ACCORD D’ENTREPRISE Durée du travail – Droit à la déconnexion
Et La société UP’FORME (Actistress) N° SIRET : 79217038300048 Siège social : 7 rue des Galons 92190 MEUDON Représentée par : XXXXXX
L’ensemble du personnel de la société UP’FORME (Actistress) Consulté par référendum
PREAMBULE
La société
souhaite proposer à ses salariés, dès que cela est possible, un maximum de flexibilité dans l’organisation de leur travail et de leur emploi du temps afin que ceux-ci puissent trouver le meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle.
La société applique la Convention collective SYNTEC-CINOV. Cette convention collective prévoit une organisation de la durée du travail selon plusieurs modalités bien spécifiques. Ces modalités relèvent d’un cadre juridique exigeant et de critères d'application stricts.
Compte tenu des particularités de son activité et de ses contraintes budgétaires, la société ne peut pas appliquer ces modalités de durée du travail sans les aménager.
La société souhaite donc, par le présent accord, proposer plusieurs modalités spécifiques d’organisation de la durée du travail :
La flexibilisation du temps de travail avec l’introduction d’horaires variables, comportant des plages horaires de travail fixes et mobiles,
Un système de forfaits-jours annuels pour ses salariés Cadres autonomes,
La formalisation du droit à la déconnexion.
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société.
1ère PARTIE : FLEXIBILITÉ DES HORAIRES DE TRAVAIL
Il s’agit d’un dispositif d'horaires individualisés permettant aux salariés qui en bénéficient de choisir leurs heures d'arrivée et de départ à l'intérieur de plages horaires déterminées, dites "plages mobiles" et en dehors d’une plage fixe prévue. Les horaires individualisés peuvent entraîner des reports d'heures d'une semaine sur l'autre qui ne seront pas considérées comme des heures supplémentaires.
Qui peut bénéficier des horaires flexibles?
Les horaires individualisés sont instaurés pour l'ensemble des salariés soumis à un décompte de leur temps de travail en heures à temps complet (actuellement 35 heures), qu’ils soient soumis à un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée, y compris les alternants.
Sont en revanche exclus du dispositif : les salariés soumis à une convention de forfait en jours, les salariés à temps partiel et les stagiaires.
Quelles sont les plages horaires de travail flexibles?
Plages horaires fixes
Les salariés bénéficiant d'horaires de travail flexibles devront respecter une plage horaire fixe de
9h45 à 12h00 et de 14h00 à 16h30, du lundi au vendredi, au sein de laquelle ils devront être présents au bureau ou disponibles pour le travail à distance.
Plages horaires mobiles
Les salariés auront la possibilité de débuter leur journée de travail entre
8h30 et 9h45 le matin, et de la terminer entre 16h30 et 18H00 le soir, du lundi au vendredi. Les horaires d'arrivée et de départ sont à l'initiative des salariés. Toutefois, il devra être tenu compte des nécessités de bon fonctionnement de l’entreprise : il pourra ponctuellement être demandé aux collaborateurs de participer à des réunions obligatoires sur les plages horaires mobiles (exemple : réunion à 9h00 le matin).
Pause déjeuner
Une pause déjeuner d’une durée minimale de
45 minutes devra être prise entre 12H00 et 14H00.
Durée du travail quotidienne
La durée du travail quotidien devra être au minimum de
7h00 par jour, et au maximum de 8h45mn.
Comment fonctionne le système de récupération?
Les écarts
Les écarts, par rapport à la durée du travail de référence (35 heures par semaine) sont reportés en continu d'une semaine sur l'autre sur un compteur, avec pour maximum :
Chaque semaine : + 3,5 heures
Chaque mois : + 10,5 heures
Cela signifie que la durée du travail hebdomadaire maximum sera de 38,5 heures (38 heures et 30 mn).
Récupération d’heures
Les heures de travail effectuées au-delà de 35 heures hebdomadaires et dans la limite de 38,5 heures, ne seront pas considérées comme des heures supplémentaires. Elles pourront faire l’objet d’une récupération par tranche de 3,5 heures (demi-journée) ou de 7 heures (journée) dans un délai maximum de
2 mois à compter de leur réalisation.
Suivi du temps de travail
Un système auto déclaratif du temps de travail est mis en place via l’outil SIRH utilisé par la société. Les salariés devront remplir chaque semaine leurs horaires de travail de la semaine précédente, au plus tard le lundi à 12h00.
Heures supplémentaires
Les plages horaires flexibles n’ouvrent pas la possibilité de faire des heures supplémentaires et il appartient à chaque salarié de veiller à respecter la durée du travail hebdomadaire maximum de 38,5 heures. Les heures supplémentaires effectuées au-delà de ce plafond doivent rester exceptionnelles et ne peuvent pas être effectuées sans autorisation préalable écrite du manager.
Retards et absences
Le non-respect des horaires déclarés par le salarié pourra selon les cas être qualifiés de retards ou absences injustifiés et entraîner le cas échéant des sanctions disciplinaires.
Gestion des cas exceptionnels
Des modifications de planning exceptionnelles pourront être accordées par le responsable sur demande motivée des salariés concernés en cas de situation personnelle imprévisible et impérative.
Bilan annuel
Lors de l’entretien annuel, le responsable et son collaborateur consacreront un moment d’échange sur le sujet des horaires variables afin de s’assurer des bonnes conditions de déploiement du dispositif. Cet échange portera notamment sur la souplesse générée pour le salarié et des bénéfices qu’il aura pu en tirer concernant la déconnexion vie personnelle et vie professionnelle. Il sera également question d’évaluer les conséquences des horaires variables sur le bon fonctionnement de l’entreprise.
2ème PARTIE : LE FORFAIT-JOURS
La Convention collective SYNTEC-CINOV prévoit la possibilité d'appliquer des conventions de forfaits en jours aux cadres autonomes, selon des conditions spécifiques. La société souhaite par le présent accord formaliser les modalités d’une convention de forfait annuel en jours davantage adaptée à son mode de fonctionnement et ses moyens, qu’elle pourra proposer à ses salariés cadres autonomes, dès la classification 2.1 de la grille conventionnelle.
Le concept de forfait-jours
Le forfait annuel en jours est un mode d’organisation du temps de travail qui permet de décompter la durée du travail en nombre de jours sur l’année, et non plus en heures sur la semaine comme le prévoit le système légal des 35 heures.
Le forfait-jours proposé par la société est un forfait de 218 jours de travail par an. La période de référence est l’année civile, donc du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Ce forfait de 218 jours correspond à une année complète de travail et est déterminé sur la base d'un droit intégral à congés payés. La journée de solidarité est incluse dans le forfait.
Ce plafond de 218 jours de travail par an génère en contrepartie l’octroi d’un certain nombre de jours non travaillés, les jours de repos, dont le nombre est calculé chaque année civile, en début de période.
La rémunération mensuelle est déconnectée du nombre de jours travaillés dans le mois. Elle est fixée pour une année complète de travail et versée par douzième. Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle forfaitaire lissée.
Qui peut bénéficier du forfait-jours?
Le mécanisme du forfait en jours sur l'année pourra être proposé aux salariés qui remplissent les deux conditions suivantes :
occuper une classification
Cadre position 2.1 coefficient 115 de la Classification conventionnelle SYNTEC-CINOV à minima ;
disposer soit d'une totale autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps en raison de la nature de leurs fonctions, soit d’un haut niveau de responsabilité et des fonctions d’encadrement rendant le suivi d’un horaire quotidien prédéterminé impossible.
Le système des jours de repos
Le nombre de jours de repos
Le nombre de jours de repos est calculé au début de chaque année civile. Il est susceptible de changer d'une année à l’autre en fonction des variations du calendrier (notamment le nombre de jours fériés), selon la méthode de calcul suivante :
Nombre de jours calendaires sur la période de référence (365)
- Nombre de jours ouvrés de congés payés (25 pour un droit acquis complet)
- Nombre de jours fériés chômés (peut varier en fonction des aléas du calendrier)
- Nombre de jours de repos hebdomadaires (105)
- Nombre de jours travaillés du forfait (218)
= nombre de jours de repos sur l’année
Les jours de repos s'acquièrent mensuellement à due proportion du nombre de jours de repos dus sur l’année. En cas de mise en place du forfait-jours ou de rupture du contrat de travail en cours d’année civile, le nombre de jours de repos dont bénéficient les salariés entrant ou sortant en cours d’année est déterminé au prorata de leur durée de présence au cours de l’année civile.
Les modalités de prise des jours de repos
Les jours de repos sont pris par demi-journée ou par journée entière, et pourront sur validation de la Direction ou du manager, être accolés aux congés payés. Le positionnement des jours de repos se fait au choix du salarié, en tenant compte des besoins et des impératifs liés au bon fonctionnement de l’entreprise.
Le salarié doit déposer sa demande de jour de repos via le Système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) utilisé par la société en respectant un délai de prévenance raisonnable (c’est-à-dire d’au moins 5 (cinq) jours ouvrés). La demande est ensuite validée par la Direction ou le manager dans un délai de 3 (trois) jours ouvrés. La société se réserve la possibilité, pour des considérations de charge de travail ponctuelle, de demander au salarié de différer la prise de des jours de repos demandés. Les jours de repos doivent être pris sur la période de référence. Le report sur l'année suivante n’est pas possible ; les jours de repos non pris à la fin de l’année civile sont perdus, et ne donnent pas lieu à rémunération. Un bilan est effectué lors des entretiens de suivi semestriels sur le nombre de jours pris et le nombre de jours restant à prendre sur l’année.
L’impact des absences
Les jours d’absences assimilés à du temps de travail effectif sont déduits du forfait de 218 jours annuel de travail (congés payés, congés maternité et paternité, arrêts de travail pour accident du travail, etc.)
Par exemple, un salarié qui bénéficie d’un jour de congé supplémentaire d’ancienneté SYNTEC-CINOV ne travaillera effectivement que 217 jours par année civile.
Les jours d’absences non rémunérés (congés sans soldes, certains arrêts maladie, etc.) sont déduits du nombre de jours de repos annuels, et sont le cas échéant susceptibles d’entraîner une retenue sur le montant mensuel de la rémunération.
Par exemple, une journée d’absence non justifiée sera déduite du nombre de jours de repos annuels.
d. Quels sont les avantages du forfait-jours?
Les salariés qui bénéficient d’une convention de forfait-jours :
disposent d’une grande souplesse dans l’organisation de leur emploi du temps et ne sont pas tenus de respecter des horaires de travail imposés
bénéficient à minima de 8 jours de repos en plus de leur congés payés chaque année civile
bénéficient d’un niveau de rémunération garanti.
La société s’engage à rémunérer les salariés soumis au forfait-jours en incluant une majoration de 20% du salaire minimum fixé par la convention collective SYNTEC-CINOV pour la classification donnée.
e. Quels sont les engagements des salariés ?
Déclarer leurs jours de travail/repos
Les salariés soumis au forfait-jours doivent remplir chaque fin de mois avant le 25 du mois, un suivi d’activité via l’outil SIRH utilisé par la société. Ce suivi fait apparaître :
le nombre et la date des journées travaillées ;
le nombre, la date et la nature des jours non travaillés (repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels, jours fériés chômés, jours de repos, absences (maladie, etc.)
Respecter les temps de repos obligatoires
Les salariés soumis au forfait-jours sont tenus de respecter :
un repos minimal de 11 heures consécutives entre deux journées de travail. Les temps de déplacements professionnels devront être pris en compte par les salariés pour respecter ce temps de repos entre deux journées de travail.
un repos minimum hebdomadaire de 48 heures, de préférence le samedi et le dimanche. Si le salarié devait, pour des raisons d'impératifs commerciaux, décider de travailler un samedi, il devrait en informer préalablement la direction ;
une pause minimale de 45 minutes pour toute journée de travail d'au moins 6 heures.
Les jours fériés sont en principe chômés. Si pour des raisons d'impératifs commerciaux, un salarié devait être amené à travailler un jour férié, il devrait en informer préalablement la Direction et/ou son Manager. Chaque jour férié travaillé est décompté du forfait annuel, sans rémunération supplémentaire. Dans tous les cas, le 1er mai est nécessairement chômé.
Alerter la direction en cas de surcharge de travail
Les salariés au forfait-jours s’engagent à alerter la Direction en cas de surcharge anormale de travail ou de difficulté inhabituelle portant sur des aspects d'organisation du travail. Ces alertes peuvent s’effectuer en dehors des entretiens annuels de suivi du forfait jour. Ils disposent d'un droit d'alerte formel auprès de la Direction de l'entreprise, via l'envoi d'un mail portant l'objet " Alerte - Forfait jour - Charge de travail / Organisation du travail" (adresse mail actuelle : stephanie.jourdan@ .com). A réception de ce mail, la Direction organisera un entretien sous 7 jours ouvrés pour évoquer la difficulté avec le salarié concerné. Cet entretien permettra d’évoquer la surcharge de travail ou les difficultés dans l'organisation du travail, des causes - structurelles ou conjoncturelles - pouvant l’expliquer et de définir un ajustement de l'organisation de la charge de travail et de l'emploi du temps du salarié. L’entretien donnera lieu à un compte-rendu écrit. Les salariés s’engagent en revanche à ne pas abuser de ce dispositif d’alerte et à ne pas le détourner de son objectif : ce processus d’alerte ne peut pas être utilisé pour faire valoir des griefs totalement étrangers à la charge excessive de travail.
f. Quelles sont les garanties?
Le suivi de la charge de travail
Un entretien est organisé deux fois par an, à environ 6 mois d’intervalle, entre les salariés soumis au forfait-jours et leur responsable. Cet entretien est distinct des entretiens professionnels et individuels, mais ils peuvent être tenus successivement, à la même date. À l'occasion de cet entretien, sont abordés avec les salariés les points suivants :
la charge de travail
l'organisation du travail
l'amplitude des journées de travail
la durée des trajets professionnels
le suivi de la prise des jours de repos et des congés
l'articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle
la rémunération.
Une synthèse des échanges et des éventuelles mesures à mettre en œuvre est consignée dans un compte rendu écrit.
Le droit à la déconnexion
L’autonomie donnée aux salariés dans le cadre du dispositif de forfait-jours s’accompagne de garanties qui visent à assurer :
l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle,
une charge de travail raisonnable,
la protection de leur santé de manière plus générale.
Ces garanties se traduisent notamment par un droit à la déconnexion dont doit pouvoir bénéficier de manière effective chaque salarié. Pour assurer l’effectivité de ce droit, la société met en place des dispositions spécifiques sur le droit à la déconnexion dans le présent accord (3ème partie).
g. Quelles sont les modalités de passage au forfait-jours?
Le passage au forfait-jours nécessitera la conclusion d’un avenant au contrat de travail pour les salariés concernés déjà en poste. Il sera proposé individuellement à chaque salarié concerné de signer un avenant à son contrat de travail pour bénéficier des dispositions du présent accord d’entreprise sur le forfait-jours.
Cet avenant individuel précisera :
les caractéristiques de l'emploi occupé par le salarié justifiant qu'il puisse bénéficier du forfait-jours
les modalités générales de fonctionnement du forfait-jours : période de référence, nombre de jours travaillés, bénéfice des jours de repos, etc.
les caractéristiques individuelles : rémunération, spécificités éventuelles.
3ème PARTIE : DROIT A LA DÉCONNEXION
Le droit à la déconnexion est prévu par le Code du travail. Il s’agit du droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique (téléphone, ordinateur, messagerie…) en dehors de son temps de travail.
L’objectif est de mettre en place au sein de la société un cadre approprié permettant l’exercice effectif de ce droit à la déconnexion.
Les objectifs poursuivis sont :
le respect des temps de repos et de congés des salariés
une meilleure articulation entre vie personnelle et vie professionnelle
une meilleure communication entre les managers et les équipes.
Qui est concerné?
Tous les salariés de la société, y compris les alternants. Les stagiaires sont également concernés.
Le droit à la déconnexion concerne tous les modes de travail et pas uniquement les salariés en télétravail. Les salariés qui travaillent dans les locaux de la société et disposent d’outils numériques leur permettant d’être joignables à tout moment sont également concernés.
b. De quoi s’agit-il?
Le droit à la déconnexion correspond au droit du collaborateur salarié :
de ne pas être sollicité, que ce soit par email, messagerie, appel téléphonique ou visioconférence à caractère professionnel en dehors des heures habituelles de travail;
de ne pas être connecté à un outil numérique de communication, professionnel ou personnel, pour un motif d'ordre professionnel, durant ses temps de repos et de congés.
les outils numériques dématérialisés : boîte mail, outils de communication instantanée (WhatsApp ou autre messagerie), outils de travail collaboratif.
Le
temps de travail habituel correspond :
Pour les salariés non soumis à un forfait-jours : aux horaires de travail effectifs (hors temps de pause)
Pour les salariés en forfait-jours : aux journées travaillées, hors plages de déconnexion précisées ci-après.
Ne sont pas du temps de travail habituel :
les temps de repos quotidien et hebdomadaire
les périodes de congés de tous types
les jours fériés et jours de repos
les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.)
les temps de trajet qui ne correspondent pas à l’horaire de travail ( ou aux jours de travail pour les salariés au forfait-jours).
La société prend l’engagement de :
ne jamais sanctionner ou adresser de reproches à un collaborateur qui n’aurait pas répondu aux sollicitations intervenues sur son temps de repos ;
ne pas encourager ni valoriser des comportements différents.
c. Quelles sont les modalités d’exercice du droit à la déconnexion?
Les plages de déconnexion
La société invite vivement chaque collaborateur de la société , y compris les salariés au forfait-jours à limiter leurs communications internes et externes aux plages horaires suivantes : du
lundi au vendredi de 8h00 à 19h00.
En outre, et dans les cas exceptionnels où les plages horaires précédentes ne pourraient pas être respectées, la société garantit de manière absolue à l’ensemble de ses collaborateurs des plages horaires durant lesquelles ils ne sont pas tenus de répondre aux emails, messages professionnels et appels téléphoniques professionnels :
à partir de
21h et jusqu’à 7h du lundi au vendredi
pendant le week-end, à partir de
21h le vendredi soir et jusqu’à 7h le lundi matin
pendant les jours fériés, jours de congés, jours de repos et absences quelle qu’en soit la nature.
Pendant ces plages de déconnexion, les salariés sont invités à éteindre leurs outils numériques physiques (ordinateurs, téléphone mobile professionnels) et à désactiver les notifications de leurs outils numériques dématérialisés (notifications mails).
Ces plages horaires s’appliquent à l’ensemble des salariés
ainsi qu’à la Direction de l’entreprise. Elles ne sont en aucun cas une invitation à travailler de manière effective entre 7h et 21h mais une période de repos collectif que la collectivité de travail s’engage à respecter.
Le respect des bonnes pratiques pour soi et pour les autres
Chaque collaborateur a un rôle important à jouer pour faire de la déconnexion un succès, pour lui-même et pour ses collègues.
Il est de la responsabilité de chaque manager et de chaque collaborateur de veiller à ce que tous les membres de la société puissent disposer de leur droit à la déconnexion.
Il est donc demandé à chacun de respecter les bonnes pratiques suivantes :
s’interroger sur le moment opportun pour adresser un mail, , ou un appel téléphonique ;
utiliser les fonctionnalités d’envoi différé pour les mail pendant les plages de déconnexion. Il sera adressé à tous les collaborateurs la procédure de configuration de la messagerie professionnelle Outlook (actuellement utilisée au sein de la société) pour mettre en place en place les envois et réceptions différés des emails ;
ajouter dans sa signature professionnelle des emails un massage type invitant les destinataires à ne pas répondre en dehors de leurs plages horaires de travail ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;
prévoir des messages d’absence ( emails et téléphone mobile professionnel) pendant les périodes de congés ou d’absences prolongées.
Dérogations en cas d’urgence
Certaines situations d’urgence exceptionnelles peuvent autoriser une dérogation aux plages de déconnexion.
Les situations d'urgence exceptionnelles visées sont les cas suivants :
Nécessité client impérieuse (décalage horaire par exemple)
Événement imprévu n’ayant pas pu être anticipé au moment de la dernière journée de travail, et devant être traité avant la prochaine journée de travail.
L’envoi d’un SMS ou l’appel téléphonique seront les seuls canaux utilisés dans les situations d’urgence.
Par ailleurs et pendant les périodes d’absences prolongées (congés payés, absence pour maladie, formation ou tout autre motif), la société pourra prendre contact avec les salariés par email sur leur messagerie personnelle pour des demandes exclusivement liées à des sujets administratifs et non purement professionnels (exemple : gestion des remboursements pendant un arrêt pour maladie). La société s’engage à limiter au maximum ces contacts et à ne les utiliser qu’en cas de besoin impérieux dans l’intérêt des salariés.
DISPOSITIONS FINALES
Le présent accord a été soumis à la validation de l’ensemble du personnel de l’établissement français de la société par référendum. Il est adopté suite à un avis favorable qui a été rendu par les deux tiers du personnel. Le vote a été organisé le 30 juillet 2024 et l’entrée en vigueur se fait ainsi à compter du 1er août 2024.
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, en respectant la procédure légale applicable.
Le présent accord est déposé sur la plateforme de télé-procédure en ligne www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Il est également adressé par l'entreprise au greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris.
Il a été diffusé à tous les salariés de la société par email et une version papier est également tenue à disposition dans les locaux de la société.
