UPSA SAS, société par actions simplifiée au capital de 852 102 814 €, dont le
siège social est situé 3 rue Joseph Monier 92506 Rueil-Malmaison,
Représentée par Madame, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines groupe d’UPSA SAS, Monsieur, en qualité de Directeur des Ressources Humaines des sites d’Agen, D'une part, ET :
Les Organisations Syndicales Représentatives de Salariés de la société UPSA SAS de
l’établissement d’Agen, représentées par les Délégués Syndicaux suivants :
Pour CFE-CGC, Pour la CFDT, Pour la CGT,
Pour CGT-FO, Jean-Paul ASTRUC, Bruno BOURTHOL, Jean-Philippe PARAGE Pour SUD, Sébastien BARBE, Jérôme TAILLADE, Geoffroy MAGNE
Les Organisations syndicales invitées et présentes :
Pour l’UNSA,
D’autre part
Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023
Table des matières PREAMBULE A L'ACCORD .................................................................................................................................4 ARTICLE 1 - CADRE DES ELECTIONS ...............................................................................................................4 ARTICLE 2 - DATE ET MODE DU SCRUTIN......................................................................................................4 ARTICLE 3 – CALCUL DES EFFECTIFS ET NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR..........................................4 ARTICLE 4 - NOMBRE DE COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DU PERSONNEL ......................5 ARTICLE 5 - REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE ................................................................................6 ARTICLE 6 – ÉLECTORAT ....................................................................................................................................6 ARTICLE 7 – ÉLIGIBILITE ......................................................................................................................................6 ARTICLE 9 - APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES....................................................................................7 9.1. Appel à candidature.................................................................................................................................7 9.2. Scrutin et listes des candidats.................................................................................................................7 9.2.1. Premier tour du scrutin.....................................................................................................................9 9.2.2. Deuxième tour du scrutin ................................................................................................................9 9.3. Conditions techniques des professions de foi électroniques .........................................................10 9.4. Campagne d’information sur les élections professionnelles ..........................................................10 ARTICLE 10 - MODALITES DE VOTE ..............................................................................................................11 10.1. Vote électronique .................................................................................................................................11 10.1.1. Principes généraux .......................................................................................................................11 10.1.2. Modalités de vote électronique .................................................................................................11 10.1.3. Expert indépendant......................................................................................................................13 10.2. Vote par correspondance....................................................................................................................13 10.2.1. Principes et modalités du vote par correspondance .............................................................13 10.2.2. Émargement ..................................................................................................................................14 10.2.3. Bulletins de vote............................................................................................................................14 ARTICLE 11 - MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES ...............................................................................................................................................................................15 11.1. Observateurs .........................................................................................................................................15 11.2. Délégués de liste ..................................................................................................................................15 11.3. Bureau de vote......................................................................................................................................15 11.3.1. Composition ..................................................................................................................................15 11.3.2. Rôle des membres du Bureau de vote......................................................................................16 11.3.3. Informations à l’attention du Bureau de vote ..........................................................................16 11.3.4. Gestion des clés de déchiffrement des membres du Bureau de vote................................17 11.4. Formation...............................................................................................................................................17 11.5. Dépouillement ......................................................................................................................................17 11.6. Modalités de traitement des résultats ...............................................................................................19 11.7. Établissement et signature des procès-verbaux..............................................................................19 11.8. Proclamation des résultats ..................................................................................................................19 ARTICLE 12. - PRISE D'EFFET DES MANDATS..............................................................................................19 ARTICLE 13. - CONSERVATION DES LISTES D’EMARGEMENT ET DES FICHIERS SUPPORT .............20 ARTICLE 14 - DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD ...................................................................................20 ARTICLE 15 – REVISION DE L’ACCORD.........................................................................................................20 ARTICLE 16 - PUBLICATION ............................................................................................................................20 ANNEXE 1 – CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES .................................................................22 ANNEXE 2 - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ...................................................................23 Préambule........................................................................................................................................................23 1. Missions du prestataire ....................................................................................................................23 2. Sécurité du système de vote ...........................................................................................................23 3. Confidentialité des données transmises .......................................................................................23 4. Cellule d’assistance technique .......................................................................................................24 5. Les fichiers..........................................................................................................................................24 6. Contenu des fichiers.........................................................................................................................25 7. Listes électorales ...............................................................................................................................26 8. Bureaux de vote ................................................................................................................................26 9. Tests A BLANC - Scellement du Paramétrage..............................................................................26 9.1 Phase de tests « à blanc » - Objectifs ...................................................................................................26
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9.2 Étapes de la réunion de scellement .....................................................................................................26 10. Communication des identifiants et mots de passe .....................................................................27 11. Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant ........................................................27 12. Le vote.................................................................................................................................................27 13. Clôture et dépouillement ................................................................................................................28 ANNEXE n°3 : EXEMPLES DE LISTES DE CANDIDATS PAR COLLEGE PERMETTANT DE RESPECTER L’OBLIGATION DE PARITE ...............................................................................................................................29
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PREAMBULE A L'ACCORD
En application des ordonnances du 22 septembre 2017, des décrets d’application du 29 décembre 2017 et de la loi N°2018-217 du 29 mars 2018, les entreprises ont mis en place le nouveau Comité Social et Économique.
Les mandats des Représentants du Personnel de l’établissement d’AGEN en cours expirant en mars 2023, les parties se sont réunies le 17 janvier 2023 afin d’organiser l’élection des membres de la délégation au Comité Social et Économique de l’établissement UPSA d’Agen (ci-après le « CSE »).
Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 3 février 2023 pour les élections du Comité Social et Economique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.
Le système de vote électronique proposé est conforme : - Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail - A la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.
ARTICLE 1 - CADRE DES ELECTIONS
Le présent protocole concerne les élections des membres du Comité Social et Économique de l’établissement d’Agen de la société UPSA SAS.
Ces élections seront organisées pour une durée de mandat de quatre ans (Article L.2314- 33 du code du travail).
ARTICLE 2 - DATE ET MODE DU SCRUTIN
Les dates des scrutins sont fixées : - Pour le premier tour, le vendredi 17 mars 2023 de 07H00 à 19H00 - Pour le deuxième tour, le vendredi 31 mars 2023 de 07H00 à 19H001
ARTICLE 3 – CALCUL DES EFFECTIFS ET NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
Conformément aux dispositions des articles L.2311-2 et L.1111-2 du code du travail, sont pris en compte de la manière suivante :
1 Dans l’hypothèse d’un second tour ne concernant que le seul 3e collège, l’horaire d’ouverture du bureau serait 9h00.
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1° Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein et les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise ;
2° Les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents.
Toutefois, les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation ;
3° Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.
Conformément aux dispositions de l’article L.1111-3 du code du travail ne sont pas pris en compte dans l'effectif notamment :
▪ Les salariés sous contrat d'apprentissage, ▪ Les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l’action de professionnalisation du CDI selon le cas, ▪ Les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.
Au cours des négociations, les parties ont convenu de prendre comme référence la date du 31 janvier 2023 pour la détermination des effectifs dans le cadre du présent accord.
L’effectif de l’établissement d’Agen de la société UPSA SAS au 31 janvier 2023 est de
1443,79 ETP.
En conséquence, le nombre de sièges à pourvoir est de 18 sièges titulaires et 18 sièges suppléants.
ARTICLE 4 - NOMBRE DE COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DU PERSONNEL
L’effectif en Équivalent Temps Pleins (ETP) est réparti conformément aux dispositions légales en 3 collèges de la manière suivante :
Collège 1
(Groupe 1, 2 et 3) Nbre de salariés hommes 455,90
Nbre de salariés femmes 204,15
Total
660,05
Collège 2
(Groupes 4 et 5) Nbre de salariés hommes 395,86
Nbre de salariés femmes 218,84
Total
614,69
Collège 3
(Groupes 6 et plus) Nbre de salariés hommes 82,94
Nbre de salariés femmes 86,11
Total
169,04
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ARTICLE 5 - REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE
Conformément à l'article R.2314-1 du code du travail et compte tenu de l'effectif précisé à l'article 3 du présent accord, le nombre de sièges entre les différents collèges est réparti proportionnellement au nombre de salariés composant chaque collège et au plus fort reste.
Collège 1 Titulaires 8
Suppléants 8 Collège 2 Titulaires 8
Suppléants 8 Collège 3 Titulaires 2
Suppléants 2
ARTICLE 6 – ÉLECTORAT
Conformément aux dispositions de I' article L.2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.
Conformément aux dispositions des articles L.2314-23 et L.1111-2 du code du travail, sont également électeurs les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an à condition de justifier d’une durée de présence de 12 mois continus et d'avoir exprimé le choix de voter dans l’entreprise qui les accueille avant le 31 janvier 2023.
ARTICLE 7 – ÉLIGIBILITE
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-19 du Code du travail, sont éligibles, les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-23 du Code du travail les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice. Un salarié d'un collège n’est éligible que dans le collège auquel il appartient. ARTICLE 8 - AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES
Les listes électorales, établies par la Direction, seront affichées sur tous les sites au plus tard le vendredi 17 février 2023.
A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes compteront l’indication pour chaque salarié : Nom, prénom, date d'entrée dans l'entreprise, tranche d’âge (≥ 16 ans, ≥ 18 ans)
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Les listes électorales seront également communiquées auprès des organisations syndicales le vendredi 17 février 2023.
Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines dans les trois jours ouvrés suivant l’affichage.
Au-delà de cette date, les listes électorales ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin.
Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’au 4ème jour précédant la date du premier tour.
ARTICLE 9 - APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES
9.1. Appel à candidature
Le vendredi 10 février 2023, le personnel sera informé par messagerie et par voie d’affichage du déroulement des élections. Cette même information constitue, en outre, un appel aux candidatures.
Les organisations syndicales visées à L.2314-29 al.2 du code du travail ont été invitées à communiquer la liste de leurs candidats pour le premier tour.
9.2. Scrutin et listes des candidats
Le scrutin étant un scrutin de liste, les candidats auront à se présenter en liste pour les deux tours de scrutin.
Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises à condition de ne pas avoir pour effet de porter atteinte à la parité.
Conformément à la jurisprudence, il est rappelé que les listes à candidature individuelle ne permettent pas d’assurer la parité dès lors qu’il y a plusieurs sièges à pourvoir dans un collège mixte.
Un même candidat peut se présenter à la fois comme titulaire et comme suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire.
Les listes des candidatures sont établies distinctement collège par collège, titulaires et suppléants étant distingués. Elles devront enregistrer le nom et prénom des candidats, le collège d'appartenance et le syndicat d'appartenance, le cas échéant.
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En cas d’une liste commune établie par des organisations syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés doit être indiquée lors du dépôt de leur liste. A défaut d’indication, la répartition des suffrages se fait à part égale entre les organisations syndicales concernées pour le calcul de la représentativité.
Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela signifie qu'ils en sont adhérents. Cette précision est indispensable pour déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire.
Les parties rappellent, qu’en application de la loi, les listes de candidats pour chaque collège électoral doivent refléter la part de femmes et d’hommes de chaque collège de l’établissement d’Agen.
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque genre jusqu'à épuisement des candidats d'un des genres.
Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux genres, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5, 2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Le présent article s'applique à la liste des membres titulaires du comité social et économique et à la liste de ses membres suppléants.
La proportion homme/femme au sein des collèges électoraux est la suivante :
D'un commun accord, les parties conviennent de la répartition des candidatures par genre et par scrutin de la façon suivante :
Titulaires
Suppléants
Nb de sièges Genre Nb de sièges Genre
F H
F H
Collège 1
8 2 6 8 2 6
Collège 2
8 3 5 8 3 5
Collège 3
2 1 1 2 1 1
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En annexe 3 du présent accord, sont visés des exemples de listes de candidats par collège permettant de respecter l’obligation de parité.
9.2.1. Premier tour du scrutin
Au premier tour, ne peuvent présenter des candidats que les organisations syndicales visées aux articles L.2314-5 du Code du travail, à savoir :
- les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre UPSA ou l’établissement concerné, - celles reconnues représentatives, - celles ayant constitué une section syndicale au sein d’UPSA, - les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.
Pour le premier tour, ces organisations syndicales communiqueront leur liste et leur profession de foi, par courrier électronique (sous format PDF), au plus tard le vendredi 24 février 2023 à 17 heures, à M. Gilles ALLIAUME, Directeur des Ressources Humaines.
Les listes de candidatures et les professions de foi seront affichées sur l’ensemble des sites d’Agen le lundi 27 février 2023, jusqu’au 1er jour du 1er tour du scrutin. Elles seront de format A3 recto/verso. Les pages seront numérotées.
Les tracts syndicaux devront avoir été postés au plus tard le vendredi 10 mars 2023 ou distribués aux salariés, au plus tard la veille du 1er tour des élections.
9.2.2. Deuxième tour du scrutin
Le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes appréciées collège par collège : - Les syndicats n’ont présenté aucun candidat ; - Le quorum n’a pas été atteint (plus de 50% des électeurs n’ont pas voté valablement) ; - Les sièges n’ont pas tous été pourvus.
Au second tour, les candidatures sont libres. Toute personne remplissant les conditions d’éligibilité peut se présenter en tant que candidat.
Sont donc admises, les listes présentées par :
Toutes les organisations syndicales, y compris celles constituées depuis moins de deux ans, - Les organisations non syndicales, - Les candidats libres.
Les listes déposées par les Organisations Syndicales pour le premier tour des élections seront considérées comme maintenues et tout changement, modification ou dépôt de nouvelles listes devra être porté à la connaissance de la Direction dans les mêmes formes et délais qu'au premier tour.
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Pour le second tour, les listes et les professions de foi devront être adressées par courrier électronique (sous format PDF) au plus tard le lundi 20 mars 2023 à 17 heures à M. Gilles ALLIAUME, Directeur des Ressources Humaines.
Les listes de candidatures et les professions de foi seront affichées le mardi 21 mars 2023 sur tous les sites concernés.
Les tracts syndicaux devront avoir été postés au plus tard le jeudi 23 mars 2023 ou distribués aux salariés, au plus tard la veille du 2nd tour des élections.
Il est rappelé que l'usage de la messagerie électronique professionnelle et/ou le mailing par téléphone ne sont pas autorisés pour la propagande électorale.
9.3. Conditions techniques des professions de foi électroniques
Pour le 1er tour et s’il y a lieu pour le 2nd tour, les listes de candidatures respectives et leur profession de foi seront également mises en ligne sur l’Intranet de la Société et sur le site internet de vote.
Les professions de foi devront être communiquées à M. Gilles ALLIAUME, Directeur des Ressources Humaines sous la forme d'un fichier PDF (la taille de ce fichier n’est pas limitée toutefois, le Prestataire recommande une taille maximale de 2 Mo pour minimiser les éventuelles difficultés d’ouverture pour les personnes qui votent sur smartphone), avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.
Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.
La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.
Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer à M. Gilles ALLIAUME, Directeur des Ressources Humaines, des photographies des candidats et/ou des vidéos de présentation des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats 80 * 80 pixels, format PNG ou JPG.
Les vidéos pourront être publier sur une plateforme de type Vimeo ou Youtube. Le lien sera intégré sur la page de vote.
9. 4. Camp ag ne d’ inf ormation su r les élections p rof essionn elles
La Direction diffusera des messages d’information tout au long de la période électorale pour rappeler les dates des scrutins et le rôle du CSE dans la vie de l’entreprise.
Les plannings mis en place pour les équipes postées pour faciliter leur participation au vote seront également communiqués.
Ces messages seront notamment diffusés sur les panneaux d’affichages et les écrans répartis sur les sites.
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Dans ce cadre, l’existence des SharePoint des Organisations syndicales accessibles sur l’Intranet sera rappelée afin de permettre à tous les salariés de prendre connaissance des programmes des candidats.
ARTICLE 10 - MODALITES DE VOTE
10.1. Vote électronique
10.1.1. Principes généraux
Après présentation aux organisations syndicales de plusieurs prestataires dédiés, les parties ont décidé de confier la conception et la mise en œuvre du vote électronique à la société KERCIA, désignée « le prestataire », conformément aux cahiers des charges annexé au présent accord.
Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).
L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
10.1.2. Modalités de vote électronique
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins de façon confidentielle et anonyme, de n'importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, via un ordinateur, mobile ou tablette) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles d’AGEN dont l’adresse sera communiquée en même temps que les codes d’accès.
Par ailleurs, il sera mis à disposition sur les sites de Guyenne (Salle Train1) et Gascogne (Salle du Trèfle) 5 ordinateurs en libre-service (Points de vote).
Un bureau sera également ouvert sur le site de La Plaine. Il sera accessible aux salariés de la distribution, Gaussens inclut. 2 ordinateurs (Points de vote) seront mis à disposition sur ce site.
L’ordinateur en libre-service sera protégé par un isoloir ou l'équivalent et permettra à tout électeur de voter sur internet pendant les plages horaires autorisées.
• L'ouverture du premier tour du scrutin aura lieu le 17mars 2023 à 07h00. • La clôture du premier tour du scrutin aura lieu le 1 7 mars 2023 à 19h00.
Concernant le site de distribution de la Plaine, l'ouverture du premier tour du scrutin aura lieu le 17 mars 2023 à 10h00. La clôture du premier tour du scrutin aura lieu le 17 mars 2023 à 15h00. Les salariés de l’équipe de nuit de ce site auront la possibilité de voter sur le site de Gascogne.
• L'ouverture du second tour du scrutin aura lieu le 31 mars 2023 à 07h00. • La clôture du second tour du scrutin aura lieu le 31 mars 2023 à 19h00.
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Pour le second tour, concernant le site de la Plaine, l'ouverture du scrutin aura lieu le 31 mars 2023 à 10h00. La clôture du second tour du scrutin aura lieu le 31 mars 2023 à 15h00. Les salariés de l’équipe de nuit de ce site auront la possibilité de voter sur le site de Gascogne.
Pour rappel, aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre-service.
Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.
Après identification, le serveur affiche les élections auxquelles l'électeur est autorisé à participer.
L'électeur choisit une élection, titulaire ou suppléant, pour le collège qui le concerne. L'électeur peut alors : - Choisir une liste complète - Raturer des candidats - Voter blanc - Avant toute validation, le choix de l'électeur lui est rappelé. Il peut le modifier avant de le confirmer. - À tout moment, l'électeur peut interrompre le processus et le reprendre. Un accusé de réception lui confirme l'enregistrement définitif de son vote. Il est convenu que les listes de candidatures, présentées aux salariés, énumèreront les candidatures de chaque Organisation Syndicale selon un ordre à établir entre les parties.
Les Organisations Syndicales seront présentées, après tirage au sort, dans l’ordre suivant,:
1 SUD 2 CFTC 3 FO 4. CGT 5 CFE-CGC 6 CFDT 7. UNSA
Cet ordre pourra être modifié en cas d’absence de présentation de liste à l’élection.
Dans le cas où un/des nouveau(x) syndicat(s) viendrai(en)t à présenter des candidats, celui/ceux-ci se verrai(en)t attribuer, par ordre chronologique de réception des listes de candidats, un numéro de liste supérieur à 7.
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10.1.3. Expert indépendant
En plus du respect de l’article R.2314-9 du code du travail, un expert indépendant choisi et désigné par les Organisations Syndicales devra être présenté à la Direction avant le 14 février 2023.
Cet expert aura pour mission : - De tester le logiciel avant l’ouverture des votes du premier et du deuxième tour - D’analyser le transfert des données pendant le vote électronique
Si la proposition de l’expert indépendant n’a pas eu lieu avant le 14 février, la direction choisira l’expert indépendant.
10.2. Vote par correspondance
10.2.1. Principes et modalités du vote par correspondance
Le vote par correspondance sous la forme papier est exceptionnel, pour le cas où le vote par internet s'avère impossible.
Les électeurs absents pour maladie, maternité, congé, accident, déplacement sans possibilité d'accès à internet ou dont les horaires de travail sont incompatibles avec les horaires d'ouverture du vote par internet, sont autorisés à demander à bénéficier du matériel de vote par correspondance.
Chacun de ces électeurs reçoit en retour à son domicile le matériel composé de : - Un courrier explicatif, -Un bulletin de vote de chacune des listes "Titulaires" et "Suppléants" de son collège, - Deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes, - Une enveloppe d'émargement/expédition, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe est prétimbrée et doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité, -Les professions de foi "papier" ou un tirage couleur des professions de foi électroniques.
La date limite fixée pour demander le matériel de vote par correspondance est fixée - pour le premier tour : au 24 février 2023 à 14h00 - pour le second tour : au lundi 20 mars à 14h00
Les salariés souhaitant voter par correspondance devront se déclarer aux dates indiquées ci-dessus auprès de Madame Emmanuelle Gourgues par courriel à l’adresse suivante : emmanuelle.gourgues@upsa-ph.com.
L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par le prestataire : - pour le premier tour : le lundi 27 février 2023 - pour le second tour : le mardi 21 mars 2023
L'adresse retenue pour la réception du vote par correspondance est une boîte postale dont l’adresse sera communiquée lors de l’envoi du kit de vote.
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La date limite de réception des enveloppes de vote par correspondance est fixée : - pour le premier tour : au 17 mars 2023 à 12h00 - pour le second tour : au 31 mars 2023 à 12h00
Il est ici précisé que les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de vote reçues après ces dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en compte sous aucune forme, quelles que soient les potentielles influences qu'elles auraient pu avoir sur les résultats.
10.2.2. Émargement
Le retrait des votes par correspondance à la Poste se fera par une délégation composée d’un membre de la Direction et d’au minimum un délégué de liste. Ce retrait pourra s’effectuer dans le courant de la journée après 12 heures. Les enveloppes reçues après ce retrait ne seront pas prises en compte.
Les enveloppes retirées seront conservées et remises au Bureau de vote visé à l’article 11.3.
Après fermeture du site de vote électronique, le Président fait procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition reçues.
L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur.
Les enveloppes de vote sont ainsi accumulées en attente du dépouillement.
10.2.3. Bulletins de vote
Ils sont d'une même couleur pour un même scrutin, mais de couleurs différentes pour des scrutins différents.
Les dimensions des bulletins, les tailles et polices de caractères, les mises en page, sont identiques pour toutes les listes dans un même collège.
Chaque bulletin porte très lisiblement : - Le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste, - La mention "liste sans étiquette" le cas échéant au second tour, - La date et le tour, - La mention "Élections CSE", - Le collège, - La mention "Titulaires" ou "Suppléants", - Les nom et prénom des candidats.
Chaque enveloppe porte très lisiblement : - La mention "Élections CSE", - Le collège, - La mention "Titulaires" ou "Suppléants".
Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023
ARTICLE 11 - MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
11.1. Observateurs
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d’« Observateur » au cours de l'élection.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins : - Les listes électorales -Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos) - La composition du Bureau de vote - L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l’élection : - Les représentants de l'employeur - Les délégués des listes de candidats (article 11.2)
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera différent celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.
11.2. Délégués de liste
Chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats pourra désigner un délégué de liste référent, ainsi que son remplaçant pour les deux tours s’il y a lieu ainsi qu’un délégué de liste supplémentaire avec son remplaçant qui auront le statut d’observateur. Chaque organisation syndicale devra présenter la liste des délégués de liste ainsi que les dates de présence de chacun dans le bureau de vote à la Direction des Ressources Humaines le mercredi 1er mars 2023 à 17 heures au plus tard.
Le délégué de liste référent ou le délégué de liste supplémentaire pourront être présents à tour de rôle durant la période de vote.
Le délégué de liste référent participera à la session de formation du bureau de vote et à la phase de validation de l’application.
Le délégué de liste ainsi que les délégués de liste supplémentaires pourront exercer un rôle d’observation du bon déroulement du scrutin.
Il est en outre convenu que le Délégué de liste disposera d'un code secret lui permettant de consulter la participation par collège en temps réel tout au long du scrutin.
11.3. Bureau de vote
11.3.1. Composition
Un unique Bureau de vote/ dépouillement, situé en salle du Trèfle à Gascogne, sera constitué pour l'ensemble des élections des membres de la délégation du personnel au CSE. Il est établi pour les deux tours.
Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023
Ce bureau de vote est composé d'un président et de deux assesseurs désignés, au plus tard, une semaine avant le jour du premier tour de scrutin. Les membres du bureau de vote sont par ordre de préférence le(s) (deux) plus âgé(s) et le plus jeune parmi les électeurs de l’établissement, acceptant d’être membre du bureau de vote, la présidence revenant au plus âgé.
En cas de désistement ou d’impossibilité, il sera fait appel à l’électeur suivant immédiatement en âge. La Direction des ressources humaines se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le bureau de vote et de vérifier qu’ils acceptent les fonctions de président ou d’assesseur qui leur sont ouvertes et qu’ils seront disponibles pour assurer ces fonctions.
En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants suivant les modalités décrites ci-avant, sous réserve de la tenue d’une feuille de présence émargée par chacun.
Les membres du bureau de vote ne devront pas être candidats.
Les membres du bureau de vote bénéficient, en application de l’article L.3121-19 du code du travail d’une autorisation pour dépasser la durée maximale quotidienne de travail.
11.3.2. Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
Afin de veiller au bon déroulement des opérations de vote électronique, le Bureau de vote : -Participera à une session de formation et de validation de l'outil de vote, durant laquelle trois codes secrets seront générés correspondant à trois clés de déchiffrement dématérialisées dont le bureau sera seul détenteur et dont deux au moins seront nécessaires pour procéder aux opérations de dépouillement des urnes. - Contrôlera l'état des urnes avant l'ouverture du scrutin - Contrôlera le scellement de l'application - Contrôlera l'ouverture et la fermeture du scrutin - Pourra consulter les listes d'émargement à des fins de contrôle uniquement -Sera alerté par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendra toute décision utile
11.3.3. Informations à l’attention du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote : - Les listes électorales - Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos) - La composition du Bureau de vote - Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation - Les listes d'émargement - Le journal des événements - Le code de scellement du Système de vote
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11.3.4. Gestion des clés de déchiffrement des membres du Bureau de vote
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Après leur désignation, les membres du Bureau de Vote recevront par courriel leur codes encadrants personnels et confidentiels. A réception de ces codes, ils devront générer leurs propres clés de dépouillement.
Ces codes encadrants ainsi que les clés serviront au scellement et dépouillement.
En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.
11.4. Formation
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau avant l'ouverture du site internet (Article R. 2314-12 du Code du travail).
Cette intervention consiste à :
- Valider les données de paramétrage ; -Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote ; -Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote ; - Sceller le système, réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invités par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
11.5. Dépouillement
Après clôture du bureau de vote, le Président autorise les opérations de dépouillement. Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants. Les opérations de dépouillement sont ouvertes à tous les électeurs qui le souhaitent.
Vote par correspondance
Est comptabilisé comme vote blanc : - Une enveloppe de vote vide, - Un bulletin de vote blanc, sans aucune mention, - Un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.
Est comptabilisé comme vote nul : - Une enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription, - Un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription,
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-Plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable), - Un bulletin de vote modifiant l'ordre des candidats, - Un bulletin de vote sans enveloppe, - Un bulletin de vote ne correspondant pas au scrutin, - Une enveloppe d'émargement vide, non signée ou non cachetée (vote nul pour chaque scrutin pour lequel l'électeur pouvait s'exprimer, exception faite des scrutins pour lesquels il s'est éventuellement exprimé par internet).
Un ou plusieurs candidats peuvent être raturés sur un bulletin de vote sans que celui-ci soit invalidé.
Le résultat du dépouillement est saisi par le Président du bureau de vote ou à sa demande par le prestataire, grâce au logiciel prévu à cet effet : - Nombre de votes valablement exprimés, - Nombre de votes blancs, - Nombre de votes nuls, - Nombre de voix pour chaque liste, et pour chaque candidat.
Vote électronique
Le processus de dépouillement est le suivant : - Clôture du site internet de vote, - Déchiffrement des suffrages à l'aide des clés des membres du bureau de vote, - Calcul automatique des résultats et attribution des sièges, - Téléchargement des listes d'émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d'établissement de la représentativité, - Impression, validation et signature des procès-verbaux par le Bureau de vote - Proclamation des résultats.
Sont également communiqués : - Les résultats bruts des élections (nombre de suffrage recueillis par chaque liste pour chaque élection, ainsi que le nombre de ratures pour chaque candidat) - L'état de la représentativité syndicale
Pour assurer un bon déroulement du dépouillement du vote électronique, le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote un document faisant état du détail des calculs des résultats et des élus par liste, ainsi que les procès-verbaux des élections.
Le début du dépouillement des élections des membres de la délégation du personnel au CSE aura lieu pour le 1er tour le 17 mars 2023 à partir de 19h00.
Pour le 2nd tour il se tiendra le 31 mars 2023 à partir de 19h00.
Le système de vote sera scellé jusqu'à la clôture du scrutin afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats à l'issue du dépouillement.
Les opérations de dépouillement sont publiques et réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
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11.6. Modalités de traitement des résultats
Selon l’article L.2324-22, al. 1 et 2, du Code du travail, la désignation des membres du CSE se fait au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
En cas d'égalité stricte des voix entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :
- Critère d'âge, le plus âgé des candidats - Critère d’ancienneté - Tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation.
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat sera choisi selon l’ordre de présentation sur cette liste.
11.7. Établissement et signature des procès-verbaux
Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est convenu que tous les procès-verbaux sont générés et imprimés par les logiciels du prestataire, à la demande du Président du Bureau de vote.
Ces procès-verbaux imprimés sur les formulaires CERFA sont ensuite contrôlés, paraphés et signés par tous les membres du Bureau de vote.
Une copie est remise par la Direction à toutes les organisations syndicales ayant présenté au moins une candidature ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du présent protocole.
Les procès-verbaux signés par le bureau de vote seront affichés par la Direction sur les panneaux réservés aux communications de la Direction.
Ces résultats seront transmis à l’Inspection du Travail en deux exemplaires dans les 15 jours qui suivent la proclamation des résultats.
11.8. Proclamation des résultats
Les résultats sont proclamés oralement par le Président après la signature des procès- verbaux.
ARTICLE 12. - PRISE D'EFFET DES MANDATS
Les mandats prennent effet le jour de la proclamation des résultats du premier tour si tous les scrutins sont clos, du second tour dans le cas contraire.
La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.
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ARTICLE 13. - CONSERVATION DES LISTES D’EMARGEMENT ET DES FICHIERS SUPPORT
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Direction.
L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé la Direction des Ressources Humaines, procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 14 - DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD
Ce protocole vaut pour les élections en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y sont élus. Il est valable aussi pour toute élection à venir au cours du mandat (élections partielles). ARTICLE 15 – REVISION DE L’ACCORD
Cet accord pourra, le cas échéant, être révisé en tout ou partie conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail.
ARTICLE 16 - PUBLICATION
Une fois signé, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage et sur l’intranet RH.
Un exemplaire original sera remis aux organisations syndicales signataires.
Le présent accord sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales ayant participé à sa négociation.
Le présent accord sera déposé auprès de la DREETS compétente et du Conseil des Prud'hommes conformément aux dispositions légales prévues à l'article D.2231-2 du Code du travail.
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Pour
la Société UPSA
Pour le Syndicat CFE-CGC
Pour le Syndicat CFDT
Pour le Syndicat CGT
Pour le Syndicat CGT-FO
Pour le Syndicat UNSA
Pour le Syndicat SUD
Fait à Agen, en 10 exemplaires originaux Le 9 février 2023
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ANNEXE 1 – CALENDRIER DES OPERATIONS ELECTORALES
Dates
Actions
Vendredi 10 février 2023 Information des salariés et appel à
candidatures Vendredi 17 février 2023 Affichage des listes électorales et transmission
des listes aux organisations syndicales Mardi 14 février 2023 Date limite de choix/désignation d’un expert
indépendant par les organisations syndicales et
de présentation à l’employeur Dans les trois jours ouvrés
suivant l’affichage Date limite
de réclamation des listes électorales Vendredi 24 février 2023 Date limite de réception des listes de
candidatures et professions de foi (17h00) Lundi 27 février 2023 Affichage des listes de candidatures
Constitution du bureau de vote Mercredi 1er mars 2023 Date limite de réception du nom des délégués de
liste des organisations syndicales (17h00) A définir avec le prestataire Formation du bureau de vote + Test + formation
au chiffrement et scellement Lundi 27 février 2023 Envoi du kit de vote Vendredi 10 mars 2023 Fin de l’envoi des tracts papier – 1er tour de scrutin
Vendredi 17 mars 2023
1er tour du scrutin
Lundi 20 mars 2023 Affichage des résultats du 1er tour Lundi 20 mars 2023 Date limite de réception des listes de candidatures
et professions de foi (17h00) Mardi 21 Mars 2023 Affichages des listes de candidatures Jeudi 23 Mars 2023 Fin de l’envoi des tracts papier 2ème tour de scrutin
Vendredi 31 mars 2023
2ème tour du scrutin
Lundi 3 avril 2023 Affichage des résultats du 2ème tour
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ANNEXE 2 - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres des Comités Sociales et Economiques, la Direction de la société UPSA et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
1. Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
•La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Le prestataire pourra transmettre, sur demande du UPSA, le rapport d’expertise le plus récent.
2. Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.
3. Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points :
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-À la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
- Aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007- 602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))
Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Un certificat de destruction des données pourra être transmis au UPSA, sur demande.
4. Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article R. 2314-10 du Code du travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
•Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article R. 2314-15 du Code du travail
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
5. Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023
Article R. 2314-7 du Code du travail
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le UPSA. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
6. Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
- pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ; -pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, « question défi » -pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ; - pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement -pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections • pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia • pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin • pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections • pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
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7. Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du UPSA.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
8. Bureaux de vote
Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.
Un bureau de vote centralisateur sera alors constitué pour centraliser les opérations de scellement et de dépouillement, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.
Le bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
9. Tests A BLANC - Scellement du Paramétrage
9.1 Phase de tests « à blanc » - Objectifs
Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
9.2 Étapes de la réunion de scellement
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ; •Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ; • Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ; • Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ; • Contrôles de la conformité des résultats obtenus ; • Suivi des taux de participation et listes d’émargements ; • Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.
Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023
10. Communication des identifiants et mots de passe
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ; • L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.
11. Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :
- L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21 Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681 - Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification (à IBAN) - Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :
1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;
2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;
3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.
12. Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Article R. 2314-16 du Code du travail
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).
Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
13. Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.
La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
13.Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
Protocole Préélectoral du CSE AGEN – février 2023
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la société UPSA. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
ANNEXE n°3 : EXEMPLES DE LISTES DE CANDIDATS PAR COLLEGE PERMETTANT DE
RESPECTER L’OBLIGATION DE PARITE
EX. Collège 1 – 9 sièges à pourvoir – 3 femmes – 6 hommes
Option 1 Option 2 Candidat 1 F H Candidat 2 H F Candidat 3 F H Candidat 4 H F Candidat 5 F H Candidat 6 H F Candidat 7 H H Candidat 8 H H Candidat 9 H H
Ex : Collège 2 – 7 sièges à pourvoir – 2 femmes – 5 hommes
Option 1
Option 2
Candidat 1 F H Candidat 2 H F Candidat 3 F H Candidat 4 H F Candidat 5 H H Candidat 6 H H Candidat 7 H H
