PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AUX MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre l’Urssaf Bourgogne, dont le siège est sis , représentée par Directeur, en vertu des pouvoirs dont il dispose, d'une part,
Et,
Les organisations syndicales
Syndicat CGT, représenté par délégué syndical
Syndicat FO, représenté par délégué syndical
Syndicat CFDT, représenté par, délégué syndical
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Les Ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le Comité Social et Economique (CSE).
Si la loi prévoit des règles générales applicables à la constitution de cette instance, le législateur a souhaité accorder une marge de manœuvre aux partenaires sociaux pour les aménager.
Dans les entreprises pourvues d’institutions représentatives du personnel à la date d’entrée en vigueur des décrets pris pour l’application de l’ordonnance du 22 septembre 2017, un CSE doit être obligatoirement mis en place au terme du mandat des élus, c'est-à-dire lors du renouvellement des institutions et, au plus tard le 31 décembre 2019.
Partant du constat que des relations sociales de qualité participent du bon fonctionnement d’un organisme, les parties s’entendent pour construire et faire vivre les conditions contribuant à leur fluidité.
Compte tenu de l’expiration prochaine des mandats des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise, des élections seront organisées au sein de l’organisme aux fins de mettre en place un comité social et économique (CSE) en conformité avec les nouvelles dispositions légales et réglementaires.
Dans cette perspective, les partenaires sociaux se sont réunis afin d’engager une négociation relative à la mise en place et au fonctionnement du CSE.
Article 1 – Périmètre de mise en place du CSE
Les parties ont convenu qu’il existait entre les différents sites composant l’Urssaf Bourgogne une Direction commune, à savoir une Direction financière commune, une Direction des Ressources humaines commune, ainsi que des conventions et accords communs.
Une telle organisation amène à une centralisation des décisions stratégiques. Ainsi les Responsables de site ne disposent pas d’une autonomie de gestion des sites placés sous leur responsabilité.
Dès lors, les parties conviennent expressément, en application des dispositions de l’article L 2313-2 du Code du Travail, qu’un seul Comité Social et Economique est mis en place au sein de l’Urssaf Bourgogne.
Le Comité Social et Economique de l’Urssaf Bourgogne ainsi mis en place exercera ses prérogatives, missions et attributions à l’égard de l’ensemble des salariés de l’Urssaf Bourgogne.
Article 2 – Composition du Comité Social et Economique
2-1 Composition Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont voix consultative.
La délégation du personnel comporte un nombre égal de titulaires et de suppléants élus déterminé en fonction du nombre de salariés conformément à l’article R 2314-1 du Code du Travail.
Il est rappelé que le suppléant n’a vocation à siéger qu’en cas d’absence du titulaire qu’il remplace.
Lorsque les réunions portent sur la santé, la sécurité et les conditions de travail ; siègent à titre consultatif les personnes mentionnées au 3° de l’article L2316-4 du Code du Travail.
Conformément à l’article L 2143-22 du Code du Travail, le délégué syndical est, de droit, représentant syndical au comité social et économique. A ce titre, il est destinataire de l’ensemble des informations fournies au Comité Social et Economique. 2.2 Nombre de représentants et désignation Les parties conviennent de définir la composition du CSE comme suit : 11 titulaires et 11 suppléants, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. 2.3 Durée des mandats des membres du CSE Les membres du CSE sont élus pour une durée de 3 ans. 2.4 Remplacement d’un titulaire
2.4.1 Remplacement d’un membre titulaire
Les parties rappellent que les titulaires et les suppléants étant élus séparément au scrutin de liste, chaque titulaire n'a pas de suppléant attitré.
Les règles légales de remplacement des membres titulaires présentent un caractère impératif. Il n’est pas possible de les adapter par voie conventionnelle.
En application de l’article L. 2314-37 du Code du travail, lorsqu'un délégué titulaire cesse ses fonctions ou est momentanément absent pour une cause quelconque, il est remplacé par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire.
La priorité est donnée au suppléant élu du même collège. A défaut de suppléant élu du même collège, priorité sera donnée au suppléant élu d’un autre collège, présenté par la même organisation syndicale.
S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation dans le même collège que le titulaire remplacé.
Dans ce cas, le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant.
A défaut, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation syndicale du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix.
Le suppléant devient titulaire jusqu'au retour de celui qu'il remplace ou jusqu'au renouvellement de l'institution.
2.4.2 Elections partielles
Des élections partielles seront organisées à l'initiative de l'employeur si un collège électoral n’est plus représenté ou si le nombre des membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique est réduit de moitié ou plus.
Conformément aux dispositions légales, aucune élection partielle ne serait organisée si ces évènements interviennent moins de 6 mois avant l'expiration des mandats en cours.
Les élections partielles se déroulent dans les conditions prévues par la loi.
Article 3 – Heures de délégation et formation du CSE
3.1 Heures de délégation des membres du CSE
Chaque membre élu titulaire au Comité Social et Economique bénéficie d’heures de délégation pour l’accomplissement de ses missions.
Dans les entreprises de 250 à 299 salariés, l’article R 2314-1 du Code du Travail dispose que les membres titulaires du CSE bénéficient de 22 heures mensuelles de délégation. Afin de tenir compte des temps de déplacements longs liés à notre situation géographique particulière, les parties conviennent que chacun des 11 membres titulaires du CSE disposeront de 24 heures mensuelles de délégation (soit un total mensuel de 264 heures de délégation), conformément aux dispositions du protocole préélectoral.
Les parties rappellent que les élus titulaires peuvent annualiser et mutualiser leurs heures de délégation entre eux et avec les membres suppléants. Les membres du CSE respecteront un délai de prévenance de 48 heures pour information du Directeur, par mail au DRH, lorsqu’ils utiliseront la possibilité de répartition des heures de délégation.
Pour rappel, le temps passé en réunion plénière du CSE ne s’impute pas sur le crédit d’heures et est considéré comme du temps de travail effectif.
3.2 Formation des membres du CSE Les membres élus au Comité Social et Economique bénéficient des formations suivantes :
Formation santé-sécurité et conditions de travail pour tous les membres du CSE (titulaires et suppléants)
Formation économique pour les membres titulaires élus pour la première fois au CSE.
Article 4 – Fonctionnement du CSE
Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, les attributions des délégués du personnel (DP), du comité d'entreprise (CE) et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont exercées par le CSE.
La délégation du personnel au CSE a pour mission de présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.
Elle contribue à promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail dans l'entreprise et réalise des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles.
Le CSE a également pour mission d'assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts :
Dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise
Dans les décisions relatives à l'organisation du travail, à la formation professionnelle ...
4.1 Périodicité des réunions Le CSE se réunit 1 fois par mois, sauf un mois dans l’été, sur la demi-journée ou la journée si l’ordre du jour le justifie, sur convocation de l’employeur ou de son représentant légal. Parmi ces réunions, quatre réunions prévues à l’article L 2315-27 alinéa 1 traiteront de la santé, de la sécurité et conditions de travail. La périodicité de ces réunions sur la santé et les conditions de travail sera trimestrielle.
Les convocations à la réunion du CSE ainsi que l’ordre du jour et les documents associés, seront envoyées aux membres titulaires et aux membres suppléants pour information même si le suppléant n’a vocation à siéger qu’en cas d’absence du titulaire qu’il remplace. Le remplacement s’exerce sans délai de prévenance. Les questions relatives aux situations individuelles des collaborateurs de l’organisme devront être communiquées par messagerie au directeur et au directeur-adjoint au moins 5 jours ouvrés avant la date de réunion du CSE.
4.2 Bureau Le CSE désigne parmi ses membres élus titulaires :
Un trésorier et un trésorier adjoint
Un secrétaire et un secrétaire adjoint
Compte-tenu de leurs missions particulières, le secrétaire et le trésorier bénéficient chacun d’un crédit d’heures complémentaires de 12 heures de délégation par mois. Ces heures peuvent être utilisées par leur adjoint respectif en cas d’absence. Les heures de délégation non utilisées à la fin de leur période de référence respective (le mois) ne sont pas reportées.
4.3 Déplacements
4.3.1 Réunions du CSE à l’initiative de l’employeur
Les réunions à l’initiative de l’employeur sont assimilées à du temps de travail normal et rémunérées comme telles. Les déplacements sont organisés et compensés dans le cadre des règles générales en vigueur dans l’organisme. Le trajet sera pris en charge par l’employeur, afin d’optimiser les déplacements, le covoiturage sera systématiquement recherché.
4.3.2 Réunions des commissions
Les réunions des commissions à l’initiative de l’employeur sont assimilées à du temps de travail normal et rémunérées comme telles. Les déplacements sont organisés et compensés dans le cadre des règles générales en vigueur dans l’organisme. Lorsque le trajet sera pris en charge par l’employeur, afin d’optimiser les déplacements, le covoiturage sera systématiquement recherché. Les commissions concernées sont la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), la Commission Formation et la Commission Egalité professionnelle.
4.3.3 Autres motifs de déplacement
Les autres déplacements ne sont pas assimilés de plein droit à du temps de travail. Ils doivent donc faire l’objet d’une utilisation d’heures de délégation. Les élus sont libres d’imputer ou non les temps de déplacement sur leur contingent d’heures de délégation. Les éventuels frais de déplacement et de repas sont à la charge du CSE. Sous réserve de disponibilité, les véhicules de service pourront être utilisés, les indemnités kilométriques et autres frais afférents à l’utilisation des véhicules étant alors refacturés au CSE. 4.4 Moyens alloués au CSE
4.4.1 Locaux
Le CSE dispose sur chaque site d’un local. Outre le mobilier de base, ces locaux sont équipés d’un micro-ordinateur relié au réseau interne du recouvrement et permettant un accès à internet, d’une imprimante et d’un téléphone. Les locaux ci-dessus mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et horaires d’ouverture des sites. L’utilisation de ces derniers doit être conforme à l’objet de leur mise à disposition et doit se faire dans le respect des règles de sécurité inhérentes à chaque site. Ils sont fermés à clé et sous la responsabilité des élus.
4.4.2 Diffusion des procès-verbaux
Les procès-verbaux des réunions de l’instance peuvent être diffusés sur l’intranet de l’entreprise, avec autorisation d’utiliser la messagerie afin d’envoyer le lien internet. Ils peuvent également être mis à disposition sur l’intranet du CSE après leur approbation.
4.4.3 Messagerie
Le CSE dispose d’une messagerie identifiée et dédiée. Cette messagerie est destinée à informer l’ensemble des collaborateurs de l’action du CSE, ainsi que pour diffuser les liens où pourront être consultés les procès-verbaux approuvés. La messagerie est également destinée, si les élus le souhaitent, à permettre la gestion dématérialisée des demandes individuelles des salariés.
4.4.4 Panneaux d’affichage
Des panneaux d’affichage seront mis à disposition du CSE sur chaque site de l’organisme.
4.5 Budget
4.5.1 Dévolution des biens du CE
Les parties conviennent que le patrimoine de l’ancien CE sera dévolu au nouveau CSE. Ainsi lors de la dernière réunion du CE, ses membres décideront de l’affectation des biens de toute nature dont il dispose et le cas échéant, des conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatives aux activités transférées à destination du futur CSE.
Lors de la première réunion, le CSE décidera à la majorité de ses membres soit d’accepter les affectations prévues, soit de décider d’affectations différentes.
4.5.2 Budget de fonctionnement
Conformément à l’article L. 2315-61 du code du travail, chaque année, le Comité social et économique dispose d’un budget financé par l’Urssaf Bourgogne égal à 0,20 % de la masse salariale brute. Conformément à l’article L2315-61 du Code du travail, la masse salariale brute s’entend de l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application de L.242-1 du Code de la sécurité sociale, à l’exclusion des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.
4.5.3 Budget œuvres sociales
La contribution de l’Urssaf Bourgogne versée chaque année au Comité social et économique pour la gestion des activités sociales et culturelles est fixée à : 2,55 % de la masse salariale brute telle que définie à l’article L2315-61 du Code du travail et L242-1 du Code de la sécurité sociale.
4.6 Commissions Dans les entreprises de moins de 300 salariés n’ayant pas d’établissements distincts, la mise en place de la CSSCT est facultative et aucune commission n’est obligatoire.
La santé et la sécurité au travail étant des sujets majeurs pour l’Urssaf Bourgogne et les organisations syndicales, il apparaît nécessaire de mettre en place une commission spécifique au sein du CSE. Par ailleurs, il a été décidé de maintenir deux commissions déjà existantes : la commission formation professionnelle et la commission de l’égalité professionnelle.
4.6.1 Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)
Composition de la CSSCT
La CSSCT est composée de 5 membres dont au moins 1 représentant de chaque collège. Les membres de la CSSCT sont désignés par le Comité social et économique, parmi ses membres, dès la première réunion qui suit son élection. L’appartenance à la CSSCT repose sur le volontariat. Les membres sont désignés par une résolution adoptée à la majorité des membres présents du CSE, conformément aux dispositions légales applicables aux entreprises de 300 salariés et plus tenues de mettre en place une telle commission.
Elle est présidée par l’employeur ou son représentant. Peuvent également siéger : le médecin du travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale seront invités aux réunions de la commission. Les délégués syndicaux seront invités aux réunions de la CSSCT.
Conformément aux dispositions de l’article L 2315-39 du Code du Travail, l’employeur pourra par ailleurs se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du Comité, étant néanmoins précisé qu’ensemble, ils ne pourront pas être en nombre supérieur à celui des représentants du personnel titulaires.
Missions
La CSSCT est une émanation du CSE et n’a pas de personnalité morale. Elle prépare sur délégation du CSE, les réunions et les délibérations du CSE sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail.
A ce titre, elle se voit confier par délégation du comité, les questions relatives :
A la santé physique ou mentale des salariés,
Aux conditions de sécurité dans les sites : elle effectue les visites des sites, les contre-visites après vérification des points relevés lors des visites, les enquêtes accident du travail.
Aux conditions de travail (changement d’organisation, nouveaux outils…) :
Elle étudie les travaux prévus, en cours et réalisés avant la mise en place.
Elle présente à la Direction les réclamations individuelles ou collectives des salariés, notamment celles relatives à l’application des dispositions légales et conventionnelles dans l’entreprise en matière de santé et de sécurité.
Cette commission a pour objet de travailler sur ces questions et d’en restituer la synthèse aux membres du CSE. A ce titre, elle dispose, par l’intermédiaire des membres du CSE qui la composent, d’un pouvoir d’enquête et du droit d’alerte.
Des enquêtes peuvent ainsi être menées à l’initiative de la CSSCT en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles. Lorsque l’enquête est réalisée après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle, ce temps d’enquête est payé comme du temps de travail effectif. Lorsque l’enquête est à la seule initiative des membres de la CSSCT, ou dans le cas des inspections, le temps passé est décompté du crédit d’heures.
La décision de l’enquête se fait à la majorité des membres de la CSSCT.
En revanche, elle ne se substitue pas au Comité social et économique, notamment en matière de consultation et d’expertise.
Modalités de fonctionnement
La CSSCT se réunit au moins 1 fois par trimestre sur invitation de l’employeur. La réunion est présidée par l’employeur ou son représentant. L’invitation de l’employeur comporte les points qui seront abordés en réunion.
Les membres de la CSSCT, non titulaires au CSE, bénéficieront d’un crédit d’heures supplémentaires de 16 heures annuelles (équivalent à 4 réunions préparatoires de 4 heures), dédiées aux missions de la CSSCT et leur permettant de préparer les réunions trimestrielles. Ces heures ne sont pas mutualisables entre les membres.
Est considéré comme temps de travail effectif le temps passé par les membres de la CSSCT :
A la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévues à l’article L 4132-2 du Code du Travail.
Aux réunions de la CSSCT à l’initiative de l’employeur ;
Aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ;
Aux réunions de travail, aux visites de site et aux enquêtes initialisées par la Direction par convocation préalable.
Ce temps n’est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres de la CSSCT.
Les frais de déplacement pour se rendre aux réunions de la CSSCT et aux réunions de travail, visites de site et enquêtes demandées par la Direction sont pris en charge par l’employeur. Dans tous les autres cas (visites de site à l’initiative de la CSSCT, réunions hors Direction…), ces frais sont pris en charge sur le budget de fonctionnement.
Les réunions de la CSSCT pourront être organisées en visioconférence, sur demande faite à l’employeur ou son représentant, à la majorité de ses membres.
4.6.2 Les autres commissions
Les commissions suivantes seront également mises en place :
- Commission Formation, - Commission de l’égalité professionnelle,
Commission Formation :
La Commission Formation est composée de 3 membres. Les membres de la Commission Formation sont désignés par le Comité social et économique, parmi ses membres, dès la première réunion qui suit son élection. L’appartenance à la Commission Formation repose sur le volontariat. Les membres sont désignés par une résolution adoptée à la majorité des membres présents du CSE.
La Commission Formation est chargée notamment de préparer les délibérations du CSE en matière de formation. Elle n’a pas voix délibérative. La Commission se réunit 2 fois par an, préalablement aux deux réunions ordinaires du CSE où sont prévues ses délibérations ou informations en matière de formation.
Commission de l’égalité professionnelle :
La Commission de l’égalité professionnelle est composée de 4 membres. Les membres de la Commission de l’égalité professionnelle sont désignés par le Comité social et économique, parmi ses membres, dès la première réunion qui suit son élection. L’appartenance à la Commission de l’égalité professionnelle repose sur le volontariat. Les membres sont désignés par une résolution adoptée à la majorité des membres présents du CSE.
La Commission de l’égalité professionnelle est chargée notamment de préparer les délibérations du CSE en matière d’égalité professionnelle. Elle n’a pas voix délibérative.
La Commission se réunit 1 fois par an, préalablement à la réunion ordinaire du CSE où sont prévues ses délibérations ou informations en matière d’égalité professionnelle.
Article 5 : Organisation des consultations récurrentes et ponctuelles
5.1 – Communication des documents nécessaires aux consultations Les supports des informations nécessaires seront envoyés par mail à chaque membre du CSE (titulaires et suppléants), joints à l’ordre du jour ou par message séparé. Ces documents seront également intégrés dans la Base de Données Economiques et Sociales (BDES). Les membres du CSE seront avertis de la mise à disposition de nouvelles données dans la BDES par voie électronique.
Les documents nécessaires aux consultations récurrentes et ponctuelles seront dans la mesure du possible communiqués aux membres élus (titulaires et suppléants) du CSE 8 jours minimum avant la date prévue pour la réunion du CSE à laquelle la consultation figure à l’ordre du jour. 5.2 - Consultations récurrentes Le CSE est consulté tous les ans sur :
Les orientations stratégiques de l’entreprise,
La situation économique et financière de l’entreprise,
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
5.3 – Délais de remise d’avis du CSE et recours à l’expertise Les avis du CSE seront rendus dans un délai maximum de 15 jours ouvrés. Les parties conviennent par le présent accord que le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif s’il ne s’est pas prononcé à l’expiration dudit délai.
Ce délai est porté à deux mois maximum en cas d’expertise.
5.4 – Financement des expertises
Lorsque le comité social et économique décide du recours à l'expertise, les frais d'expertise sont pris en charge, conformément à l’article L2315-80 du Code du Travail :
En totalité par l’employeur s’agissant :
Des expertises comptables sur la situation économique et financière de l’entreprise ;
Des expertises comptables sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi ;
Des expertises menées par des experts habilités faisant suite au constat d’un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle dans l’entreprise.
Co-financées entre le CSE et l’employeur, à hauteur de 20% sur le budget de fonctionnement du CSE et à hauteur de 80% pour l’employeur, s’agissant :
Des expertises menées par un expert habilité relatives à un projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou modifiant les conditions de travail et au projet d’introduction de nouvelles technologies ;
Des expertises comptables relatives aux orientations stratégiques de l’entreprise
Des expertises comptables menées lors de l’exercice du droit d’alerte économique ;
Expertises financées en totalité par le CSE
Expertises libres pour aider le CSE à préparer ses travaux.
Article 6 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord
Si un problème d’une particulière importance était constaté, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier. En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.
Article 7 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, soit 3 ans.
Article 8 – Entrée en vigueur
Cet accord entre en vigueur à compter du 1er jour du mois qui suit l’agrément ministériel.
Article 9 - Communication de l’accord
Un exemplaire du présent accord est transmis à chacun des délégués syndicaux. Il sera présenté pour information aux membres du CHSCT et du Comité d’entreprise.
Il sera diffusé dans l'intranet de l’Urssaf de manière à être porté à la connaissance de l'ensemble des salariés dès agrément.
Article 10 – Diffusion et condition de validité
Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction de la sécurité sociale (DSS) et une copie sera adressée à la Mission Nationale de Contrôle compétente et à l’Acoss. Après agrément, le protocole d’accord local sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence et de la Consommation, du Travail et de l’Emploi et au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Dijon.
Fait à Dijon, le 13 décembre 2018, en 6 exemplaires.
