Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant, d’une part, aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée, d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail. Les parties signataires du présent protocole d’accord considèrent que le travail à distance constitue un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés. Les parties signataires soulignent aussi l’importance du maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme afin d’éviter tout risque d’isolement et rappellent que les conditions d’exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur doivent s’inscrire dans le respect du droit à la déconnexion, conformément aux dispositions du protocole d’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 14/09/2017. Le protocole d’accord relatif au travail à distance au sein de l’Urssaf Alsace conclu le 21 mai 2015 arrive à échéance le 31 août 2018. Les organisations syndicales ont engagé une nouvelle négociation qui a conduit à l’adoption des dispositions qui suivent. L’accord sur le travail à distance d’inscrit dans le cadre de :
l’accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012 ;
l’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 14 septembre 2017 ;
l’application des dispositions légales prévues par le Code du travail ;
l’accord national relatif au travail à distance, conclu le 28 novembre 2017 entre l’Ucanss et les fédérations CFDT, CFTC, CFE-CGC, CGT-FO.
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION
Le télétravail désigne toute forme d’organisation dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l’organisme qui travaille dans les conditions définies ci-après. Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :
soit à domicile
soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel
soit dans les locaux d’un autre organisme du régime général de sécurité sociale
Il vise les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail. Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur (inspecteurs/enquêteurs). L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.
ARTICLE 2 : CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE POUR LES POSTES ELIGIBLES AU TRAVAIL A DISTANCE
2.1 Principe du volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.
2.2 Formalisme
Le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance forme une demande écrite constituée du formulaire de candidature (annexe 1), adressée au directeur régional de l’organisme, à laquelle il joindra la réponse à un questionnaire d’auto-évaluation et de motivation (annexe 2) lui permettant de préciser les conditions dans lesquelles il souhaite accéder au télétravail et d’exprimer sa compréhension des modalités de télétravail et de ses conséquences pour son activité. Un représentant du service informatique estimera la faisabilité numérique en fonction du résultat obtenu lors d’un test de connexion (annexe 3). L’absence de connexion internet efficace sera un critère d’exclusion. La direction régionale s’engage à examiner la demande en sollicitant le triple avis :
du pilote de la fonction ;
du responsable hiérarchique :
de la responsable des ressources humaines.
La décision de l’employeur fait l’objet d’une notification du salarié dans un délai maximum de 45 jours, sauf circonstances exceptionnelles. En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit. Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée au directeur régional de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la saisine initiale. La direction de l’organisme répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié. En cas d’acceptation, il revient au salarié de fournir à l’organisme l’attestation d’assurance multirisque habitation en s’assurant qu’elle couvre sa présence pendant ses journées de télétravail ainsi que l’attestation de conformité des installations électriques. Ces attestations doivent être fournies avant signature de l’avenant au contrat de travail du salarié.
2.3 Conditions d’éligibilité au dispositif
Les demandes sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler en autonomie. Le télétravail est ouvert aux salariés qui remplissent les conditions suivantes :
Justifier d’une ancienneté d’au moins 2 ans dans l’organisme pour disposer des connaissances suffisantes sur l’organisation et le fonctionnement de l’Urssaf ;
Avoir une activité pouvant être exercée à distance. Ainsi, ne peuvent pas être éligibles les collaborateurs ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique ;
Maîtriser son poste et son environnement de travail ;
Faire preuve de suffisamment d’autonomie, de méthode et de rigueur.
2.4 Préservation du lien avec l’organisme
2.4.1 – Temps minimum de travail effectué dans l’organisme
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.
2.4.2 – Aménagements du télétravail dans des situations particulières
Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur, en lien avec les représentants du personnel (CHSCT, puis Comité social et économique), examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux deux jours minimums de travail devant être effectué dans l’organisme.
2.4.3 Participation à la vie de l’organisme
Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. Ce jour en organisme pourra être compensé par un autre jour de télétravail, sous réserve d’un accord du responsable hiérarchique et d’une information préalable du service Ressources humaines.
2.5 Conditions de mise en place
2.5.1 Avenant au contrat de travail
Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail. Cet avenant est conclu pour une durée d’un an, peut être renouvelé autant de fois que de besoin dès lors que le salarié et l’employeur en sont convenus. L’avenant est rédigé conformément à l’avenant-type annexé à l’accord Ucanss relatif au travail à distance (annexe 4).
2.5.2 Période d’adaptation et réversibilité permanente
Période d’adaptation et entretien de bilan
Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation. Pendant cette période d’une durée de 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties. Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste. Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.
Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation
A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié. Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures. Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.
Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile
La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme. En l’absence d’un nouvel accord, la situation de télétravail prend fin de manière anticipée. Il n’y a pas lieu d’attendre la fin de la durée d’un an de l’avenant initial.
2.5.3 Durée du travail et respect de la vie personnelle
L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et donc dans le respect des règles légales en vigueur. A ce titre, le télétravailleur est soumis à l’accord collectif relatif à l’horaire variable ainsi qu’à l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail, applicables au sein de l’organisme. Le télétravailleur à domicile ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur auquel il appartient de déterminer les modalités de contrôle du temps de travail. Le salarié devra être joignable par l’organisme durant les plages horaires telles que fixées par l’accord relatif à l’horaire variable. Ces plages horaires doivent être portées à la connaissance du responsable hiérarchique du salarié et de ses collègues de travail afin de garantir le respect de la vie privée du salarié. L’employeur est tenu de respecter ces plages horaires, et ne peut donc contacter le salarié en dehors de ses temps de badgeage. Pour ce qui concerne les salariés relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait. Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.
2.5.4 Choix des jours de télétravail
Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié.
2.5.5 Badgeage
Le badgeage doit s’effectuer depuis le poste informatique mis à la disposition du salarié. Lorsque ce dernier débadge, il met en veille son équipement informatique et son téléphone professionnel le cas échéant.
2.5.6 Suspension provisoire du télétravail
Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail). Dans ces hypothèses, le salarié ou le responsable hiérarchique du salarié peut demander, dès qu’il a connaissance de ces évènements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail. En cas d’incident survenant le jour même du télétravail, le salarié entre en contact avec son supérieur pour trouver une activité de remplacement. Si cela n’est pas possible, le salarié peut choisir de poser un congé ou de se rendre sur son lieu habituel de travail. Il est décidé au cours de la journée ce qui sera fait pour les autres jours. Lorsque le salarié se rend sur son lieu habituel de travail pour les motifs évoqués au présent article, le temps de trajet est considéré comme du temps de travail effectif.
2.5.7 Dérogations exceptionnelles
La Direction peut autoriser les salariés qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans l’avenant à leur contrat de travail en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels (intempéries, grève de transport prolongée, etc.). Cette dérogation peut permettre soit une permutation avec un jour de travail sur lieu de travail, soit une extension du nombre de jours pendant lesquels le salarié est autorisé à travailler à distance.
2.5.8 Suivi du télétravailleur
Pour les télétravailleurs, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l’organisation du télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d’activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.
ARTICLE 3 : TRAVAIL A DISTANCE DEPUIS LE DOMICILE A TITRE OCCASIONNEL
Le salarié qui dispose déjà d’outils permettant le travail à distance, peut, en accord avec sa hiérarchie, travailler depuis son domicile, dans la limite de 36 jours par année civile. Ce mode d’organisation du télétravail ne doit pas conduire à déroger à la règle des deux jours de présence par semaine dans l’organisme.
ARTICLE 4 : TRAVAIL A DISTANCE ET PICS DE POLLUTION
Les agents qui travaillent à distance et les agents qui disposent déjà d’outils permettant le travail à distance, peuvent, en accord avec leur hiérarchie, travailler depuis leur domicile les jours de pics de pollution.
ARTICLE 5 : ASSURANCE
En cas de télétravail depuis le domicile, le salarié doit informer l’assureur du domicile qu’il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail. Il doit fournir à son organisme une attestation de l’assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail.
ARTICLE 6 : EQUIPEMENTS DE TRAVAIL
Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité. Lorsque le télétravail s’effectue à domicile, une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel est remise par le salarié à son employeur préalablement à la signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle indique que l’installation électrique du domicile est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié. Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaires, afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail. L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. En cas de dysfonctionnement, le salarié travaillant à distance doit en informer dans les meilleurs délais la hotline informatique de l’Urssaf ainsi que son responsable hiérarchique. Le salarié s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.
ARTICLE 7 : FRAIS PROFESSIONNELS
Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire du domicile dans les conditions suivantes :
le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques ;
le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.
Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage), d’un montant de :
10 euros par mois pour une journée de télétravail ;
20 euros par mois pour deux journées de télétravail ;
30 euros par mois pour trois journées de télétravail ;
Cette indemnité mensuelle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels. Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques, etc.) Lorsque le télétravail est organisé de manière occasionnelle (article 3), l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation de 2,50 euros par jour télétravaillé. Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L’Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu’aux organisations syndicales, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires. Il est rappelé que les dispositions conventionnelles relatives aux frais professionnels ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.
ARTICLE 8 : PROTECTION DES DONNEES
L’organisme est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles. Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité. Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.
ARTICLE 9 : DROITS ET GARANTIES INDIVIDUELS ET COLLECTIFS
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme. En particulier, ils doivent avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues. A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail. L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme. L’employeur s’engage à ne pas divulguer les coordonnées personnelles du télétravailleur afin de préserver le respect de sa vie privée. Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail.
ARTICLE 10 : RELATIONS SOCIALES
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs. A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés. Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants. Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.
ARTICLE 11 : BILAN ANNUEL DU TELETRAVAIL
Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme est présenté à la représentation du personnel. Il comprend des éléments permettant de comparer l’évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés. En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’aux représentants du personnel.
ARTICLE 12 : SANTE AU TRAVAIL ET REPRESENTATION DU PERSONNEL
L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail. L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail. En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes. L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des disposition du code de la sécurité sociale. A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24h (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).
ARTICLE 13 : SENSIBILISATION ET FORMATION AU TELETRAVAIL
Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance. A ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management des télétravailleurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place. Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
ARTICLE 14 : DISPOSITIONS DIVERSES
L’accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans. Il entre en vigueur le 1er jour du mois suivant son agrément. Il pourra être révisé dans les conditions légales posées par le code du travail. Le présent accord sera transmis organisations syndicales présentes dans l’organismes et à la représentation du personnel. Il fera l’objet d’une publicité au terme de délai d’opposition. Il sera transmis à l’Ucanss dans le cadre de la commission nationale de suivi prévue au point VII de la lettre de cadrage national qui examine la compatibilité du présent accord avec les dispositions de la lettre des caisses nationales et de l’Ucanss. Le présent accord donnera lieu au dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 du Code et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt d’un exemplaire par voie électronique auprès de la DIRECCTE et d’un exemplaire au greffe du conseil des prud’hommes de la ville siège. Une information complète sera assurée par la direction régionale au travers des publications internes, de réunions d’information et de tout autre moyen qui lui semblera approprié. L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié.
Fait à Schiltigheim, le 08/02/2019 Pour l’Urssaf Alsace
