Entre l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais, représentée par M., Directeur, d'une part,
Et Les organisations syndicales suivantes :
CFDT, représentée par Mme et M.,
CGT, représentée par Mme,
CGT-FO, représentée par Mme et M.,
d’autre part.
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles du Comité social et économique (CSE) de l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent protocole conviennent de mettre en place le vote électronique par Internet.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, du décret n° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles. Il est notamment obligatoire de suivre un cahier des charges respectant les prescriptions légales minimales.
Le présent protocole d’accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Le présent protocole sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections. Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, seront précisées dans le cahier des charges. En application de l’article R.2314-5 du Code du travail, le cahier des charges est tenu à disposition des salariés sur l’intranet de l’Urssaf NPDC. Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des membres du CSE seront définies par le protocole d’accord préélectoral.
Article 1 – Modalités d’organisation des opérations
1.1 Vote exclusivement par Internet
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les élections professionnelles de 2023. En conséquence, le vote à bulletin secret sous enveloppe par correspondance ou physique ne sera pas possible.
1.2 Choix d’un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.
Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné par l’employeur et mentionné dans le protocole d’accord préélectoral.
Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise seront informées conformément à l’article R 2314-11 du code du travail de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
1.3 Fichier des électeurs à destination du prestataire
La direction établira un fichier qui enregistre les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’institution, date de naissance, collège d’appartenance, site de rattachement, adresse postale, adresse e-mail. Elle transmettra ce fichier au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes d’accès confidentiels pour voter par internet.
Ce fichier est distinct de la liste électorale qui sera établie et affichée conformément à la législation en vigueur. Pour sa part, la liste électorale ne comprend pas l’adresse postale et l’adresse e-mail.
1.4 Listes de candidats et bulletins de vote
Les listes des candidats et professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, et, s’agissant des professions de foi, à minima sous format A4 recto verso, seront transmises à la Direction, qui les transmettra en l’état au prestataire.
Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.
Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins du vote et la police utilisée soient uniformes.
1.5 Assistance technique, formation et communication
L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant notamment les représentants du prestataire choisi.
Une formation sur le système de vote électronique retenu sera organisée par le prestataire à l’attention des représentants du personnel, des délégués syndicaux, des membres du bureau de vote et de personnels des départements Ressources humaines et Relations sociales.
Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.
En amont du scrutin :
information sur les conditions et les règles de vote en ligne ;
information sur la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire
messages ciblés sur l’Intranet et des supports dématérialisés de communication.
Pendant le scrutin : Les électeurs pourront appeler la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.
Par ailleurs, pendant la période du vote, 3 messages au minimum seront adressés par différents canaux à l’ensemble des électeurs pour leur rappeler la date et l’heure limites de clôture du scrutin (à minima, le jour de l’ouverture, le 3eme jour et 1 jour avant la fin de la période de vote).
Lieux et durée du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant au site sécurisé propre aux élections.
Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
Article 2 – Déroulement des opérations de vote
2.1 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, ses identifiants de connexion (code d’accès et mot de passe) générés de manière aléatoire par le prestataire. Pour des raisons de sécurité ils seront transmis par le prestataire au moyen de 2 courriers séparés. De même, chaque salarié sera informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe et d’un éventuel code défi qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Un accusé de réception sera mis à disposition de chaque votant à l’issue du vote.
La saisie du code d’accès, du mot de passe et du code défi vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les personnes en situation de handicap pourront se faire assister par une personne de leur choix.
2.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l’article R 2314-7 du Code du Travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être communiqué au cours du scrutin.
2.3 Clôture du scrutin
Conformément à l’article R2122-67 du Code du travail, à la clôture du vote par voie électronique à distance, le président et les assesseurs du bureau du vote, après avoir déclaré le scrutin clos, procèdent au scellement de l'urne électronique et de la liste d'émargement.
A l’issue du scrutin, le bureau met en œuvre les garanties prévues par les articles R2122-67 et suivants du Code du travail et procède au dépouillement des votes électroniques. Il proclame les résultats et signe les deux exemplaires du procès-verbal, conformément au cahier des charges.
Article 3 - Délais de recours et destruction des données
Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’organisme ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Article 4 – Durée du protocole d’accord
Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections professionnelles de 2023
A l’arrivée du terme de ce protocole, il cessera de produire ses effets.
Il pourra être révisé avec un préavis de trois mois dans les conditions prévues par le Code du Travail.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par les articles L123-1 et R123-1 du code de la sécurité sociale.
4.1 Suivi de l’accord et clause de rendez-vous
A l’issue des prochaines élections par vote électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent protocole d’accord.
En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.
4.2 Information du personnel
Un exemplaire de cet accord sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis à disposition sur l’intranet de l’organisme.
4.4 Dépôt et publicité de l’accord Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.
Il sera également transmis à l’Urssaf Caisse nationale, l’UCANSS et à la Direction de la sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel via la plateforme de dépôt en ligne. Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille.
Fait à Lille, le 15 mai 2023 En 7 exemplaires originaux
