Protocole d’accordRelatif à l’exercice des activités syndicales au plan local et à l’accès des organisations syndicales aux technologies d’information et de communication
Entre :
L’Urssaf Pays de la Loire, représentée par
Monsieur
et :
Les délégations suivantes :
L’organisation syndicale CFDT représentée par :
Madame Monsieur,
L’organisation syndicale CGT représentée par :
Madame Monsieur,
Préambule
Partant du constat que des relations sociales de qualité sont un élément indispensable au bon fonctionnement de l’organisme, les parties signataires entendent affirmer l’importance du fait syndical comme facteur d’équilibre et de régulation des rapports sociaux.
Elles marquent ainsi leur attachement au rôle essentiel joué par les organisations syndicales, parties intégrantes de la vie de l’organisme.
Aussi, afin de leur permettre d’exercer au mieux leurs missions, elles conviennent de garantir leurs moyens dans le respect des nécessités liées au bon fonctionnement des organisations.
Cette volonté partagée de faire vivre un dialogue social constructif nécessite que soient mises en place des règles du jeu claires, définies d’un commun accord, qui seules permettent son appropriation.
C’est dans cette démarche que s’inscrit le présent accord qui a pour objet de définir les règles et moyens de l’exercice syndical au plan local, avec un souci de transparence et d’équité entre les acteurs.
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord sur l’exercice du droit syndical modifié par l’avenant du 30 septembre 2014, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication aux organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
L’utilisation des technologies d’information et de communication doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme annexée au règlement intérieur de l’organisme.
TITRE 1
Périmètre de l’accord
Article 1 : Champ d’application - Bénéficiaires
Les principes établis par le présent accord concernent l’ensemble des organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme.
Les modalités d’exercice des activités syndicales au plan local des représentants de section syndicale et les délégués syndicaux sont définies par le présent accord.
TITRE 2
exercice des mandats syndicaux au plan local
Article 2 : Désignation des délégués syndicaux
Le délégué syndical représente son syndicat auprès de l’employeur. Il est l’interlocuteur de l’employeur en matière de négociation collective et, défend les intérêts, tant collectifs qu’individuels, de tous les salariés de l’Urssaf Pays de la Loire.
Condition d’âge et d’ancienneté Conformément aux articles L.2143-1 et L. 2142-1-2 du code du travail, le délégué syndical et le représentant de section syndicale doivent être âgé de dix-huit ans révolus, travailler dans l’organisme depuis un an au mois et n’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques.
Condition d’audience Le délégué syndical est désigné parmi les candidats au premier tour des dernières élections professionnelles et ayant obtenu dans son collège au moins 10 % des suffrages sur son nom conformément aux dispositions de l’article L.2143-3 du code du travail. Si aucun des candidats présentés par l'organisation syndicale aux élections professionnelles ne remplit les conditions mentionnées au premier alinéa de l’article L.2143-3 du code du travail ou s'il ne reste, dans l'entreprise, plus aucun candidat aux élections professionnelles qui remplit les conditions mentionnées au même premier alinéa, ou si l'ensemble des élus qui remplissent les conditions mentionnées audit premier alinéa renoncent par écrit à leur droit d'être désigné délégué syndical, une organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical parmi les autres candidats, ou, à défaut, parmi ses adhérents au sein de l'entreprise ou de l'établissement ou parmi ses anciens élus ayant atteint la limite de durée d'exercice du mandat au comité social et économique fixée au deuxième alinéa de l'article L. 2314 33.
Nombre de délégués syndicaux Chaque organisation syndicale représentative dans l’entreprise peut désigner, conformément aux dispositions du Code du travail et compte tenu de l’effectif de l’Urssaf Pays de la Loire, un délégué syndical. Compte tenu de l’effectif de l’entreprise, tout syndicat représentatif ayant obtenu lors des dernières élections au comité social et économique à la fois un ou plusieurs élus dans le collège des employés et au moins un élu dans le collège cadre peut désigner un délégué syndical supplémentaire conformément aux dispositions de l’article L.2143-4 du code du travail. Ce délégué supplémentaire est désigné parmi les candidats aux élections professionnelles qui ont recueilli au moins 10 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections au comité social et économique, quel que soit le nombre de votants.
Périmètre de désignation La désignation des délégués syndicaux est réalisée selon le même périmètre que celui du CSE à savoir l’Urssaf Pays de la Loire.
Article 3 : Temps accordé pour l’exercice des mandats syndicaux
Crédits d’heures légaux et conventionnels Ces crédits d’heures correspondent à un nombre d’heures maximal pouvant être utilisé chaque mois pour l’exercice de leur mandat. Aucun report des heures non utilisées n’est autorisé. Les délégués syndicaux et représentants de section syndicale informent leur responsable hiérarchique des absences liées à l’utilisation de leur crédit d’heures sans toutefois avoir à obtenir l’autorisation de s’absenter. Le crédit d’heures est présumé utilisé conformément au mandat. Il est rémunéré comme du temps de travail effectif. Le crédit d’heures ne peut être dépassé qu’en cas de circonstances exceptionnelles. Le temps consacré aux réunions qui ont lieu à l’initiative de l’employeur n’est pas décompté du crédit d’heures et est considéré comme du temps de travail effectif. Pour les réunions avec la direction : les dispositions relatives aux temps de trajet prévues au protocole d’accord relatif à la compensation des temps de déplacement s’appliquent.
Majoration du crédit d’heure du délégué syndical : Les crédits d’heures légaux et conventionnels dont disposent les délégués syndicaux pour exercer leur mandat sont majorés de 3 heures par mois et par département où l’organisme dispose d’au moins un site géographique.
Crédit d’heures pour réunions préparatoires des négociations et temps de trajet Chaque réunion de négociation est précédée d’une séance de travail préparatoire à laquelle participe une délégation de 5 membres pour chaque organisation syndicale représentative. En principe, la réunion préparatoire a lieu la demi-journée précédent la réunion de négociation avec la direction fixé sur l’après midi. Par exception, après échange avec la direction, la réunion préparatoire peut avoir lieu à un autre moment que la veille ou la demi-journée précédant la réunion. Les réunions organisées par visio conférence peuvent être précédées par une réunion préparatoire organisée de la même manière.
Un crédit d’heures annuel de 45 heures est attribué à chaque membre de la délégation pour participer à ces réunions préparatoires
Article 4 : Moyens matériels mis à disposition pour les déplacements en région
Dispositions générales : La politique régionale en matière de déplacements s’inscrit autour de 3 orientations qui visent à assurer :
une cohérence avec la politique de Développement Durable de la branche Recouvrement,
une maitrise budgétaire des dépenses de fonctionnement induites,
des conditions de travail sécurisées pour ses collaborateurs.
Ainsi, l’accès aux salles de visioconférence ainsi qu’aux conférences téléphoniques sera organisé et facilité afin de contribuer aux échanges entre les représentants syndicaux de la région.
Par ailleurs, cela se traduit par des modes de transport et d’organisation privilégiés au sein de l’organisme :
utiliser de façon prioritaire les transports en commun,
inciter à prendre le train (recours à des cartes d’abonnement afin de limiter le coût du transport),
favoriser le covoiturage,
mettre à disposition des véhicules de service conformes aux dernières normes en vigueur.
Lorsque le trajet sera pris en charge par l’employeur :
Les délégués syndicaux seront prioritaires dans la réservation des véhicules de service,
Les dispositions définies au sein de l’organisme concernant les autorisations de déplacement et d’utilisation des véhicules personnels s’appliquent
Afin d’optimiser les déplacements, le covoiturage sera systématiquement recherché.
Tout déplacement en région réalisé dans le cadre de l’exercice du mandat de délégué syndical donne lieu à l’établissement d’un ordre de mission dès lors qu’une prise en charge par l’employeur est assurée.
Les délégués syndicaux qui disposeraient de véhicule de fonction déclareront les kilomètres réalisés dans le cadre des dispositions précédentes en kilomètres réalisés à titre professionnel.
Prise en charge déplacement des organisations syndicales représentatives : Un déplacement tous les trois mois par organisation syndicale et par département sera pris en charge par l’employeur pour faciliter l’exercice du mandat des délégués syndicaux au sein de la région Pays de la Loire, selon les modalités définies ci-dessus.
Dans le cadre de ces déplacements, le droit à un titre restaurant sera accordé.
Liberté de déplacement : Pour l’exercice de leur mission, les délégués syndicaux et représentants de section syndicale peuvent, durant leurs heures de délégation, se déplacer hors de l’Urssaf Pays de la Loire. Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu’en dehors de leurs habituelles de travail, se déplacer librement au sein de l’Urssaf Pays de la Loire et y prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un salarié à son poste de travail sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés et de prévenir préalablement le directeur du site et des ressources humaines.
Article 5 : Moyens matériels mis à disposition au sein des sites aux organisations syndicales
Les locaux mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et heures d’ouverture des sites. Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation des locaux spécifiques à chaque site, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Local syndical – localisation et aménagement Les dispositions ci-après s’appliquent aux organisations syndicales disposant d’une section syndicale au sein de l’Urssaf Pays de la Loire.
Un local syndical est mis à disposition, au siège de l’organisme pour chaque organisation syndicale représentative. Le local disposera du mobilier courant à savoir table, chaises et armoire fermant à clefs ainsi qu’une ligne téléphonique.
Au sein du local syndical situé au siège, l’employeur mettra à disposition les fournitures de bureau relevant d’un usage courant. Une demande devra être formalisée par le représentant de la section syndicale ou le délégué syndical auprès du service en charge du suivi des fournitures de bureau.
Sur les autres départements de l’Urssaf régionale, un local commun à l’ensemble des organisations syndicales est mis à disposition. Son utilisation en mode partagé fera l’objet de l’élaboration d’un planning horaire d’occupation assurant un usage équilibré entre les organisations syndicales.
Ces locaux communs mis à disposition par l’employeur disposeront du mobilier courant à savoir tables, chaises et armoire fermant à clefs ainsi qu’une ligne téléphonique.
Les panneaux d’affichage Chaque organisation syndicale par l’intermédiaire de sa section syndicale présente au sein de l’organisme disposera d’un panneau distinct sur chaque site.
Un bordereau de remise des clés sera réalisé tant pour les locaux syndicaux que pour les panneaux d’affichages sécurisés. Les clés devront être restituées à l’employeur au plus tard le mois suivant la fin du mandat.
TITRE 3
les moyens de communication et d’information des organisations syndicales
Article 6 : Principes
Pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale, chaque organisation syndicale au sein de l’Urssaf des Pays de la Loire disposera d’un espace sur l’intranet de l’organisme.
La gestion de cet espace intranet est placé sous la responsabilité des délégués syndicaux désignés et représentant de section syndicale présents dans l’Urssaf des Pays de la Loire.
Ces accès doivent se faire dans le respect des règles de sécurité et d’utilisation en vigueur au sein de l’organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
Article 7 : Contenu des informations syndicales
L’intranet ne peut être utilisé que pour la publication d’informations à caractère exclusivement syndical.
Le contenu des pages de l’intranet, messages, publications et tracts joints est librement déterminé par chaque organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.
A ce titre, les messages ne doivent contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.
Article 8 : Modalités d’utilisation
Liberté d’accès à l’information syndicale : Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.
Secret professionnel lié aux informations diffusées : Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.
Conditions de mise en ligne : Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.
Un exemplaire des communications syndicales mises en ligne est communiqué à la direction régionale par messagerie électronique.
Les interventions sur le site (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les organisations syndicales. Elles pourront bénéficier de l’apport technique des personnes habilitées par la direction. La création des espaces intranet se fait en collaboration avec le service informatique et communication de l’organisme.
Les personnes identifiées par chaque organisation syndicale et en charge des publications sur l’intranet, disposeront des habilitations dédiées ainsi que d’un niveau de droit d’accès internet étendu.
Article 9 Le matériel mis à disposition
L’Urssaf Pays de la Loire met à la disposition des organisations syndicales, au sein de chacun de leurs locaux situés au siège de l’organisme :
•un micro-ordinateur fixe et un micro-ordinateur portable aux normes de l’organisme, •un pack office bureautique, •une imprimante, •un système d’exploitation graphique, •un accès à l’Intranet régional, •un accès à internet via le réseau Urssaf.
Les délégués syndicaux et représentants de section syndicale qui disposent déjà pour un usage professionnel de matériels informatiques auront la possibilité, via la convention de mise à disposition, d’utiliser cet outil dans le cadre de leur mandat syndical à l’exclusion des accès distants.
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la direction régionale après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale.
Article 10 : Les règles de maintenance
La résolution d’incidents techniques sera limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l’organisme. Elle suivra les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs des organismes, sans distinction particulière, tant au niveau des demandes qu’au niveau de la planification des interventions.
Les délais d’intervention ne devront cependant pas aboutir à restreindre l’accès et l’utilisation des nouvelles techniques d’information et de communication des organisations syndicales.
Article 11 : Espace de stockage sur le réseau de l’organisme
Afin de permettre la sauvegarde et le partage de documents entre les membres de chaque organisation syndicale un répertoire réseau sécurisé est mis à leur disposition exclusive. Chaque organisation syndicale s'engage à réaliser les opérations d'archivages nécessaires qui seront demandées par le secteur informatique, notamment en cas d'impacts négatifs constatés sur les temps ou les volumes de sauvegarde. Les habilitations quant à l’accès à ces espaces réseau devront faire l’objet d’une demande auprès de la direction.
Article 12 : Dispositions diverses
Formations des utilisateurs – publication sur l’intranet Pour une utilisation optimale du matériel et moyens mis à disposition, la direction prend à sa charge lors du renouvellement des instances, si nécessaire, la formation des délégués syndicaux, représentants de section syndicale, et membres du CSE. Le contenu et la durée de ces formations seront déterminés en lien avec le service formation après expression des besoins des utilisateurs dans la limite d’une journée par personne.
Utilisation abusive En cas de non respect des dispositions ci-dessus, la direction adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales. Une réunion est alors tenue entre tous les utilisateurs des TIC en vue de le régler.
Si à l’issue de cette rencontre et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
TITRE 4 Dispositions diverses
Le présent protocole se substitue à l’ensemble des dispositions et usages ayant le même objet, en vigueur au sein des différents sites au jour de la signature.
Article 13 : Durée de l’accord
Le présent accord est applicable à compter du premier jour du mois qui suit l’agrément ministériel. Le présent accord est conclu pour une durée 3 ans à compter de sa date d’entrée en vigueur.
Toutefois les parties conviennent de se réunir 6 mois avant la fin de l’application du présent texte pour faire le bilan de sa mise en œuvre et envisager les conditions de son renouvellement ou de son remplacement par un nouvel accord.
A l’expiration de cette durée de 3 ans, il cessera automatiquement de produire ses effets et ne pourra se transformer en convention à durée indéterminée, à moins que les parties conviennent expressément de son renouvellement.
Une fois signé, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
Article 14 : Information du personnel
Une information complète sera assurée par la direction par le biais des publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.
L’accord sera porté à la connaissance de chaque salarié par une publication dans l’intranet régional.
Article 15 : Révision, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord peut être révisé en cas de modification des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles relatives à son objet et à la demande :
de l’employeur,
jusqu’au premier tour des premières élections professionnelles suivant la conclusion de l’accord : par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au niveau de l’organisme et signataire ou adhérente de l’accord,
à l’issue du premier tour des premières élections professionnelles suivant la conclusion de l’accord : par toute organisation syndicale représentative au niveau de l’organisme.
La demande de révision doit être notifiée par écrit (lettre recommandée avec accusé réception) à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise et, dans le cas où l’employeur n’est pas à l’initiative de la demande de révision, à l’employeur.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans l’organisme, au Comité d’Entreprise et aux Délégués du Personnel et au CSE lorsqu’il sera mis en place.
Il sera transmis à Direction de la Sécurité Sociale par voie dématérialisée conformément au décret n° 2014-934 du 19 août 2014. L’article R.123-1-1 du code de la sécurité sociale tel que modifié par le décret du 19 août 2014 prévoit que les accords collectifs sont implicitement agréés dans un délai d’un mois à compter de l’avis du comité exécutif des directeurs de l’Ucanss.
Une fois agréé, le présent accord donnera lieu à dépôt et à publicité conformément aux dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de télé procédure du ministère du travail et du greffe du conseil des prud’hommes. Il sera versé dans la base de données nationale dans les conditions légales et réglementaires.
