ÉLECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE VTF SAS
PROTOCOLE D’ACCORD PRÉELECTORAL
ÉLECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE VTF SASrightright
ENTRE :
La société Vitesco Technologies France SAS ayant son siège social 40 Avenue du Général De Croutte, 31100 Toulouse, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 842 985 202.
Représentée par XX agissant en qualité de Directeur des Relations Humaines.
Ci-après désignée «
la Société »,
D'une part,
Et
Les organisations syndicales, mentionnées ci-dessous :
C.F.E / C.G.Creprésentée par XX XX
UFSI-Solidairesreprésentée par XX XX XX
C.G.Treprésentée par XX XX
F.Oreprésentée par XX
Ci-après désignées les «
Syndicats »,
D’autre part.
Ci-après désignées ensemble les «
Parties ».
SOMMAIRE
TOC \o "1-4" \z \u \h
PREAMBULE : PAGEREF _Toc189649448 \h 4
ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS PAGEREF _Toc189649449 \h 5
ARTICLE 2 – EFFECTIFS ET NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR PAGEREF _Toc189649450 \h 5
ARTICLE 3 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL PAGEREF _Toc189649451 \h 5
3.1 – Nombre de sièges à pourvoir PAGEREF _Toc189649452 \h 5 3.2 – Composition et répartition dans les collèges électoraux PAGEREF _Toc189649453 \h 5 3.3 – Répartition des sièges entre les collèges électoraux PAGEREF _Toc189649454 \h 6 3.4 – Représentation équilibrée Femmes/Hommes sur les listes des candidats PAGEREF _Toc189649455 \h 6
ARTICLE 4 – DUREE DES MANDATS PAGEREF _Toc189649456 \h 8
12.1 – Langue, ordre des instances et affichage initial des listes PAGEREF _Toc189649469 \h 13 12.2 – Accès au site du vote PAGEREF _Toc189649470 \h 14 12.2.1 – Génération des identifiants et des mots de passe PAGEREF _Toc189649471 \h 14 12.2.2 – Transmission des identifiants et des mots de passe PAGEREF _Toc189649472 \h 14 12.3 – Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc189649473 \h 15 12.3.1 – Rôle du Représentant du Prestataire PAGEREF _Toc189649474 \h 15 12.3.2 – Rôle du Gestionnaire de l’Election PAGEREF _Toc189649475 \h 15 12.3.3 – Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat PAGEREF _Toc189649476 \h 15 12.4 – Scellement du système et formation PAGEREF _Toc189649477 \h 16 12.5 – Assistance des électeurs PAGEREF _Toc189649478 \h 16
ARTICLE 13 – BUREAU DE VOTE PAGEREF _Toc189649479 \h 16
13.1 – Désignation des membres du Bureau de vote PAGEREF _Toc189649480 \h 16 13.2 – Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote PAGEREF _Toc189649481 \h 16 13.3 – Rôle des membres du Bureau de vote PAGEREF _Toc189649482 \h 17 13.3 – Informations à l'attention du Bureau de vote PAGEREF _Toc189649483 \h 17
ARTICLE 14 – GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT PAGEREF _Toc189649484 \h 17
14.1 – Génération des clés de déchiffrement PAGEREF _Toc189649485 \h 17 14.2 – Utilisation des clés de déchiffrement PAGEREF _Toc189649486 \h 18
18.1 – Procédure de dépouillement PAGEREF _Toc189649493 \h 19 18.2 – Signature et communication des procès-verbaux PAGEREF _Toc189649494 \h 20 18.3 – Signature et conservation des listes d'émargement PAGEREF _Toc189649495 \h 20 18.4 – Proclamation des résultats PAGEREF _Toc189649496 \h 20 18.5 – Information du personnel sur les résultats PAGEREF _Toc189649497 \h 20
ARTICLE 19 – FORMALITES DE DECLARATION ET GESTION DES DONNEES PERSONNELLES PAGEREF _Toc189649498 \h 20
ANNEXE – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ET RELATIF AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET PAGEREF _Toc189649500 \h 22
PREAMBULE :
Par courrier en date du 19 décembre 2024, la Direction a invité les organisations syndicales intéressées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral, «
le Protocole », destiné à organiser l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique « CSE », ci-après désignée « l’Election ».
Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :
Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;
La répartition du personnel dans les collèges ;
La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
La Direction et les organisations syndicales se sont rencontrées au cours de trois réunions qui se tenues les 16, 23 et 30 janvier 2025, à l’issue desquelles les parties ont conclu le présent Protocole.
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.
L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances (CE, DP, CHSCT).
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Pour l’appréciation de l’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil d’au moins onze salariés doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.
Conformément à la
décision unilatérale du 19 janvier 2022 conclue à durée indéterminée pour les élections du Comité Social et Economique, la Direction a décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la
Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.
Le système de vote électronique proposé est conforme :
Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail
A la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.
Il est précisé que pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent Protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles. ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS
Pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, les salariés des différents établissements de la société participeront au(x) scrutin(s). Les listes de candidats pourront donc être constituées de salariés appartenant indifféremment à tous les établissements.
Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu du jeudi 13 mars au lundi 17 mars 2025. Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé du jeudi 27 mars au lundi 31 mars 2025.
Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.
Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : Du jeudi 13 mars 2025 à 11 heures au 17 mars 2025 à 15 heures.
En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes : Du jeudi 27 mars 2025 à 11 heures au 31 mars 2025 à 15 heures.
ARTICLE 2 – EFFECTIFS ET NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
L’effectif de l’entreprise, pour la détermination du nombre de sièges à pourvoir au sein du CSE en application de l’article L 2311-2 du Code du travail, est de
1823,66 salariés à la date de négociation du présent Protocole, soit :
1545,36 salariés en équivalent temps plein ;
113,94 travailleurs temporaires en équivalent temps plein pour un motif d’accroissement temporaire d’activité ;
164,36 salariés d’entreprises extérieures, en équivalent temps plein, travaillant physiquement dans les locaux de l’entreprise depuis au moins un an.
ARTICLE 3 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL 3.1 – Nombre de sièges à pourvoir
Au regard de l’effectif, le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :
21 membres titulaires ;
21 membres suppléants.
3.2 – Composition et répartition dans les collèges électoraux
Il est convenu de modifier la répartition du personnel entre les 3 collèges électoraux, selon les modalités suivantes :
Le
1er collège est composé des salariés relevant des niveaux de classifications d’emplois A1 à C5 (coefficient de 6 à 21 inclus), quelle que soit la catégorie professionnelle à laquelle appartient les salariés, y compris les apprentis et contrats de professionnalisation correspondant à ces classes d’emploi.
Le
2nd collège est composé des salariés relevant des niveaux de classifications d’emplois C6 au E10 inclus (coefficient 22 à 36 inclus), quelle que soit la catégorie professionnelle à laquelle appartiennent les salariés, y compris les apprentis et contrats de professionnalisation correspondant à ces classes d’emplois.
Le
3ème collège est composé des salariés relevant des niveaux de groupes d’emplois F11 à I18 inclus (coefficient 37 à 60 inclus) y compris contrats CIFRE.
En conséquence, la répartition des salariés entre les collèges électoraux est la suivante :
Collège
Effectif
Proportion de l’effectif total
Collège 1 265 15,79 % Collège 2 396 23,60 % Collège 3 1017 60,61 % 3.3 – Répartition des sièges entre les collèges électoraux
Les parties conviennent de répartir les sièges entre les collèges électoraux dans les conditions suivantes :
Collège
Nombre de titulaires
Nombre de suppléants
Collège 1 3 3 Collège 2 6 6 Collège 3 12 12
3.4 – Représentation équilibrée Femmes/Hommes sur les listes des candidats
Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale. Article L 2314-30 du Code du travail
En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes.
Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
Toutefois, lorsqu’il n’y a qu’un seul siège à pourvoir dans un collège, la règle de représentation équilibrée n’ayant pas vocation à être appliquée, la liste pourra contenir indifféremment un homme ou une femme. Par ailleurs, ces dispositions ne concernent que les organisations syndicales. En effet, les listes libres au second tour ne sont pas concernées par ces dispositions.
Parmi les collèges, la proportion des hommes et des femmes est la suivante :
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
A ce titre, le nombre de candidats de chaque sexe devant figurer sur la liste de candidats, selon le nombre de candidats présentés, est le suivant :
Collège
Nombre de sièges à pourvoir
Nombre de candidats de la liste
Nombre de candidats femmes
Nombre de candidats hommes
Collège 1
3
3
1
2
2 1 1
1 Contestable Contestable Collège 2 6 6 2 4
5 1 4
4 1 3
3 1 2
2 1 1
1 Contestable contestable Collège 3 12 12 3 9
11 2 9
10 2 8
9 2 7
8 2 6
7 2 5
6 1 5
5 1 4
4 1 3
3 1 2
2 1* 1
1 Contestable contestable * le candidat ne peut pas être présenté en première position sur la liste.
Nota :La constatation par le juge, après l'Election, du non-respect par une liste de candidats des proportions de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale entraîne l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d'hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l'élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l'ordre inverse de la liste des candidats.
La constatation par le juge, après l'Election, du non-respect par une liste de candidats de l'alternance d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes entraîne l'annulation de l'élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions
Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.
ARTICLE 4 – DUREE DES MANDATS
Les parties ont convenu de fixer à 3 ans la durée des mandats des membres de la Délégation du Personnel du CSE.
ARTICLE 5 – ELECTORAT
Conformément à l'article L2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés :
âgés de seize ans révolus
ayant au moins trois mois d’ancienneté dans la Société
n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Sont également électeurs, les salariés mis à disposition de l’entreprise qui y sont présents depuis au moins 12 mois continus et ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de l’entreprise. Les entreprises sous-traitantes ont été sollicitées pour interroger leurs salariés remplissant ces conditions afin de savoir s’ils souhaitent participer à l’Election. Le défaut de réponse sera assimilé au souhait de voter dans leur entreprise d’origine. Articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail
ARTICLE 6 – ELIGIBILITE
Conformément à l'article L2314-19 du Code du travail, sont éligibles, au sein du collège auquel ils appartiennent, les salariés :
ayant la qualité d’électeur ;
âgés de dix-huit ans révolus,
ayant au moins un an d’ancienneté dans la Société.
L'ancienneté dans la Société sera calculée à la date d’ouverture du premier tour de scrutin ; soit, les salariés embauchés jusqu’au 13 mars 2025 inclus.
Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Ne sont pas éligibles les :
conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ;
salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique ;
salariés mis à disposition par une entreprise extérieure.
La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 7 février 2025. L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date d’ouverture du premier tour de scrutin.
ARTICLE 7 – LISTE ELECTORALE
Les listes électorales sont établies par collège et mentionnent dans l’ordre alphabétique :
civilité ;
les noms et prénoms des électeurs ;
la date de naissance ;
la date d’embauche du salarié ou date de reprise d’ancienneté ;
la qualité de sous-traitant pour les salariés concernés ;
l’éligibilité ou l’inéligibilité.
Les listes électorales sont affichées sur les différents sites de l’Entreprise. Elles seront adressées aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.
Les salariés seront informés par « Flash RH » et par affichage, pour le personnel de production, de la possibilité qui leur est offerte de vérifier leur inscription sur la liste électorale et leur collège d’appartenance. Le « Flash RH » sera également imprimé en nombre suffisant et mis à disposition des salariés de production à l’entrée de l’usine.
Toute contestation sur l’électorat pourra être soulevée dans le délai légal de trois jours à compter de l’affichage des listes. Ce délai sera décompté en jours ouvrés, selon le modèle horaire de chaque catégorie de personnel.
ARTICLE 8 – CALENDRIER DE L'ELECTION ET CANDIDATURES
Etapes Dates et heures Annonce de l'Election au personnel Jeudi 19/12/2024 Diffusion de la note d'information Vendredi 07/02/2025 Appel à candidature pour le 1er tour Vendredi 07/07/2025 Affichage et publication des listes électorales Vendredi 07/02/2025 Désignation des membres des bureaux de vote et des observateurs Vendredi 21/02/2025
1er tour
Date limite de dépôt des candidatures et professions de foi Vendredi 21/02/2025 à 12h*
Affichage / Diffusion des candidatures et professions de foi Mardi 25/02/2025
Envoi des codes d’accès par courrier postal aux électeurs Lundi 03/03/2025
Réunion de scellement du système de vote électronique Jeudi 6/03/2025 à 11h*
Ouverture du vote Jeudi 13/03/2025 à 11h*
Clôture du vote Lundi 17/03/2025 à 15h*
Dépouillement du vote et affichage des résultats du premier tour Lundi 17/03/2025
2eme tour
éventuel
Appel à candidature Lundi 17/03/2025
Date limite de dépôt des candidatures et professions de foi Lundi 24/03/2025 à 12h*
Affichage / Diffusion des candidatures et professions de foi Mercredi 26/03/2025
Réunion de scellement du système de vote électronique Mercredi 26/03/2025 à 11h*
Ouverture du vote Jeudi 27/03/2025 à 11h*
Clôture du vote Lundi 31/03/2025 à 15h*
Dépouillement Lundi 31/03/2025 à 15h* Télétransmission des PV des élections par le prestataire de solution de vote électronique et par l’employeur via le téléservice Lundi 31/03/2025 *Heure française (France métropolitaine).
8.1 – Constitution des listes de candidats Au 1er tour, seules les organisations syndicales ayant été invitées à la négociation du Protocole d’accord préélectoral peuvent constituer des listes de candidats.
Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.
Au 2nd tour, les candidatures sont libres.
Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir seront admises.
Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant.
Les organisations syndicales souhaitant déposer une liste commune s’engagent à informer l’employeur et les électeurs, lors du dépôt de la liste, de la répartition des suffrages qu’elles entendent appliquer entre elles. A défaut d’indication expresse, la répartition des suffrages se fera à parts égales.
De plus, les listes de candidats répondront aux exigences prévues à l’article L. 2314-30 du Code du travail sur la représentation équilibrée Femmes/Hommes (susvisées à l’article 3.4 du présent protocole).
8.2 – Dépôt des listes de candidats
Les listes de candidats devront être adressées au Gestionnaire de l’Election, tel que conformément au calendrier électoral. Elles pourront être :
soit transmises par courrier électronique à :
soit remises en main propre à :
Les listes de candidats sont établies par collège et séparément pour les titulaires et les suppléants. Elles indiquent, selon l’ordre de présentation choisi :
les noms, prénoms et civilité des candidats,
leur appartenance syndicale le cas échéant (en cas de liste commune, préciser le syndicat d’appartenance pour chaque candidat).
Les listes de candidats feront l’objet d’une information par « Flash RH » ainsi que d’un affichage selon le calendrier électoral. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.
Les listes de candidats présentées au premier tour de l'Election par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.
En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire. 8.3 – Délégués de listes Chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste (ainsi qu’un suppléant), chargé de surveiller le déroulement des opérations de vote.
Les délégués de liste se feront connaître lors du dépôt des listes.
Lors de chaque tour, les délégués de liste seront invités par le Gestionnaire de l’Election à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du Système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part. 8.4 – Propagande électorale
La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats. La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.
La propagande commence le lendemain de la signature du présent protocole et termine le 11 mars à 23h59 pour le premier tour. La propagande commence Après la proclamation des résultats du 1er tour et termine le 25 mars à 23h59 pour le second tour.
Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au Gestionnaire de l’Election sous la forme d'un fichier PDF, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.
Au premier tour, les candidats pourront remettre à la Direction ces supports jusqu'au vendredi 21 février 2025 à 12 heures. Au second tour, la date limite de remise de ces supports est fixée au 24 mars 2025 à 12 heures.
Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats. La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.
Simultanément aux professions de foi, les candidats auront la possibilité de communiquer au Gestionnaire de l’Election :
une photographie par candidat, au format JPG ne dépassant pas 50*50 pixels intitulé « Prénom.NOM » ;
Le logo de la liste, au format PNG ne dépassant pas 60*60 pixels;
un lien vers une vidéo de présentation par liste.
Dans le cadre de la campagne électorale, la propagande pourra s’effectuer par distribution de tracts et affichage sur les panneaux dédiés.
A titre dérogatoire et uniquement pour la durée de la campagne électorale telle que définie supra, les tracts électoraux pourront être adressés aux salariés de l’entreprise sur l’adresse mail professionnelle.
L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes :
Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise ;
Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;
Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.
A ce titre, l’utilisation des outils numériques de l’entreprise est limitée, pour chacune des listes de candidats, à l’envoi de :
3 communications pour le 1er tour
1 communication en cas de 2nd tour
Ces mails devront respecter les conditions suivantes :
Indiquer dans l’objet : Tract électoral « Nom de l’organisation Syndicale » ou « Nom de la liste de candidats »
Mentionner la possibilité d’être retiré de la liste de diffusion de ces communications
Pièce jointe uniquement en format pdf d’une taille maximum de 2Mo
L'entreprise communiquera aux Organisations syndicales la liste de mail des salariés remplissant les critères fixés par l’article L 2314-18 ; charge à ces dernières de mettre à jour cette liste pour tenir compte des refus manifestés par les salariés ne souhaitant pas être destinataires de ces communications.
L’entreprise adressera également par voie postale, aux salariés dont le contrat est suspendu, l’adresse mail des délégués de liste afin qu’ils puissent faire connaître aux dits délégués leur souhait d’être destinataire des communications électorales.
ARTICLE 9 – OBSERVATEURS
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« Observateur » au cours de l'Election.
Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :
Les listes électorales ;
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos) ;
La composition du Bureau de vote ;
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.
Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Le Gestionnaire de l’Election ;
Les représentants de l'employeur ;
Les délégués de listes de candidats ;
Le prestataire.
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.
ARTICLE 10 – VOTE ELECTRONIQUE
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Le Prestataire mettra à disposition de la Société un représentant, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire », qui s’appuiera sur un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l’Election », pour l’organisation de l’Election. Le représentant du prestataire et le Gestionnaire de l’Election constitueront la cellule d’assistance technique telle que prévue par l’article 12.5 du présent Protocole.
La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du Prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique. Dans ce contexte, il est décidé d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de l'Election.
Le cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique établi par décision unilatérale sus-visée sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l'intranet.
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l'Election des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent Protocole comporte en annexe :
La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;
La description détaillée du fonctionnement du Système de vote.
ARTICLE 11 – INFORMATIONS DES SALARIES
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales fera l’objet d’un affichage et sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote. La note d'information reflétera les termes du présent Protocole et de ses annexes.
En complément de cette obligation règlementaire, l’entreprise veillera à assurer une communication efficace auprès des salariés, au cours des différentes étapes du processus électoral, notamment pour informer le personnel :
Du calendrier électoral,
De l’affichage des listes électorales et du délai de contestation afférent,
Des listes de candidats aux élections,
Des modalités pratiques du scrutin, notamment quant à la mise à disposition d’ordinateurs afin de permettre au personnel ne disposant pas d’ordinateur de procéder au vote pendant leur temps de travail,
De l’ouverture du scrutin,
Des résultats de l’élection.
Les différents vecteurs de communication de l’entreprise pourront être utilisés à cette fin.
ARTICLE 12 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE
12.1 – Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français. Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).
L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres. 12.2 – Accès au site du vote Les opérations électorales se tiendront sur le site créé par le Prestataire : ; ci-après dénommé “site de vote”. 12.2.1 – Génération des identifiants et des mots de passe
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire. Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs. Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
12.2.2 – Transmission des identifiants et des mots de passe
a - Procédure standard
Les identifiants seront édités et adressés le 03 mars 2025 par le Prestataire aux électeurs et aux observateurs par courrier postal à leur domicile.
Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans l'email ou le courrier - en saisissant son identifiant ;
l'électeur connecté au site de vote est invité à
répondre à la « question défi », correspondant au matricule à x chiffres figurant sur son bulletin de paye.
saisir un numéro de téléphone mobile ou une adresse mail pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS ou par email.
b - Procédure de secours
Dans le cas où un utilisateur ne recevrait pas ou perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon la procédure suivante :
L'utilisateur contacte le Service Support du prestataire, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par le prestataire (ou numéro spécifique en cas d’appel depuis l’étranger) ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote et l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système :
Nom et Prénom
Date de naissance
Adresse postale
Question défi
L’opérateur transmet l’identifiant à l’oral et déclenche l’envoi du mot de passe selon media retenu (email ou SMS).
Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
12.3 – Cellule d’assistance technique
Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique sera mise en place dans le cadre de l'Election.
La Cellule d'assistance technique sera composée :
du Représentant du prestataire ;
du Gestionnaire de l’Election
;
12.3.1 – Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.
A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.
De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.
12.3.2 – Rôle du Gestionnaire de l’Election
Le Gestionnaire de l’Election sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.
A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.
Le statut de Gestionnaire de l’Election ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.
12.3.3 – Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat
Le rôle de Gestionnaire de l’Election est compatible avec le statut d'électeur.
Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l’Election vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés -électeurs ou non- ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.
De même, le Gestionnaire ne se destine pas à être membre du Bureau de vote. 12.4 – Scellement du système et formation
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau avant l'ouverture du site internet.
Cette intervention consiste à :
Valider les données de paramétrage,
Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote, Sceller le système, réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
12.5 – Assistance des électeurs
Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
ARTICLE 13 – BUREAU DE VOTE Un bureau de vote unique est mis en place pour l’ensemble des collèges électoraux. Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin. 13.1 – Désignation des membres du Bureau de vote
Un bureau de vote unique est mis en place pour l’ensemble des instances et des collèges électoraux. Il sera composé de trois électeurs :
un président : l'électeur le plus ancien, présent et acceptant cette fonction ;
deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur, présents et acceptant cette fonction.
Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.
Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles de leur disponibilité aux dates de formation, test et scellement du système de vote et de clôture des scrutins.
Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.
13.2 – Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote
L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote.
La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs. 13.3 – Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 13.3 – Informations à l'attention du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
La composition du Bureau de vote
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
Le journal des événements
Le code de scellement du Système de vote
La liste d’émargement
Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.
ARTICLE 14 – GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT 14.1 – Génération des clés de déchiffrement
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.
Les clés de déchiffrement seront générées par les membres du bureau de vote lors de la réunion de scellement du système de vote.
14.2 – Utilisation des clés de déchiffrement
Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes. Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.
ARTICLE 15 – FORMATION
Les membres du Bureau et les observateurs de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :
La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;
Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs ;
L'annexe du Protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;
Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant les étapes à suivre pour voter sera accessible aux électeurs sur la page d’accueil du site de vote ;
Le Service Support du prestataire, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté.
ARTICLE 16 – SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES
16.1 – Résultats partiels
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.
– Accès au taux de participation
Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible au bureau de vote et aux observateurs pour l'ensemble des scrutins. Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.
ARTICLE 17 – EXPRESSION DU VOTE
Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.
La Société mettra à disposition des ordinateurs, sur les sites de production, afin de permettre au personnel ne disposant pas d’ordinateur professionnel de procéder au vote pendant le temps de travail. La salle où seront mis en place les ordinateurs destinés au vote sera disposée de manière à assurer la confidentialité du vote.
La salle sera disponible durant les horaires de travail, soit du jeudi 13 mars 2025 à 11h au lundi 17 mars 2025 à 15h, sans discontinuité.
La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.
Dans ce cadre, la société mettra à disposition, dans la salle de vote :
Une charte rappelant les bonnes pratiques dans le cadre du vote ;
Un mode d’emploi pour procéder au vote ;
Un téléphone pour permettre de contacter le service support du prestataire.
Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.
Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant pour se connecter au site de vote. Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote. Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.
A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote.
Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre aléatoire des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.
Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.
ARTICLE 18 – DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX
18.1 – Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du Gestionnaire de l’Election. Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales. Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants :
quorum non atteint au premier tour ;
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour ;
carence de candidats au premier tour.
Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés. Il se déroulera suivant les mêmes modalités que le premier tour.
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote à l’issue de la signature des procès-verbaux.
18.2 – Signature et communication des procès-verbaux
Le procès-verbal est transmis au Centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). En cas de carence totale, le procès-verbal est également adressé à l’inspection du travail du siège social de l’entreprise.
Dans un but de simplification, il est prévu au présent protocole d’accord, la transmission électronique des PV dans le cas du vote électronique.
Après la proclamation des résultats, l'employeur transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral. Article L. 2314-29 du Code du travail
Le prestataire enverra automatiquement les résultats des élections professionnelles à l’administration. L’entreprise dispose de 15 jours pour scanner et téléverser les PV signés des élections sur https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr.
18.3 – Signature et conservation des listes d'émargement
A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Société. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.
18.4 – Proclamation des résultats
Le Président du Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.
18.5 – Information du personnel sur les résultats
A l’issue de la clôture du scrutin, l’employeur informera l’ensemble du personnel du résultat de l’élection, par « Flash RH » ainsi que par affichage.
ARTICLE 19 – FORMALITES DE DECLARATION ET GESTION DES DONNEES PERSONNELLES
Le traitement de données lié à la constitution des fichiers électoraux et de candidats sera porté à la connaissance du Data Protection Officer et enregistré au sein du registre de traitement des données. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l’Election, procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 20 – DUREE DU PROTOCOLE D'ACCORD
Le présent Protocole est conclu pour la durée de l'Election. Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent Protocole servirait de référence.
Fait à Toulouse, le 05/02/2025
Les signataires :
Pour la Direction
XX
Pour la CFE-CGC
Pour FO
XX
XX
XX
Pour l’UFSI-Solidaires
XX
XX
Pour la CGT
XX
ANNEXE – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ET RELATIF AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET
PREAMBULE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société a souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
La société KERCIA Solutions, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par , a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
MISSIONS DU PRESTATAIRE
Le prestataire aura en charge :
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Art. R.2314-5 et suivants du Code du travail
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.
SECURITE DU SYSTEME DE VOTE
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.
CONFIDENTIALITE DES DONNEES TRANSMISES
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points :
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;
aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))
Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’entreprise et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.
CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. Art. R. 2314-10 du Code du travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Art. R. 2314-15 du Code du travail
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
LES FICHIERS
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Art. R. 2314-7 du Code du travail
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par le Client. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
CONTENU DES FICHIERS
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;
pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, “question défi »
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement ;
pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections ;
pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections ;
pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections ;
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
LISTES ELECTORALES
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE
Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.
Ce bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
TEST - SCELLEMENT DU PARAMETRAGE
Phase de tests « à blanc » - Objectifs
Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
Étapes de la réunion de scellement
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;
Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;
Dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Suivi des taux de participation et listes d’émargements ;
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.
COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.
PROCEDURE DE REASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :
L’électeur appelle sur le numéro vert Pour l’international et les DROM, le numéro est
Lui seront demandés : Nom, Prénom, sa date de naissance, son adresse postale et sa question défi ;
Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :
sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;
à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;
a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.
LE VOTE
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement. Article R. 2314-16 du Code du travail
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).
Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
CLOTURE ET DEPOUILLEMENT
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.
La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
CONSERVATION DES DONNEES
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à Vitesco Technologies France S.A.S. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
