ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES DE PRISE EN CHARGE
DES FRAIS ET TEMPS DE DEPLACEMENT
DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL ET SYNDICAUX
DANS LE CADRE DE L’UTILISATION DES HEURES DE DELEGATION
ET DES REUNIONS A L’INITIATIVE DE L’EMPLOYEUR
Entre les soussignés:
La Société Transports Roger et Cie, immatriculée sous le numéro 52658007100011, dont le siège social est situé Goutrolles - 17800 PONS, représentée par Monsieur , Directeur de site, dûment habilité,
D'une part,
Et
Les organisations syndicales signataires :
CFDT
, représentée par , Délégué Syndical
FO, représentée par Monsieur , Délégué Syndical
D'autre part,
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc49426285 \h 2 PARTIE I - DETERMINATION DES BENEFICIAIRES : PAGEREF _Toc49426286 \h 3 A/ PRINCIPE GENERAL : PRESENCE AUX REUNIONS PLENIERES ORGANISEES A L’INITIATIVE DE L’EMPLOYEUR : PAGEREF _Toc49426287 \h 3 B/
CAS D’APPLICATION DEROGATOIRE : PRESENCE EN REUNION EN QUALITE DE REPRESENTANT DU PERSONNEL PRECEDEE OU SUIVIE D’UNE ACTIVITE SALARIEE PAGEREF _Toc49426288 \h 3
PARTIE II - LES MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS ET TEMPS DE DEPLACEMENT PAGEREF _Toc49426289 \h 5 A/ LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE REPAS : PAGEREF _Toc49426290 \h 5 B / LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE DEPLACEMENT PAGEREF _Toc49426291 \h 5 C/ LA PRISE EN CHARGE DES TEMPS DE TRAJET PAGEREF _Toc49426292 \h 6 1-Rappel des principes généraux : PAGEREF _Toc49426293 \h 6 2-Applications concrètes : PAGEREF _Toc49426294 \h 6 PARTIE III : ENTREE EN VIGUEUR – DUREE - REVISION – DENONCIATION –PUBLICITE PAGEREF _Toc49426295 \h 8 Annexe n°1 : Modèle de feuilles de note de frais en vigueur à la date de signature PAGEREF _Toc49426296 \h 9 Annexe n°2 : Modèle d’attestation sur l’honneur relative au lieu de domicile PAGEREF _Toc49426297 \h 10 Annexe n°3 : Exemples de typologie de prise en charge PAGEREF _Toc49426298 \h 11 PREAMBULE
Le principe selon lequel les représentants du personnel ne doivent subir aucune perte de rémunération en raison de l'exercice de leur mandat est réaffirmé dans le cadre du présent accord. Qu’en l’absence de dispositions légales en la matière, la prise en charge des différents frais pour se rendre aux réunions des institutions représentatives peut être réglée par voie d’accord d’entreprise ou faire l’objet d’un usage d’entreprise. Il est également rappelé que :
Au terme de la jurisprudence, les frais de déplacement engagés par un représentant du personnel pour se rendre aux réunions des institutions représentatives de l’entreprise sont à la charge de l’employeur; que ces frais comprennent les modalités de transport ainsi que les dépenses de restauration ou d’hébergement réellement exposées. Qu’à défaut de disposition conventionnelle applicable dans l’entreprise sur le montant et les modalités de prise en charge, les coûts de transport doivent être évalués sur la base du barème fiscal de référence ;
Le temps de déplacement professionnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail habituel pour prendre son poste, en application de l’article L.3121-4 du Code du travail, n’est pas considéré comme du temps de travail effectif et la partie excédant le temps de trajet normal fait par ailleurs l’objet d’une contrepartie soit sous forme de repos soit sous forme financière.
Que, par dérogation, au terme de la jurisprudence, le temps de trajet nécessaire pour se rendre aux différents lieux de réunion et effectué en exécution des fonctions représentatives, pris en dehors de l’horaire normal de travail, doit être considéré comme du temps de travail effectif et être intégré dans le calcul de la durée totale du travail pour la seule partie excédant le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu habituel de travail : qu’en conséquence, le temps de trajet rémunéré comme du temps de travail ne concerne que la partie qui excède le temps normal de trajet;
Les dispositions du protocole du 30 avril 1974 relatif aux frais de déplacement des ouvriers prévu en annexe 1 de la convention collective des Transports Routiers qui « fixe les conditions de remboursement des frais de déplacement des ouvriers des entreprises de transport routier et activités auxiliaires du transport visés par ladite convention dans la mesure où ces frais ne sont pas remboursés intégralement par l'employeur sur justification » et qui prévoit «le montant des indemnités …est réduit ou supprimé dans la mesure où l’employeur prend en charge sous quelque forme que ce soit tout ou partie des frais correspondant au logement ou à la nourriture. »
Ces principes édictés en termes généraux nécessitent que les modalités pratiques puissent être arrêtées par accord d’entreprise, en tenant compte des situations concrètes connues par les représentants du personnel et les représentants syndicaux au sein de la société ROGER RENAUD ET CIE. Le présent accord a donc vocation à déterminer les modalités de mise en œuvre des règles applicables en la matière au regard des spécificités de l’activité de la société ROGER RENAUD ET CIE et du personnel, occupé à des fonctions représentatives, et traite des frais et temps de déplacement des représentants du personnel et syndicaux dans le cadre des réunions plénières des institutions représentatives du personnel à l’initiative de l’employeur. C’est ainsi que les parties se sont entendues pour traiter dans le cadre du présent accord d’une part de la détermination des représentants du personnel et syndicaux bénéficiaires (I) et d’autre part des modalités de prise en charge des frais et temps de déplacement (II).
PARTIE I - DETERMINATION DES BENEFICIAIRES :
A/ PRINCIPE GENERAL : PRESENCE AUX REUNIONS PLENIERES ORGANISEES A L’INITIATIVE DE L’EMPLOYEUR :
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés en charge d’un mandat de représentation du personnel et syndical dans le cadre de leur présence aux réunions plénières organisées à l’initiative de l’employeur, telles qu’elles existent en l’état actuel des dispositions législatives et réglementaires à savoir :
Les réunions ordinaires et extraordinaires du Comité Social et Economique (CSE);
Les réunions ordinaires du Comité de groupe ;
Les réunions organisées par l’employeur dans le cadre de la négociation d’accords collectifs d’entreprise, issus ou non de la négociation collective obligatoire (NAO) ;
B/ CAS D’APPLICATION DEROGATOIRE : PRESENCE EN REUNION EN QUALITE DE REPRESENTANT DU PERSONNEL PRECEDEE OU SUIVIE D’UNE ACTIVITE SALARIEE
Qu’il s’agisse de la prise en charge des frais kilométriques exposés ou bien de la rémunération des temps de trajets associés, il est posé comme principe directeur que ces déplacements doivent avoir été imposés exclusivement par l’exercice du mandat de représentation et à l’occasion de l’une des réunions visées ci-dessus. Cela exclut donc les hypothèses dans lesquelles le représentant du personnel ou syndical, réalise en tout état de cause le trajet pour se rendre sur son lieu de travail habituel et y prendre son service. En conséquence, dès lors que le bénéficiaire doit se rendre sur son lieu habituel de prise de service, un jour où il travaille normalement avant et/ou après la tenue des réunions susvisées compte tenu de la planification de l’activité, il ne peut y avoir lieu à prise en charge des frais et temps de déplacement exposés. En effet dans un tel cas, le représentant du personnel ou syndical expose en tout état de cause des frais pour se rendre sur son lieu de travail habituel ; situation qui peut viser l’ensemble des salariés de l’entreprise. Peuvent donc donner lieu à prise en charge des frais kilométriques et temps de trajet associés, les déplacements exposés par un bénéficiaire :
un jour où ce dernier est absent de son poste, pour quelle que cause que ce soit (congé payé, délégation, repos compensateur, maladie…) de telle sorte qu’il ne serait donc pas venu sur son lieu de travail, pour assister à une réunion visée ci-dessus qui se déroule sur le lieu de travail habituel de prise de service de l’intéressé ;
lorsque ce dernier est contraint de réaliser un second trajet dans la même journée compte tenu de ses horaires de service et de l’horaire de la réunion. Dans ce dernier cas, il est admis que le second trajet est justifié, et donc pris en charge dans le cadre du présent accord (II -C. Article 2-3), si la fin de service ou la fin de réunion est éloignée de plus de 3 heures de l’heure de convocation à la réunion ou l’heure de prise de service ;
pour se rendre à une réunion qui ne se situerait pas sur le lieu de travail habituel de prise de service de l’intéressé.
PARTIE II - LES MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS ET TEMPS DE DEPLACEMENT
Le présent accord a vocation à déterminer les modalités de prise en charge des frais de repas (A), les modalités de prise en charge des frais de déplacement (B) et enfin les modalités de rémunération des temps de trajet (C). En préambule, il est rappelé, que le représentant du personnel ou syndical, qui réalise en tout état de cause le trajet pour se rendre sur son lieu de travail habituel et y prendre son service le jour d’une réunion organisée à l’initiative de l’employeur, ne peut solliciter la prise en charge de ses frais de déplacement et la rémunération de ses temps de trajet. Il est susceptible en revanche de solliciter la prise en charge de ses frais de repas dans les conditions fixées ci-dessous.
A/ LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE REPAS :
Les parties ont convenu de la prise en charge par la société d’un repas selon les montants habituellement pratiqués par profil sous réserve des conditions d’octroi prévues par la convention collective, ou les accords d’entreprise ou les usages internes (notamment repas sur lieu travail pour le personnel sédentaire avec horaires atypiques et coupure déjeuner de moins d’une heure). Les parties ont convenu d’un traitement différencié selon les cas de figure suivants :
Journée au cours de laquelle le représentant du personnel est absent de son poste, pour quelle que cause que ce soit (congé payé, délégation, repos compensateur, maladie) de telle sorte qu’il ne serait donc pas venu sur son lieu de travail : prise en charge par l’employeur d’un repas à condition que la réunion réponde à l’une des conditions susvisées ;
Journée au cours de laquelle le représentant du personnel cumule un temps de présence en réunion et une « activité » de service dans le cadre de ses fonctions habituelles : prise en charge par l’employeur d’un repas à condition que la réunion réponde à l’une des conditions susvisées ;
En tout état de cause, le cumul de la prise en charge de repas au titre du présent protocole ne peut en aucun cas conduire au bénéfice d’un nombre de repas remboursés ou indemnisés supérieur au nombre de jours ouvrés du mois considéré. A titre d’exemple, pour un mois comprenant 22 jours ouvrés, il n’est pas possible de bénéficier d’un nombre de repas du midi supérieur à 22.
B / LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE DEPLACEMENT
En application d’un engagement de bonne foi et de bon sens dans l’exécution des mandats de représentation, les parties ont convenu de respecter l’ordre de priorité suivant s’agissant des moyens de locomotion utilisés pour se rendre aux réunions visées par le présent accord :
N°1 : Privilégier l’utilisation d’une voiture de service mise à disposition par l’entreprise si disponible (hormis pour les réunions qui se tiennent le lundi afin d’éviter l’indisponibilité dudit véhicule durant le week-end) ;
N°2 : Pour les réunions qui se tiennent en dehors du lieu habituel de travail, avoir recours chaque fois que possible aux trajets par train – Tarif 2nde classe ou en cas de covoiturage, à la location d’un véhicule catégorie A et B (cas spécifique de la participation au comité de groupe);
N°3 : A défaut, utiliser un véhicule personnel.
Ainsi, dès lors que la solution retenue est exempte d’abus, il sera pris en charge par l’employeur :
Dans le cas d’un trajet effectué par train ou au moyen d’un véhicule de location (cas spécifique de la participation au comité de groupe), le coût sera pris en charge par l’entreprise sur présentation des justificatifs originaux (factures et billets de train) et d’une note de frais (annexe n°1 du présent protocole) ;
Dans le cas de l’utilisation d’un véhicule personnel, les frais de déplacement seront pris en charge par l’entreprise sous forme d’une indemnité kilométrique calculée sur la base d’un barème individuel arrêté conjointement chaque année au regard du lieu de domiciliation, de l’évolution du barème fiscal en vigueur et des CV fiscaux du véhicule utilisé par chacun des représentants du personnel plafonné à 7 CV fiscaux (fiche individuelle en annexe 2 du présent protocole d’accord).
Pour donner lieu à remboursement, le bénéficiaire devra établir une note de frais qu’il transmettra à son Responsable d’activité/Directeur de site pour vérification avant transmission et paiement par le service comptabilité. Les parties ont convenu qu’une seule note de frais sera remise par mois afin de faciliter la fluidité du traitement et le contrôle a posteriori des bénéficiaires.
C/ LA PRISE EN CHARGE DES TEMPS DE TRAJET
Rappel des principes généraux :
En application de la jurisprudence actuelle, la rémunération de ces temps comme temps de travail effectif suppose la réunion de deux conditions cumulatives :
que le déplacement soit effectué en dehors de l'horaire normal de travail du bénéficiaire ;
que le déplacement effectué excède le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.
Seul le déplacement répondant à ces 2 conditions peut donner lieu à une prise en charge en temps de travail effectif.
Applications concrètes :
2-1 –Modalités pratiques de définition du domicile et du temps de trajet habituel Les parties ont convenu que chaque représentant du personnel s’engage à fournir dans ces conditions, et à chaque début d’année civile, une attestation sur l’honneur quant à la localisation de son domicile, ainsi qu’en cours d’année, chaque fois que cette localisation sera modifiée (Annexe n°2 du présent accord) ; attestation qui constituera le point de départ qui permettra ensuite de déterminer le temps normal que chaque représentant du personnel effectue pour se rendre sur son lieu habituel de prise de service.
2-2 – Modalités de prise en charge des temps de trajet lors des réunions à l’initiative de l’employeur en dehors du lieu habituel de travail Les parties ont convenu que, concernant la participation spécifique aux réunions du Comité de groupe, il sera fait mention sur la fiche de présence, établie en fin de réunion, du temps de présence à la réunion auquel seront ajoutés d’une part le temps de trajet commun agence ROGER RENAUD ET CIE - lieu de réunion et d’autre part le temps de trajet individuel domicile-agence ROGER RENAUD ET CIE à indemniser.
2.-3 – Modalités de prise en charge des temps de trajet éligibles lors des réunions à l’initiative de l’employeur au sein du lieu habituel de travail S’agissant des temps de trajet pour se rendre spécifiquement à une réunion (voir I/B page 3), pris en dehors des horaires de travail, mais qui ne dépassent pas le temps de trajet habituel, les parties ont convenu d’une indemnisation forfaitaire correspondant à la durée d’un aller-retour du temps de déplacement par le taux horaire de base de l’intéressé.
PARTIE III : ENTREE EN VIGUEUR – DUREE - REVISION – DENONCIATION –PUBLICITE
Le présent accord entrera en vigueur le lendemain de son dépôt auprès de l’administration compétente. Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, avec date d’entrée en vigueur le 1er octobre 2020, et cessera de produire effet à la date d’expiration des mandats des actuelles instances représentatives dans le cadre du renouvellement du CSE ou de toutes autres formes de renouvellement des institutions en cas d’évolution législative ou réglementaire instituant un nouveau cadre juridique de représentativité. L’une ou l’autre des parties pourra à tout moment demander la révision du présent accord, et au plus tôt après une année de mise en œuvre. La demande de révision devra indiquer la ou les dispositions concernées et devra être accompagnée d’un projet de nouvelle rédaction de ces dispositions. Dans le délai de 1 mois suivant la réception de cette demande de révision accompagnée d’un projet de nouvelle rédaction, l’employeur devra organiser une réunion de négociation permettant l’engagement de discussions sur le projet de modification. L’avenant de révision devra être conclu selon les modalités fixées à l’article L.2261-7-1 du Code du travail. Le présent accord fera l’objet des publicités suivantes à la diligence de la société :
un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis à chaque signataire ;
un exemplaire en sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes territorialement compétent;
un dépôt dématérialisé sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;
mention de cet accord figurera sur le tableau de la Direction réservé à cet effet.
Annexes au protocole : Annexe n°1 : Modèle de feuilles de note de frais en vigueur à la date de signature
Modèle en vigueur à la date de signature susceptible d’évolué suivant les pratiques de la Société
Annexe n°2 : Modèle d’attestation sur l’honneur relative au lieu de domicile \s Annexe n°3 : Exemples de typologie de prise en charge
Cas n° 1 : Participation d’un représentant du personnel absent de son poste de travail pour la journée complète (pour cause de congé payé, délégation, repos compensateur, maladie …) à une réunion à l’initiative de l’employeur
Cas 1.1 : Réunion se tenant sur le lieu habituel de travail
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 11h30
Temps de déplacement : indemnisation ☒Temps Travail Effectif ☐
Indemnité Kilométrique : oui 1☒Non ☐
Frais de repas : oui ☐Non 2☒
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 12h puis à une autre réunion se tenant de 14h30 à 16h00
Temps de déplacement : indemnisation ☒Temps Travail Effectif ☐
Indemnité Kilométrique : oui ☒Non ☐
Frais de repas : oui ☒Non ☐
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 12h30
Temps de déplacement : indemnisation ☒Temps Travail Effectif ☐
Indemnité Kilométrique : oui ☒Non ☐
Frais de repas : oui ☒Non ☐
Cas 1.2 : Réunion se tenant hors du lieu de travail habituel
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 12h30
Temps de déplacement : indemnisation 3 ☒Temps Travail Effectif 4 ☒
Indemnité Kilométrique : oui ☐Non 5☒
Frais de repas : oui ☒Non ☐
A raison d’un aller-retour domicile – lieu de travail par journée 2Sauf représentants empêchés de prendre leur repas à leur domicile entre 11h45 et 14h15 en raison de leur temps de trajet domicile/lieu de réunion 3 Temps de trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail 4 Excédent du temps de trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail 5 Sauf si utilisation du véhicule personnel en dernier recours étant précisé que sont prises en charge les IK pour le trajet domicile-lieu de travail
Cas n° 2 : Participation d’un représentant du personnel à une réunion à l’initiative de l’employeur, précédée ou suivie d’une activité salariée
Cas 1.1 : Réunion se tenant sur le lieu habituel de travail
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 11h30
Temps de déplacement : indemnisation 1 ☐Temps Travail Effectif ☐
Indemnité Kilométrique : oui 1☐Non ☒
Frais de repas : oui ☐Non 2☒
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 12h30 (ou de 14h00 à 18h50)
Temps de déplacement : indemnisation 1 ☐Temps Travail Effectif ☐
Indemnité Kilométrique : oui 1 ☐Non ☒
Frais de repas : oui 2 ☐Non ☒
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 12h30 puis à une autre réunion se tenant de 14h30 à 18h00
Temps de déplacement : indemnisation 1 ☐Temps Travail Effectif ☐
Indemnité Kilométrique : oui 1 ☐Non ☒
Frais de repas : oui ☒Non ☐
Cas 1.2 : Réunion se tenant hors du lieu de travail habituel
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 11h30
Temps de déplacement : indemnisation ☐Temps Travail Effectif 3 ☒
Indemnité Kilométrique : oui ☐Non 4☒
Frais de repas : oui ☐Non 2☒
Représentant présent à une réunion se tenant de 9h00 à 11h50 (ou de 16h00 à 18h50)
Temps de déplacement : indemnisation ☐Temps Travail Effectif 3 ☒
Indemnité Kilométrique : oui ☐Non 4☒
Frais de repas : oui ☐Non☒
1 Indemnisation si la fin de service ou la fin de réunion est éloignée de plus de 1h30 de l’heure de convocation à la réunion ou de l’heure de prise de service 2 Sauf représentants empêchés de prendre leur repas à leur domicile entre 11h45 et 14h15 en raison de leur temps de trajet domicile/lieu de réunion 3 Excédent du temps de trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail 4 Sauf si utilisation du véhicule personnel en dernier recours
