ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE VIATRIS SANTE
Application de l'accord Début : 16/07/2024 Fin : 01/01/2999
ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) DE LA SOCIETE VIATRIS SANTE
Entre
La société
VIATRIS SANTE, SAS immatriculée au registre du commerce et des sociétés de LYON, sous le numéro 399 295 385, sise 1 rue de Turin à Lyon 7ème,
Représentées par, de la société VIATRIS SANTE, agissant en qualité de Ci-après dénommée « VIATRIS SANTE »,
D’une part,
ET
Les représentants des organisations syndicales suivantes représentatives au sein de VIATRIS SANTE :
, délégué syndical de l’organisation CFE-CGC
, déléguée syndicale de l’organisation CFTC
, déléguée syndicale de l’organisation CFDT.
Représentant plus de 50% des suffrages exprimés en faveur des organisations syndicales représentatives lors des dernières élections professionnelles. Ci-après dénommées « les organisations syndicales »,
D’autre part,
Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».
Il a été convenu le présent accord collectif d’entreprise :
Article 3-2. Etablissement des listes électorales PAGEREF _Toc168213891 \h 7
Article 3-3. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin PAGEREF _Toc168213892 \h 7
Article 3-4. Modalités d’accès au serveur de vote électronique PAGEREF _Toc168213893 \h 7
Article 3-5. Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc168213894 \h 9
Article 3-6. Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc168213895 \h 9
Article 4 : DUREE DE L’ACCORD PAGEREF _Toc168213896 \h 10
Article 5 : Révision de l’accord PAGEREF _Toc168213897 \h 10
ARTICLE 6 : Dénonciation de I ‘Accord PAGEREF _Toc168213898 \h 10
Article 7 : Dépôt et publicité PAGEREF _Toc168213899 \h 10
PREAMBULE :
Dans le cadre de l’organisation des élections du CSE, la Direction de la société VIATRIS SANTE, en collaboration avec les partenaires sociaux, ont souhaité recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. En effet, le recours au vote électronique dans le cadre des élections des membres de la délégation du personnel au CSE permet :
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
De faciliter l’accès au scrutin ;
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;
D’augmenter le niveau de participation et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social ;
De supprimer les votes nuls ;
D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. A l’issue de leurs échanges, les Parties sont convenues des dispositions qui suivent :
Article 1 : PRINCIPES GENERAUX
Le système de vote électronique devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié électeur et le vote enregistré ;
Le caractère libre, anonyme, personnel et sincère du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;
La confidentialité et le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
La publicité du scrutin ;
Le cas échéant, contrôle a posteriori des opérations électorales par le juge.
ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES ELECTIONS ELECTORALES
Article 2-1. Recours à un prestataire extérieur de vote électronique
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.
La Société prendra contact avec le Prestataire et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du présent Accord. Le Prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail issus du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique ainsi que le décret n° 2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL, notamment à la Délibération n° 2019-53 du 25 avril 2019, ainsi qu’au Règlement européen n° 2016/679 sur la protection des données (dit « RGPD »).
Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Ce rapport sera remis à la Société par le Prestataire. Il sera tenu à la disposition de la CNIL.
Article 2-2. Gestions des données à caractère personnel personnelles et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la Loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 et le RGPD. Le Prestataire s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le Prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au niveau de risque que présente le déroulement du vote. Le Prestataire indiquera les modalités de protection des locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, les modalités de protection des informations liées à la gestion des élections (stockage et accès). Les éventuelles demandes d’accès et de rectification prévus par la Loi « informatiques et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée seront à effectuer auprès de la Direction des Relations Humaines de la Société sous réserve de justification d’identité.
Article 2-3 Caractéristiques du système de vote, stockage et conservation des données
Caractéristiques du système de vote électronique
Afin de garantir le respect des principes fondamentaux dans le cadre de la mise en place du vote électronique rappelés ci-avant, la Société s'engage à ce que le système retenu assure :
La confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et des moyens d’authentification ;
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification et leur confidentialité ;
La sécurité de l'émargement ;
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail et les recommandations de la CNIL :
Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement ;
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Stockage et conservation des données
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du Bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés sous scellés par la Société ou le Prestataire jusqu'à l'expiration des délais de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.
A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 2-4. Cellule d'assistance technique et sécurité
Cellule d’assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant notamment des représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement,
Les scellements sont posés en autonomie par un chef de projet du prestataire extérieur la veille ouvrée du scrutin. Ils seront ensuite vérifiés lors des contrôles avant ouverture avec les membres du bureau de vote
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Dans le cadre de ces contrôles obligatoires, la cellule d’assistance technique pourra être assistée des représentants de chaque liste de candidats, à la demande de ces derniers.
Dispositif de secours
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place par le Prestataire.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le Bureau de vote aura compétence, après avis de la Direction de la Société et des représentants du Prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 2-5. Expertise indépendante
Le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées dans la présente décision unilatérale, et notamment celles du RGPD.
Cette expertise doit avoir lieu :
Au moment de la conception initiale du système de vote,
À chaque fois qu’il sera procédé à une modification substantielle de sa conception,
Préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique.
Cette expertise, réalisée par un expert indépendant répondant aux critères fixés par la CNIL, doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.). Cette expertise doit permettre de vérifier la confidentialité et la sécurité du dispositif, l’accessibilité aux données et la présence de fichier dédié, les scellements du dispositif.
Les conclusions du rapport doivent être remises au responsable de traitement (la Société).
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Article 2-6. Information et formation
La Société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, les membres du Bureau de vote et/ou le représentant désigné de la Direction et l’assistance téléphonique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
Article 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Article 3-1. Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre du processus électoral, la Société engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier électoral, la répartition des sièges ainsi que les modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le protocole préélectoral mentionnera le présent Accord relatif au recours au vote électronique et l’identité du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.
Il comportera, en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 3-2. Etablissement des listes électorales
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Article 3-3. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral. Elles pourront être contrôlées par les membres du Bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 3-4. Modalités d’accès au serveur de vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, smartphone, tablette, …). Ainsi, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin électronique, de n’importe quel terminal professionnel ou privé, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra de la part du Prestataire, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, :
L’adresse du serveur de vote,
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel,
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les identifiants et informations personnelles seront identiques en cas de second tour.
Ces identifiants permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
Process du vote :
L’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,
Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : les cinq derniers caractères de l’IBAN du compte à partir duquel est perçu la paie du collaborateur, sa date de naissance), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via un serveur vocal interactif pour recevoir son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.
L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
Le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
L’électeur peut :
Choisir une liste complète,
Raturer des candidats,
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
L’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,
Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
À tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre
L’électeur validera son vote en saisissant une donnée personnelle pré déterminée, appelé « code de défi » date de naissance, code postale de naissance ou département de naissance
La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver.
Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix.
La validation du vote par le salarié le rend définitif et empêche toute modification. Elle vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique
Article 3-5. Suivi des opérations de vote
Seuls les membres du Bureau de vote pourront consulter tout au long du scrutin la liste d’émargement en ligne et ce, à des fins de contrôle du scrutin et les taux de participation.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin, sauf disposition contraire dans le protocole d’accord préélectoral.
Il est rappelé que les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Article 3-6. Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du Bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du Bureau de vote (Président, Assesseurs).
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Les membres du Bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Article 4 : DUREE DE L’ACCORD
Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 5 : Révision de l’accord
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par la société et les Organisations Syndicales de salariés signataires ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L 2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifiera.
ARTICLE 6 : Dénonciation de I ‘Accord
Chaque partie signataire peut dénoncer l’Accord (ou toute organisation syndicale représentative). La dénonciation doit être notifiée par son auteur aux autres signataires ainsi qu'à la Direction régionale de l'économie, de la concurrence et de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE), et ce, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette dénonciation prendra effet au terme d'un préavis de trois (3) mois qui commence à courir à compter de la date de dépôt de la dénonciation. A cette date, I ‘Accord dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant un (1) an, sauf application d'un accord de substitution. Les modalités ainsi que les conséquences de la dénonciation sont soumises aux dispositions des articles L.2222-6 et L.2261-9 du Code du travail. Les Parties reconnaissent expressément que I ‘Accord constitue un tout indivisible et équilibré qui ne saurait être mis en cause de manière fractionnée ou faire l'objet d'une dénonciation partielle.
Article 7 : Dépôt et publicité
Un exemplaire sera établi pour chaque partie signataire. Une fois signé par chacune des parties, le présent accord sera notifié par le représentant de l’employeur à chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Il sera ensuite déposé auprès du Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion en un exemplaire. Un exemplaire sera transmis à l’administration via la procédure dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Ces formalités de dépôt seront accomplies par le représentant de l’employeur. Le présent accord sera transmis au CSE. Il sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés par : « par voie électronique et mis sur le site intranet de l’entreprise ».
Fait en 5 exemplaires, à Lyon, Le 16 juillet 2024
Pour la société VIATRIS SANTE
, Directrice des Relations Humaines.
Pour les Organisations Syndicales Représentatives VIATRIS SANTE
