ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES AU SEIN DE L’ASSOCIATION UDAF 03
L'accord exposé ci-après est conclu entre :
l’Union Départementale des Associations Familiales de l’Allier dont le siège social est fixé 19 Rue de Villars 03000 MOULINS, représentée par Mme, Présidente, et Madame, Directrice, d’une part,
Mme, Déléguée Syndicale C.F.D.T. d’autre part,
PRÉAMBULE
Le présent accord a pour objectif de formaliser les modalités de diffusion de publications de nature syndicale au personnel de l’entreprise dans l’enceinte de celle-ci. De même, il définit ci-après un certain nombre de règles de déontologie, de sécurité et de confidentialité ainsi que de bonnes pratiques en matière d’utilisation de la messagerie électronique par les Organisations syndicales, afin que celle-ci s’effectue dans des conditions compatibles avec le bon fonctionnement de l’entreprise, du réseau informatique et de la sécurité du réseau.
Cet accord s’inscrit dans le cadre des articles L.2142-4 et L. 2142-6 du code du travail sur les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales en entreprise et via les outils numériques disponibles dans l’entreprise, et sur l’accès à l’intranet et/ou à la messagerie électronique de l’entreprise, ainsi que des dispositions légales relatives au respect de la vie privée (notamment droit à l’image), de la Loi informatiques et libertés et des dispositions de la Charte informatique en vigueur au sein de l’Association UDAF03.
PRINCIPES
L’entreprise reconnaît à chacun des salariés le droit d’avoir librement accès à l’information syndicale de son choix. L’affichage des communications syndicales s’effectue librement sur des panneaux réservés à cet effet.
PANNEAUX D’AFFICHAGE
Des panneaux d’affichage sont mis à la disposition de chaque syndicat représentatif et section syndicale présent au sein de l’Association. Il est rappelé que l’affichage syndical mentionne le sigle du syndicat dont il émane, afin d’éviter toute confusion. Les communications affichées doivent être de nature syndicale. L’emplacement, le nombre et la taille des panneaux sont définis en concertation avec la Direction d’établissement ou de site. Un exemplaire des communications syndicales affichées sur les panneaux est transmis à la Direction, simultanément à l’affichage. Il est précisé que toute affiche apposée hors des emplacements à cet effet sera retirée.
UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE
Mise à disposition de la messagerie électronique
Chaque Organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale au niveau de l’Association UDAF03 se verra attribuer une boîte aux lettres dans la messagerie, portant le nom de l’entreprise et la mention du nom usuel du syndicat, lui permettant d’émettre et de recevoir des messages en toute confidentialité. La Direction ouvrira l’accès à la liste de diffusion des salariés de l’Association UDAF03 pour les boîtes aux lettres syndicales. Le Délégué syndical de chaque Organisation syndicale représentative et le représentant de chaque section syndicale seront les seuls habilités à adresser des messages via la messagerie électronique, et les seuls interlocuteurs de la Direction sur ce sujet. Seule cette adresse électronique syndicale pourra être utilisée pour l’envoi de messages collectifs à contenu syndical aux salariés de l’Association UDAF03, dans les conditions prévues par le présent accord. En aucun cas les Délégués syndicaux ou les représentants des sections syndicales ne peuvent adresser des communications syndicales collectives de leur messagerie professionnelle individuelle. Les Délégués syndicaux ou le représentant de section syndicale pourront utiliser cette adresse électronique au préfixe syndical en sus de leur adresse mail professionnelle afin de communiquer à titre individuel avec tout salarié de l’entreprise. Ces adresses électroniques syndicales pourront également permettre aux salariés d’interroger les Organisations syndicales de leur choix et aux Organisations syndicales de répondre aux sollicitations des salariés de façon confidentielle.
Mail syndical collectif
Dans les conditions définies au présent accord, chaque Organisation syndicale représentée au niveau de l’entreprise ou ayant constitué une section syndicale a la possibilité d’envoyer à l’ensemble du personnel de l’Association UDAF03 un mail syndical ou intersyndical douze (12) fois par l’année civile entière au maximum, à la fréquence et aux dates de son choix, sans qu’un collaborateur ne reçoive plus de deux (2) messages de la même Organisation au cours d’un même mois. Il est convenu que l’objet du courriel syndical collectif sera : « Message de la part de [nom usuel du syndicat] – tract syndical [date/mois/année] ». La communication syndicale sera constituée d’un seul fichier en format pdf (unique format autorisé) d’une taille maximum de trois (3) Mo et d’une phrase invitant le lecteur à ouvrir ladite pièce jointe : « Message destiné aux collaborateurs de l’Association UDAF03 Nous vous prions de bien vouloir trouver ci-joint, une communication de la part de [nom usuel du syndicat]. La Direction de l’Association UDAF03 n’est pas responsable du contenu de la communication syndicale jointe ». Ce moyen de communication ne se substitue pas aux panneaux d’affichage ni à la distribution physique de tracts. Il est expressément convenu par les parties que la Direction de l’Association UDAF03 ne pourra être tenue pour responsable, à quelque titre que ce soit, dans le cadre d’un courriel syndical collectif. Les Délégués syndicaux et Responsables de section syndicales sont responsables du contenu des communications syndicales, cette qualité et leur nom sont mentionnés dans le document en pièce jointe aux messages électroniques.
Contenu de la diffusion
Les communications syndicales contenues dans les messages respecteront les textes conventionnels et légaux en vigueur, notamment les dispositions relatives à la presse, en particulier celles relatives à l’interdiction des propos diffamatoires ou injurieux et à l’atteinte à la vie privée et au droit à l’image. Il est ainsi rappelé que le contenu diffusé via des messages collectifs syndicaux doit impérativement avoir une finalité syndicale et en conséquence avoir nécessairement pour objet la défense des intérêts professionnels, individuels ou collectifs des adhérents du syndicat ou de la profession et être en lien direct avec l’Association UDAF03. Ces messages doivent par ailleurs respecter l’obligation de confidentialité et de secret professionnel résultant de l’article L. 2315-3 du code du travail, ne pas contenir d’informations présentées comme confidentielles par la Direction, d’attaques nominatives ou personnelles ou de propos visant à porter atteinte à la réputation d’une personne. L’utilisation de la messagerie dans les conditions prévues par le présent accord n’est possible que pour la diffusion de tracts ou de publications syndicales. Aucune autre utilisation n’est possible, notamment l’Organisation d’un forum de discussion ou la diffusion d’une chaîne de lettres ou d’enquêtes. De même il est interdit dans les tracts ou communications ou mail d’accompagnement de copier des emails issus de la messagerie professionnelle ou d’y insérer des liens actifs vers des sites externes quel qu’en soit la nature. Les adresses de ces sites peuvent être mentionnés dans la communication. Ces communications seront sous l’entière responsabilité du Délégué syndical ou du représentant de section syndicale, cette qualité et leur nom seront mentionnés dans le tract ou la communication syndicale, jointe au mail.
Communication concomitante à la direction
Les Organisations syndicales s’engagent à communiquer à la Direction, concomitamment à leur diffusion, les tracts qu’elles vont diffuser par le biais de la messagerie électronique.
Communication lors des périodes électorales
Ces dispositions ne concernent pas la diffusion de tracts pendant les périodes d’Organisation des élections professionnelles. Durant les périodes préélectorales, l’envoi des messages collectifs à caractère syndical sera suspendu et régi par le protocole d’accord préélectoral de l’élection professionnelle concernée, qui en fixera précisément les modalités.
COMMUNICATION INDIVIDUELLE
L’utilisation de la messagerie professionnelle depuis leur boîte aux lettres individuelles ou boîte aux lettres syndicale est autorisée aux Délégués syndicaux et représentants de section syndicale pour communiquer avec l’ensemble des élus et mandatés de l’Association UDAF03, leurs interlocuteurs syndicaux externes, leurs propres adhérents, la Direction de l’Association UDAF03, un salarié de l’Association UDAF03 lorsque celui-ci les a sollicités à titre individuel.
LIBERTE DE CHOIX DES SALARIES
Les salariés doivent avoir le choix de prendre connaissance ou non des communications syndicales. Un premier e-mail de la boîte aux lettres de chaque organisation syndicale adressé à l’ensemble du personnel sera autorisé afin de demander aux salariés s’ils souhaitent ou non être destinataires des e-mails de son syndicat. Le syndicat conservera la preuve de l’acceptation ou du refus de chaque salarié. En cas d’absence de réponse du salarié, il sera considéré que ce dernier ne souhaite pas recevoir des messages de la boîte syndicale concernée. Dans chaque communication syndicale par courriel, il sera précisé aux salariés la possibilité de se désabonner des informations du syndicat.
REGLES D’UTILISATION DU RESEAU
La diffusion des tracts syndicaux ne doit pas porter atteinte au bon fonctionnement et à la sécurité du réseau informatique. Les dispositions de la Charte d’utilisation des systèmes d’information en vigueur au sein de l’Association UDAF03 devront être respectées.
TRAITEMENT DES DYSFONCTIONNEMENTS
Tout manquement à l’une ou plusieurs dispositions relatives à l’utilisation de la messagerie électronique entraînera la suspension immédiate de la possibilité d’envoi du mail syndical collectif pour une durée de trois mois pour l’Organisation syndicale concernée, après information écrite de la part de la Direction sur les éléments non conformes à l’accord. En cas de récidive, la messagerie sera rendue inaccessible à l’Organisation syndicale concernée pour six mois. La Direction organisera une réunion préalable avec l’Organisation syndicale concernée, afin d’échanger sur la situation et prendre une décision sur la suspension éventuelle.
ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2025 après l’accomplissement des formalités de dépôt.
DUREE
Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans.
ADHESION
Conformément aux dispositions de l’article L.2261-3 du Code du travail, toute Organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. Cette adhésion ne pourra être partielle et concernera nécessairement l’ensemble des termes de l’accord. L’adhésion devra faire l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur. Elle devra, en outre, être notifiée par lettre recommandée aux parties signataires dans un délai de cinq (5) jours ouvrés à compter de ce dépôt. Elle sera valable à compter du lendemain du jour de sa notification au greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
REGLEMENT DES DIFFERENDS
Les Parties conviennent d’appliquer le présent accord dans le même esprit de loyauté et d’ouverture que celui qui a présidé aux négociations et à la conclusion de celui-ci. En cas d’apparition d’un litige sur la mise en œuvre du présent accord, les Parties s’engagent à se rencontrer dans les meilleurs délais, afin de rechercher la ou les solutions nécessaires au règlement amiable de leur différend.
DENONCIATION ET REVISION
Conformément aux articles L.2261-9 et suivants du code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve d’un préavis de trois (3) mois. La partie qui dénonce l’accord devra notifier cette décision aux autres parties signataires. Dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail, le présent accord pourra être révisé selon les mêmes formes que sa conclusion, en tout ou partie, à la demande de chaque partie signataire ou adhérente. Il appartient à la partie qui souhaite réviser l’accord d’indiquer aux autres parties signataires ou adhérentes les dispositions qu’elle souhaite modifier et d’adresser une proposition de révision. La Direction convoquera alors les Organisations syndicales signataires ou adhérentes à une réunion au plus tard dans le mois qui suit la réception de la demande. L'avenant portant révision de tout ou partie du présent accord se substituera de plein droit aux stipulations qu'il modifie.
PUBLICITE
Conformément aux dispositions des articles L. 2231-5, L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations syndicales représentatives au niveau de l’Association UDAF03. Il sera également déposé auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) via la plateforme en ligne TéléAccords ainsi qu’auprès du Greffe du Conseil de prud’hommes de Moulins. Cet accord sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Fait à Moulins, le 14 novembre 2024, en 3 exemplaires originaux.
Pour l’organisation syndicale CFDT Pour l'UDAF DE L’ALLIER représentée par la Déléguée SyndicaleLa PrésidenteLa Directrice
