Protocole d’accord relatif aux moyens mis à disposition des représentants du personnel et des organisations syndicales
Entre l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais, représentée par xx, Directeur,
d'une part,
Et
Les organisations syndicales suivantes :
CFDT, représentée par xx
CGT, représentée par xx,
FO, représentée par xx
d’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Le protocole d’accord sur les moyens accordés au plan local aux instances représentatives du personnel et aux organisations syndicales arrive à échéance au 31 mars 2024.
Les parties sont convenues de négocier un nouvel accord portant sur les moyens matériels (mobilités, mobiliers et immobiliers) et d’information (matériels informatiques, connexions et réseau).
Le présent protocole a notamment pour objet de définir les conditions dans lesquelles les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale sont autorisées à utiliser les moyens de communication informatique de l’organisme.
Il a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.
TITRE 1 : Les moyens matériels accordés aux représentants du personnel et aux organisations syndicales pour l’exercice de leurs activités au plan local
Article 1 : Moyens mis à disposition pour les déplacements en région 1.1 Déplacements pour se rendre aux réunions organisées par l’employeur Pour les réunions des représentants du personnel, à l’initiative de l’employeur, un véhicule professionnel de service – OU – attribué à un salarié (ex. : inspecteur) pourra être utilisé par les élus et délégués syndicaux, après établissement d’un ordre de mission (ou ordre de mission permanent pour les seuls agents bénéficiant de ce dispositif).
Cet usage est possible sous réserve de disponibilité pour les véhicules de service, et conformément aux règles d’utilisation définies dans le cadre de l’utilisation des véhicules professionnels.
Le covoiturage est mis en œuvre autant que faire se peut, dans le cadre de la démarche éco-responsable portée par l’organisme et ses salariés.
En cas de non-utilisation d’un véhicule professionnel de service ou attribué, la prise en charge des frais de déplacement interviendra sur la base du mode de transport le plus économique.
1.2 Déplacements pour se rendre à une réunion préparatoire du CSE Les frais de déplacement liés à une réunion préparatoire du comité social et économique ne sont pas pris en charge par l’organisme.
Toutefois, la direction n’est pas opposée, en cas de disponibilité d’un véhicule professionnel de service, à son utilisation en covoiturage prioritairement pour ce type de déplacement, dans la limite maximum d’un par mois.
De même, les salariés participants à ces réunions et bénéficiant d’un véhicule professionnel attribué doivent proposer le covoiturage aux membres du CSE pour venir en séance.
1.3 Autres déplacements dans le cadre du mandat Aucun déplacement autre que ceux visés aux 2 paragraphes précédents n’est pris en charge par l’organisme.
Il est précisé que l’utilisation des moyens d’audio et visio conférence doit permettre de réduire les déplacements.
Article 2 : Moyens matériels mis à disposition des représentants du personnel et des organisations syndicales au sein des sites
2.1 Les locaux Les locaux mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et heures d’ouverture des sites.
Le comité social et économique dispose d’un local au siège de l’organisme à Lille. Dans le cadre du réaménagement du site de Lille, à venir à l’horizon 2025 ou 2026, il est convenu que l’emplacement du local CSE sera modifié en fonction des décisions prises dans le cadre des réflexions sur l’implantation des services. Sous réserve d’un nombre important de participants et de disponibilité, le CSE peut accéder aux salles de réunion. Il est néanmoins non prioritaire par rapport aux réservations pour des réunions de travail. Un local syndical est mis à disposition de chaque organisation représentative au siège de l’organisme. Son éventuelle utilisation en mode partagé sera gérée par les organisations syndicales.
De même que le local du CSE, les locaux syndicaux seront déplacés dans les locaux à l’horizon 2025 ou 2026, dans le cadre du projet de réaménagement du site de Lille.
Sur les autres sites, un local commun aux membres du CSE, et aux organisations syndicales est mis à disposition. Son utilisation en mode partagé fera l’objet d’un planning horaire d’occupation par les élus assurant un usage équilibré entre instances.
Les locaux mis à disposition par l’employeur disposeront du matériel courant, à savoir : table, chaises et armoires fermant à clefs ainsi qu’un dispositif de communication téléphonique accessible via l’ordinateur.
Pour les locaux éventuellement présents sur les sites déconcentrés, la superficie des locaux sera, dans la mesure du possible, proportionnée au nombre d’élus.
2.2 Les panneaux d’affichage Des panneaux d’affichage seront mis à disposition de chaque instance, sur chaque site soit :
1 panneau pour le CSE,
1 panneau par organisation syndicale
2.3 Moyens de secrétariat mis à disposition par la direction Une assistante de direction participe aux réunions du CSE et prépare un projet de procès- verbal soumis au secrétaire du CSE qui centralise les demandes de modification. Après validation par le secrétaire du CSE et approbation en réunion, le procès-verbal sera diffusé à l’ensemble des agents sous le SharePoint RH.
Article 3 : Les moyens informatiques mis à disposition des organisations syndicales et des représentants du personnel 3.1 Les moyens mis à disposition des organisations syndicales L’Urssaf Nord – Pas-de-Calais met à disposition dans chaque local affecté à une ou plusieurs organisations syndicales les moyens suivants :
- une imprimante commune (dans la mesure du possible multi fonctions) ; - un accès à internet, via le réseau de l’organisme.
Chacun des membres des organisations syndicales utilise son ordinateur professionnel individuel, mis à disposition par l’employeur.
Les matériels restent la propriété de l’organisme.
Chaque utilisateur se connectera avec ses identifiants professionnels pour l’accès à l’Intranet et à l’Internet.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices, qui doivent apporter la plus grande attention à leurs conditions d’utilisation et leur conservation.
Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale.
3.2 Les moyens informatiques mis à disposition du comité social et économique L’Urssaf Nord – Pas-de-Calais met à disposition du comité social et économique au siège et sur les sites dans le local partagé :
- une imprimante (dans la mesure du possible multi fonctions) ; - un accès à Internet, via le réseau de l’organisme.
Chacun de membres du CSE utilise son ordinateur professionnel individuel, mis à disposition par l’employeur.
Les matériels restent la propriété de l’organisme.
Chaque utilisateur se connectera avec ses identifiants professionnels pour l’accès à l’Intranet et à l’Internet.
Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge du comité social et économique.
3.3 L’accès à la visio conférence
Afin de favoriser les échanges entre les représentants du personnel de la région et d’éviter la multiplication des déplacements, en plus des réunions en visio conférence sur micro personnel, l’accès à la visio conférence sur meuble et aux salles de visio conférence sera possible, sous réserve de disponibilité des salles.
TITRE 2 : Le suivi des heures de délégation
Article 4 : Modalités pratiques d’utilisation des heures de mandat
Afin d’assurer le suivi des temps de délégation dans le cadre des différents mandats (membre du comité social et économique, représentant de proximité, représentant syndical au CSE, délégué syndical, représentant de section syndicale), un système de bons de délégation dématérialisé est mis en place sur l’ensemble des sites.
Ces bons de délégation ont pour vocation d’informer l’employeur des déplacements des représentants du personnel. Ils ne constituent pas une autorisation préalable de l’employeur.
Chaque représentant du personnel, avant son départ en mandat, complétera un imprimé sur lequel sera porté la date de l’absence, le mandat concerné et la durée prévisionnelle de l’absence. Il sera complété au retour de la durée réelle de l’absence.
TITRE 3 : Les moyens pour communiquer et informer le personnel
Article 5 : Accès à internet des organisations syndicales Chaque organisation syndicale, dispose d’un accès à l’Internet, à partir de son ordinateur portable professionnel. L’accès à Internet par les organisations syndicales se fait selon les mêmes droits et obligations que pour l’ensemble des salariés de l’organisme ; droits, devoirs et dispositions qui sont rappelés dans la charte informatique et dans le présent accord. 5.1 Modalités d’utilisation de l’internet par les organisations syndicales Les organisations syndicales peuvent utiliser l’Internet pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. 5.2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées par Internet
Les organisations syndicales s’engagent à ce qu’aucune information ou document professionnel concernant l’organisme, ses agents, ses usagers ou ses partenaires ne soit diffusé par Internet.
Article 6 : Accès à l’intranet de l’organisme des organisations syndicales
Pour la mise à disposition de publications ou tracts de nature syndicale, chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale au sein de l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais disposera :
- d’un espace SharePoint. Il s’agira d’une base privée accessible à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais. - d’un espace sous canopée avec un lien renvoyant sur l’espace SharePoint
Les contributions dans l’espace syndical doivent se faire pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.
6.1 Liberté d’accès à l’information syndicale Tout salarié dispose d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme, à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace intranet des organisations syndicales. 6.2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur les intranets syndicaux Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
6.3 Les informations contenues sur les intranets syndicaux Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
L’intranet est destiné à la publication d’informations syndicales accessibles à l’ensemble des salariés (abonnement et/ou en libre accès pour les salariés de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais).
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Chaque information est clairement identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
6.4 Les conditions de mise en ligne Les organisations syndicales de l’organisme s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.
Les interventions sur le site (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les organisations syndicales. Chaque organisation syndicale doit désigner au maximum 6 personnes habilitées à opérer les mises à jour du site qui bénéficieront d’une formation.
La mise en place de l’espace syndical se fait en collaboration avec le service informatique et le service communication de l’organisme.
6.5 Les règles de maintenance Les organisations syndicales seront soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).
En cas d’incident, elles bénéficieront, comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel et des systèmes effectuée par le département informatique de l’organisme.
L’accès de celui-ci dans le local où est installé le matériel se fera en la présence du Délégué Syndical concerné ou de son représentant. Article 7 : Conditions d’Accès à l’intranet pour le comité social et économique Si besoin, le comité social et économique pourra dans les mêmes conditions bénéficier d’un espace intranet, pour la mise à disposition d’informations relatives aux œuvres sociales.
La gestion de cet espace ainsi que les informations diffusées seront placées sous la responsabilité :
- du secrétaire, du trésorier - et du secrétaire adjoint, et du trésorier adjoint
seuls habilités à déposer des documents sous l’espace intranet.
Article 8 : Conditions d’utilisation de la messagerie
8.1 Modalités d’utilisation de la messagerie par le comité social et économique La messagerie Outlook de l’organisme est réservée à un usage professionnel.
Toutefois, le comité social et économique pourra l’utiliser pour diffuser les messages relatifs aux œuvres sociales.
Ces messages ne devront pas excéder 10 lignes et ne pas comporter de pièces jointes, celles-ci étant consultables sous l’intranet ou sur le site internet du CSE.
Par ailleurs, le CSE bénéficie d’adresses électroniques spécifiques à chacune des activités des œuvres sociales, dans la limite de 10 maximum, pour communiquer avec le personnel.
En outre, une messagerie spécifique pour les activités de la CSSCT est mise à disposition. Elle est réservée strictement à un usage conforme aux compétences de la CSSCT, par les seuls membres de la CSSCT et les représentants de proximité à la CSSCT.
8.2 Modalités d’utilisation de la messagerie par les organisations syndicales Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale pour communiquer avec le personnel.
A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.
La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.
Ces messages ne devront pas excéder 10 lignes et ne pas comporter de pièces jointes, celles-ci étant consultables sous l’intranet de l’organisation syndicale.
Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement.
Ainsi, les organisations syndicales sont autorisées à utiliser les adresses de type « utilisateurs - site » sous réserve de retirer les adresses mail des salariés qui ont manifesté leur souhait de ne plus recevoir de communication dudit syndicat. Toutes autres adresses professionnelles génériques ne doivent pas être utilisées.
Le constat du non-respect de la disposition sus-citée aura pour conséquence l’interdiction d’utiliser les adresses « utilisateurs – site ». Les organisations syndicales devront alors gérer les destinataires de leur communication à l’aide des listes d’entrées et sorties du personnel fournies mensuellement par la direction.
Les organisations syndicales pourront utiliser la messagerie, ceci notamment pour informer les salariés des documents mis à disposition sous l’espace intranet. Les organisations syndicales disposant d’un espace intranet, le nombre de mails envoyés par les organisations syndicales devra être raisonnable à l’instar du nombre de mails envoyés en 2023. Afin de permettre aux utilisateurs de bien identifier l’origine du message, les organisations syndicales préciseront obligatoirement en objet sur une seule ligne le caractère syndical du message sous la forme : « message syndical + nom de l’organisation + thème du message ».
Le contenu du message sera strictement limité à un lien renvoyant vers le document sous l’intranet.
Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.
8.3 Dispositions communes au comité social et économique, à ses commissions et aux organisations syndicales
Toute autre communication (sous forme de message Outlook ou post yammer) autre que celles prévues au point 8.1 et 8.2 ci-dessus n’est pas autorisée.
8.4. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.
L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.
L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.
L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Article 9 : Dispositions diverses
9.1 : Utilisation abusive En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, ou au secrétaire du CSE, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord, en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
TITRE 4 : Dispositions diverses
Le présent protocole se substitue à l’ensemble des dispositions et usages ayant le même objet, en vigueur au sein des sites de l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais.
Article 10 : Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter de sa date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 mai 2028.
Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L.123-2-1 du code de la sécurité sociale.
Article 11 : Entrée en vigueur
Le présent accord prendra effet à compter de sa date agrément. Article 12 : Information du personnel L’information du personnel sera assurée par la direction, par tout moyen qu’elle jugera approprié. Article 13 : Communication de cet accord et publicité
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, au CSE.
Il sera également transmis à l’Urssaf caisse nationale, l’UCANSS et à la Direction de la sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel via la plateforme de dépôt en ligne.
Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille.
Fait à Lille, le 19/03/2024 En 8 exemplaires originaux
