PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL D’ENTREPRISE TORAY CARBON FIBERS EUROPE
Entre, d'une part :
la Société TORAY CARBON FIBERS EUROPE, Société Anonyme au capital de 184 800 000 € - Immatriculée au RCS de PAU sous le n° B 326 262 227, dont le siège social est situé RD 817 - 64170 LACQ - France
Représentée par :
XXXXXXXX agissant en qualité de Président Directeur Général et XXXXXXXX agissant en qualité de Directeur Juridique et des Ressources Humaines,
Et d'autre part :
Les Organisations Syndicales représentatives au sens de l’Article L 2122-1 du Code du Travail :
La C.G.T. - Maison de Pays – Rue Gaston de Foix - 64 150 MOURENX, représentée par :
XXXXXXXX et XXXXXXXX pour le collège Ouvrier - Employé- Agent de Maîtrise,
La CFE-C.G.C. - CFE-CGC SPECPG - 2310 route de Saint Geours de Maremne 40140 SOUSTONS, représentée par :
XXXXXXXX pour le collège Cadre - Agent de Maîtrise.
F.O. – UD des PA, Centre Municipal de Réunions – Place Sainte Ursule – 64 100 BAYONNE, représentée par :
XXXXXXXX pour le collège Ouvrier - Employé- Agent de Maîtrise,
CFDT – Maison de Pays – Rue Gaston de Foix 64 150 MOURENX, représentée par :
XXXXXXXX et XXXXXXXX, tous deux mandatés par XXXXXXXX, Secrétaire Général.
PRÉAMBULE
Le présent accord est conclu en application des dispositions du Code du Travail relatifs à la mise en place du CSE dans l’entreprise. Il a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des membres du CSE et la mise en place du vote électronique.
DATE DES ELECTIONS ET DUREE DES MANDATS
Les mandats CE, DP et CHSCT en cours prennent fin à compter du 12/10/2018. Le premier tour des élections du comité social et économique se déroulera
du 1er octobre 2018 au 7 octobre 2018 par vote électronique. En cas de second tour, celui-ci se déroulera du 17 octobre 2018 au 23 octobre 2018.
Conformément aux dispositions légales, la durée du mandat des membres du comité social et économique est de
quatre ans. Le Code du Travail prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au CSE.
NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
L'effectif de l'entreprise au sens du Code du Travail calculé au 31.12.2017 est de
481,28 salariés. Celui-ci sera mis à jour au 31.08.2018.
Conformément aux dispositions légales, le nombre de sièges à pourvoir est de 12 titulaires et 12 suppléants. Cependant la Direction de TORAY CFE accepte d’attribuer un siège supplémentaire au niveau du 1er collège et 2ème collège. Le nombre de siège total est donc de 14 sièges titulaires et 14 sièges suppléants même si toutefois l’effectif requis pour ce nombre de siège n’est pas, à ce jour, atteint. En revanche, si cet effectif atteint les 500 personnes en cours de mandat, il ne sera pas attribué de siège supplémentaire. Il ne sera pas attribué d’heure de délégation supplémentaire pour les membres titulaires du CSE.
COLLEGES ELECTORAUX
Le personnel est réparti en collèges :
Collège
Catégorie
1er collège : Employés, ouvriers 2e collège : Agents de maîtrise 3e collège : Cadres
EFFECTIF PAR COLLEGE
Au 30/06/2018, les effectifs par collège sont constitués de :
Collège
Nombre de salariés
Part des femmes
1er collège : 217 salariés Dont 23 femmes (11%) 2e collège : 134 salariés Dont 26 femmes (19%) 3e collège : 66 salariés Dont 20 femmes (30%)
REPARTITION DES SIEGES
La répartition des sièges est opérée de la manière suivante :
Collège
Nombre de sièges attribués titulaires
Nombre de sièges attribués suppléants
1e collège : 7 sièges titulaires 7 sièges suppléants 2e collège : 5 sièges titulaires 5 sièges suppléants 3e collège : 2 sièges titulaires 2 sièges suppléants
En cas de carence au niveau d’un collège, à l’issue des élections professionnelles, il ne sera pas attribué un nouveau siège.
HEURES DE DELEGATION
Nombre d’heures de délégation
La Direction propose d’attribuer un crédit d’heure de 25 h par mois à chaque titulaire du CSE.
Partage des heures de délégation
Les membres du CSE peuvent se répartir entre eux les crédits d’heures dont ils disposent. Cette répartition peut se faire entre titulaires mais aussi avec les membres suppléants qui ne bénéficient pas d’heures de délégation. Cette répartition ne peut conduire un membre à disposer plus d’une fois ½ le crédit d’heure de délégation mensuel dont bénéficie un titulaire,
soit : 25h + 13h = 38h maximum.
Report des heures de délégation
Un membre du CSE peut reporter son crédit d’heures qu’il n’aurait pas utilisé le mois précédent sur le mois suivant. Ce report ne peut conduire un membre à disposer plus d’une fois ½ le crédit d’heure de délégation mensuel dont bénéficie un titulaire,
soit : 25h + 13h = 38h maximum.
Conditions d’information du partage et/ou du report des heures de délégation
Les membres du CSE souhaitant utiliser le partage et/ou le report du crédit d’heures de délégation doit informer le service RH le mois précédent la date prévue de son utilisation sauf en cas d’absence imprévue. Dans ce dernier cas, le service RH régularisera la situation à postériori.
Heures de délégation spécifiques
Conformément à l’accord sur la mise en place du CSE, le bureau du CSE est composé :
D’un secrétaire
D’un secrétaire adjoint,
D’un trésorier
D’un trésorier adjoint
Ils sont élus parmi les membres titulaires du CSE, lors de la première réunion du CSE. Le Secrétaire et le Trésorier disposent d’un crédit de
cinq heures de délégation spécifiques par mois pour remplir leur fonction au sein du bureau du CSE. Ce crédit d’heure spécifique n’est ni reportable ni transférable.
ORGANISATION DU SCRUTIN
La liste des salariés électeurs et éligibles par collège sera affichée avant le
24/09/2018. Les contestations qui pourraient naître à la suite de l'établissement de ces listes devront être adressées à la Direction dans les trois jours suivant cet affichage.
Sont électeurs : les salariés qui, à la date du scrutin :
ont 16 ans accomplis ;
ont travaillé pendant 3 mois dans l'entreprise ;
ne sont pas sous le coup d'une condamnation les privant du droit de vote.
Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du scrutin :
ont 18 ans révolus ;
ont travaillé dans l'entreprise depuis un an au moins ;
ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d'entreprise.
Un salarié d'un collège ne peut se présenter que dans son collège. Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux depuis 12 mois continus, choisissent de voter soit dans l’entreprise qui les emploie soit dans l’entreprise utilisatrice pour les élections du comité social et économique. A cet effet, la Direction contacte par lettre recommandée avec avis de réception, les différentes entreprises prestataires afin qu’elles fournissent la liste des salariés mis à disposition dans l’entreprise et répondant aux critères précédemment énoncés. Eu égard à leur fonction au sein de TORAY CFE les personnes ci-dessous énoncées ne peuvent être admises au sein du corps électoral :
Le Président Directeur Général ;
Le Directeur des Ressources Humaines ;
Le Président du CHSCT
Le cadre qui a négocié le présent protocole avec les organisations syndicales et celui qui est appelé à représenter l’employeur dans les relations avec les élus du personnel.
PREMIER TOUR DU SCRUTIN
Seules les organisations syndicales représentatives sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour. Celles-ci devront présenter des listes offrant une représentation équilibrée d’hommes et de femmes.
SECOND TOUR DU SCRUTIN
Le second tour n'a lieu que dans les situations suivantes appréciées collège par collège :
les syndicats n'ont pas présenté de liste ;
le quorum n'a pas été atteint (plus de 50 % des électeurs n'ont pas voté).
les sièges n'ont pas tous été pourvus ;
DEROULEMENT DU SCRUTIN
Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions. Dans chaque collège, il y a deux votes séparés :
un vote pour les titulaires ;
un vote pour les suppléants.
LISTE DES CANDIDATS ET PROPAGANDE ELECTORALE
Listes des candidats au premier tour
Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.
Les doubles candidatures sont admises (titulaire et suppléant). En cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire l'emporte sur celle de suppléant.
Les listes de candidats accompagnées des professions de foi devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Sylvie VERGEZ avant le
14/09/2018, par courriel.
En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes. Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la Direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le
17/09/2018.
Listes des candidats au second tour
En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres. La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au
11/10/2018.
Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le
12/10/2018.
Profession de foi et logo
Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines : - Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4), - Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,
Date limite de dépôt des documents : 14/09/2018. De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service RH leurs professions de foi jusqu'au 11/10/2018.
REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES
Les organisations syndicales s'engagent à rechercher les voies et les moyens afin d'atteindre une représentation équilibrée des femmes et des hommes sur les listes de candidatures. Les listes de candidatures devront strictement respecter la proportion de femmes et d’hommes de chaque collège électoral.
Les listes des candidatures comporteront alternativement un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. À défaut, les candidats indûment élus s’exposeront à l’annulation de leur élection.
VOTE ELECTRONIQUE
Les parties conviennent de l’adoption du vote électronique pour l’élection des membres du CSE. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.
Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Modalités pratiques du vote électronique
Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).
Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas.
Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.
Communication des codes de vote
Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.
En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.
Protocole de restitution des nouveaux codes de vote
En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.
Scellement du système et formation
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou « web formation ».
La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
L'information et la formation sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
Cette intervention consiste à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
Cellule d’assistance technique
Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Assistance aux électeurs
Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Dates et horaires du vote électronique
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : Du 01/10/2018 à 8h00 au 08/10/2018 à 0h00 En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes : Du 17/10/2018 à 8h00 au 24/10/2018 à 0h00 Les heures de vote seront communiquées à l’ensemble du personnel. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote et sans que cela n’impacte le fonctionnement de l’entreprise comme pour les précédentes élections dans l’entreprise.
Les salariés électeurs pourront se connecter au site de vote électronique à partir des postes de travail dans l’entreprise. Pour les salariés ne disposant pas d’ordinateur sur leur poste de travail, une liste d’ordinateurs mis à disposition pour le vote électronique est communiquée en annexe de ce protocole.
Bureau de vote et commission de surveillance
Bureau de vote
Un bureau de vote unique, sera constitué pour les élections du CSE. Les membres de ce bureau devront être représentatifs des collèges électoraux. Ce même bureau siègera pour chaque tour du scrutin. Le bureau de vote est constitué d'un Président désigné en dehors des candidats et de deux assesseurs désignés parmi les organisations syndicales constituant une liste de candidats. La présidence appartient au plus âgé. Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement. En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Commission de surveillance
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote, de deux représentants des Ressources Humaines et d’un représentant par Organisation Syndicale Extérieure.
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.
DEPOUILLEMENT ET PROCES VERBAUX
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.
PROCLAMATION DES RESULTATS
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote respectivement comme suit :
Le 8/10/2018 pour les résultats du 1er tour ;
Le 24/10/2018 pour les résultats du 2ème tour.
Ils seront affichés en suivant dans l’entreprise par le service Ressources Humaines.
CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES
Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :
Date
Action
10/07/2018 Affichage de l'annonce des élections 14/09/2018 Date limite des dépôts des listes de candidats et professions de foi - 1er tour 17/09/2018 Envoi des listes électorales au prestataire 17/09/2018 Envoi des listes de candidats et des professions de foi au prestataire 17/09/2018 Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise 19/09/2018 Date butoir pour la constitution du bureau de vote 19/09/2018 Envoi du fichier relatif aux membres du bureau de vote au prestataire 24/09/2018 Affichage et publication des listes électorales 24/09/2018 Envoi des codes aux électeurs par le prestataire
Intégration des données définitives dans le système de vote
Recette du site de vote
Contrôle et scellement du système de vote puis transmission par le prestataire des clés de dépouillement aux membres du bureau de vote
Vérification du site de vote (urne vide et scellée) par les membres des bureaux de vote 01/10/2018 Ouverture du vote électronique 1er tour à 8h00 08/10/2018 Fermeture du vote électronique et fin du scrutin à 0h00 09/10/2018 Après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par le bureau de vote à partir de 9h00 09/10/2018 Affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour
Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :
Date
Action
11/10/2018 Date limite des dépôts des listes de candidats pour le second tour 12/10/2018 Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise 17/10/2018 Date du second tour de scrutin : 23/10/2018 Fermeture du vote électronique et fin du scrutin à 0h00 24/10/2018 Après la clôture du scrutin : dépouillement, établissement des procès-verbaux et proclamation des résultats par les bureaux de vote à partir de 9h00 24/10/2018 Affichage des résultats du deuxième tour 25/10/2018 Envoi des procès-verbaux à l'inspecteur du travail
La date limite d’envoi des procès-verbaux à l'inspection du travail est fixée au 25/10/2018.
MOYENS ALLOUES AU CSE
Locaux sociaux et matériel informatique
Un local syndical commun est attribué au sein de l’entreprise dont la répartition des 8 bureaux sera la suivante :
un pour la secrétaire administrative ;
un pour le CSE et ses différentes commissions ;
un pour le Secrétaire et le Trésorier ;
un pour l’archivage des documents ;
un pour les réunions.
Les bureaux restants seront répartis entre les organisations syndicales. Le local syndical sera doté du matériel nécessaire au fonctionnement (tables, chaises, armoires fermant à clef, matériel informatique et ligne téléphonique).
Moyens de communication
Panneaux d’affichage CSE
Conformément aux dispositions du Code du Travail, l’affichage des communications du CSE s’effectuent librement sur des panneaux réservés à cet usage.
Panneaux d’affichage syndicaux
Conformément aux dispositions du Code du Travail, l’affichage des communications syndicales s’effectuent librement sur des panneaux réservés à cet usage, distincts de ceux affectés aux communications de CSE. Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur simultanément à l’affichage.
Mise à disposition de la GED pour le CSE
Pour l’ensemble des communications relatives aux activités du CSE, les membres de ce dernier pourront utiliser la GED pour la diffusion des informations. Pour rappel, la GED ne pourra pas être utilisée pour la diffusion d’informations à caractère syndical.
Expertises mandatées par le CSE
Champ de l’expertise
Le CSE peut, le cas échéant sur proposition des commissions constituées en son sein, décider de recourir à un expert-comptable ou à un expert habilité dans le cadre des consultations suivantes :
Orientations stratégiques de l’entreprise ;
Situation économique et financière ;
Politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et emploi ;
Consultations ponctuelles dans les conditions prévues par la loi.
Financement de l’expertise
Lorsque le comité social et économique décide du recours à l'expertise, les frais d'expertise sont pris en charge : 1° Par l'employeur pour les consultations concernant la situation économique et financière de l’entreprise, la politique sociale de l’entreprise et les conditions de travail et emploi, les consultations ponctuelles concernant les licenciements collectifs pour motif économique ; 2° Par le CSE, sur son budget de fonctionnement, à hauteur de 10 %, et par l'employeur, à hauteur de 90 %, concernant la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise et les consultations ponctuelles en dehors de celles prises en charge par l’employeur (hors licenciement économique collectif, risque grave et dans le cadre de la recherche d’un repreneur) ; 3° Par le CSE pour les expertises libres.
DUREE DU PROTOCOLE
Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections des membres du comité social et économique de l'année 2018 pour une durée de 4 ans. Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise ainsi qu’au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (
CTEP TSA 79104 76934 ROUEN CEDEX 9).
Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur la GED RH de l'entreprise. Fait à Lacq, le 17 juillet 2018
Page de signatures Pour Toray CFE
XXXXXXXX – Président Directeur Général________________
XXXXXXXX – Directeur Juridique et Ressources Humaines________________
