ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION (NTIC) PAR LES SYNDICATS
ENTRE
La Direction D’une part
ET
Les Organisations Syndicales soussignées,
CFTC,
FO,
CGT,
CFE-CGC, D’autre part
PREAMBULE
L’internet, l’intranet, et la messagerie électronique constituent désormais des outils de communication privilégiés au sein des entreprises. Leur utilisation s’est largement développée dans les secteurs d’activités et pour toutes les catégories de personnel y compris au service du dialogue social. C’est cette voie que Direction et syndicats de TI Automotive ont choisi de suivre au travers du présent accord, en définissant les modalités d’utilisation et de fonctionnement des nouvelles technologies de l’information et de la communication par les syndicats. La loi travail du 8 Août 2016 est ainsi venu préciser au travers de l’article L.2142-6 du Code du travail « qu’un accord d'entreprise peut autoriser la mise à disposition des publications et tracts de nature syndicale, soit sur un site syndical mis en place sur l'intranet de l'entreprise, soit par diffusion sur la messagerie électronique de l'entreprise. Dans ce dernier cas, cette diffusion doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique de l'entreprise et ne pas entraver l'accomplissement du travail. L'accord d'entreprise définit les modalités de cette mise à disposition ou de ce mode de diffusion, en précisant notamment les conditions d'accès des organisations syndicales et les règles techniques visant à préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message ».
ARTICLE 1
TI Automotive autorise les syndicats représentatifs au plan national à utiliser la messagerie électronique et l’intranet de l’entreprise à des fins de communication syndicale dans les conditions définies au présent accord, et à l’exclusion de toutes autres formes d’utilisation non prévues par celui-ci. Le présent accord concerne exclusivement l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Il ne concerne en aucune façon les conditions d’expression syndicales traditionnelles qui sont expressément prévues et encadrées quant à elles par le Code du travail (affichage sur panneaux et distribution de tracts).
ARTICLE 2 –UTILISATION DE L’INTRANET
2.1. Mise à disposition d’un espace de publication sur l’intranet
TI Automotive met à disposition un espace intranet dédié à chaque syndicat représentatif sur le plan national, tel que défini à l’article L2141-9 du Code du travail, et administré par le délégué syndical correspondant. Cet espace est accessible à partir de l’intranet du Groupe sous « Sharepoint » dans la rubrique « information syndicale ». Une interface informatique permet au délégué syndical d’administrer l’espace dédié, c’est-à-dire ajouter, supprimer, archiver une publication, à partir d’un mot de passe personnel et confidentiel. Chaque délégué est donc seul décisionnaire des éléments publiés (contenu, durée de publication) au nom de son syndicat. N’est autorisé que la publication de documents texte (fichiers classiques aux extensions.doc, txt, .rtf et les fichiers en extension .pdf). Cette autorisation limitée exclut par conséquent la publication de fichiers multimédias comportant sons, vidéos, musique, etc, ou de fichiers d’autre nature mais comportant des fichiers multimédias. Les règles applicables à la publication par voie d’affichage restent valables dans le cadre des publications via l’intranet. Ainsi, notamment : -les publications mises en ligne sur l’intranet doivent être de nature syndicale et en rapport avec la mission des syndicats telle que définie par les textes (article L2131-1 du Code du travail) ;
-les publications mises en ligne ne peuvent en aucun cas faire état d’informations confidentielles expressément qualifiées comme telles par la Direction ou qui excèdent les informations dont la communication aux syndicats est obligatoire ; -afin d’éviter toute confusion, notamment en raison des possibilités d’impression ultérieure par les salariés, tout document mis à sa disposition devra comporter le sigle du syndicat, la date et le cas échéant son origine/provenance ; -le contenu des publications est librement déterminé par le délégué syndical au nom de son syndicat ; il en assume donc l’entière responsabilité, notamment eu égard au droit de la presse ; -un exemplaire des communications doit être impérativement transmis à la Direction simultanément à sa publication. Il est précisé que les documents publiés sur l’espace intranet dédié ne peuvent être accessibles qu’en lecture seule.
2.2. Modifications de l’espace dédié
Toute demande éventuelle de modification de l’espace intranet dédié à chaque syndicat devra être adressé à la Direction qui statuera, en fonction de la nature de la modification et de son impact sur l’étendue de l’autorisation conférée par le présent accord.
ARTICLE 3- CONDITIONS D’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE
3.1. Dispositifs d’alerte de mise à jour des espèces intranets dédiés
L’espace intranet dédié aux syndicats offre la possibilité aux salariés de s’abonner à un dispositif d’alerte. Cette alerte consiste en l’envoi automatique d’un message électronique qui informe le salarié abonné de toute nouvelle publication ou mise à jour sur les espaces dédiés et ce, uniquement pour les syndicats qu’il aura sélectionnés lors de son abonnement. Le salarié peut se désabonner à tout moment de tout ou partie des alertes auxquelles il a souscrit. Il est précisé que cette fonctionnalité résulte d’un traitement totalement informatisé et est donc entièrement transparente pour les syndicats, ceux-ci ainsi que la Direction, n’ayant pas et ne pouvant pas demander au service informatique l’accès à la liste des abonnés aux alertes (cf. article 4). Les règles informatiques applicables à l’ensemble des salariés disposant de l’intranet professionnel sont également applicables aux délégués syndicaux, à savoir la signature obligatoire de la charte informatique.
3.2. Adresse de messagerie électronique pour chaque syndicat
Chaque syndicat représentatif au plan national dispose d’une adresse électronique attribuée à son délégué syndical qui lui est propre et indépendante de son adresse professionnelle sous la forme « NazDSnom du syndicat@fr.tiauto.com ». Tout message électronique portant sur un objet de nature syndicale doit être adressé à cette adresse syndicale afin de limiter les confusions possibles entre la fonction professionnelle
occupée par le délégué syndical au sein de l’entreprise et son mandat de délégué syndical.
3.3. Utilisation de la messagerie électronique et des répertoires d’adresses existants
L’utilisation de la messagerie est strictement réservée à la correspondance privée et individuelle entre les syndicats et les salariés à l’exclusion de toute distribution de tracts ou autre type d’envoi général en masse de messagerie électronique. TI Automotive interdit formellement toute autre utilisation à des fins syndicales de la messagerie et des répertoires d’adresse correspondants. Il en est de même de l’utilisation des répertoires d’adresse de messagerie électronique des différentes sociétés du Groupe TI Automotive auxquels tout salarié de TI Automotive a en pratique accès.
3.4. Création et utilisation d’une liste de diffusion syndicale
Chaque syndicat pourra constituer, sous sa seule responsabilité, notamment au regard de la loi informatique et libertés dont la CNIL est la garante, une liste de diffusion qui lui est propre. Les salariés doivent être clairement et préalablement informés de cette utilisation afin de pouvoir manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message syndical sur leur messagerie professionnelle. Les salariés qui auraient autorisé l’utilisation de leur messagerie électronique doivent pouvoir retirer celle-ci de la liste de diffusion à tout moment et sur simple demande écrite.
ARTICLE 4- CONFIDENTIALITE
La confidentialité des échanges intervenant entre les syndicats et les salariés de l’entreprise ainsi que la consultation par les salariés des espaces intranet dédiés aux syndicats doit être préservée et garantie tant par les syndicats que par l’entreprise.
L’accord rappelle l’obligation de confidentialité à laquelle la Direction et les syndicats sont tenus. En particulier, toute mesure de sécurité sera prise afin d’assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales. Afin d’éviter toute possibilité d’utilisation détournée, l’entreprise n’exercera pas de contrôle sur les liste de diffusion ainsi constituées. En effet, celles-ci sont susceptibles de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation, voire son appartenance à un syndicat déterminé, sur la base du choix opéré par ce salarié quant à son acceptation ou son refus de recevoir des messages à caractère syndical. L’envoi ou la réception de messages électroniques individuels (c’est-à-dire hors envoi de masse à l’ensemble des salariés) bénéficient de la protection du secret des correspondances privées, dès lors que leur objet mentionne expressément leur caractère personnel et/ ou confidentiel. Il est ainsi fortement recommandé aux syndicats d’apposer dans l’objet du message la mention « personnel-message syndical » par exemple.
ARTICLE 5-RESPONSABILITES
Outre les engagements spécifiques pris respectivement par TI Automotive et par les syndicats dans le cadre du présent accord, TI Automotive et les syndicats se doivent de respecter la réglementation générale relative au droit syndical et à son expression. Ainsi, l’ensemble des règles et sanctions applicables aux moyens classiques de communication syndicale (publication par affichage et distribution de tracts) restent valables pour autant qu’elles ne contreviennent pas aux dispositions du présent accord, lesquelles prévalent. Ainsi notamment : Les syndicats sont seuls responsables des publications et communication effectuées par le biais des nouvelles technologies de l’information et de la communication mis à leur disposition dans le cadre du présent accord. Les syndicats et leurs délégués syndicaux engagent donc leur responsabilité : -en cas de non-respect de dispositions de nature pénale et notamment celles relatives à l’injure et à la diffamation publiques, à la contrefaçon, aux obligations de la loi informatique et libertés, à la diffusion de fausses nouvelles ou à la provocation. -en cas de non-respect de dispositions statutaires et notamment la violation de l’obligation de discrétion professionnelle.
L’entreprise n’exercera pas de contrôle a priori sur les communications syndicales. Si elle doit être destinataire des documents simultanément à leur publication (cf. article 2.1 ci-dessus), elle ne peut s’opposer à une publication ni procéder ou faire procéder à son retrait. Si elle estime que la publication ou son contenu est litigieux, elle pourra saisir les tribunaux compétents à cette fin.
ARTICLE 6-SANCTIONS
6.1. En cas de non-respect des dispositions du présent accord
En cas de non-respect des conditions d’utilisation des techniques de l’information et de la communication de l’entreprise par les syndicats prévus par le présent accord, l'intranet syndical et la messagerie électronique seront suspendus si leur usage n'est pas conforme aux intérêts de l'entreprise.
6.2. En cas de non-respect de dispositions pénales ou statutaires
Il est rappelé que si la responsabilité personnelle d’un délégué syndical est reconnue en cas de non-respect de disposition de nature pénale ou statutaire, la Direction peut prendre des mesures de sanction disciplinaire telles que prévues par l’échelle des sanctions établie par le règlement intérieur de l’entreprise. Le cas échéant, elle peut également intenter une action en réparation du préjudice subi.
ARTICLE 7- DUREE DE L’ACCORD / REVISION
L’accord est prévu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter du 1er Novembre 2017. Le présent accord pourra être révisé à tout moment, pendant sa période d’application par accord entre les parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.
ARTICLE 8 - NOTIFICATION ET DEPOT
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires à la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle de Tours, dont un sur support papier et un sur support électronique ainsi qu’au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Tours.
