PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS DU VOTE ELECTRONIQUE
Entre
L’URSSAF Lorraine, représentée par ………………… en sa qualité de Directeur Régional,
Et
Les organisations syndicales, représentées par :
pour la C.F.T.C : ……………………………
…………………………...
pour la C.F.D.T. : ……………………………
pour la CGT : ……………………………….
………………………………..
pour F.O : …………………………..
…………………………….
Il est convenu ce qui suit :
Préambule :
Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique et des représentants du personnel au Conseil d’Administration, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du vote électronique par internet sur le lieu de travail ou à distance. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (Loi n°2004-575 publiée au JO du 22 juin 2004) ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique par Internet et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Article 1 : Modalités d’organisation des élections
Article 1.1 – Vote exclusivement par internet Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet dans la cadre des futures élections professionnelles qui pourront se dérouler jusqu’à échéance du présent protocole. Article 1.2 – Choix d’un prestataire extérieur Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé. Le prestataire retenu, après mise en concurrence prévue par le marché subséquent de l’accord cadre Ucanss 18AC22, sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral. Article 1.3 – Cahier des charges Un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-6 et suivants du code du travail sera établi et mis à disposition de l’ensemble du personnel sur l’intranet. Article 1.4 – Listes électorales La Direction établira un fichier « listes électorales » qui enregistre les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale. Le service RH transmettra ce fichier au prestataire retenu.
Article 1.5 – Listes de candidats et bulletins de vote La liste des candidats et les professions de foi, établies en respectant les caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service RH par les Organisations syndicales. Le service RH les transmettra en l’état au prestataire. Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote. Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de votes et la police utilisées soient uniformes. Article 1.6 – Plan de communication Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote. En amont du scrutin :
Information sur les conditions et les règles de vote en ligne ;
Information sur la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire ;
Messages ciblés sur l’intranet.
Pendant le scrutin : Les électeurs pourront contacter la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote. Article 1.7 – Lieux et durée du scrutin Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, sur tout support possédant Internet (ordinateur, tablette et smartphone), de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un second tour éventuel de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole préélectoral. Toutes facilités seront accordées aux électeurs, pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter, si l’électeur vote pendant son temps de travail, n’entraînera aucune réduction de salaire.
Article 2 : Déroulement des votes
Article 2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, par courrier simple, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire. L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, du code confidentiel et de sa date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège et à son établissement lui seront présentées. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote. La saisie de code confidentiel, de mot de passe et de la date de naissance de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote. Article 2.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2324-6 et R2324-7 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédié sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 3 : Dispositions générales
3.1 – Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans. 3.2 – Révision Il pourra être révisé à l’initiative des organisations syndicales signataires ou du directeur régional dans les conditions prévues par le code du travail. 3.3 – Entrée en vigueur Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de la réalisation des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel. 3.4 – Information du personnel Une information complète sera assurée par la direction régionale au travers des publications internes, de réunions d’information et de tout autre moyen qui lui semblera approprié. L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié. Fait à Metz, le 12 juillet 2019 En 3 exemplaires originaux, des copies sont remises aux signataires.
