PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
Entre
L’URSSAF Lorraine, représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Directeur Régional,
Et
Les organisations syndicales, représentées par :
pour la C.F.T.C : Monsieur XXX
Monsieur XXX
pour F.O : Madame XXX
pour le S.N.F.O.C.O.S :Monsieur XXX
pour l’U.N.S.A :Madame XXX
Monsieur XXX
Il est convenu ce qui suit :
Préambule :
Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique et des représentants du personnel au Conseil d’Administration, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place d’un vote exclusivement électronique par internet sur le lieu de travail ou à distance. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004 ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, du décret N° 2007-602 et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote exclusivement électronique par Internet et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Article 1 : Choix d’un prestataire extérieur et conformité du système de vote
Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé. Le système retenu respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
• La sincérité et l'intégralité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ; • L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur • L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin • La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera désigné par le protocole d’accord préélectoral. Il est retenu après mise en concurrence prévue par le marché subséquent de l’accord cadre Ucanss en vigueur.
Le système de vote du prestataire doit être audité par une société indépendante et experte dans la sécurité de fonctionnement des systèmes de vote électronique et l'audit mis à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés.
Les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel seront définies par le protocole d’accord préélectoral pour chaque élection, PAP qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL, à la date de leur signature.
Article 2 : Listes électorales, des candidats, durée et lieu du scrutin
Article 2.1 – Listes électorales La Direction établira un fichier « listes électorales » qui enregistre les données suivantes : nom et prénoms des électeurs, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale. Le service RH transmettra ce fichier au prestataire retenu.
Article 2.2 – Listes de candidats et bulletins de vote La liste des candidats et les professions de foi, établies en respectant les caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service RH par les Organisations syndicales. Le service RH les transmettra en l’état au prestataire. Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote. Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de votes et la police utilisées soient uniformes.
Article 2.3– Lieux et durée du scrutin Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant la période du scrutin prédéfinie, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Le temps passé par ces derniers à voter, si l’électeur vote pendant son temps de travail, n’entraînera aucune réduction de salaire. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un second tour éventuel de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole préélectoral. Également, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l'ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce, afin d'augmenter le taux de participation. Les conditions de mise en place de ces relances ainsi que les personnels habilités à effectuer ces relances seront définis dans le protocole préélectoral.
Article 4 : Assistance technique, formation et communication
Les organisations syndicales représentatives disposeront d'une présentation de l'offre proposée par le prestataire, au cours de laquelle elles pourront poser toutes leurs questions relatives au fonctionnement du vote électronique.
Aux fins de s'assurer du bon déroulement des opérations électorales, les membres de la commission électorale comprenant un élu ou mandaté de chaque organisation syndicale, les membres du bureau de vote et un ou deux représentant du service RH seront formés par le prestataire lors d'opérations de tests à blanc sur le fonctionnement du système de vote électronique.
Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.
En amont du scrutin :
Une notice d’informations détaillée sera adressée aux salariés,
• Information sur la date d'envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire.
Pendant le scrutin : Les électeurs pourront appeler la cellule d'assistance technique afin d'obtenir toutes les informations qu'ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l'expression de leur vote.
Article 5 : Déroulement des votes
Article 5.1 – Modalités d’accès au serveur de vote
Pour les seules nécessités des opérations électorales, l'organisme sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel.
Ceux-ci permettront au prestataire de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification et de lui faire parvenir les codes d'accès confidentiels pour voter par internet. Ces fichiers sont distincts de la liste électorale qui sera établie et affichée, conformément à la législation en vigueur.
Un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du premier tour de scrutin. L’envoi des identifiants et/ou mots de passe permettant aux électeurs d’accéder à la plateforme de vote électronique pourra être effectué par courrier simple. Néanmoins, conformément aux préconisations de la CNIL, le prestataire s’engage à appliquer les mesures suivantes afin de garantir la sécurité du scrutin et la fiabilité des opérations électorales :
Transmettre séparément les deux éléments d’authentification, au moyen de deux canaux distincts (par exemple : courrier simple et courriel) ;
Mettre en place un troisième identifiant spécifique, consistant en une question personnelle dont seul le salarié connaît la réponse, à l’exclusion de toute donnée facilement accessible par un tiers (telle que la date de naissance ou le numéro d’agent).
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
L'électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. Toute personne non reconnue par le système n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
La saisie de ses identifiants permettra à l'électeur d'accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées. Une fois son vote exprimé, le choix de l'électeur apparaitra clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement. L’électeur recevra un accusé de réception de la transmission de vote.
La liste d'émargement enregistrera les données suivantes : collège d'appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote. La liste d'émargement sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.
Article 5.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2324-6 et R2324-7 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédié sans lien avec le fichier d’identification des électeurs. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Article 5.3 – Destruction des données À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 6 : Dépouillement des bulletins de vote
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau de vote.
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargements et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement global se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote.
Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d'une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
Article 7 : Dispositions générales
7.1 – Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans. 7.2 – Révision Il pourra être révisé à l’initiative des organisations syndicales signataires ou du directeur régional dans les conditions prévues par le code du travail. 7.3 – Entrée en vigueur Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel. 7.4 – Information du personnel Une information complète sera assurée par la direction régionale au travers des publications internes, de réunions d’information et de tout autre moyen qui lui semblera approprié. 7.5 – Publicité Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera transmis, via la plateforme de dépôt en ligne, à la Direction de la sécurité sociale et à l’Ucanss. Le Comex sera saisi pour avis. L’accord sera également adressé à l’Urssaf caisse nationale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. A l’issue de son agrément, l’accord donnera lieu au dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, à savoir, dépôt en ligne auprès du ministère du Travail via la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » et remise d’un exemplaire au greffe du conseil des prud’hommes de Metz. L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié. Fait à Metz, le 12 novembre 2025,
