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.
Il pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord, dans les conditions définies à l'article L. 2222-5 du Code du travail.
Il pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de trois mois.
Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L 2232-2 du Code du travail.
Puis, conformément à ce dernier article ainsi qu’aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du même Code, à l’expiration du délai d’opposition majoritaire de 8 jours et à défaut d’opposition valablement exercée dans ce délai, le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes.
Fait à Montpellier, le 28 février 2018…. En huit exemplaires dont un pour chaque partie
