ACCORD RELATIF AU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE THE MARKETINGROUP DE 2018
Entre,
La société THE MARKETINGROUP dont le siège social est situé 20-26, boulevard du Parc – 92200 Neuilly sur Seine, représentée par , agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines, Ci-après dénommée « la Société »
D’une part,
Et
L’organisation syndicale CFDT, représentée par , délégué syndical et , déléguée syndicale L’organisation syndicale CFTC, représentée par , délégué syndical et , déléguée syndicale L’organisation syndicale CGT, représentée par , déléguée syndicale et , déléguée syndicale,
D’autre part,
Il a été convenu de ce qui suit :
Préambule Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de THE MARKETINGROUP d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges. Article 1 - Principe du recours à un prestataire Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. La société NEOVOTE (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
En outre, NEOVOTE dimensionne et installe une paire de serveurs haute-disponibilité (99,99%) sur des sites Tier-IV distants de plusieurs centaines de kilomètres : Gravelines, Roubaix et Strasbourg garantissant ainsi un système de secours. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. Article 2 - Respect de la loi informatique et libertés Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales. Article 3 - Modalités de vote Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, les délégués syndicaux et les représentants de l’employeur bénéficieront d’une formation par le prestataire sur l’utilisation du dispositif de vote électronique. Les modalités précises de vote seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral. Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège. Article 4 - Communication des listes électorales et des listes de candidats La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les modalités relatives aux formats des documents transmis par les organisations syndicales seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral Article 5 - Bulletins de vote Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique des syndicats. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes. Article 6 - Déroulement des opérations de vote Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire. Cette réunion aura lieu soit au siège de l’entreprise, 20-26 bd du Parc, 92200 Neuilly-sur-Seine, soit dans les locaux du Prestataire. Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Le scellement de ce système sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement. Article 7 - Modalités d'accès au serveur de vote Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier postal à son adresse personnelle, un courrier contenant son identifiant et son mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS. Article 8 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. La fréquence de la mise à jour du taux de participation sera définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral Article 9 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant. Ces opérations auront lieu au siège social de l’entreprise. Le temps consacré à ces opérations sera rémunéré comme du temps de travail effectif sans déduction des crédits d’heures de délégation éventuels. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans le bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités. Article 10 - Dispositions finales Le présent accord est applicable à The Marketingroup pour les élections des membres du comité social et économique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours). Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 à L. 2231-7 du code du travail. Un exemplaire signé sera également remis à chaque organisation syndicale.
Fait à Neuilly-sur-Seine, le 28 février 2018
Pour l’employeurLes représentants des organisations syndicales CFDT - xxx
