ACCORD A DUREE INDETERMINEE EN DATE DU 28 MAI 2025
RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE LORS DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
AU SEIN DE L’UES MARKETING & SERVICES
ENTRE
Les sociétés de l’Unité Economique et Sociale MARKETING & SERVICES dont la liste figure en Annexe 1, représentées par XXXXXXXXX
, Directeur des Relations Sociales de ladite UES,
Ci-après dénommée « les Sociétés de l’UES MARKETING & SERVICES »,
ET
Les Organisations Syndicales Représentatives au périmètre des sociétés de l’UES MARKETING & SERVICES,
Ci-après dénommées « les Organisations syndicales représentatives »,
CONFEDERATION AUTONOME DU TRAVAIL
(C.A.T.),
représentée par :
CONFÉDÉRATION FRANÇAISE DÉMOCRATIQUE DU TRAVAIL
(C.F.D.T.),
représentée par :
CONFÉDÉRATION FRANÇAISE DE L'ENCADREMENT – CONFEDERATION GENERALE DES CADRES
(C.F.E.- C.G.C.),
représentée par :
CONFÉDÉRATION GÉNÉRALE DU TRAVAIL
(C.G.T.),
représentée par :
PREAMBULE
Le vote électronique lors des élections professionnelles constitue un canal possible de vote, qu’il s’articule ou non avec d’autres modalités d’expression.
En prévision des futures élections professionnelles (principales ou partielles), les parties au présent accord se sont réunies le 21 mai 2025 pour définir les modalités de recours éventuel au vote électronique dès lors que cette modalité serait choisie dans le cadre des négociations sur le protocole d’accord pré-électoral d’entreprise.
Est annexé au présent accord, pour les élections prévues en fin d’année 2025, le cahier des charges de l’appel d’offres ayant permis de choisir le prestataire extérieur proposant une solution de conception et de mise en place du système de vote électronique.
Lors des négociations sur le protocole d’accord pré-électoral, aucune autre solution de vote électronique ne pourra être choisie en dehors du présent accord.
Il est précisé que la présente négociation sur le vote électronique ne préjuge en rien des modalités pratiques de mise en œuvre qui seront négociées ultérieurement dans le protocole d’accord pré-électoral : éventuelles autres modalités de vote, accessibilité de la liste d’émargement, date d’arrêté des effectifs, modalités spécifiques de connexion pour des populations données (notamment (liste non exhaustive) CAA, DA, salariés expatriés, salariés détachés, salariés mis à disposition, salariés en arrêt de travail pour maladie ou en invalidité, en congé sabbatique, en situation de solde de congés avant entrée dans un dispositif d’aménagement de fin de carrière, en DACAR, …).
ARTICLE 26.NOTIFICATION ET DEPOT PAGEREF _Toc198811442 \h 10
ANNEXE 1 : LISTE DES SOCIETES DE l’UES MARKETING & SERVICES DE TOTALENERGIES COMPOSANT LE PERIMETRE D’APPLICATION DE l’ACCORD PAGEREF _Toc198811443 \h 11
Le présent accord est conclu conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail afin de permettre l’organisation des élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) notamment au moyen du vote électronique.
CHAMP D’APPLICATION
Sont concernés les salariés des sociétés composant l’UES MARKETING & SERVICES dont la liste figure en annexe 1, ainsi que, le cas échéant, les salariés mis à disposition de ces sociétés, ayant la qualité d’électeurs lors des élections des Comités Sociaux et Economiques.
CLAUSE DE SUBSTITUTION
Conformément aux dispositions légales en vigueur, les stipulations du présent accord se substituent à celles ayant le même objet prévues par les conventions, engagement unilatéraux ou accords conclus antérieurement dans l’Unité Economique et Sociale (UES), sociétés et/ou établissements compris dans le périmètre de cet accord.
Sont notamment concernés par la substitution, sans que cette mention ne soit exhaustive, les accords à durée indéterminée relatifs aux élections professionnelles – vote électronique – au sein des établissements composant l’UES Marketing & Services des 20 juin 2018 et 15 février 2022.
PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL D’ENTREPRISE
Il revient au futur protocole d’accord pré-électoral d’entreprise de décider ou non de l’utilisation du vote électronique pour les scrutins concernés, seul ou en complément d’autres modalités de vote.
Dans l’affirmative, le protocole d’accord pré-électoral mentionne explicitement le présent accord d’entreprise autorisant le recours au vote électronique, avec le nom du prestataire externe.
Le protocole d’accord pré-électoral comporte :
la description détaillée du fonctionnement du système de vote par voie électronique retenu ;
la période de vote électronique ;
le déroulement des opérations électorales ;
la répartition des sièges par collège dans chaque établissement ;
le cas échéant, l’articulation avec d’autres canaux de vote.
DEFINITION
Le vote électronique est un vote par internet pouvant être réalisé sur le lieu de travail ou à distance.
La connexion à l’espace de vote est possible via tout type de terminal (smartphone, tablette, ordinateur). La solution de vote est compatible avec les navigateurs internet les plus fréquents et dans un très grand nombre de versions.
RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à une société prestataire parmi celles référencées par le Ministère du Travail, sur la base d’un cahier des charges (joint en annexe 2 pour les élections 2025).
RECOURS A UNE EXPERTISE INDEPENDANTE
Le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et des recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
L’expert indépendant doit avoir suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote par voie électronique.
Le rapport définitif de l’expert est transmis aux organisations syndicales parties à l’accord, de même que les éventuels rapports d’expertise intermédiaires.
PRINCIPES GENERAUX
Le système retenu doit garantir le respect des règles légales et les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en vigueur et donc la régularité du scrutin, à savoir :
la confidentialité des données transmises ;
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
le scellement du système de vote à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;
la vérification de l’identité des électeurs,
la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté de vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
la publicité du scrutin.
SITE DE VOTE
L’interface de vote respecte les normes d’accessibilité pour malvoyants et les normes d’accessibilité du Référentiel Général d’Amélioration de l’Accessibilité (RGAA).
Le prestataire extérieur assure la programmation du site de vote, la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote conformément aux dispositions prévues dans le protocole d’accord pré-électoral d’entreprise.
Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral d’entreprise.
Le système de vote propose par défaut le vote pour une liste complète de candidats titulaires et de candidats suppléants, tout en permettant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
CONNEXION
Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit, selon les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral :
son identifiant personnel de connexion ;
son mot de passe personnel de validation du vote ;
l’adresse de connexion au site de vote ;
les explications du processus de vote ;
les dates de début et de fin du vote électronique du premier tour et de l’éventuel second tour.
L’identifiant personnel et le mot de passe sont envoyés via des canaux de communication différents, sauf en cas de réassort consécutif à une perte de son identifiant personnel.
Conformément aux dispositions en vigueur en matière de vote électronique, une « question défi » est posée au salarié préalablement à l’envoi du mot de passe. La « question défi » doit renvoyer à une donnée personnelle connue du seul salarié, non contenue dans l’envoi de l’identifiant personnel et respectant les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
L’électeur peut obtenir un accusé de réception et une preuve personnelle et confidentielle de vote une fois son vote finalisé.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois avant de voter et peut également se connecter après son vote pour accéder à son accusé de réception du vote effectué.
CONFIDENTIALITE
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. Le premier est dénommé « fichier des électeurs » et le second « contenu de l’urne électronique ».
Le fichier des électeurs est établi à partir des listes électorales. Ses finalités sont de :
délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification ;
identifier les électeurs ayant pris part au vote ;
éditer les listes d’émargement.
Le fichier « contenu de l’urne électronique » stocke les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier sont chiffrées et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs.
Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’à leur dépouillement, lequel est effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide de clés de déchiffrement. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne sont accessibles qu’au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Les membres du bureau de vote peuvent vérifier à tout moment, sans intervention ni recours au prestataire et pendant toute la durée des scrutins le scellement continu des urnes au travers du contrôle de l’intégrité du code de scellement. Ce contrôle est effectué en ligne, grâce à une fonctionnalité de la solution de vote.
CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Une cellule d’assistance technique est mise en place durant le vote. Son rôle est de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique et de répondre à toute interrogation technique des salariés.
Cette activité est déléguée au prestataire extérieur.
Notamment, la cellule d’assistance technique, en présence des représentants des listes de candidats :
procède, avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ainsi qu’à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système de vote électronique.
ASSISTANCE A L’ELECTEUR
Pendant toute la période de vote, une assistance de niveau 1 est mise en place à l’attention des électeurs et du bureau de vote.
L’accès à cette assistance s’effectue, au choix, selon deux canaux :
un canal téléphonique qui traite les difficultés rencontrées dans la connexion ou l’utilisation de la solution de vote et le réassort des codes des électeurs et des membres du bureau de vote ayant perdu ou n’ayant pas reçu leurs identifiants et/ou mots de passe ;
un canal internet, via un formulaire accessible au moyen d’un lien figurant sur la page de connexion du site de vote et par une adresse URL communiquée sur la notice explicative du vote ou sur les courriers/courriels de communication adressées aux électeurs et les membres du bureau de vote. Le formulaire permet de soumettre une question et/ou de solliciter l’aide du service support et/ou de déclencher le réassort des codes d’accès.
Lorsque l’assistance de niveau 1 n’est pas en mesure de répondre à la requête émise par l’électeur ou le membre du bureau de vote, la demande est transférée à l’assistance de niveau 2. Le demandeur est alors rappelé par un interlocuteur du prestataire en capacité de traiter son problème.
LISTE D’EMARGEMENT
Conformément aux dispositions légales en vigueur, la liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
SUIVI DE LA PARTICIPATION
Aucun résultat partiel n’est accessible durant le scrutin : seuls le nombre de votants et le taux de participation peuvent être révélés pendant cette période.
Le suivi de la participation peut être organisé par établissement, par scrutin, par collège et par « entité ». La définition de ce qui est entendu par « entité », est prévue dans le protocole d’accord pré-électoral, en veillant à ce que le nombre retenu de salariés empêche toute possibilité de reconstituer qui a voté et qui n’a pas voté.
SECURITE
Un dispositif électronique de secours est mis en place afin de prendre le relais en cas de panne du système principal. Il offre les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le dispositif principal.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une rupture de scellement, d’une défaillance technique ou d’une altération des données qui justifierait une intervention technique du prestataire de solution de vote électronique, celle-ci est soumise à l’accord préalable du bureau de vote.
L’expert indépendant est également informé et s’assure que le bureau de vote a bien été informé avant l’intervention technique et que son accord a été sollicité.
Le prestataire de solution de vote électronique évalue la situation et propose des solutions. Il sollicite l’avis de la Direction sur les différentes options possibles et le bureau de vote décide de la solution retenue.
Ainsi, le bureau de vote a compétence, après avis du prestataire extérieur et de la Direction des Relations Sociales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et pour décider la suspension des opérations de vote.
L’expert indépendant est également prévenu et se prononce, pour avis, sur l’opportunité et la nature de la solution mise en œuvre. Il fait état de cet épisode dans son rapport final.
Les trois plateformes électroniques sont géographiquement distinctes et localisées en France, sur le territoire métropolitain.
CONSERVATION DES FICHIERS ET MATÉRIELS DE VOTE
L'employeur et le prestataire externe conservent sous scellés, pendant quinze jours après l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Chaque organisation syndicale ayant déposé une liste de candidats au sein de l’’établissement peut désigner jusqu’à 4 de ses membres pour bénéficier d’une formation à distance sur le système de vote électronique. La formation est assurée par le prestataire extérieur 10 à 15 jours avant l’ouverture du scrutin
Cette formation à distance est également ouverte aux membres des bureaux de vote, aux membres sortants des CSE, et des observateurs.
La formation est notamment consacrée à :
la présentation des modalités de vote retenues ;
au rôle de la cellule d’assistance technique ;
au dispositif de scellement et de chiffrement du vote par voie électronique ;
aux modalités d’accès à la participation pendant la période de vote.
Un rappel des principaux enseignements de la formation est organisé par le prestataire de solution de vote électronique concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin précédant l’ouverture du vote.
PROCESSUS D’IDENTIFICATION : CLAUSE D’INTENTION
Sous réserve de dispositions différentes dans le protocole d’accord pré-électoral, les parties conviennent qu’elles préfèrent le processus principal suivant :
identifiant de connexion transmis par voie postale ;
réponse à la question défi au moyen d’un code alphanumérique aléatoire transmis sur l’adresse mail professionnelle du salarié ;
envoi du mot de passe par SMS sur le numéro de téléphone mobile choisi par le salarié.
Les parties conviennent également qu’elles préfèrent, pour l’identification auprès de l’assistance aux électeurs, l’utilisation des cinq derniers chiffres de l’IBAN de l’électeur tel que connu par le Service Administration du Personnel pour verser son salaire mensuel.
DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il est toutefois convenu qu’une négociation en vue d’un avenant sera engagée à l’issue de la mandature qui débutera après les élections professionnelles de 2025.
ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord entre en vigueur le lendemain du jour de sa signature.
SUIVI DE L’ACCORD
A l’issue de chaque élection professionnelle, la Direction des Relations Sociales de l’Unité Economique et Sociale (UES) organise un retour d’expérience du déroulement des scrutins. A cette occasion, différents indicateurs établis à l’échelle de chaque établissement sont examinés :
nombre de réassorts avec distinction des niveaux 1 ou 2 ;
nombre de recours à l’assistance par canal (téléphone ou formulaire) ;
nombre de connexions non abouties ;
nombre de tentatives de connexion par rapport au nombre de connexions réussies.
REGLEMENT DES DIFFERENDS
En cas de différend survenant à l'occasion de l'application du présent accord, les parties signataires s'engagent à rechercher une solution amiable. Si une solution amiable ne peut être trouvée, les parties concernées peuvent saisir les juridictions compétentes.
REVISION
Le présent accord peut faire l’objet d’une révision conformément aux dispositions légales en vigueur.
Toute demande de révision doit être notifiée aux parties signataires par courrier électronique.
Les négociations commencent dans les trois mois suivant la réception de la demande
DENONCIATION
Le présent accord peut faire l’objet d’une dénonciation conformément aux dispositions légales en vigueur.
La dénonciation doit être portée à la connaissance des autres parties signataires.
NOTIFICATION ET DEPOT
Le présent accord est notifié par la Direction à chacune des Organisations Syndicales Représentatives dans le périmètre de l’accord à l’issue de la procédure de signature.
Il est ensuite déposé sur la plateforme « TéléAccords » et notifié au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.
Fait à Puteaux, le 28 mai 2025.
Accord conclu via signature électronique
ANNEXE 1 : LISTE DES SOCIETES DE l’UES MARKETING & SERVICES DE TOTALENERGIES COMPOSANT LE PERIMETRE D’APPLICATION DE l’ACCORD
TotalEnergies Marketing Services
TotalEnergies Marketing France
TotalEnergies Additives and fuels solutions
TotalEnergies Lubrifiants
ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE 2025
CONSEIL
APPEL D’OFFRES
DG/P&SE/DRSC/Elections professionnelles
Centralisé
Le présent Cahier des Charges a pour objectif de définir dans le cadre du projet, le contexte, le besoin, et les contraintes. Il est attendu du soumissionnaire d’être force de proposition dans sa réponse à l’Appel d’Offres.
Présentation du projet
Présentation de TotalEnergies
TotalEnergies est un acteur majeur de l’énergie qui produit et commercialise des carburants, du gaz naturel et de l’électricité bas carbone. Groupe énergétique international, TotalEnergies emploie plus de 100.000 collaborateurs représentant près de 170 nationalités et 740 compétences métiers, couvrant l’ensemble de la chaîne de valeur des énergies. Présent dans 120 pays, l’ambition de TotalEnergies est de devenir le major de l’énergie responsable. Pour en savoir plus sur les activités de TotalEnergies : https://totalenergies.com/fr.
Présentation de l’entité émettrice du besoin
L’entité émettrice est TotalEnergies SE, Direction People and Social Engagement, agissant pour le compte des 18 sociétés du Socle Social Commun de la compagnie TotalEnergies.
Ces 18 sociétés sont regroupées au sein de trois Unités Economiques et Sociales disposant chacune d’une Direction des Relations Sociales (DRS). Ces Sociétés emploient environ 17 000 salariés travaillant dans 19 établissements répartis partout en France hexagonale.
Les trois UES sont :
l’UES Amont Global Services Holding (UES AGSH), pilotée par la Direction des Relations Sociales AGSH, qui regroupe les sociétés suivantes :
TotalEnergies SE,
Elf Exploration Production SAS,
TotalEnergies OneTech SAS,
TotalEnergies Global Information Technology Services SAS,
TotalEnergies Global Financial Services SAS,
TotalEnergies Global Procurement SAS,
Total Energies Global Human Ressources Services SAS,
TotalEnergies Learning Solutions SAS,
Total Energies Facilities Management services SAS,
TotalEnergies Consulting SAS ;
l’UES Marketing & Services (UES MS), pilotée par la Direction des Relations Sociales MS, qui regroupe les sociétés suivantes :
TotalEnergies Marketing Services SAS,
TotalEnergies Marketing France SAS,
TotalEnergies Additives and fuels solutions SAS,
TotalEnergies Lubrifiants SA ;
l’UES Raffinage Pétrochimie (UES RP), pilotée par la Direction des Relations Sociales RP, qui regroupe les sociétés suivantes :
TotalEnergies Raffinage Chimie SAS,
TotalEnergies Raffinage France SAS,
TotalEnergies Petrochemicals France SA,
TotalEnergies Fluids SAS.
Contexte
La consultation est émise dans le cadre des élections professionnelles du Socle Social Commun qui doivent se dérouler à plusieurs dates différentes entre les mois d’octobre, novembre et décembre 2025 (premiers et éventuels seconds tours), au périmètre de chacun de ses 19 établissements :
établissements UES AGSH :
Siège AGSH Paris : 5485 électeurs,
Pau : 2844 électeurs,
Solaize (CRES) : 266 électeurs,
Le Havre (TRTG) : 371 électeurs ;
établissements UES MS :
Michelet : 1180 électeurs,
Nantes : 264 électeurs,
Lyon : 152 électeurs,
Rouen : 184 électeurs,
Givors : 126 électeurs,
Spazio : 1435 électeurs ;
établissements UES RP :
Carling : 405 électeurs,
Donges : 733 électeurs,
Feyzin : 641 électeurs,
Flandres : 210 électeurs,
Grandpuits/Gargenville : 377 électeurs,
La Mède : 337 électeurs,
Normandie : 1776 électeurs,
Oudalle : 81 électeurs,
Paris (Siège) : 647 électeurs.
Selon les établissements, le scrutin sera réalisé par voie de vote électronique au moyen d’un site internet (plateforme de vote) et/ou par voie de vote à l’urne (électronique ou papier).
L’effectif finalement retenu dans chaque établissement pour l’organisation des élections professionnelles, sa composition et sa répartition par collège seront communiqués au prestataire dans un délai permettant la mise en œuvre des opérations électorales.
Le nombre d’électeurs peut être sensiblement différent des chiffres indiqués ci-dessus et le nombre de collèges électoraux peut varier de 2 à 3 par établissement.
Le nombre de bureaux de vote à mettre en place n’est pas encore fixé. Dans certains établissements, des bureaux de votes principaux et secondaires pourront être distingués. A titre indicatif, 21 bureaux avaient été installés lors des précédentes élections, en 2022.
Définition des besoins généraux
Le présent cahier des charges est proposé pour mettre en place un système de vote électronique distant, sécurisé, accessible 24 heures sur 24 heures partout dans le monde (cf. population expatriée) durant la période des élections de chaque établissement et hébergé chez un prestataire externe.
Ce système pourra être accompagné d’un vote présentiel via des urnes électroniques également proposées, si possible, par le prestataire et/ou des urnes papier gérées par les clients, avec l’assistance du prestataire.
A ce stade, aucun vote papier par correspondance n’est envisagé. Toutefois, le prestataire fera savoir s’il est en capacité également de proposer cette modalité, le cas échéant.
Le système proposé devra respecter les principes généraux du droit électoral et les recommandations formulées en matière de protection des données personnelles, indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré ;
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire devra garantir un respect total des exigences de sécurité, de secret du scrutin, du caractère libre et personnel du vote, de sincérité, d’intégrité et d’accès au scrutin. La solution de vote électronique doit répondre à des qualités impérieuses de rapidité et de fiabilité et au respect des principes fondamentaux imposés par ce mode de scrutin ainsi que les principes en matière de protection des données personnelles imposés par la règlementation (notamment la loi informatique et libertés, et le RGPD) et la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) pour une telle opération (notamment les recommandations sur la sécurité des systèmes de vote électronique). En particulier :
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant des éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin ;
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.
Disponibilité du système de vote
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture des différents scrutins.
Durant les scrutins, le système de vote sera disponible 24h/24h, sauf besoin d’une opération de maintenance qui sera réalisée, le cas échéant, dans les conditions visées à l’article 2.9 (information préalable et créneau horaire).
Le prestataire met en œuvre les moyens nécessaires pour assurer un service continu sans rupture, étant entendu que les dates des scrutins pourront être différentes ou identiques selon les établissements.
Scénario de vote
Le scénario de vote, à affiner avec le prestataire, doit comporter les étapes suivantes :
identification de l’électeur à l’aide d’un identifiant individuel + code secret et individuel généré aléatoirement + réponse à une question secrète non triviale ;
présentation des listes de candidats en lice selon les modalités définies dans les protocoles d’accord pré-électoral ;
choix par l’électeur d’une seule liste ou d’un vote blanc (à la fois pour le scrutin des titulaires et celui des suppléants, et ce pour chaque tour de scrutin) ;
possibilité de rayer des candidats sur la liste retenue ;
présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
confirmation par l’électeur du choix effectué de manière sécurisée (quid de l’opportunité d’un code secret par exemple ?) une fois les choix opérés pour les titulaires et/ou pour les suppléants : des propositions du prestataire sont attendues sur ce point ;
confirmation à l’électeur de la prise en compte de son bulletin de vote ;
possibilité pour l’électeur d’obtenir un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Une attention particulière sera portée à la lisibilité des listes de candidats et du nombre de candidats sur chaque liste.
Unicité du vote
Après confirmation de son vote, l’électeur ne peut effectuer un nouveau vote.
La prise en compte du vote de l’électeur se traduira sur la liste d’émargement.
Garantie d’anonymat
Le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par l’électeur. Les émargements et l’urne électronique doivent donc être enregistrés sur des systèmes distincts et dédiés.
Intégrité du système
Le système doit pouvoir être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Suivi du taux de participation
Un suivi du taux de participation et du nombre de votants, global, par collège et par établissement en temps réel (ou approchant) doit être proposé aux membres des bureaux de vote et de la Direction.
Assistance technique
Durant les scrutins, un interlocuteur dédié du prestataire, par UES, se tient à la disposition des représentants des clients et des membres du bureau de vote.
Lors des opérations de dépouillement, qui peuvent être simultanées, plusieurs représentants qualifiés du prestataire seront prévus à cette fin afin de couvrir l’ensemble des établissements.
Dispositif de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plateformes géographiquement distinctes et localisées en France. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais immédiatement et automatiquement, en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
Le prestataire doit être propriétaire de sa technologie de vote électronique et, si possible de ses serveurs. Il doit notamment être capable d’apporter toute modification nécessaire à son code source pour répondre au besoin du marché et disposer de sa propre équipe de développement.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, chaque bureau de vote aura compétence, après avis de la cellule d’assistance technique et de la DRS concernée, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Le prestataire s'engagera à mettre en place une alerte en temps réel, en cas de détection de cas d'usurpation de vote.
Pour des raisons de maintenance, le Prestataire pourra interrompre l'accès aux services et devra avertir préalablement ses interlocuteurs clients de cette interruption, de la durée envisagée de celle-ci et de la date envisagée de remise en service. Toute interruption pour maintenance est effectuée entre 23h00 et 04h00 (heure de Paris) et ne devra pas excéder 30 minutes.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu’à expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes, si nécessaire, doit pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’issue de l’opération de vote électronique, et après l’expiration du délai de recours ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, et après confirmation donnée par les clients, les fichiers supports en sa possession ainsi que toute copie des données personnelles traitées dans le cadre de la prestation et détenues dans ses systèmes d’information doivent être détruits. Le prestataire en apportera la preuve aux Clients via un certificat de destruction et la signature du procès-verbal de restitution des données personnelles.
Assistance des clients
Le prestataire doit être en mesure de conseiller et assister les clients dans la mise en œuvre du système de vote électronique, notamment pour :
décrire et inscrire le traitement de données à caractère personnel dans le registre des activités de traitement de TotalEnergies ;
réaliser, si besoin, une analyse d’impact sur la vie privée ;
participer à la rédaction des accords d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique (prévue en mai 2025) ;
participer à la rédaction des protocoles d’accords préélectoraux intégrant les modalités du vote électronique (négociation prévue entre mi-juin et mi-juillet 2025).
Le prestataire prendra en charge la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel. Il participera à la présentation du système aux représentants du personnel.
Le prestataire prendra également en charge la formation des utilisateurs (Direction et bureaux de vote) à son système.
Lotissement et livrables
Les prestations attendues sont distinguées en quatre lots :
gestion de la préparation des élections en vote électronique sous le contrôle des clients ;
mise en œuvre du système de vote électronique ;
mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges des Comités Sociaux et Economiques ;
formation des utilisateurs.
Lot 1 : Gestion de la préparation des élections en vote électronique sous le contrôle des Clients
Accès au site de vote
Le Prestataire mettra à disposition des Clients un site internet avec trois types d'accès :
un accès « administrateur », pour le chargement initial des données ;
un accès « gestionnaire », pour le contrôle de l'opération ;
un accès « électeur », à disposition des électeurs, pour l’expression et le recueil des suffrages.
Le site administrateur sera uniquement accessible par le Prestataire et devra offrir les fonctionnalités suivantes :
paramétrage des élections (contexte, date d'ouverture, date de clôture) ;
import des données de références (ex : fichier des électeurs, listes de candidats) ;
extraction de la liste d'émargement et des suffrages ;
audit des imports et exports de données ;
affichage des résultats.
Les gestionnaires sont nommés par les Clients. Ils ont accès à la consultation en temps réel du taux de participation et au nombre de votants (global, par UES, par collège, par établissement) aux scrutins et au scellement du site. Les taux de participation sont exprimés en nombre de votes et en nombre de voix.
La vérification des scellements doit pouvoir se faire à tout moment, y compris durant le déroulement du scrutin. De plus, le bureau de vote doit disposer d’outils dont l’utilisation ne requiert pas l’intervention du prestataire pour procéder à la vérification du scellement (exemple : une prise d’empreinte numérique).
Contenu des fichiers
Les listes électorales seront établies par les Clients, par établissement et par collège. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire sera effectué sous la supervision des Clients. L'intégration et le contrôle des candidatures seront effectués dans les mêmes conditions.
Les données qui pourront être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, ancienneté dans l'entreprise, entreprise employeur, âge, établissement de vote, collège, ou toute autre donnée connue de l’employeur qui serait nécessaire au bon fonctionnement du système de vote, sous réserve des règles issues du RGPD et des recommandations de la CNIL ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, ancienneté dans l’entreprise, entreprise employeur, moyen d'authentification et, coordonnées postales (adresse principale), matricule, adresse e-mail professionnelle (si existante), la réponse à la question secrète non triviale le cas échéant conformément à la recommandation CNIL du 10 juillet 2019 ;
pour les listes des candidats : établissement, collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, matricule le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.
Dans l’éventualité (non prévue à ce jour) d’un vote par correspondance, les salariés votant par correspondance doivent pouvoir être inscrits sur la liste des votants comme ayant voté par correspondance.
Le fichier des électeurs est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé ;
contrôler les accès au système de vote électronique ;
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur ;
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire propose un processus d’échange sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs entre lui et les clients compatibles avec la sécurité informatique de TotalEnergies.
Destinataires des informations
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, les Organisations Syndicales, le personnel RH habilité, et le prestataire ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les seules informations les concernant s’ils en formulent la demande, et le prestataire ;
pour les listes des candidats : électeurs, Organisations Syndicales, le personnel RH habilité, et le prestataire ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, le personnel RH habilité, et le prestataire ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, Organisations Syndicales, le personnel RH habilité, et le prestataire.
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le fichier électeur pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seules personnes chargées de la gestion et de la maintenance du vote électronique.
Le prestataire s’engage à mettre les mesures de sécurité nécessaires afin de sécuriser la sauvegarde des données.
Identification, accès et sécurité
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargement électronique garantes de l’unicité des votes ;
d’un code secret qu’il est seul à connaître.
Chacun de ces codes est communiqué par un canal différent (courrier postal, courrier électronique, SMS, …).
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur la réponse à une question triviale connue de lui seul et de l’employeur.
IMPORTANT : afin de garantir l'intégrité et la sécurité du vote électronique lors des élections professionnelles, il est impératif de mettre en place un système d’identification strictement lié à un seul numéro de téléphone unique ou une seule adresse mail. Un même numéro de téléphone ou une même adresse mail permet de récupérer un seul mot de passe uniquement. Le mot de passe aura une durée de validité d’une heure. Chaque électeur devra associer son vote à un seul numéro de téléphone, empêchant ainsi toute tentative de fraude par la récupération de plusieurs mots de passe par une même personne. Si cette option est irréalisable, le vote électronique pourra, sur tout ou partie des établissements, être organisé de deux manières distinctes, avec des mesures de sécurité renforcées pour prévenir toute tentative de fraude selon les modalités suivantes :
d’une part, par le vote physique électronique : pour les salariés présents sur les sites, le vote se déroulera sur place avec des isoloirs électroniques sécurisés.
d’autre part, vote électronique à distance : pour les salariés en mobilité géographique, le vote se fera de manière classique à distance, avec des protocoles de sécurité rigoureux pour garantir l'intégrité du processus électoral.
Ces deux options pourront être combinées avec du vote à l’urne papier.
Transmission des codes d’accès
Le prestataire prend en charge la transmission des codes d’accès au vote électronique aux électeurs.
Chacun des codes est communiqué à l’électeur par un canal ou un envoi distinct.
En cas de non-réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux selon le processus qu’il proposera dans sa réponse et garantissant à la fois le respect des conditions de sécurité, d’unicité du vote, la prévention des risques d’usurpation d’identité et également la capacité de voter de l’électeur en temps et en heure.
Les modalités de génération et d'envoi des codes personnels doivent être conçues de façon à garantir leur confidentialité et en particulier, que les divers prestataires éventuels, ne puissent pas en prendre connaissance ou, à tout le moins, ne puissent pas reconstituer le couple identifiant - mot de passe.
Le prestataire propose un système garantissant la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. Le système doit notamment strictement empêcher la transmission des identifiants et codes à un tiers permettant à ce dernier de voter à sa place. Le prestataire devra proposer une solution robuste sur ce point.
Afin de permettre une vérification par les clients (les représentants des clients désignés), le prestataire fournit aux clients, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
Transmission du fichier candidats
Pour les premiers tours de scrutin, les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales et transmises au prestataire par les clients.
En cas de second tour, les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales ou par des candidats non affiliés conformément aux dispositions légales en vigueur et aux futurs protocoles d’accord pré-électoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
l’élection concernée : CSE, établissement, titulaires ou suppléants, collège ;
le cas échéant, la liste syndicale d’appartenance ;
les nom et prénom du candidat ;
l’ordre de présentation des candidats sur les listes.
Le prestataire propose un processus d’échanges sécurisés des informations et des données du fichier candidats compatible avec la sécurité informatique de TotalEnergies.
Mise à jour des listes de candidats
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats.
Il peut également proposer un système de mise à jour en ligne pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôle de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant aux clients et aux membres du bureau de vote de vérifier le bon fonctionnement de la solution de vote, la sécurité de cette dernière, l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs et de former les membres du bureau de vote au système et notamment aux phases de scellement du système et du chiffrement des bulletins.
Cette étape intervient avant la validation finale de la recette afin que d’éventuelles demandes de modifications puissent être prises en compte.
Matériel de vote
Le prestataire fournira le matériel de vote de l’élection (urnes électroniques et enveloppes + bulletins le cas échéant, courrier(s) identifiants et/ou code secret). Il pourra éventuellement tenir également à disposition du client quelques terminaux de vote (PC, tablettes …) si besoin. Le matériel papier, le cas échéant, fera l’objet d’une personnalisation dont le bon à tirer est à valider par les clients.
Le prestataire prendra en charge et s’occupera de faire parvenir le matériel de vote à l’adresse postale personnelle et/ou électronique des électeurs contenue dans le fichier des électeurs.
Le prestataire propose et met en œuvre un dispositif de gestion des plis non distribués (PND).
Information sur le système de vote électronique
Le prestataire, sous le contrôle des clients, accomplira les formalités préalables issues du Règlement Général relatif à la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).
Le prestataire proposera une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales de vote électronique destinée à l’ensemble des salariés et soumise à la validation des clients. Elle décrira le processus de vote, les garanties offertes et les configurations requises pour voter.
Cette notice comprend un descriptif visuel des pages d’accueil du système. Elle sera transmise aux électeurs par voie postale avec les moyens d’authentification permettant d’accéder au serveur de vote en ligne. Cette notice sera rédigée en français et en anglais.
La diffusion de la notice par le prestataire s’effectuera après Bon à Tirer des Clients qui pourront demander des modifications.
Lot 2 : Mise en œuvre du système de vote électronique.
Temps et lieu du scrutin
Plusieurs bureaux de vote pourront être mis en place dans chaque établissement.
Durée des scrutins
Selon les établissements, la période électorale électronique pourra durer entre 8 jours et 15 jours, 7 jours/7, 24 heures/24 (sauf si la solution de vote requiert un temps applicatif lequel doit être le plus court possible). Le vote présentiel à l’urne électronique ou papier pourra se dérouler en même temps ou ensuite, en fonction des dispositions des protocoles d’accord pré-électoraux et des contraintes techniques.
Temps et lieu du scrutin
Les électeurs devront avoir la possibilité de voter sur le site à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, depuis n'importe quel support (téléphone, tablette, PC …), de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant avec leurs identifiants, sur le site sécurisé dédié aux élections.
Le Prestataire devra être en mesure d’assurer une réunion téléphonique de 30 minutes avant l'ouverture et la clôture du site internet de vote. Les opérations s'effectuent sous le contrôle des membres des bureaux de vote de plusieurs établissements simultanément le cas échéant.
La réunion organisée avant l’ouverture du site a pour but de valider formellement :
que les urnes et les émargements sont vierges ;
que le scellement est opérationnel ;
que l'ouverture est effective à l'heure prévue.
Le scellement des urnes devra intervenir à l'ouverture du vote et devra être régulièrement contrôlé durant toute la durée du scrutin. Un contrôle automatique sera effectué pour vérifier qu'aucun changement n'a été opéré sur le site de vote. La traçabilité de ces contrôles devra être accessible sur le site. Tous les moyens de contrôle adéquats devront être donnés au bureau de vote afin de vérifier l'intégrité du site de vote.
Avant la clôture du scrutin, aucun résultat partiel ne devra être accessible. Seul le nombre de votants pourra être accessible pendant les opérations de vote et via uniquement l'accès réservé aux membres du bureau de vote et de la Direction désignés à cet effet.
Ouverture du vote par internet
A l'ouverture du vote par internet, chaque électeur recevra électroniquement l'adresse du site de vote électronique et la procédure de récupération du mot de passe en français et en anglais.
Le prestataire paramètre l’ouverture des scrutins dans le système de vote sous le contrôle des membres des bureaux de vote.
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
contrôle des listes d’émargement qui doivent être vierges.
Pour garantir la confidentialité, le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du support (téléphonique, tablette, PC…) jusqu’à l’urne (dès que l’utilisateur clique sur le bouton « je vote », sans aucune interruption).
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
chiffrement sur le site de vote, quel que soit le support de vote (téléphone, tablette, PC, …) pour protéger le contenu du suffrage durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement ;
totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote (type protocole https).
Le prestataire garantit que le résultat des scrutins est impossible à connaître sans intervention des possesseurs des clés de chiffrement.
L’émargement indique la date et l’heure du vote de l’électeur. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique scellée et non réinscriptible.
Publicité des listes de candidats et des professions de foi
La présentation des listes de candidats sur le site de vote sécurisé respectera l’ordre prévu par le protocole d’accord pré-électoral.
Le prestataire garantit la lisibilité complète de chaque liste et du nombre de candidats sur chacune de ces listes (sur l’en-tête de la liste), quel que soit l’outil informatique (téléphone, tablette, PC, …) utilisé par l’électeur.
Le prestataire sera chargé de reproduire sur le serveur les professions de foi électorales de manière fidèle, telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Il assurera cette reproduction au travers de fichiers non modifiables couramment lus par la plupart des configurations d’ordinateur, opérant une reproduction fidèle des professions de foi transmises sous format papier ou dans un fichier électronique.
Liste d’émargement durant les scrutins
Durant les périodes des scrutins, les listes d’émargement du vote électronique sont accessibles uniquement aux membres du bureau de vote et seulement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Le prestataire s’engage à assurer, en cas de recours à un vote papier, à intégrer les salariés concernés dans la liste d’émargement.
Les listes d’émargement définitives sont remises aux Clients sur support numérique à l’issue de l’élection.
Expression du vote
L'électeur doit avoir la possibilité de se connecter plusieurs fois au site de vote tout en ne pouvant voter qu’une seule fois.
L'électeur accèdera aux listes de candidats et exprimera son vote. Son choix doit apparaître clairement à l'écran ; il doit pouvoir être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver et d’imprimer.
La saisie du code d'accès et du mot de passe ainsi que de la réponse secrète à une question vaudront ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote ; cette saisie clôturera définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote viendra d'être réalisé et empêchera toute modification. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. Le vote sera anonyme et devra faire l’objet d’un chiffrement par le système, avant transmission au fichier dédié au contenu de l'urne électronique. La validation rendra le vote définitif et empêchera toute modification.
Réédition des moyens d’authentification
En cas de perte, d’oubli ou d’éventuel problème d’accès de l’électeur à ses moyens d’authentification, il devra être possible à l’électeur de demander au Prestataire l’octroi de nouveaux moyens d’authentification. Cette demande doit pouvoir être exprimée directement à partir du système de vote en ligne pour être traitée par le prestataire.
Le prestataire génèrera, après vérification par le système que l’électeur n’a pas encore voté, de nouveaux moyens d’authentification et les lui adressera, par tout moyen sécurisé.
Le Prestataire s’engagera à conserver une trace écrite de toutes les demandes ou réclamations, notamment les demandes d’octroi de nouveaux moyens d’authentification, exprimées par les électeurs, afférentes au vote électronique, réponses apportées et interventions réalisées. Ce document, qui devra être transmis aux membres des bureaux de votes et aux Clients, sera disponible et pourra être intégré au procès-verbal des élections.
Lot 3 : Mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges des Comités Sociaux et Economiques.
Déroulement
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres des bureaux de vote.
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
constatation de la clôture du site de vote ;
contrôle de la participation une fois le scrutin clos.
La procédure de dépouillement comprend les étapes suivantes :
en cas de vote papier, intégration de l’émargement des votes papier ; rejet des doublons et calcul du taux de participation par élection. Constitution de la liste d’émargement définitive ;
en cas de vote papier, ouverture des urnes papier, comptage et consolidation avec les suffrages électroniques ;
saisie par les membres du bureau de vote des clés de déchiffrement ;
accès à la liste consolidée des émargements de tous les types de vote ;
accès au résultat des élections : édition automatique des procès-verbaux au format CERFA ; représentativité par établissement ;
affectation des sièges des CSE en fonction des résultats : tous les calculs permettant cette affectation sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle et validation ;
proclamation des résultats.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
La liste d’émargement intégrale, comportant la mention pour chaque électeur ayant voté électroniquement la date et l’heure du vote (« a déjà voté par internet le jj/mm/aa à hh/mm/ss »), sera remise au bureau de vote le jour de l’ouverture du vote à l’urne. Il sera ensuite procédé à l’ouverture du vote à l’urne.
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste et par candidat. Ils sont consultables en ligne dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres des bureaux y ont accès.
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Conservation des données
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Le Prestataire retenu conservera sous scellés les fichiers supports comprenant :
la copie des programmes sources et des programmes exécutables ;
les matériels de vote ;
les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Il sera tenu ultérieurement de les détruire dans les conditions de l’article 2.9.
Lot 4 : Assistance et formation des utilisateurs.
Assistance téléphonique
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique en français et en anglais, devra être mis en place par le Prestataire. Il se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontrent des problèmes techniques, qui ont égaré leurs codes ou qui n'ont pas reçu leur matériel de vote par internet.
L'assistance téléphonique devra être a minima joignable du lundi au vendredi (jours ouvrés non chômés) de 09h00 à 19h00 heure de Paris. En dehors des horaires d'ouverture, un message personnalisé indiquera les heures d'ouverture et invitera l'appelant à renouveler son appel.
Les téléopérateurs seront, si possible, localisés en France et devront disposer d'une interface dédiée et sécurisée qui leur permettra d'identifier l'appelant et de générer automatiquement l'envoi de nouveaux codes. Une procédure rigoureuse sera respectée pour déclencher un nouvel envoi.
A la clôture des opérations de vote, l'assistance téléphonique communiquera aux clients un reporting chronologique des appels reçus. Un état intermédiaire ayant le même objet, à la moitié de la période d’ouverture du vote, sera communiqué aux clients pour évaluer l’existence d’éventuelles difficultés d’existence au site du vote.
Formation des utilisateurs
Le Prestataire organisera une formation des membres des bureaux de votes sur le système de vote électronique conçu et mis en place.
Cette formation doit permettre aux publics visés d’être opérationnels vis-à-vis du système électronique et d’aider les salariés à l’utiliser.
Une session de formation par établissement sera organisée en présentiel ou en distanciel sur une demi-journée maximum. Si besoin, certaines sessions pourront être groupées et des sessions supplémentaires organisées à une date fixée par la DRS de chaque UES.
Lors de ces formations auront lieu les deux premières opérations spécifiques incombant à la cellule d’assistance technique mentionnées à l’article 4.4 ci-dessus.
Cellule d’assistance technique
Il est prévu la mise en place d’une cellule d’assistance technique dont le rôle et les missions sont prévus par les articles R. 2314-10 et R. 2314-15 du Code du travail ainsi que par la délibération CNIL n° 2019- 053 du 25 avril 2019. Elle sera composée de représentants du prestataire.
La cellule d’assistance technique sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement et à la supervision technique de ce système de vote et de répondre à toute interrogation technique des Clients.
Elle doit être joignable tout au long du déroulement du processus de vote électronique.
En présence des représentants des listes de candidats et des membres des bureaux de vote, elle procèdera :
Avant l’ouverture du vote :
à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé.
A la fermeture du vote :
au contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, du scellement de ce système.
Dispositions générales
Responsabilité et devoirs du prestataire
La mise en œuvre du système de vote électronique sera opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, des représentants du Prestataire mettant en place le vote. Toutes les mesures seront prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
L’hébergement du système informatique se fera hors des locaux de TotalEnergies. Il devra se situer physiquement en France, au sein des locaux du Prestataire ou dans un local extérieur, si possible, sous le contrôle de ce dernier. Quel que soit le mode d’hébergement retenu, le Prestataire prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité physique de ces locaux et protéger le système informatique utilisé contre les intrusions extérieures.
Le Prestataire devra fournir des preuves récentes de test d’intrusion et de vulnérabilité sur la solution retenue. TotalEnergies se réserve la possibilité de réaliser un test d’intrusion avant de valider le choix du prestataire.
Données personnelles et garantie de confidentialité
Les fichiers nominatifs des élections permettant d’établir la liste électorale, d’adresser le matériel de vote et de réaliser les émargements, ne peuvent être utilisés que pour le présent processus électoral et qu’aux fins pour lesquelles ils ont été établis sous peine des sanctions pénales encourues au titre des articles 226-17 et 226-21 du code pénal.
Ils ne peuvent être divulgués, en dehors des cas spécifiquement prévus par le présent cahier des charges, à qui que ce soit sous peine des mêmes sanctions.
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-7 du code du travail et aux recommandations de la CNIL, lors de l’élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Conformément aux recommandations de la CNIL, le personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système ne devra en aucun cas avoir la possibilité de connaître les mots de passe des électeurs.
De plus, le prestataire s’engagera contractuellement à garantir la confidentialité de toutes les informations communiquées. Il devra notamment, à cet effet, fournir le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité. Le Prestataire s'engagera à restituer les fichiers restant en sa possession à l'issue des opérations électorales et à détruire toutes les copies qu'il aurait été amené à effectuer sur quelque support que ce soit, conformément à l’article 2.9 du présent cahier des charges.
Expertise indépendante du système
Préalablement à sa mise en place ou après toute modification de sa conception, le système de vote électronique utilisé sera soumis à une expertise indépendante dans le cadre et le respect des dispositions de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019.
Le choix de l’expert indépendant sera déterminé par les Clients. Le choix définitif appartiendra à la Direction.
Afin de garantir son indépendance, l’expert missionné par TotalEnergies devra, conformément aux recommandations de la CNIL, être un informaticien spécialisé dans la sécurité n’ayant pas d’intérêt dans la société qui a créé la solution de vote (le Prestataire) ni dans la société utilisant le système. Il doit posséder une expérience dans l’analyse des systèmes de vote en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents et avoir suivi la formation délivrée par la CNIL sur le vote électronique.
Cette expertise devra couvrir l’ensemble des points de contrôle recommandés par la CNIL et notamment :
le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;
les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;
le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;
les échanges réseau ;
les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;
les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;
l'évaluation du niveau de risque du scrutin ;
la pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.
Cette expertise sera notamment destinée à vérifier que les garanties de confidentialité et de sécurité rappelées dans le présent cahier des charges sont respectées.
Le prestataire retenu s’engagera à fournir à l’expert indépendant toutes informations utiles au bon déroulement de sa mission.
L’expert indépendant fournira un moyen technique permettant de vérifier a posteriori que les différents composants logiciels sur lesquels a porté l’expertise n’ont pas été modifiés sur le système utilisé durant le scrutin. La méthode et les moyens permettant d’effectuer cette vérification doivent être décrits dans le rapport d’expertise.
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL.
Ce rapport comportera une synthèse faisant apparaître la conformité ou non de la solution au regard de la recommandation de la CNIL ainsi que les éléments techniques permettant de vérifier lors du scrutin que la solution mise en œuvre correspond à celle expertisée.
L’expert pourra également s’assurer que le dispositif correspond au cadre fixé par le règlement général relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018.
Eléments de preuve
La solution proposée par le Prestataire doit comporter des points de contrôles, des indicateurs et des pistes d'audit. Elle sera donc vérifiable à tout moment en cours d'opération et a posteriori.
Le Prestataire disposera en effet de l'intégralité des données brutes lui permettant de garantir l'exactitude des résultats.
L'ensemble de ces données techniques permettra d'attester que les résultats communiqués sont la fidèle représentation des suffrages exprimés.
Le Prestataire sera donc en mesure, si nécessaire, de « rejouer » la génération du procès-verbal des élections à partir des éléments de preuves archivés sur support numérique. Ce support contient les données techniques suivantes :
les empreintes des programmes informatiques utilisés ;
les fichiers de référence ;
la liste d'émargement ;
le contenu de l'urne ;
les résultats ;
le journal de la surveillance du scellement.
Prestation supplémentaire et modification en cours de Contrat
Toute demande de prestation nouvelle, toute évolution substantielle dans le contenu des prestations ou extension du périmètre de la demande, devra faire l'objet d'un devis accepté ou signé par les Clients.
La modification prendra effet à la réception de l'acceptation des Clients.
Édition supplémentaire ou complémentaire
L'édition supplémentaire consiste à réaliser la prestation en tenant compte de nouvelles données fournies par les Clients remettant en cause la quantité initialement prévue.
L'édition supplémentaire demandée par une ou plusieurs DRS pourra être réalisée et de redéfinir le planning pour en tenir compte.
Il en sera de même pour toute réfection demandée par une ou plusieurs DRS.
Le prestataire garantit la lisibilité complète de chaque liste, quel que soit l’outil informatique utilisé par l’électeur.
Engagement et niveaux de Services
Engagement
Dans le cadre de l’exécution des Prestations, le Prestataire est soumis aux obligations de résultat suivantes :
Respecter les délais d'exécution ;
Respecter la confidentialité de l’ensemble des Livrables et de la mission (informations échangées et études) ainsi que le respect de la confidentialité des orientations, choix et décisions des clients ;
S’assurer de la conformité des Livrables aux spécifications ;
Respecter les règles et normes définies dans le Contrat communiquées par les clients au Prestataire ;
Participer, s’il est sollicité à cet effet, aux réunions de l’instance interne de pilotage.
En cas de non-respect de ses obligations, des pénalités pourront être exigées au Prestataire.
Niveaux de Services
TotalEnergies souhaite systématiser la mesure de la satisfaction client selon des indicateurs définis à l’avance et valoriser cette performance, ceci dans la recherche permanente de l’excellence.
La qualité de la prestation sera mesurée à partir d’indicateurs de performance définis à l’avance (respect des délais, robustesse des livrables, force de proposition, pertinence de l’organisation). Le niveau de satisfaction mesuré sera compris entre 1 et 5 et correspondra à la moyenne pondérée des 4 indicateurs de référence ainsi définis.
Un completion fee correspondant à une fraction de la rémunération forfaitaire négociée sera versé en tout ou partie à l’issue de la mission sur la base du niveau de satisfaction mesuré.
Dans le cas particulier où le Prestataire verserait des pénalités du fait d’un retard, le critère respect des délais impactant le versement du satisfaction fee serait gelé de sorte que la mesure de la satisfaction client serait dans ce cas circonscrite aux trois indicateurs de performance restants.
Un bilan global de la Prestation est joint en annexe. Il est demandé au Prestataire de soumettre, dans le cadre de l’appel d’offres, une proposition de Service Level Agreement et pénalités associées (SLA) – cf. onglet SLA de la grille de cotation.
Plan de Progrès
Le Prestataire sera force de proposition pour élaborer un plan de progrès, en vue de réaliser des gains de productivité permettant de réduire les coûts, sans toutefois dégrader la qualité des Prestations.
Dans le cadre d’un diagnostic continu des Prestations, un plan de progrès sera donc défini au Contrat Cadre.
Réversibilité et restitution
Le Prestataire sera tenu de restituer en cas d’expiration ou de résiliation du Contrat, et ce quel qu’en soit le motif, l’intégralité des documents, éléments, informations et résultats mis à sa disposition et issus de l’exécution des Prestations sans frais supplémentaire. Le Prestataire s’engage alors à ne pas en conserver de copies, à ne plus les utiliser et à les remettre au Client.
Le Prestataire sera tenu d’assurer l’intégralité des opérations et de communiquer toutes les informations qui seront nécessaires, afin de permettre au Client de reprendre, ou de faire reprendre par un Tiers, les Prestations dans les meilleures conditions sans frais supplémentaire sauf en cas de manquement du Client. En cas de résiliation de tout ou partie des Prestations ou d’échéance normale du Contrat ou de la Commande, la restitution ne pourra excéder une période de 3 mois pendant laquelle les stipulations du Contrat demeureront applicables.
Le Prestataire sera également tenu de constituer une équipe suffisante, parmi les personnes ayant participé aux Prestations, pour exécuter le processus de restitution, et est informé de la nécessité de collaborer avec un Tiers si tel est le choix du Client. Le Prestataire sera tenu de fournir, sur demande du Client, l’assistance technique pour permettre l’acquisition des connaissances et des compétences par les clients ou par le Tiers afin de permettre leur reprise sans discontinuité de service.
Conditions financières et comptables
Prix
Le Fournisseur est capable de formuler une offre : à l’unité d’œuvre selon le cadre défini dans la grille de cotation via E-SOURCING.
En début de mission, un % de la rémunération forfaitaire négociée sera gelé puis versé à titre de completion fee en tout ou partie à l’issue de la mission en fonction du niveau de satisfaction mesuré.
Pour ce faire, une grille de versement par palier de ce completion fee (% du completion fee maximum à verser en fonction du niveau de satisfaction mesuré) sera annexée au contrat.
A ce sujet, il est demandé au prestataire de transmettre aux interlocuteurs métier désignés chez le client toute information lui permettant de suivre mensuellement les charges de travail des salariés du prestataire, de contrôler le respect des délais et de suivre la facturation des services. Ces informations seront rassemblées dans un tableau de bord mensuel mentionnant les dysfonctionnements constatés et les plans d’actions correctives.
Comptabilité
Dans le cadre du traitement des pièces comptables Fournisseur, la compagnie TotalEnergies déploie la dématérialisation fiscale des factures. Cette démarche vise à fluidifier le processus de traitement des factures en termes d’intégration et de rapprochement dans nos systèmes comptables, et ce, dans le respect d’une démarche environnementale.
Nous invitons nos Fournisseurs à s’engager dans la démarche de dématérialisation fiscale des factures Fournisseurs pour mise en place de la solution en production dans les meilleurs délais.
La compagnie TotalEnergies utilise la plateforme qui permet de dématérialiser les factures directement entre les clients et le Fournisseur (mode collaboratif).
ANNEXE 1 : Prise en compte du Climat dans le processus Achat
Méthodologie du protocole GHG center
ANNEXE 2 : Niveaux de Services / Bilan Global de la Prestation
Niveaux de Services
A la remise des Livrables, un bilan global de la Prestation sera établi conjointement par les parties sur la base des quatre critères de satisfaction indiqués ci-dessous selon le formulaire « Bilan Global de la Prestation » ci-après qui sera cosigné par les parties. Pour certains critères, les indicateurs de mesure et d’évaluation seront précisés conjointement au préalable en rapport avec les caractéristiques de la Prestation.
Critères de satisfaction :
Le respect des délais :
Les jalons intermédiaires ont-ils été tenus conformément au cahier des charges ?
Le délai final a-t-il été respecté conformément au cahier des charges ?
La robustesse des Livrables :
Les Livrables permettent-ils de répondre aux attentes et objectifs définis dans le cahier des charges ?
Les Livrables sont-ils directement exploitables par les bénéficiaires indiqués au cahier des charges remis par l’Acheteur (opérationnels et / ou management) tant pour la qualité de leur contenu que de leur format selon les préconisations du cahier des charges et / ou celles définies lors des réunions de suivi opérationnel ?
La capacité du Prestataire à être force de proposition :
Les parties préciseront conjointement l’indicateur pertinent à retenir pour ce critère lors de la réunion planning prévue avant le démarrage de la prestation.
La pertinence de l’organisation mise en place :
Les parties préciseront conjointement l’indicateur pertinent à retenir pour ce critère lors de la réunion planning prévue avant le démarrage de la prestation.
Chacun des 4 critères de satisfaction sera évalué selon l’échelle de notation suivante : 5 = Très satisfaisant
= Satisfaisant
2 = Insuffisant
1 = Inacceptable
Un score global entre 1 et 5 sera ensuite consolidé après pondération des 4 critères de satisfaction ainsi évalués :
Critère de satisfaction (score de 1 à 5)
Pondération
Respect des délais 20% Robustesse des Livrables 30% Force de proposition 30% Pertinence de l’organisation 20%
Exemple : un score global de 4,3 sera attribué à la mission (4 X 20% + 4 X 30% + 5 X 30% + 4 X 20%) si les scores de satisfaction attribués aux critères Respect des délais, Robustesse des Livrables, Force de proposition et Pertinence de l’organisation sont respectivement de 4, 4, 5 et 4. Les critères de satisfaction pourront être éventuellement précisés et leur pondération ajustée avec l’accord des parties avant le démarrage de la prestation. En cas d’exercice de la clause pénalités pour défaut de respect des délais, le critère « respect des délais » sera gelé et le score de satisfaction globale « corrigé » correspondra alors à la moyenne arithmétique des 3 critères force de proposition, pertinence de l’organisation et robustesse des Livrables.
Date : / /
Bilan Global de la Prestation
Projet : MARKETING & SERVICES
Acheteur :
Prestataire :
Direction :
Fonction :
Adresse :
Adresse :
SCORE GLOBAL DE SATISFACTION = / 5
Pondération
5
4
2
1
Respect des délais
20%
Robustesse des livrables
30%
Force de proposition
30%
Pertinence de l’organisation
20%
Très satisfaisant = 5Satisfaisant = 4Insuffisant = 2Inacceptable = 1
COMMENTAIRES :
ACHETEUR
PRESTATAIRE
Acheteur :
Prestataire :
Date : / /
Date : / /
NOM
NOM
ANNEXE 3 : Document technique
Projections pour 2025 au sein de l’UES AGSH :
4 Comités Sociaux et Economiques (4 établissements distincts)
2 à 3 collèges par CSE :
Principe : 3 collèges (O/E, TAM et I/C)
Possibilité de prévoir 2 collèges lors de la réunion du PAP (TAM et I/C)
4 bureaux de vote envisagés (collège/établissement) :
Si exception au principe d’un bureau par établissement : 8 bureaux de vote et
24 élections maximum pour les CSE (titulaires/suppléants)
Projections pour 2025 au sein de l’UES MS :
6 Comités Sociaux et Economiques (6 établissements distincts)
2 à 3 collèges par CSE :
Principe : 3 collèges (O/E, TAM et I/C)
Possibilité de prévoir 2 collèges lors de la réunion du PAP (TAM et I/C ou E/O et TAM-I/C)
6 bureaux de vote envisagés (collège/établissement) :
Principe : 1 bureau de vote envisagé par établissement
18 élections maximum pour les CSE (titulaires/suppléants)
Projections pour 2025 au sein de l’UES RC :
9 Comités Sociaux et Economiques (9 établissements distincts)
2 à 3 collèges par CSE :
Principe : 3 collèges (O/E, TAM et I/C)
Possibilité de prévoir 2 collèges lors de la réunion du PAP (TAM et I/C)
33 bureaux de vote maximum (collège/établissement) :
Principe : 1 bureaux de vote par établissement
Exception opérationnelle : nécessité de 2 bureaux de vote pour 2 établissements (Grandpuits-Gargenville : 3 collèges sur 2 sites éloignés géographiquement et Normandie : 3 collèges sur 2 activités séparées par une route)
→ Pour l’établissement de Normandie : un bureau de vote par collège sera constitué sur les activités de raffinage et un bureau de vote par collège sera constitué sur les activités de pétrochimie. → Pour l’établissement de Grandpuits-Gargenville : un bureau de vote par collège est mis en place sur le site de Grandpuits et un bureau de vote par collège est mis en place sur le site de Gargenville. → Pour ces deux établissements, un bureau de vote « principal » est désigné pour le vote électronique et le dépouillement. De même, pour les établissements devant désigner plusieurs membres par bureau de vote pour assurer un roulement et ainsi, pallier aux amplitudes horaires d’ouverture du vote à l’urne, ceux-ci devront désigner les membres « principaux » qui seront détenteurs des clés de chiffrement.
54 élections maximum pour les CSE (titulaires/suppléants)
ANNEXE 4 : Précisions calendaires sur le processus électoral
ACTIONS
DATES
Négociation des accords sur le vote électronique par UES Mai 2025 Négociation des PAP Début juin à mi-juillet 2025 1ers tours de scrutin (selon UES et établissement – A confirmer) Entre la 1ère quinzaine d’octobre 2025 et la 2ème quinzaine de novembre 2025 2èmes tours de scrutin (selon UES et établissement – A confirmer) Entre la 1ère quinzaine de novembre 2025 et la 1ère quinzaine de décembre 2025
