ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION
DE LA CONSULTATION DES SALARIES SUR LA DESIGNATION
PAR LE CSE DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE
ENTRE
L’Association de parents et amis de personnes en situation de handicap mental (Unapei 30) dont le siège social est situé 2, Impasse Robert Schuman, 30000 NIMES, représentée par XXXXX, en sa qualité de Directeur Général.
Ci-après désignée « l’Association »
d’une part,
Et
XXXXX, déléguée CFE-CGC Santé-Social,
XXXXX, déléguée C.G.T,
XXXXX, déléguée Force Ouvrière,
XXXXX, délégué Sud-Santé Sociaux,
Sommaire
PREAMBULE
ARTICLE 1 : CALENDRIER DE LA CONSULTATION3
ARTICLE 2 : DUREE DES MANDATS4
ARTICLE 3 : REPARTITION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE DANS LES ETABLISSEMENTS4
ARTICLE 4 : DUREE DE LA CONSULTATION5
ARTICLE 5 : LISTES DU PERSONNEL5
ARTICLE 6 : LES CANDIDATS5
ARTICLE 7 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE6
ARTICLE 8 : LE BUREAU DE VOTE8
ARTICLE 9 : SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION 9
ARTICLE 10 : RESULTATS DE LA CONSULTATION9
ARTICLE 11 : DUREE DE L’ACCORD9
ARTICLE 12 : DEPOT ET PUBLICITE 10
Préambule
Le présent accord a pour objet de prévoir les modalités d’organisation de la consultation des salariés de l’Unapei 30 sur la désignation par le CSE des représentants de proximité. Conformément à l’accord d’entreprise signé le 1er octobre 2018, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance pour organiser cette consultation. La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN. Cette consultation est organisée selon les modalités définies ci-après :
ARTICLE 1 : CALENDRIER DE LA CONSULTATION
Les dates et horaires suivants sont retenus pour organiser la consultation :
Etapes
Dates
Date d'annonce de la consultation
Bulletins de paie de décembre 2018
Appel à candidatures et affichage des listes des votants et des « éligibles » Lundi 7 janvier 2019 Envoi des codes de connexion aux salariés Jeudi 10 janvier 2019 Un seul et unique tour Date limite de dépôt des candidatures par les salariés Lundi 14 janvier 2019
Avant MIDI
Affichage des candidatures et des noms des membres du bureau de vote Lundi 14 janvier 2019 Date et heure de scellement du système de vote Mercredi 16 janvier 2019 14h00 – SIEGE
Date et heure d'ouverture de la consultation
Vendredi 18 janvier 2019
9h00
Date et heure de clôture de la consultation
Mardi 22 janvier 2019
15h00
Date de dépouillement des urnes et proclamation des résultats Mardi 22 janvier 2019 à partir de 15h – SIEGE Convocation du CSE avec transmission des résultats Jeudi 24 janvier 2019 Réunion du CSE - Désignation des représentants de proximité Mardi 29 janvier 2019 Information des salariés de la désignation des RP avec résultat des votes du CSE + résultat de la consultation des salariés
Affichage dans les établissements le mardi 29 janvier 2018
ARTICLE 2 : DUREE DES MANDATS DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE
Conformément à l’accord collectif d’entreprise signé le 21 juin 2018, la durée des mandats des représentants de proximité est identique à celle des membres du CSE, soit
trois ans. Ils prendront donc fin avec les mandats des membres du CSE.
ARTICLE 3 : REPARTITION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE DANS LES ETABLISSEMENTS
Conformément à l’accord collectif d’entreprise signé le 21 juin 2018, les salariés qui prendront part à la consultation et les sièges des représentants de proximité seront répartis de la manière suivante dans les différents établissements de l’Unapei 30 : Etablissement Nombre de votants Nombre de représentant de proximité désignés par le CSE CEMA Guillaumet 14 1 E.S.A.T. VERONIQUE 17 1 ESAT Les Gardons 41 2 ESAT Saint Exupéry 20 1 FAM Les Massagues 75 4 (dont un cadre) FAM LES YVERIERES 58 2 FAM Villaret Guiraudet 44 2 Foyer de Vie Les Agarrus 21 1 Foyer de Vie Paul CEZANNE 16 1 Foyer Bernadette - SAVS et SAVA 17 1 I.M.E. "LES VIOLETTES" 57 2 IME De Rochebelle 50 2 Foyer et SAVS Le Tavernol 17 1 Foyers et SAVS L'Oustalado 35 2 Siège Administratif 10 1 Total général
492 votants
24 RP
Chaque candidat devra proposer sa candidature pour être représentant de proximité au sein de son établissement.
Pour les salariés à temps partagé sur deux établissements distincts, ils seront votants et éligibles au sein de l’établissement dans lequel ils ont l’ETP le plus important.
Pour la désignation des représentants de proximité, chaque établissement a un collège unique sauf pour les Massagues dans lequel un siège est réservé au collège des cadres.
ARTICLE 4 : DUREE DE LA CONSULTATION
La durée de la consultation est de 5 jours calendaires compris entre ces deux dates :
du vendredi 18 janvier 2019 à 9h au mardi 22 janvier 2019 à 15 heures.
ARTICLE 5 : LISTES DU PERSONNEL
Il sera affiché au sein des établissements par l’employeur le 7 janvier 2018 une liste du personnel dans laquelle figureront :
les salariés de l’établissement qui pourront participer à la consultation
Les salariés de l’établissement qui pourraient déposer leur candidature pour être désignés comme représentants de proximité
Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, établissement de rattachement, date de naissance, ancienneté et « éligibilité ». Pour le FAM Les Massagues, il sera affiché également une liste spéciale pour le collège « cadre ». L’ancienneté dans l’association sera calculée à la date du second tour de scrutin des élections du CSE.
ARTICLE 6 : LES CANDIDATS
L’employeur affichera dans l’ensemble des établissements un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir dans chaque établissement. Les représentants de proximité qui seront désignés parmi les membres du CSE ou tout autre salarié de l’Association doivent respecter les deux conditions cumulatives suivantes :
Justifier d’un an d’ancienneté au sein de l’Association à la date du second tour des élections professionnelles ;
Etre rattaché à l’établissement pour lequel il se porte candidat.
Chaque salarié qui remplit les conditions ci-dessus et qui souhaite être désigné par le CSE comme représentant de proximité au sein de son établissement devra envoyer sa candidature avant le lundi 14 janvier 2019, midi.
Les candidatures devront être adressées soit :
-par lettre recommandée avec accusé réception à l’attention de la Direction des Ressources Humaines située 2, Impasse Robert Schuman à Nîmes.
-par dépôt auprès du service Ressources Humaines du siège contre récépissé,
-par dépôt auprès du Directeur d’établissement (ou de son représentant) auprès duquel le salarié pourra obtenir un récépissé justifiant la réception et la transmission de la candidature au service Ressources Humaines.
Les noms des candidats seront affichés par l’employeur dans chaque établissement le lundi 14 janvier 2019.
ARTICLE 7 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
Article 7.1 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels Le prestataire retenu pour le vote électronique expédiera
le jeudi 10 janvier 2019, par voie postale, au domicile de chaque salarié votant, un courrier comportant l’identifiant et le mot de passe, attribués au salarié et générés de manière aléatoire par le prestataire. Ces codes ne sont pas communiqués à l’employeur.
Ces codes permettront de se connecter au site sécurisé dédié à la consultation.
Une note RH sera transmise dans les bulletins de paie de décembre des salariés pour les informer du contenu du courrier envoyé par le prestataire.
Une notice explicative sera intégrée à ce courrier (mode opératoire joint au courrier en recto-verso avec copie d’écran). La même notice sera à disposition des salariés qui souhaitent voter au sein de l’établissement grâce à un
ordinateur qui sera mis à disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique, et ce durant un créneau horaire journalier qui sera fixé au sein de chaque établissement. Il sera de 4 heures minimum, fixées entre 9H et 17H, et communiqué par voie d’affichage.
A tout moment, chaque salarié sera libre de se faire assister dans l’utilisation du Système de vote par le personnel administratif désigné à cet effet.
D’une manière générale, l’Association s’engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n’ont pas vocation par leur fonction à utiliser habituellement l’outil informatique.
Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des votants pendant la consultation.
Article 7.2 : Description du déroulement de la consultation Une fois connecté sur le site sécurisé dédié à la consultation, le salarié devra s’identifier par la saisie de :
son identifiant
son mot de passe
Authentifié par le système, le salarié se verra présenter la liste des salariés qui souhaitent être représentant de proximité dans leur établissement, classée par ordre alphabétique. Sur l’ensemble des écrans présentés, l’affichage sera formaté pour garantir une totale neutralité entre les différentes candidatures (taille de caractères, police …). Le salarié pourra voter autant de fois qu’il y a de sièges au sein de son établissement ou voter blanc.
Exemple : Du fait d’un effectif supérieur à 25 salariés au sein de l’établissement X, 2 sièges de représentants de proximité seront à pourvoir. Trois candidats se sont présentés : Mme DURAND, M. DUPONT et Mme MARTIN. Le salarié aura alors 7 options lors de la consultation :
voter pour Mme DURAND et M. DUPONT
voter pour Mme DURAND et Mme MARTIN
voter pour Mme DURAND
Voter pour Mme MARTIN et M. DUPONT
Voter Mme MARTIN
Voter M. DUPONT
Voter blanc
En revanche, le salarié ne pourra pas voter pour les trois candidats car cela viendrait à dépasser le nombre de sièges à pourvoir. Lorsque le salarié a validé un ou plusieurs candidats, l’application récapitule ses choix sur la droite de l’écran sous la forme d’un fac-similé de son bulletin de vote. La personne peut revenir sur ses choix tant qu’elle n’a pas cliqué sur le bouton de validation.
Pour confirmer son choix, le salarié doit cliquer sur le bouton de validation. La validation du vote entraînera l’affichage d’une confirmation d’enregistrement.
Article 7.3 : Précisions techniques supplémentaires Chaque saisie de l’identifiant et du mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote par le système électronique.
Sur l’écran d’accueil, le salarié pourra clairement visualiser la consultation qu’il a validée et s’il souhaite, imprimer un accusé de réception précisant le jour et l’heure de la validation.
La liste d’émargement et le taux de participation sont accessibles aux membres du Bureau de Vote.
ARTICLE 8 : LE BUREAU DE VOTE
Le bureau de vote sera le même que celui des élections professionnelles du CSE sauf si un des membres se présente comme candidat pour pourvoir un siège de représentant de proximité. Dans ce cas, les règles de «composition du bureau de vote » définies à l’article 14.1 du protocole d’accord préélectoral s’appliqueront.
ARTICLE 9 : SCELLEMENT DU SYSTEME ET FORMATION
Article 9.1 : Scellement du système de vote Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés de l’organisation de la consultation, ainsi que les membres du bureau de vote, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique. Cette intervention consiste à : Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote, Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides, Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.
La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’employeur (personnel du service ressources humaines) qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire. Article 9.2 : La cellule d’assistance technique Une cellule d’assistance technique sera mise en place. Elle sera composée :
des membres du bureau de vote
d’un représentant du prestataire
d’un représentant de l’association (personnel du service ressources humaines)
Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont de la consultation lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension de la consultation. La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
ARTICLE 10 : LES RESULTATS DE LA CONSULTATION
Les résultats de la consultation seront obtenus le mardi 22 janvier 2018 à partir de 15h00.
Ils seront envoyés le jeudi 24 novembre aux membres du CSE avec la convocation à la prochaine réunion au cours de laquelle ils désigneront les représentants de proximité. Les résultats de la consultation seront affichés en même temps que les noms des représentants de proximité suite à leur désignation par le CSE.
ARTICLE 11 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée liée à la consultation des salariés pour la désignation des représentants de proximité par le CSE.
Il cessera donc de produire tout effet dès que les résultats de la consultation auront été affichés dans les établissements.
Il entrera en vigueur dès sa signature.
Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.
ARTICLE 12 : DEPÔT ET PUBLICITE
Un délai de signature de 6 jours, jusqu’au 22 novembre 2018, 14 heures, est laissé aux organisations syndicales pour signer le présent accord.
Il est notifié aux organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions légales afin de faire courir le délai d’opposition.
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité auprès de la DIRECCTE et du conseil de prud’hommes conformément aux dispositions légales et réglementaires.
Une copie du présent accord est mise à la disposition des salariés dans chaque établissement.
Fait à Nîmes en 6 exemplaires originaux, le 16/11/2018
Pour l’Unapei 30, XXXXXXX
Pour l’organisation syndicale CFE-CGC, Santé-Social,
Pour l’organisation syndicale C.G.T.,
Pour l’organisation syndicale F.O.,
Pour l’organisation syndicale S.U.D., Santé Sociaux
