PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU FORFAIT JOURS ANNUEL
Entre l’Urssaf Bourgogne, dont le siège est sis 8 Boulevard Clemenceau à Dijon (21000), représentée par, Directeur, en vertu des pouvoirs dont il dispose, d'une part,
Et,
Les organisations syndicales
Syndicat CGT, représenté par délégué syndical
Syndicat FO, représenté par déléguée syndicale
Syndicat CFDT, représenté par délégué syndical
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Les parties signataires ont souhaité préciser le forfait annuel en jours pour répondre aux besoins de l'organisme et des salariés autonomes dans l'organisation de leur travail au sens du présent accord.
Il est convenu que la mise en œuvre de ce forfait ne devra pas dégrader la qualité des conditions de travail et la santé des salariés cadres autonomes, particulièrement en matière de durée du travail.
Aussi, les parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait- jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail.
La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.
Le présent accord annule et remplace toutes les dispositions relatives au forfait jours inscrites dans d’autres protocoles d’accord, notamment le protocole d’accord relatif à l’aménagement du temps de travail en date du 23 juin 2014 et le protocole d’accord relatif à la compensation des temps de trajet professionnel en date du 2 octobre 2014.
Article 1 – Salariés concernés
- Tous les salariés relevant de la Convention Collective Nationale du 18 septembre 2018 des agents de direction des organismes du régime général de sécurité sociale à l’exception des cadres dirigeants ; - Tous les salariés soumis à la Convention collective Nationale de Travail du 8 février 1957 qui répondent aux critères suivants : les cadres dont la qualification, la responsabilité et l’autonomie permet de satisfaire aux critères de la définition du cadre autonome tels qu’ils ressortent de l’article L.3121-39 du Code du travail : « cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ». Il est convenu que les intéressés ont une durée du temps de travail qui ne peut être prédéterminée et disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées. Il est également convenu que le passage sous le régime de la convention de forfait annuel en jours se fera uniquement sur la base du volontariat. Le forfait est subordonné à un accord individuel et écrit qui prendra la forme d’un avenant au contrat de travail. Le refus d’un salarié ne peut en aucun cas être un motif de licenciement, il est libre de le refuser et reste soumis au décompte horaire de son temps de travail sur la base du nombre d’heures mensuelles ou annuelles prévu dans son contrat de travail.
Article 2 – Période de référence du forfait jours
2-1 Période de référence : l’année civile La période de référence du forfait jours est l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre. Le salarié voulant bénéficier du forfait jours devra en faire la demande motivée auprès de son responsable hiérarchique avant le 15 décembre au plus tard, à effet du 1er janvier suivant. Cette demande sera validée par la Direction. La convention de forfait jours est valable pour une année civile complète, renouvelable par tacite reconduction. Le salarié souhaitant mettre fin à cette formule devra en faire la demande expresse avant le 1er décembre auprès de son responsable hiérarchique avec copie au service RH, à effet du 1er janvier suivant.
2.2 Situation des salariés en cas de période incomplète Le présent accord fixe une période annuelle de référence uniforme pour tous les salariés concernés correspondant à l’année civile. Des périodes de références incomplètes doivent être gérées lors d’un recrutement, d’un changement de situation entraînant la signature d’une convention de forfait ou un départ de l’entreprise, à une date autre que celle fixée pour le début ou la fin de la période de référence.
En cas d’arrivée d’un cadre au forfait en cours d’année, il convient de calculer le forfait et le nombre de jours de repos au prorata du temps de présence et en fonction de la date d’arrivée.
Pour ce faire, il s’agit de déterminer sur l’année de référence, le nombre de jours à travailler pour le cadre dont la mise en œuvre du forfait débute en cours d’année. A partir de la date à laquelle le salarié devient cadre au forfait, il est nécessaire de prendre en compte le nombre de jours calendaires auquel il faut soustraire le nombre de jours fériés et le nombre de jours de repos hebdomadaires afin d’obtenir le nombre de jours ouvrés du salarié (on obtient ainsi le nombre A = nombre de jours ouvrés de la période).
Il faut ensuite calculer le nombre de jours ouvrés de l’année considérée (soit le nombre de jours calendaires de l’année – le nombre de jours de repos hebdomadaires – le nombre de jours fériés de l’année, ce qui permet d’obtenir le nombre B = nombre de jours ouvrés de l’année).
Sur la base de 205 jours travaillés (211 jours pour les agents de Direction), il convient de déterminer le nombre de jours à travailler, soit :
205 (ou 211) X A = C B
Afin de ne pas pénaliser l’agent, le résultat obtenu est arrondi au nombre entier immédiatement inférieur.
Il convient au préalable de calculer le nombre de jours congés pour la période :
28 x A = D B
Le nombre de jours de repos est alors égal à la formule suivante : A – C -D = E
Par conséquent, le cadre qui passe cadre au forfait en cours d’année, sur A jours ouvrés, doit travailler au maximum C jours pour bénéficier de E jours de repos, et devrait pouvoir prendre D jours de congés.
2.3 Départ en cours de période Il convient de distinguer deux hypothèses :
La date de départ est connue de l'employeur : dans cette hypothèse, il convient de procéder à un calcul du nombre de jours à travailler au prorata du temps de présence sur la période de référence.
La date de départ n'est pas connue par l'employeur : dans cette hypothèse, il s'agit d'appliquer le plafond de 205 jours au cadre au forfait jours (ou de 211 jours pour les agents de Direction).
S'agissant de l'indemnisation des jours de repos non pris en cas de départ du cadre au forfait, la nature du forfait jours conduit à appréhender les jours de repos comme un quota laissé à la libre disposition des cadres concernés sans lien avec la logique d'acquisition qui prédomine pour les jours de repos octroyés aux autres catégories du personnel à l'occasion de la réduction du temps de travail. En conséquence, il n'est pas tenu compte du nombre de jours de repos effectivement pris ni des jours de travail effectivement effectués à la date de rupture du contrat de travail d'un cadre au forfait en jours et il n'y a pas lieu de les indemniser.
Article 3 - Durée de travail et repos compensatoire
La durée de travail des agents de direction au forfait jours est fixée à 211 jours par an.
La durée de travail des cadres au forfait jours est fixée à 205 jours par an. Le nombre de jours de repos attribué chaque année est le résultat du décompte conventionnel suivant, transmis chaque année : Nombre de jours calendaires de l’année civile - nombre de jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches) - nombre de jours fériés ouvrés ou récupérés - nombre de jours de congés payés principaux - nombre de jours de travail forfaitisés (205 pour les cadres) ou (211 pour les agents de Direction)
= nombre de jours de repos lié à la réduction du temps de travail
Le nombre de jours de repos est attribué de manière forfaitaire. Il ne peut donc pas être réduit en fonction des absences.
Article 4 – Prise des jours de repos
La prise des jours de repos permettant de respecter le nombre de journées travaillées dans l'année fixé par la convention individuelle de forfait se fait par journées entières ou demi-journées c'est-à-dire la moitié d'une journée (matinée 7h00-12h00 ou après-midi 14h00-19h00).
Le repos doit être programmé, comme toute absence, selon l’organisation générale définie par une note de la Direction. La prise du repos est soumise aux mêmes règles de présentéisme et de validation préalable que les autres absences programmées. Ces jours de repos pourront indépendamment être cumulés entre eux ou à des prises de jours de congés payés. Il n’est pas défini de période d’interdiction de prise de repos, mais des journées de repos doivent être programmées à raison de 2 par trimestre au minimum.
Le responsable hiérarchique peut, le cas échéant, imposer au salarié la prise de jours de repos s'il constate que le nombre de journées de repos est insuffisant pour permettre de respecter en fin d'année le nombre maximum de journées travaillées.
Article 5 - Incidences des absences, en cours d'année sur la rémunération
Les journées d’absence non rémunérées donnent lieu à une retenue proportionnelle sur le montant mensuel de la rémunération.
Article 6 – Compte épargne temps
Les salariés au forfait jours bénéficient au même titre que les autres salariés du compte épargne temps conformément aux modalités fixées dans l’accord relatif au compte épargne temps dans les organismes de Sécurité Sociale (signé le 8 mai 2016 et agréé le 11 mai 2016)
Article 7 – Décompte du temps de travail
7.1 – Principes Le décompte du temps de travail se fera en jours ou le cas échéant en demi-journée (moitié d'une journée : matinée 7h00-12h00 ou après-midi 14h00-19h00).
Il est précisé que compte tenu de la nature du forfait jours, dans le cadre de l'exécution de leur prestation de travail, les salariés ne sont pas soumis à un contrôle de leurs horaires de travail.
Eu égard aux impératifs de protection de la santé et de la sécurité des salariés soumis au forfait jours et à leur droit au repos, les parties rappellent que le nombre de journées travaillées prévu dans le cadre du forfait ne doit pas être dépassé et ce travail doit être réalisé dans le respect des dispositions relatives au repos (repos quotidien de 11h consécutives et hebdomadaires de 24 heures consécutives le samedi et le dimanche) sauf activités programmées le week-end et jours fériés, en accord avec la hiérarchie et rémunérée et/ou compensée en application des dispositions légales.
L’amplitude des journées d’activité et la charge de travail devront rester dans des limites raisonnables en conciliant dans toute la mesure du possible, la prise en compte des nécessités du bon fonctionnement du service, les contraintes personnelles et la vie familiale des salariés concernés. La durée raisonnable du travail journalier et hebdomadaire sera garantie via la procédure de suivi et de contrôle de l’organisation du travail et de la charge de travail.
Les salariés au forfait jours devront lors des périodes de repos obligatoirement déconnecter tous les outils de communication à distance mis à disposition pour l’exécution de ses fonctions (toutes les dispositions prévues dans le Protocole d’accord relatif au droit à la déconnexion sont applicables).
7.2 – Sensibilisation à la gestion du temps A chaque entrée dans le dispositif du forfait jours, le salarié bénéficiera d’une sensibilisation à la gestion du temps par le service RH. Cette sensibilisation pourra être reconduite en cas de besoin identifiée par les entretiens prévus aux articles 7.2 et 7.3.
Article 8 : Suivi de la charge de travail
8.1 - Le suivi Le décompte des journées travaillées s’effectue sur la base d’un système auto- déclaratif. Un document mensuel comprenant le nombre et la date des journées travaillées dans le mois accompli, le positionnement, ou la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, jours fériés chômés, congés conventionnels ou autres, et les éventuelles remarques du salarié sur sa charge de travail sera établi par le salarié.
Cette déclaration est signée par le salarié et validée chaque mois par le responsable hiérarchique. Un exemplaire signé du salarié et du manager sera à remettre au service RH. A cette occasion, le responsable hiérarchique contrôle le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail du salarié est conforme aux dispositions légales et conventionnelles.
S'il constate des anomalies, le responsable hiérarchique organise un entretien avec le salarié concerné dans les meilleurs délais après information à la Direction des Ressources Humaines. Au cours de cet entretien, le responsable et le salarié en déterminent les raisons et recherchent les mesures à prendre afin de remédier à cette situation.
8.2 - Dispositif d'alerte
Le salarié peut alerter par écrit son responsable hiérarchique, avec copie au service RH, sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail.
Il appartient au responsable hiérarchique d'organiser un entretien dans les plus brefs délais et, au plus tard, dans un délai de 15 jours (délai suspendu en cas de congés payés ou absence du salarié). Cet entretien ne se substitue pas à l’entretien annuel mentionné à l'article 7-3.
Au cours de l'entretien, le responsable hiérarchique analyse avec le salarié les difficultés rencontrées et met en œuvre des actions pour lui permettre de mieux maîtriser sa charge de travail et lui garantir des repos effectifs.
8.3 - Entretien individuel
Le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum d'un entretien par an avec son responsable hiérarchique.
Au cours de cet entretien, sont évoquées :
- La charge de travail du salarié ;
- L'organisation du travail dans l'entreprise ;
- L'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
- Et sa rémunération ;
Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique arrêtent ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés. Les solutions et mesures sont alors consignées dans le compte-rendu de cet entretien.
Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.
Cet entretien aura lieu idéalement en novembre de chaque année.
Article 9 – Droit à la déconnexion
Les technologies de l’information et de la communication constituent des leviers importants de performance et de modernisation de l’organisation du travail au bénéfice de l’entreprise comme des salariés. Pour autant, le développement de ces outils doit se faire dans le respect de la vie personnelle de chacun et du droit au repos.
Les salariés en forfait jours ne sont soumis à aucune obligation de connexion avec leur entreprise en dehors des horaires de travail et dans tous les cas après 19h00, notamment par le biais des outils numériques mis à leur disposition pour une utilisation professionnelle et qu’ils n’ont pas l’obligation de lire ou de répondre aux courriels électroniques, au téléphone, ou autres formes de sollicitations qui leur seraient adressées pendant les périodes de repos, de congés, ou lors des périodes de suspension des contrats de travail. Il appartient aux émetteurs de courriels ou d’appels de proscrire toute sollicitation qui serait de nature à remettre en cause dans les faits ce droit.
Article 10 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord
Si un problème d’une particulière importance était constaté, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier. En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.
Article 11 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 12 – Entrée en vigueur
Cet accord entre en vigueur au plus tôt à compter du 1er janvier 2020 ou au premier jour du mois suivant son agrément ministériel.
Article 13 - Communication de l’accord
Un exemplaire du présent accord est transmis à chacun des délégués syndicaux. Il sera présenté pour consultation aux membres du Comité Social et Economique.
Il sera diffusé dans l'intranet de l’Urssaf de manière à être porté à la connaissance de l'ensemble des salariés dès agrément.
Article 14 – Diffusion et condition de validité
Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction de la sécurité sociale (DSS) et une copie sera adressée à la Mission Nationale de Contrôle compétente et à l’Acoss. Après agrément, le présent accord fera l’objet d’un dépôt conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ( www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr). Un exemplaire de l’accord sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
Fait à Dijon, le 19 novembre 2019, en 6 exemplaires.
Pour l’Urssaf Bourgogne
Les représentants des organisations syndicales
Pour le syndicat CGT Pour le syndicat FO représenté par représenté par
