ACCORD RELATIF A LA COMMUNICATION DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL ET DES ORGANISATIONS SYNDICALES AU SEIN D’UPTEVIA
ENTRE :
Uptevia, Société Anonyme, au capital de : 30 096 355, 30 euros, dont le siège social est situé au 90 -110 Esplanade du Général de Gaulle, 92400 Courbevoie, représentée par XXXX
D’UNE PART
ET :
Les organisations syndicales représentatives des salariés dans la société Uptevia :
La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT) représentée par XXX
Le Syndicat National de la Banque et du Crédit / Confédération Française de l’Encadrement – Confédération Générale des Cadres (SNB / CFE-CGC) représenté par XXX
D’AUTRE PART
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur, les Parties au présent accord conviennent qu’il relève de leur intérêt commun de définir les conditions et les modalités d’accès et d’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les instances représentatives du personnel.
L’objectif du présent accord est de mettre à disposition de celles-ci, des moyens supplémentaires de communication favorisant le droit à l’expression syndicale et la transmission de l’information auprès des salariés et ainsi contribuer à établir un dialogue social de qualité au sein d’Uptevia.
Les Parties tiennent également à souligner l’importance de tenir compte des dispositions relatives à la loi informatique et liberté, au traitement des données personnelles ainsi qu’à celles relatives au respect de la vie privée des salariés.
Ainsi, c’est au terme de deux réunions de négociation qui se sont tenues le 7 décembre 2023 et 16 janvier 2024 que le présent accord a été conclu entre Uptevia et les organisations syndicales en application de l’article L. 2142-6 du Code du travail.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord s’applique au CSE ainsi qu’à l’ensemble des organisations syndicales ayant valablement désigné un délégué syndical ou ayant valablement constitué une section syndicale au sens de l’article L.2142-1 du Code du travail.
Les dispositions du présent accord fixent les moyens supplémentaires aux dispositions légales et conventionnelles que l’entreprise alloue au CSE et aux organisations syndicales pour la diffusion de leurs communications auprès des salariés.
ARTICLE 2 – ESPACE INTERNET DEDIE AUX ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES DU CSE
Le CSE d’Uptevia dispose de la faculté de créer un site internet. Ce site est administré directement par le CSE sous la responsabilité de son secrétaire.
Un lien vers ce site est disponible sur le portail intranet d’Uptevia pour permettre aux salariés d’y accéder depuis leur poste de travail.
Les salariés ont également la possibilité d’accéder à ce site, dans des conditions d’accès sécurisé, depuis l’extérieur de l’Entreprise.
ARTICLE 3 – ACCES ET UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE, DE LA MESSAGERIE INSTANTANNEE DE L’ENTREPRISE
Chaque organisation syndicale visée à l’article 1 du présent accord, le CSE et chacune de ses commissions bénéficient, sur demande, d’une adresse e-mail générique professionnelle.
Celle-ci est destinée faciliter et organiser la circulation électronique des informations et correspondances entre :
les organisations syndicales et les membres du CSE entre eux, dans le cadre de leurs missions représentatives,
les organisations syndicales, les membres du CSE et les membres de la Direction de l’Entreprise,
les organisations syndicales, les membres du CSE et les salariés les ayant sollicité.
Sont autorisées à envoyer des e-mails électroniques en masse, c’est-à-dire à l’ensemble des collaborateurs :
le CSE pour ses activités sociales et culturelles selon les conditions définies dans le présent article,
les organisations syndicales selon les conditions précisées à l’article 4 du présent accord.
A l’exclusion des dispositions ci-dessus reprises, il est précisé que les autres instances représentatives du personnel ne sont pas autorisées à envoyer :
des e-mails électroniques à l’ensemble des collaborateurs sous la forme de masse mailing,
des messages instantanés en masse.
Les communications relatives aux activités sociales et culturelles du CSE sont réalisées à partir de l’adresse e-mail générique professionnelle Uptevia du CSE ou de l’adresse e-mail mise à disposition par le logiciel de gestion des activités sociales et culturelles du CSE. Tout autre envoi en nombre, notamment par les prestataires du CSE, sur la messagerie électronique professionnelle des salariés est soumis à autorisation préalable de la Direction des Ressources Humaines.
En tout état de cause, le CSE veille à ne pas multiplier les envois de mails aux salariés et à en limiter le volume.
L’utilisation de la messagerie électronique interne et de la messagerie instantanée (notamment outil « TEAMS ») est strictement réservée à des fins professionnelles, elle ne saurait servir à envoyer aux collaborateurs (de manière individuelle ou collective ou par système de chaînes) des messages à des fins électorales, à des fins personnelles, politique ou diffamatoire. Elles ne peuvent en aucun cas être utilisées comme un outil de diffusion de contenus.
ARTICLE 4 – ESPACE INTRANET DEDIE AUX ORGANISATIONS SYNDICALES HABILITEES
L’objectif de l’espace intranet est de permettre aux collaborateurs qui le souhaitent d’avoir librement accès à l’information syndicale de leur choix.
Article 4.1 – Modalités d’attribution d’un espace intranet
Chaque organisation syndicale représentative dans l’Entreprise ou ayant valablement constitué une section syndicale au sens de l’article L.2142-1 du Code du travail, peut demander à la Direction des Ressources Humaines l’attribution d’un espace d’affichage syndical électronique sur le portail intranet d’Uptevia.
La demande d’attribution de l’espace doit être formulée par écrit auprès de la Direction des Ressources Humaines. Elle doit préciser le nom de l’administrateur (et son remplaçant en cas d’absence) désigné par l’organisation syndicale en son sein, parmi les collaborateurs de l’entreprise, et la dénomination exacte de l’organisation syndicale conformément à ses statuts.
Pour les organisations syndicales non-signataires du présent accord, la seule demande d’ouverture d’un espace d’affichage syndical électronique (nécessairement accompagnée de la désignation de l’administrateur et de son remplaçant) emporte de plein droit l’obligation de respecter les conditions de mise à disposition, de fonctionnement et d’utilisation visant cet espace, prévus dans le présent accord.
Article 4.2 – Modalités d’utilisation du l’espace intranet
Chaque organisation syndicale dispose d’un panneau d’affichage électronique sur l’espace intranet d’Uptevia. Les Parties conviennent également de créer un panneau dédié à « l’intersyndicale».
Ces panneaux d’affichage électroniques ont pour objet la diffusion d’informations à caractère exclusivement syndical à destination des salariés de l’Entreprise. Dans ce cadre, le contenu des informations diffusées est réalisé dans le respect des dispositions légales et règlementaires en matière d’expression syndicale.
Seul un espace d’affichage par organisation syndicale est autorisé. Ces panneaux sont accessibles depuis la rubrique Ressources Humaines, sous l’onglet « espace syndical» permettant d’accéder aux pages propres à chaque organisation syndicale et au panneau « intersyndicale ». Les dénominations des organisations syndicales apparaissent sur le site par ordre alphabétique.
Ces panneaux d’affichage se composent pour chaque organisation syndicale et « l’intersyndicale» d’une page contenant :
une présentation dans laquelle il sera possible d’établir un lien avec le syndicat,
une page comprenant une zone de téléchargement de 10 documents en format PDF uniquement, pour la mise en ligne des communications syndicales ponctuelles et des tracts.
La taille de chaque fichier PDF ne doit pas excéder 30 Mo.
Ces panneaux sont administrés sous l’entière responsabilité de l’administrateur (et son remplaçant en cas d’absence) désignés par les organisations syndicales.
En amont de la mise en ligne, les organisations syndicales envoient à la Direction des Ressources Humaines, par e-mail, leur texte et/ou leur fichier en format PDF avec le titre ou un texte court présentant le document.
L’information de la mise en ligne d’un nouveau contenu sur l’espace intranet de l’Entreprise à l’ensemble des collaborateurs est placée sous la responsabilité de chaque organisation syndicale. Pour ce faire, l’organisation syndicale utilise la boîte générique professionnelle mise à sa disposition. L’envoi d’un seul e-mail est autorisée par nouvelle mise en ligne sur l’adresse e-mail professionnelle des salariés. Cet e-mail contient tout au plus un texte court de présentation, respectant les conditions précisées dans le présent article et un lien hypertexte renvoyant à la section intranet de l’Entreprise. Aucun fichier ou autre contenu ne peut y être inséré. Afin de personnaliser l’envoi de mail, l’organisation syndicale peut choisir l’intitulé de l’objet de son message. L’objet doit avoir un lien direct avec l’information mise en ligne et ne saurait être injurieux, calomnieux ou diffamatoire à l’égard de quiconque à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Entreprise. Cet e-mail précise systématiquement, la liberté de choix des salariés de ne plus être destinataire de ce type de message et les modalités permettant aux collaborateurs de demander leur retrait ou l’ajout de leur nom à la liste de diffusion. Les organisations syndicales ont l’obligation de veiller au respect de ce choix pour l’envoi des e-mails suivants. L’espace intranet étant évolutif, l’utilisation d’éventuelles nouvelles fonctionnalités devra faire l’objet d’un accord préalable de la part de la Direction des Ressources Humaines.
De même, ces panneaux d’affichage électronique ne se substituent pas aux panneaux d’affichage classiques, visés aux articles L. 2142-3 et L. 2315-15 du Code du travail.
Par ailleurs, l’accès à l’espace intranet d’Uptevia est utilisé dans le respect des dispositions en vigueur dans l’Entreprise et ne comprend pas les services dont l’accès restreint suppose une habilitation spécifique.
Article 4.3 – Contenus de l’espace
Les contenus des communications mis en ligne dans l’espace intranet sont placés sous la seule responsabilité de l’organisation syndicale émettrice et de l’administrateur (ou son remplaçant en cas d’absence).
Ils sont librement déterminés par l’organisation syndicale sous réserve qu’ils revêtent un caractère syndical et correspondent aux missions des organisations syndicales telles que définies par la loi, en particulier par les articles L2131-1 et L2142-5 du Code du Travail.
Ces contenus :
ne doivent comporter aucune mention nominative, agressive, injurieuse, calomnieuse ou diffamatoire ;
doivent respecter la réglementation sur la presse et la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit à l’image (images libres de droits) ;
sont soumis à l’obligation de discrétion prévue à l’article L 2315-3 du Code du travail.
Les Parties au présent accord rappellent que les communications syndicales ne peuvent ni traiter, ni avoir pour objet un thème relevant des prérogatives du CSE en matière d’activités sociales et culturelle telles que prévues dans les dispositions de l’article R. 2312-35 et suivants du Code du travail. Elles peuvent néanmoins reprendre les décisions prises par le CSE pour leurs activités sociales et culturelles Elles tiennent également à préciser que les communications syndicales ne peuvent contenir d’offres à caractère promotionnel ou commercial (ni dans la communication elle-même, ni par le biais d’un renvoi vers un site et/ou média et/ou réseau tiers externe) ou porter des initiatives individuelles ou collectives relevant de la sphère non professionnelle.
Le support informatique constitue un outil de travail pour l’ensemble de ses utilisateurs ; sa fiabilité et sa sécurité doivent être garanties. En conséquence, les organisations syndicales, comme tout contributeur, s’engagent à respecter les contraintes techniques, les règles d’utilisations, les règles de sécurité et de procédure définies par la Communication et l’IT ainsi que le Règlement intérieur et le Code de conduite en vigueur au sein d’Uptevia.
La charte graphique et les logos d’Uptevia ne peuvent pas être utilisés, détournés de leur objet, ou modifiés.
Article 4.4 – Création et actualisation de la liste d’abonnés
Tout collaborateur d’Uptevia inscrit sur la liste d’abonnés de(s) l’organisation(s) syndicale(s) représentative(s) de son choix peut recevoir un e-mail en provenance d’une boîte générique précitée afin d’être informé, sur sa messagerie électronique professionnelle, de la publication d’une nouvelle information sur l’espace intranet.
Les collaborateurs sont abonnés de fait au site intranet de chaque organisation syndicale. Les salariés ne souhaitant pas être abonnés envoient un mail à chaque organisation syndicale précisant leur volonté.
Nonobstant les mentions d’abonnement et de désabonnement devant être précisées dans les mass mailing envoyés, les organisations syndicales insèrent un lien sur leur page intranet permettant aux collaborateurs de s’abonner ou de se désabonner à tout moment. En cliquant sur ce lien, un mail apparait automatiquement avec en destinataire l’adresse mail générique de l’organisation syndicale et le collaborateur peut faire sa demande d’abonnement ou de désabonnement.
L’abonnement ou le désabonnement de la liste des abonnés a pour conséquence une inscription, ou une désinscription sur la liste de distribution. La gestion de la liste des abonnés, et la liste de distribution est assurée par l’organisation syndicale.
Par le présent accord, les Parties conviennent qu’une campagne générale d’abonnement sera organisée à la suite de la signature du présent accord, puis au semestre précédent les élections professionnelles de l’Entreprise.
Lors de cette campagne générale d’abonnement, un mail sera envoyé afin d’informer les collaborateurs de l’existence de l’espace intranet syndical et de la possibilité de s’abonner aux messages d’actualité d’une ou de plusieurs organisations syndicales.
Les organisations syndicales sont préalablement informées du contenu du message d’abonnement ainsi que sa date d’envoi.
Cette campagne d’abonnement prendra la forme d’une communication de la Direction d’Uptevia informant les collaborateurs de la possibilité qui leur est donnée de s’abonner ou de se désabonner aux messages d’actualité d’une ou de plusieurs organisations syndicales.
La Direction d’Uptevia s’engage à ne procéder à aucun traitement nominatif des abonnements (et désabonnements) et ce, dans le cadre du respect des libertés individuelles (loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).
Article 4.5 – Actualisation – Nouveaux Entrants et Sortants
La liste des collaborateurs entrants et sortants est transmise tous les trimestres aux administrateurs de chaque organisation syndicale pour mettre à jour la liste des abonnés au regard des entrées/sorties de collaborateurs.
Article 4.6 – Désabonnement
Le collaborateur à la possibilité de se désabonner de la liste des abonnés d’une organisation syndicale à tout moment.
Dans chaque message électronique, l’organisation syndicale doit explicitement mentionner à l’abonné qu’il a la possibilité de ne plus être destinataire de ces messages. Lorsque le collaborateur demande son retrait de la liste des abonnés, l’organisation syndicale doit impérativement retirer le collaborateur de ladite liste.
Article 4.7 – Utilisation de la liste des abonnés et de la liste de distribution
La Direction d’Uptevia ne peut ni modifier la liste des abonnées, ni la liste de distribution. Seules les organisations syndicales sont habilitées à gérer et utiliser ces listes.
L’organisation syndicale et, plus précisément l’administrateur (et son remplaçant) s’engage à respecter la plus stricte confidentialité concernant le traitement des listes des abonnés ainsi que le cadre du respect des libertés individuelles (loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés). Le non-respect ou l’utilisation abusive par le contributeur (ou son remplaçant) est régie par l’article 6 du présent accord.
Concernant la liste de distribution qui permet l’envoi de mails à destination des collaborateurs abonnés, les organisations syndicales s’engagent à ce que les destinataires soient uniquement indiqués en copie cachée (Cci) afin de garantir la confidentialité des collaborateurs abonnés.
Article 4.8 – Indisponibilité de l’espace intranet
La survenance de problèmes techniques peut imposer, l’indisponibilité des panneaux d’affichage électroniques. Cette indisponibilité est temporaire et vise exclusivement au rétablissement du bon fonctionnement du support informatique. L’espace est de nouveau consultable dès que les conditions de son fonctionnement le permettent.
ARTICLE 5 – ENGAGEMENTS DE LA DIRECTION
Les frais associés à l’hébergement de l’espace d’affichage sont à la charge de la Direction d’Uptevia.
La Direction d’Uptevia s’engage à ne procéder à aucun traitement nominatif des accès aux pages numériques réservées aux organisations syndicales et ce dans le cadre du respect des libertés individuelles (loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés). Seules sont autorisées les manipulations informatiques liées à l’administration du site.
ARTICLE 6 – UTILISATION ABUSIVE OU NON CONFORME
Le non-respect des dispositions du présent accord, tant sur le contenu que sur la forme des documents publiés sur l’espace intranet, est porté à la connaissance de l’administrateur (ou de son remplaçant) par la Direction des Ressources Humaines pour être réglé dans les meilleurs délais en liaison avec le délégué syndical.
Toute utilisation non conforme aux dispositions du présent accord, par une organisation syndicale, des messageries électroniques génériques, des listes d’abonnés et des listes de distribution peut conduire à :
un rappel formel de la Direction des Ressources Humaines d’Uptevia au délégué syndical ou au représentant syndical,
l’interdiction pour l’organisation syndicale d’utiliser la boite électronique générique et la liste de distribution mis à disposition pour une durée pouvant aller 1 mois.
en cas de récidive et en dernier recours, l’interdiction définitive d’utiliser la boite électronique générique et la liste de distribution.
En tout état de cause, il revient à l’administrateur (ou son remplaçant) de veiller à la bonne utilisation et au bon respect des règles de cet accord à tous les niveaux de l’organisation syndicale.
ARTICLE 7 – MODALITES D’UTILISATION DU SERVICE DU COURRIER INTERNE
Les organisations syndicales représentatives et le CSE ne peuvent utiliser le Service courrier interne dans le but de distribuer des tracts papier que ces derniers soient nominatifs ou non ou envoyer des informations sociaux culturelles aux collaborateurs.
ARTICLE 8 – DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de la DREETS.
Dans l’hypothèse où des modifications législatives, règlementaires ou conventionnelles ou une évolution majeure des outils de communication de l’entreprise conduiraient à des aménagements de l’accord, les Parties signataires se rencontreront pour examiner l’incidence des nouvelles dispositions sur les termes du présent accord.
ARTICLE 9 – REVISION DE L’ACCORD
Les Parties signataires peuvent déposer une demande de révision de tout ou partie des dispositions de l’accord conformément à l’article L. 2222-5 du Code du travail.
Toute demande de révision doit faire l’objet d’un courrier avec accusé de réception adressé à l’ensemble des Parties. Ce courrier doit préciser les motifs de la demande, et comporter un projet sur le ou les articles concernés. Les dispositions soumises à révision doivent faire l’objet d’un accord dans un délai de deux mois suivant la réception du courrier. Passé ce délai, si aucun accord n’est intervenu, la demande de révision est réputée caduque.
Conformément aux dispositions légales, toutes les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise participent aux négociations de l’accord portant sur la demande de révision.
ARTICLE 10 – DENONCIATION
Le présent accord peut faire l’objet d’une dénonciation totale ou partielle dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du Code du travail.
La dénonciation doit faire l’objet d’un courrier avec accusé de réception adressé à l’ensemble des Parties. Ce courrier doit préciser les motifs de la dénonciation. La dénonciation est déposée conformément aux dispositions de l’article L. 2231-6 du Code du Travail. Cette dénonciation n’est effective qu’à l’expiration d’un délai de préavis de trois mois qui court à compter de la réception de la notification de la dénonciation. Lorsque la dénonciation émane de l’ensemble des organisations syndicales signataires ou de l’employeur, l’accord continue de produire ses effets jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou à défaut pendant la durée d’un an à compter de l’expiration du préavis.
Une nouvelle négociation doit s’engager dans les trois mois suivant la date de notification de la dénonciation.
ARTICLE 11 – DEPÔT PUBLICITE
A l’issue de la procédure de signature, et en application des dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, la Direction notifiera le texte du présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’Entreprise.
En application des articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé par la Direction sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail dénommée « TéléAccords » et comprendra les pièces accompagnant le dépôt prévu aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail.
En outre, et selon les modalités et conditions prévues par les dispositions des articles L. 2231-5-1 du Code du travail, les Parties au présent accord pourront convenir que celui-ci ne sera rendu public que partiellement.
Un exemplaire signé sera, par ailleurs, remis à chaque signataire et déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.
En application des dispositions de l’article R. 2262-3 du Code du travail, le présent accord sera diffusé sur l’intranet d’Uptevia.
Fait à Courbevoie, le 23 janvier 2024.
Nom des signataires Signatures Pour Uptevia XXX XXX Pour la CFDT XXX XXX Pour le SNB XXX XXX
