Protocole d'accord préélectoral - Consultation des salariés sur l'avenant n°2 à l'accord collectif d'entreprise personnel sol - Aménagement du temps de travail
Application de l'accord Début : 18/09/2019 Fin : 19/10/2019
Consultation des salariés sur l’Avenant n°2 à l’Accord collectif d’entreprise Personnel Sol - Aménagement du temps de travail
Le 18 septembre 2019
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société
TRANSAVIA FRANCE, société par actions simplifiées au capital de 18.500.000,00 euros, dont le siège social est situé au 3 allée Hélène Boucher, Zone Orlytech, 91550 Paray Vieille Poste, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le numéro 492 791 306, dont les cotisations légales sont versées sous le numéro 910293051718001011 à l’URSSAF située à Montreuil (93) dûment représentée par , en sa qualité de Présidente Directrice Générale (ci-après l’ « Employeur » ou la « Société »),
Ci-après dénommée « l’entreprise ou TRANSAVIA FRANCE »
D’une part, et, Délégués Syndicaux Confédération Générale du Travail Syndicat (CGT Transports, 236 rue de Paris – Case n°423 – 93514 Montreuil Cedex), Ci-après dénommé « la CGT» De seconde part, et , Délégués Syndicaux CFDT-FGTE & Aériens 47/49 avenue Simon Bolivar 75950 PARIS Cedex 19 Ci-après dénommé « la CFDT » Et et , Délégués Syndicaux SPL-CFDT 47/49 avenue Simon Bolivar 75950 PARIS Cedex 19 Ci-après dénommé « le SPL-CFDT »
De troisième part, et , Délégués Syndicaux du Syndicat National des Pilotes de Ligne (SNPL France ALPA, Roissy Pôle le Dôme, 5 rue de La Haye BP 19955 – Tremblay-en-France 95733 ROISSY CDG Cedex), Ci-après dénommé « le SNPL France ALPA » De quatrième part, Et ci-après dénommées ensemble « les Parties»,
Préambule
Un dispositif de durée et d’aménagement du temps de travail du personnel sol a été mis en place de manière expérimentale pour une période de DEUX (2) ANS à compter du 1er janvier 2017. Cette mise en place fait suite à la signature d’un relevé de conclusions le 28 décembre 2016. Il avait été convenu, à l’issue, d’engager des discussions, en réalisant un retour d’expérience pour la pérennisation d’un dispositif d’aménagement du temps de travail pour le Personnel Sol de l’entreprise dérogatoire à la durée légale hebdomadaire par un accord collectif d’entreprise. Suivant les engagements pris lors de la négociation salariale de fin 2018, des négociations relatives au temps de travail devaient être ouvertes dès 2019 ; le principe de porter le nombre de RTT de 3 à 5 sur l’année civile incluant la journée de solidarité avait été convenu entre les parties. C’est dans ce cadre que la Direction a ouvert des négociations avec les organisations syndicales représentatives de l’entreprise. La Direction a lancé des réunions dès le 12 avril. La négociation a été conduite et quatre réunions ont été planifiées à cet effet : 3 mai 2019, 28 mai, 25 juin et 26 juillet 2019. L’avenant n°2 à l’Accord collectif d’entreprise du Personnel sol en date du 13 décembre 2011 a été ouvert à signature auprès des organisations syndicales représentatives du Lundi 29 juillet 2019 au Mercredi 14 août 2019 à 12h00. A l’issue, deux organisations syndicales représentatives, ayant un poids de signature de plus de 30% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections du Comité social et économique, ont signé l’avenant n°2 à l’Accord collectif d’entreprise du Personnel sol en date du 13 décembre 2011. N’ayant pas obtenu la condition majoritaire pour valider l’accord, ces derniers ont sollicité la Direction afin d’organiser la consultation des salariés de l’entreprise sur la validité de cet accord. Conformément à la réglementation en vigueur (Article L. 2232-12 du Code du travail), un protocole spécifique est conclu entre la Direction et les organisations syndicales représentatives. Les parties conviennent des dispositions suivantes. Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales en vigueur ainsi qu’aux principes généraux du droit électoral.
Article 1 – Modalités d’information des salariés de l’Avenant n°2 à l’Accord collectif d’entreprise Personnel sol soumis à consultation
L’annexe 1 du présent protocole comporte l’Avenant n°2 à l’Accord collectif d’entreprise Personnel sol sur lequel les salariés sont consultés.
L’accord figure également sur l’intranet « TO-CONNECT » Rubrique « Consultation des salariés sur l’Avenant n°2 à l’Accord collectif d’entreprise Personnel sol – Aménagement du temps de travail ».
Le texte de la question soumise au vote OUI/NON des salariés est : « Approuvez-vous le projet d’Avenant n°2 à l’Accord collectif d’entreprise Personnel sol – Aménagement du temps de travail ? »
L’électeur aura la possibilité de ne pas se prononcer.
Article 2 – Modalité d’organisation et de déroulement du vote
2.1 – Date et horaire du vote
Le vote se déroulera du Vendredi 11 octobre 2019 à 09h00 au Vendredi 18 octobre 2019 à 12h00.
2.2 – Vote électronique
Le vote s’effectuera par voie électronique.
L’annexe 2 au présent protocole comporte la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement du vote.
Article 3 - Salariés électeurs - Constitution et affichage des listes électorales
3.1 - Salariés électeurs
Conformément aux dispositions légales L. 2314-18 du Code du travail, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise a droit de vote.
La condition d’ancienneté pour être électeur est appréciée à la date de clôture du vote soit le Vendredi 18 octobre 2019.
3.2 – Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l’employeur. Si une actualisation est nécessaire, elle pourra intervenir au plus tard le quatrième jour précédant le jour d’ouverture du vote et l’affichage sera modifié en conséquence. Ces listes comportent pour chaque électeur :
Sa civilité
Son nom et prénom ;
Son âge ;
Sa date d’entrée dans l’entreprise.
La liste électorale sera publiée sur TO-CONNECT le Mercredi 25 septembre 2019.
Article 4 – Campagne et moyens attribués
Les organisations syndicales assureront leur propagande dans le cadre des dispositions légales : affichage, distribution de tracts, etc. A cette fin, elles pourront utiliser TO CONNECT pour diffuser leurs arguments. Chaque organisation syndicale est responsable de la reproduction de sa propagande.
Article 5 – Modalités de vote
Les parties conviennent que le vote aura lieu exclusivement par voie électronique dans les conditions prévues par le présent protocole et son annexe 2. Conformément à l’article 2, le vote sera ouvert du Vendredi 11 octobre 2019 à 09h00 au Vendredi 18 octobre 2019 à 12h00. La solution technique choisie pour ce vote est celle du Prestataire « Neovote », ci-après dénommé le « Prestataire ». La Direction a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.
Le lien Internet du site de vote sera mis en ligne sur TO-CONNECT et communiqué à l’ensemble des électeurs. La description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations de vote est prévu dans le cadre de l’Annexe 2 au présent protocole.
5.1 – Lieux de vote
Les électeurs auront la possibilité de voter pendant toute la période du scrutin, à tout moment, depuis tout lieu disposant d’une connexion internet (lieu de travail, domicile, autre).
5.2 – Matériel de vote
Chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations de vote.
La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de son annexe.
La note, ainsi que le projet d’accord, seront consultables et téléchargeables à partir du site de vote.
Chaque électeur se verra attribuer un code d’accès et identifiants lui permettant de voter de façon confidentielle. Ces codes confidentiels seront communiqués à chaque électeur par le Prestataire, à leur domicile, par lettre simple à son adresse personnelle. Un dispositif de substitution est prévu en cas de perte ou tout autre motif ne permettant pas à l’électeur de voter. Pendant le déroulement des opérations de vote, le taux de participation sera accessible.
5.3 – Composition et mission des bureaux de vote
Un bureau de vote est constitué. Il sera composé de trois électeurs : - un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire ; - deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.
Le bureau de vote est constitué le Jeudi 26 septembre 2019.
L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.
La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.
Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations de vote. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats. A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ; - ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et le procès-verbal, édité et imprimé sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales ;
La composition du Bureau de vote ;
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation ;
Les listes d'émargement ;
Le journal des événements ;
Le code de scellement du Système de vote.
Un exemplaire du présent protocole leur sera également remis.
Conformément aux obligations légales, les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :
La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;
Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;
L'annexe 2 du protocole sur le fonctionnement du système de vote ;
La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.
Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée «
la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de la consultation.
La Cellule d'assistance technique sera composée :
d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé «
le Représentant du prestataire » ;
d'un représentant de la Société, ci-après dénommé «
le Gestionnaire de consultation ».
Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations de vote.
A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.
Rôle du Gestionnaire de la consultation
Le Gestionnaire de la consultation sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.
A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations de vote.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de la consultation ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.
Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur et membre du Bureau de vote
Le rôle de Gestionnaire de la consultation est compatible avec le statut d'électeur.
De même, le Gestionnaire ne sera pas membre du Bureau de vote.
Gestion des Clés de déchiffrement
Génération des clés de déchiffrement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.
Transmission des clés de déchiffrement
Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous enveloppe sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque enveloppe sera cachetée à l'aide d'une étiquette indiquant au destinataire qu'elle ne doit être ouverte que lors de la séance de dépouillement de l’urne. Les enveloppes ainsi cachetées seront regroupées et adressées en courrier postal suivi au Gestionnaire, qui remettra en main propre les enveloppes cachetées à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.
Utilisation des clés de déchiffrement
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue du vote, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement de l’urne. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement de l’urne.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
Sauvegarde des clés de déchiffrement
Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.
Article 6 – Accès au site de vote
6.1 - Génération des identifiants et des mots de passe
Pendant toute la durée des opérations de vote, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel sera attribué aux salariés invités à voter (dont les membres du Bureau de vote), ainsi qu'aux observateurs.
Outre leur identifiant, les salariés invités à voter recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider le vote.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
6.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe
Procédure standard Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés par lettre simple aux domiciles des titulaires.
Procédure de secours Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est un salarié invité à voter, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).
Les données d'identification du salarié, sont :
Nom et Prénom ;
Date de naissance ;
N° de matricule ;
Trois derniers chiffres avant la virgule du salaire net avant impôt pour le mois de septembre 2019.
Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité du salarié ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
Article 7 – Vérification scellement, dépouillement des votes, proclamation et affichage du résultats
Les opérations de formation, vérification, scellement et dépouillement auront lieu au siège de la société Transavia France situé 3 Allée Hélène Boucher, 91550 Paray-Vieille-Poste, en salle IBIZA.
L’opération de dépouillement est publique. A l'heure fixée par le présent protocole, le président du bureau de vote annonce la clôture du scrutin. Il est ensuite procédé à l’opération de dépouillement. Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote.
A l'issue de l’opération de dépouillement, la liste d'émargement est imprimée et signée par les membres du Bureau de vote. La liste d'émargement signée est placée dans une enveloppe scellée et conservée par la Société. L'enveloppe est détruite à l'issue de la période de recours. Les membres du bureau signent le procès-verbal prévu à cet effet. Les résultats sont proclamés par le président. Le résultat définitif sera affiché par la direction sur les panneaux réservés à l'entreprise et sur l’intranet TO-CONNECT dès la proclamation du résultat.
Article 8 – Conservation et destruction des fichiers support
Le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de la consultation, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 9 - Calendrier des opérations de vote de la consultation des salariés
ETAPES
DATES
Réunions de négociation du protocole
Lundi 9 septembre 2019
Jeudi 12 septembre 2019
Affichage du protocole et Information de l’ensemble du personnel
Mercredi 25 septembre 2019
Affichage et publication des listes électorales
Mercredi 25 septembre 2019
Début de la campagne
Mercredi 25 septembre 2019
Constitution membres des bureaux de vote
Jeudi 26 septembre 2019
Envoi des codes d'accès vote électronique aux électeurs
Jeudi 3 octobre 2019
Réunion de formation vote électronique, test et scellement du système de vote
Jeudi 10 octobre 2019 - 14h
Fin de la campagne
Vendredi 11 octobre 2019 – 09h
Date et heure d'ouverture du scrutin
Vendredi 11 octobre 2019 - 09h
Date et heure de clôture du scrutin
Vendredi 18 octobre 2019 - 12h
Déverrouillage de l’urne, dépouillement et proclamation du résultat
Vendredi 18 octobre 2019 - 14h
Article 10 - Durée et publicité du présent protocole
Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales en vigueur, aux dispositions de la Convention Collective Nationale du Transport Aérien ainsi qu’aux principes généraux du droit électoral applicables.
Le présent protocole est conclu pour la consultation des salariés concernant l’Avenant n°2 à l’Accord collectif d’entreprise du Personnel sol par consultation des salariés. Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la signature. Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur l'intranet de l'entreprise.
Fait à Paray-Vieille-Poste, le 18 septembre 2019.
Pour les organisations syndicales Pour Transavia France
Présidente Directrice Générale
CFDT
SPL-CFDT
CGT
SNPL
ANNEXE 1 : AVENANT N°2 A L’ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE DU PERSONNEL SOL – AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL PERSONNEL SOL
ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L'ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE
Garantie du respect des principes électoraux
Le prestataire candidat devra s'engager, pendant toute la durée du processus électoral, à exercer sa mission dans le respect des principes électoraux.
Le dispositif devra assurer la confidentialité des données transmises et respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
Protection du contenu du suffrage pendant la durée du scrutin (interdiction de résultats même partiels pendant la durée du scrutin) ;
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote : chaque électeur doit pouvoir exercer son droit de vote sans pression extérieure ;
La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.
Le dispositif retenu devra permettre de respecter strictement :
Les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-18 et R.2324-10 et R.2324-15 du Code du travail ;
Le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise ;
L'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret ci-dessus ;
La délibération de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Eléments à renseigner lors de l'appel d'offre
Le prestataire candidat devra fournir des informations permettant d'évaluer son savoir-faire en matière d'opérations électorales. Ces informations comporteront notamment : Une volumétrie du nombre de votants traités lors de ses expériences précédentes, Les références des entreprises clientes (le prestataire candidat pourra être appelé à organiser un entretien avec ces interlocuteurs).
Le prestataire candidat indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l'opération et communiquera leur curriculum vitae attestant de leur expérience en conduite d'opérations électorales.
Le prestataire candidat indiquera le recours éventuel à des sous-traitants :il devra détailler l'ensemble des opérations qui leur seront confiées.
Le prestataire indiquera le ou les site(s) de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national.
Le prestataire candidat devra disposer d'un site de production de secours, situé sur le territoire national, disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l'exploitation du système principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire candidat doit démontrer qu'il possède la maîtrise des centres de production du logiciel et de son paramétrage.
En cas de contentieux, le prestataire candidat doit être capable de répondre à toute demande d'expertise judiciaire à la demande du juge compétent et d'apporter la preuve du respect des principes électoraux par le système.
Le prestataire candidat devra s'engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver les fichiers support, jusqu'à expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.
A l'issue des délais de recours, les supports devront être détruits.
La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que la Compagnie et le prestataire signeront ultérieurement et qui reprendra l'intégralité des présentes conditions.
Le prestataire candidat devra remplir toutes les obligations d'information et de mise en garde préalables et durant le scrutin.
Il devra également assurer l'originalité des livrables qui seront remis à la Compagnie en France dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire candidat devra assurer fournir des livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s'être assuré de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l'exécution de la mission.
Enfin, le prestataire candidat s'engagera à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par le protocole d'accord préélectoral.
Le prestataire candidat déclarera avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.
Le prestataire candidat s'engagera à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.
Notamment, le prestataire candidat s'engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d'intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l'ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fourni, par écrit ou par oral.
Toute sortie de document appartenant à la Compagnie en France devra faire l'objet d'une demande d'autorisation écrite. Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu'en soit la cause.
Prestations attendues
Le prestataire candidat devra mettre en œuvre les moyens d’assurer :
Pour l'ensemble du processus de vote :
La coordination de l'opération en relation avec les interlocuteurs désignés ;
Une assistance technique pour les organisateurs et les utilisateurs du système de vote ;
Pour le vote électronique :
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d'identification et d'authentification et pour la gestion de la liste d’émargement ;
La gestion des votes par Internet pendant la période du scrutin ainsi que des outils de suivi du taux de participation en cours de scrutin ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote électronique ;
La conservation des fichiers pendant les délais de recours ;
La destruction des archives.
L'ensemble de ces opérations sera effectué sous le contrôle du bureau de vote.
Prestation éditique : envoi des professions de foi et du matériel de vote au domicile des électeurs
A1- Génération et envoi des codes et identifiants de vote pour le vote électronique
Chaque électeur devra disposer d'un login et d'un mot de passe sécurisés qu'une tierce personne ne pourrait pas aisément reproduire. Le prestataire doit garantir l'unicité de l'identifiant.
Une question défi doit permettre d'ajouter un troisième élément d'authentification de l'électeur.
A partir du fichier des électeurs, le prestataire candidat générera pour chacun des électeurs un identifiant et un code confidentiel. Ils seront adressés, par courrier, aux électeurs à leur adresse postale et/ou par voie électronique par le prestataire candidat.
A2 - Matériel de substitution pour le vote électronique
Un système de réattribution de codes et identifiants par email sécurisé devra être prévu par le prestataire afin de permettre à l'entreprise cette réattribution.
Solution vote électronique
B1- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
a) Horodatage
L'outil devra assurer une fonction d'horodatage permettant de garantir la date et l'heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.
L'heure de référence pour l’opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
b) Chiffrement
Le bulletin de vote doit être chiffré par un algorithme public réputé « fort » dès son émission sur la machine à voter ou le terminal d'accès à distance et être stocké sur le serveur des votes sans que ce chiffrement n'ait été, à aucun moment, interrompu. La liaison entre le terminal de vote de l'électeur et le serveur des votes doit faire l'objet d'un chiffrement pour assurer la sécurité tant du procédé d'authentification de l'électeur que la confidentialité de son vote.
c) Procédure de vote
Le système de vote devra permettre :
Le vote à blanc (pour les opérations de scellement et de recettes du système) ;
A l'électeur de revenir sur son choix avant validation ;
La confirmation obligatoire du choix pour l'enregistrement du bulletin dans l'urne électronique ;
La possibilité pour l'électeur de conserver une trace de son vote (par exemple, par l'impression d'un accusé de réception avec date et heure d'enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote) ;
La possibilité de voter blanc.
La validation du vote par l'électeur engendre automatiquement :
L'émargement dans le fichier des électeurs ;
L'enregistrement du bulletin de vote dans l'urne électronique ;
L'impossibilité de revoter ;
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique, mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.
Le système de vote devra interdire, pour chaque scrutin :
De voter plusieurs fois ;
D'établir tout lien entre le nom de l'électeur et son vote.
B2 - Respect des contraintes liées aux principes de code électoral
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l'objet de deux supports distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.
Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur des codes lui permettant d'exprimer son vote, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer la liste d'émargement.
Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par le bureau de dépouillement.
B3- La plateforme de vote électronique
a) Description
La plateforme de vote est constituée de l'ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d'élection.
Elle comprend obligatoirement :
Un site Internet sécurisé, accessible via des codes d'identification : identifiant de vote, code confidentiel et question « défi » ;
Une application informatique permettant l'ensemble des traitements nécessaires aux opérations électorales (entrées des données candidats, gestion des listes d’électeurs, supervision du système...).
L'accès à ces sites ou applications informatiques ne doit être possible qu'à l'aide de mots de passe et/ou identifiants.
Ces derniers, générés par le prestataire, doivent être de complexité et de longueur suffisante. En cas de perte du mot de passe/identifiant, une procédure de blocage du compte au-delà d'un certain nombre d'échecs d'authentification doit être proposée sans affichage de la raison de l'échec d'authentification (identifiant ou mot de passe erroné, ou compte bloqué, etc.).
b) Présentation
Le prestataire candidat décrira sous forme de schémas commentés l'architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu'il compte mettre en œuvre ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l'architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance...).
c) Systèmes de sécurité
Un site de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les deux sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.
Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit, de ce fait, intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
La fiabilité de l'ensemble ;
Une protection des accès physiques ;
Un contrôle d'accès logique ;
Une gestion des droits ;
L'intégrité des données ;
La protection contre toutes les attaques et codes malveillants pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.
Le prestataire candidat devra s'assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.
Il doit avertir le client à chaque incident et tracer tous les événements techniques sur un support particulier (notamment tous les accès et tentatives d'accès au système, les indisponibilités de la plateforme ...) qui sera conservé pendant la durée des recours contentieux.
d) Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu'au niveau de l'accessibilité réseau.
L'infrastructure réseau devra permettre d'assurer durant toute la période du scrutin l'accessibilité à la plateforme de vote.
Durant la période de vote, les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24h/24, 7j/7. Le prestataire candidat indiquera le temps de rétablissement en cas d'incident.
e) Accessibilité de la plateforme
Le système est réalisé avec une interface en mode HTTPS et devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxys de façon transparente. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L'ensemble des prérequis techniques sera clairement indiqué dans la réponse.
L'accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plateforme. Les flux d'administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
f) Accès à l'application de gestion des données d'élection
L'accès à la plateforme sera limité aux utilisateurs autorisés. Les utilisateurs devront se connecter par l'utilisation d'un code d'identification personnel. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Une documentation d'utilisation devra être fournie par le prestataire.
Le prestataire doit pouvoir assurer la traçabilité fonctionnelle de manière totale (journalisation des connexions, authentifications réussies, la durée de connexion, les échecs d'authentification ...).
B4- Recette
La solution proposée devra être « recettée » par les organisateurs, outre l'opération de vote à blanc précédant le scellement des urnes.
Cette recette sera réalisée par l'Entreprise sur une configuration similaire à celle de la plateforme cible et avec un processus similaire au processus de vote (paramétrage du scrutin de façon représentative au scrutin cible, édition des secrets de vote, ouverture du scrutin avec scellement si possible, affichage des listes et des logos, vote sur un échantillon représentatif de votants de collèges et de résultats, fermeture du scrutin, dépouillement et impression des PV).
B5- Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d'une maintenance technique et applicative par le prestataire.
B6- Ecrans de vote
Les résolutions d'écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les résolutions les plus largement utilisées. La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d'internet ; en particulier, le poids des pages devra être limité.
Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l'application web.
Compte tenu du niveau de pratique informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.
Il sera notamment clairement fait mention de la date de la clôture de vote ou de la durée restante jusqu’à cette dernière sur l'écran d'accueil ainsi que des coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance aux électeurs.
B7 - Interface de contrôle
Le prestataire candidat mettra à disposition une interface de contrôle du système (surveillance de l'intégrité du système).
Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L'autorisation d'accès sera limitée aux utilisateurs habilités :
L'accès à l'interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS ;
Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.
Les accès par identifiant authentification seront assortis d'une politique de gestion stricte des utilisateurs.
L'identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plateforme doit pouvoir être vérifiée par le système.
B8- Vote à blanc et scellement des urnes
Avant l'ouverture de la période de vote, un ultime test à blanc doit permettre de constater, après paramétrage de l'élection :
Le bon fonctionnement du processus de connexion ;
La présence de la liste d'émargement ;
La question posée aux salariés ;
Le fonctionnement du processus de vote ;
Le fonctionnement du processus de dépouillement.
Le prestataire candidat s'engage à rectifier toute erreur constatée pendant ces tests à blanc, avant ouverture de la période de vote.
Après un test à blanc satisfaisant, le prestataire candidat :
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles ;
Scellera les listes électorales ;
Scellera la question posée ;
Remettra à zéro le compteur des votes ;
Videra et scellera l'urne électronique.
Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre d'avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible :
Aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques (suivi de la participation) ;
Aux listes d'émargement (accès contrôlé).
B9- Période de vote
L'ouverture du système de vote par internet se fera à l'heure prévue dans le calendrier prévu dans le protocole d'accord préélectoral.
Le jour de l'ouverture du scrutin, au moyen de l'interface de contrôle, le président du bureau de vote vérifiera, avant l'ouverture de la période de vote électronique, que l'urne est vide et scellée.
Le système de vote se fermera automatiquement à la date prévue aux protocoles préélectoraux, rendant impossible l'enregistrement de votes après la clôture du scrutin.
Assistance fournie par le prestataire
C1- Aux électeurs
Pendant toute la durée du scrutin, une assistance technique sera mise en place par le prestataire candidat pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l'utilisation du système de vote (connexion, utilisation du site de vote...). Les heures d'ouverture devront être prévues ;
Permettre à la cellule interne de réattribution de codes de gérer les envois, par emails sécurisés, de codes confidentiels et identifiants de vote.
Elle devra être disponible pendant toute la durée des opérations électorales.
C2- Aux bureaux de vote et personnes habilitées à l'application de contrôle ou de gestion des opérations électorales
Pendant toute la durée de l'opération, le prestataire candidat veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance technique également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l'application de contrôle ou de gestion des opérations électorales ;
Fournir une documentation spécifique pour l'utilisation de ces applications ;
Informer sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système. A ce titre, des procédures de gestion des situations de crise seront définies ;
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs du système et des membres des bureaux de vote ;
L'assistance à l'édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
C3 - Formation des acteurs du processus électoral
Le prestataire assurera la formation au fonctionnement du dispositif de vote des représentants désignés par l'entreprise, des experts, des membres des bureaux de vote, des représentants du personnel, des Délégués Syndicaux.
Organisation des opérations
D1 - Lieux de vote
Pendant la période du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site du prestataire seront mis à disposition des électeurs afin d'assurer, sur le lieu de travail, l'égal accès de chaque électeur du scrutin.
Une attention particulière devra être portée au vote des électeurs handicapés, qui devront bénéficier d'un dispositif spécifique, afin de leur permettre d'exprimer leur vote dans les meilleures conditions.
Les électeurs pourront également voter depuis leur domicile ou lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections ou bien depuis tout autre lieu offrant un accès internet.
D2- Organisation des bureaux de vote
Des bureaux de vote seront constitués. Le bureau de vote détiendra les clés de verrouillage et de déverrouillage des urnes et sera chargé de la surveillance de l'intégrité du système. Il pourra déclencher, en cas de nécessité et selon des situations définies, le processus d'alerte adapté.
Les bureaux de vote auront en charge les opérations de dépouillement et la proclamation publique des résultats. Tout au long du scrutin, la liste d’émargement devra être accessible aux personnes habilitées à l'application informatique permettant la lecture de cette liste.
Documentation et autres rapports
Le prestataire candidat fournira :
Une documentation sur le système de vote ;
Une documentation sur le système de dépouillement ;
Une documentation sur le système d'administration (application de supervision) ;
Une documentation qui précise la sauvegarde.
Le prestataire candidat fournira un rapport complet et historique sur le déroulement de la procédure de vote et, le cas échéant, des incidents.
Le prestataire candidat fournira les éléments collectés et enregistrés par l'assistance technique durant sa prestation, indiquant le nombre d'appels, le type d'appels, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
Contrôle
L'entreprise fera un audit des systèmes proposés dans l'offre du prestataire candidat.
FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE
CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE
Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.
Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.
Le système de vote respecte :
les principes généraux du droit électoral ;
la loi sur l'informatique et les libertés ;
le décret et l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;
les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010 ;
les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.
Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.
FONCTIONNALITES
Phase 1 - Organisation des élections
Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.
Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :
les règles des scrutins ;
les modalités de vote ;
le calendrier prévisionnel ;
les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
les modalités de remise des clés de déchiffrement.
Phase 2 - Préparation des scrutins
Au cours de cette phase, le fichier électoral, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.
A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.
Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.
Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.
Phase 3 - Opérations de vote
L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.
La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.
Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.
Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.
Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats
Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.
Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.
La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.
Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.
Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.
Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.
La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.
La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).
A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.
ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE
Accessibilité
Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.
Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).
Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :
Pour les ordinateurs :
- Internet Explorer : V7 et suivantes - Firefox : V2 et suivantes - Safari : V1 et suivantes - Chrome : V1 et suivantes - Opera : V9 et suivantes - Avant Browser : V11.7 et suivantes
- Flock : V2.5 et suivantes - Green : Browser V5.3 et suivantes - Maxthon : V1.6.7 et suivantes - K-Meleon : V1.5.4 et suivantes - Sleipnir : V2.9.3 et suivantes - SlimBrowser : V4.12 et suivantes
Pour les smartphones et tablettes :
- iOS (iPhone et iPad) - Android
- Blackberry : V4 et supérieures - Windows Phone
Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.
Les électeurs peuvent s'y connecter :
Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;
Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;
A l'issue du vote, pour consulter les résultats.
Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.
SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE
La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.
Authentification de l'électeur
L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.
Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.
Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.
Secret du vote
Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.
Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.
Unicité et inaltérabilité du vote
L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.
L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.
L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.
ILLUSTRATIONS
Connexion à l'espace de vote
L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).
Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa date de naissance.
Page d'accueil du site de vote
Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.
L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.
Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.
Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.
Expression du vote
Ayant cliqué sur « Voter », le salarié est invité à sélectionner la réponse de son choix.
Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe à 4 chiffres sur le pavé numérique.
A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».
Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.
Informations à l'attention des membres du bureau de vote
Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.
Le tableau les renseigne sur :
l'état de fonctionnement du système principal et du système de secours ;
le taux de participation ;
le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.
Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.
Les évènements retracés sont notamment :
les événements du cycle de vie du scrutin ;
les régénérations de codes d'accès ;
la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;
toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).
A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.
Informations à l'attention des observateurs
Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné). Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote. Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.
L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.
Les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;
Le mode d'emploi sera également affiché dans les établissements, à proximité des postes informatiques mis à la disposition des salariés ;
Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;
Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire (www.neovote.com).
SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES
Précisions sur les accès aux listes d'émargement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.
Précisions sur les accès au taux de participation
Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.
ACCES AU SITE DE VOTE
Génération des identifiants et des mots de passe
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.
Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
Transmission des identifiants et des mots de passe
Procédure standard
Les identifiants seront édités et adressés par le Prestataire aux électeurs et aux observateurs à leurs adresses électroniques préalablement enregistrées dans le Système de vote. Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans l'email - en saisissant son identifiant et sa date de naissance ;
l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.
Procédure de secours
Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).
Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
N° de matricule
Trois derniers chiffres avant la virgule du salaire net avant impôt pour le mois de septembre 2019.
Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
Précisions sur l’expression du vote par voie électronique
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote. A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.
La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.
Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.
Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.
A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.
Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.
Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.
En outre, la Société mettra à disposition des électeurs des postes informatiques au sein de chaque site de la Société, en libre-service, avec une connexion au site de vote. L'emplacement de ces postes permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote ; de plus des postes téléphoniques permettant l'accès au numéro vert d'assistance du Prestataire durant les heures prévues seront accessibles à proximité de ces postes.
