ACCORD RELATIF A LA CONSTITUTION, AUX MOYENS, AUX MODALITES DE FONCTIONNEMENT ET AUX ATTRIBUTIONS DU CSE AU SEIN DE LA SOCIETE WBA SAINT HONORE - SOFITEL PARIS LE FAUBOURG
Application de l'accord Début : 04/12/2019 Fin : 01/01/2999
Accord relatif à la constitution, aux moyens, aux modalités de fonctionnement et aux attributions du CSE au sein de la société WBA Saint Honoré – Sofitel Paris Le Faubourg Entre les soussignés :
La société WBA SAINT HONORE – Sofitel Paris Le Faubourg
D’une part,
Et les organisations syndicales :
- FO, Délégué Syndical
- CFE CGC, Délégué Syndical
- CGT, Délégué Syndical
- CFDT, Délégué Syndical
D’autre part
Préambule
L'ordonnance no 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, modifie en profondeur les règles de dialogue social et l'architecture des instances représentatives du personnel, laissant aux partenaires sociaux dans l'entreprise un large champ ouvert à la négociation. Le comité social et économique devenant impératif au plus tard au 1er janvier 2020, en remplacement des anciennes instances élues en place, il est envisagé de mettre en place le CSE au sein de la société WBA au cours du dernier trimestre 2019. A cet effet et parallèlement à la négociation du protocole d’accord préélectoral, les parties ont donc négocié et conclu le présent accord collectif aux fins de définir la composition du CSE, son fonctionnement, ses attributions ainsi que le contenu et l’accès à la BDES.
Partie 1 - Composition du CSE
Article 1 - Mise en place d'un CSE unique
L’entreprise étant composé d’un établissement unique, un CSE unique sera mis en place. En application de l’article R 2314-5 du code du travail, les parties s’accordent à avoir recours pour les élections des CSE au vote exclusivement électronique. Un cahier des charges est porté en annexe de cet accord.
Article 2 - Délégation au CSE
2.1 - Délégation patronale
L’employeur ou son représentant préside le CSE. Conformément aux dispositions légales, le président peut lors de chaque réunion de CSE, être accompagné de trois personnes. Les assistants ayant une voix consultative, ils peuvent s’exprimer et donner leur point de vue lors des réunions. Ils ne prennent cependant pas part aux votes. Conformément aux dispositions légales, la direction peut inviter un ou plusieurs collaborateur(s) ayant connaissance du sujet abordé lors de la réunion afin de permettre aux élus d’avoir une meilleure compréhension du projet ou du sujet traité.
2.2 - Délégation du personnel
Le nombre de membres composant la délégation du personnel est fixé dans le protocole d'accord préélectoral. La délégation du personnel comporte autant de titulaires que de suppléants.
2.3 - Membres de droit
Lors des réunions portant sur les questions relatives à l’hygiène et la sécurité, sont membres de droit au CSE :
L’inspecteur du travail
Le médecin du travail
Le représentant de la CRAM
Le responsable du service de sécurité de l’hôtel (directeur technique)
Ces membres n’ont vocation à être présents que durant le temps où les questions relatives à l’hygiène et la sécurité sont abordés. Ces membres n’ont qu’une voix consultative ; ils ne prennent pas part au vote.
Article 3 - Crédit d'heures
3.1 – Utilisation du crédit d’heures
Le crédit d'heures octroyé aux membres titulaires du CSE est fixé dans le protocole préélectoral. L’utilisation de ce crédit d’heures de délégation se fait conformément aux dispositions légales. Le crédit d’heures accordé ci-dessus est de plein-droit considéré comme du temps de travail effectif et payé à l’échéance normale si les heures sont utilisées pendant le temps de travail du représentant du personnel. Si les heures sont utilisées en dehors du temps de travail, elles sont décomptées en heures supplémentaires et compensées en repos dans le cadre du Repos Compensateur de Remplacement (pour les temps partiels, ces heures sont décomptées en heures complémentaires et payées à l’échéance normale).
Le représentant du personnel n'a pas à obtenir l'autorisation préalable de l'employeur avant d'utiliser ses heures de délégation et de s'absenter de son poste de travail ou même de l'entreprise en vue de l'exercice de ses fonctions représentatives.
Cependant, afin d'assurer la bonne marche de l'entreprise, et de comptabiliser les heures de délégation utilisées au cours du mois, il est convenu que le représentant du personnel informe l’employeur par complétude du bon de délégation ou par mail avant de s'absenter de son poste de travail et de prendre ses heures de délégation, sans que cela constitue pour autant une demande d’autorisation préalable.
L’information est transmise selon un délai de prévenance de 48 heures sauf cas d’urgence.
Conformément aux articles R 2315-5 et R 2315-6 du code du travail, les membres titulaires ont la possibilité :
D’utiliser les heures de délégation cumulativement dans la limite de douze mois
De répartir, chaque mois, entre eux et avec les suppléants, leurs heures de délégation.
Ce report ou cette répartition ne peut conduire l’élu à disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures dont il bénéficie.
L’information de l’employeur quant à la prise de ces heures de délégation reportées ou partagées s’effectue dans un délai de huit jours avant la date prévue pour leur utilisation.
Pour la mutualisation des heures entre élus, le document précisera les identités des personnes concernées par la mutualisation ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux.
3.2 – Les représentants du personnel en forfait jours
Concernant les forfaits annuels en jours, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées et vient en déduction du nombre de jours travaillés fixés dans la convention individuelle du salarié conformément à l’article R 2315-3 du code du travail. Une ½ journée correspond à 4 heures de mandat. Dans l’hypothèse où le crédit d’heures ou la fraction du crédit d’heures restant est inférieur à 4h, le représentant du personnel bénéficie d’une ½ journée qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. En pratique, cette dernière situation pourra se produire lorsque le début ou la fin du mandat surviendra en cours d’année.
Exemple : Au sein de l’entreprise, les membres titulaires bénéficient de 19h de délégation/ mois. Le cadre au forfait qui détient un mandat de représentant du personnel doit regrouper la prise de ces heures de délégation en demi-journées qui représentent 4h de délégation. Sur l’année, il bénéficiera de 57 demi-journées de délégation (19h x 12 mois = 228h ; 228h / 4h = 57 jours). En cas d’année incomplète de mandat (ex : 11 mois) : 19h x 11 mois = 209h ; 209h / 4 = 52 ,25 soit 53 demi-journées.
Article 4 - Membres suppléants
L'article L. 2314-1 du code du travail prévoit que le suppléant assiste aux réunions en l'absence du titulaire. Les membres suppléants reçoivent l'ordre du jour et la convocation à chaque réunion du CSE à titre informatif.
Le titulaire du CSE qui serait absent est remplacé par un suppléant élu et présenté sur la même liste syndicale que lui.
Il est donné priorité au suppléant de la même catégorie. Si un tel suppléant n’existe pas, c’est un suppléant de la même organisation syndicale mais d’une autre catégorie qui suppléera à l’absence.
A défaut d’un suppléant appartenant à la même organisation syndicale, le remplacement est alors assuré par un candidat non élu présenté par la même organisation syndicale dans le même collège. Le candidat retenu est celui qui vient sur la liste immédiatement après le dernier élu titulaire ou, à défaut, le dernier élu suppléant. Ce n’est qu’à défaut de candidat non élu appartenant à la même organisation syndicale que les autres suppléants sont sollicités. Sera alors choisi le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant à la même catégorie et ayant obtenu le plus grand nombre de voix aux précédentes élections.
Ce principe de suppléance s’applique aux éventuels élus « sans étiquette ».
En cas de pluralité de suppléants de même obédience, et répondant aux mêmes critères de préférence, le remplaçant est celui ayant recueilli le plus grand nombre de voix.
Article 5 – Représentants syndicaux au CSE
L’effectif de l’entreprise étant inférieur à 300 salariés, les représentants syndicaux au CSE sont de droit les Délégués Syndicaux conformément à l’article L 2143-22 du code du travail.
Ils assistent aux séances avec voix consultative ; ils ne prennent pas part aux votes.
Un même salarié ne pourra pas siéger simultanément au CSE en qualité de membre élu et de représentant syndical. Si cette incompatibilité est constatée, l’intéressé devra opter pour l’un ou l’autre de ces deux mandats. A défaut de choix explicite, l’intéressé est présumé avoir fait le choix du mandat de membre élu.
Article 6 – Référent harcèlement
Le CSE désigne, parmi ses membres titulaires ou suppléants, un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.
Cette désignation se fait sous forme de votes à bulletins secrets. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de voix est désigné. En cas d'égalité de voix entre deux candidats conformément au droit électoral, le candidat le plus âgé est déclaré élu.
Le référent harcèlement est un interlocuteur privilégié des salariés. Il informe l’employeur et les membres du CSE si des situations susceptibles de relever de faits de harcèlement ou agissement sexiste lui sont remontées, en assure le suivi avec l’employeur et éventuellement le CSE et participe le cas échéant aux actions de lutte contre ces agissements.
Article 7 - Durée des mandats
Conformément à l’article L 2314-33 du code du travail, les membres du CSE sont élus pour 4 ans.
Article 8 - Condition de révocation membre du CSE
Le CSE peut à tout moment décider de révoquer un membre de son bureau. Cette décision est prise en réunion, dans le respect des droits de la défense :
Les raisons qui justifient la décision de révocation sont portées à la connaissance de la personne concernée au cours de la réunion du CSE ;
La décision de révocation est prise par le CSE par un vote à la majorité des membres présents, à bulletin secret.
Partie 2 - Fonctionnement du CSE
Article 9 - Réunions plénières
Les membres de la délégation du personnel au CSE sont reçus collectivement par l'employeur ou son représentant tous les deux mois, soit 6 fois par an. Concernant la réunion devant se tenir durant les mois de juillet-août, il est convenu de la possibilité de planifier cette réunion fin juin ou début septembre afin de permettre la présence d’un maximum de membres du CSE. Au moins 4 réunions du CSE portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, plus fréquemment en cas de besoin. En outre, conformément à l'article L. 2315-27, le CSE est réuni :
à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ;
ainsi qu'en cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement.
Enfin, en matière de réunions extraordinaire, le CSE :
peut tenir une seconde réunion à la demande de la majorité de ses membres conformément à l'article L. 2315-28, alinéa 3 ;
est réuni à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail conformément à l'article L. 2315-27, alinéa 2.
Article 10 - Procès-verbaux
Toute réunion ordinaire ou extraordinaire du CSE fait l'objet d'un procès-verbal qui contient au minimum les délibérations adoptées en réunion. Le secrétaire du CSE est responsable de la rédaction des PV. En l'absence du secrétaire, un secrétaire de séance prend en charge le PV de la réunion pour laquelle il a été désigné. Il est toutefois convenu de la possibilité offerte aux membres du CSE de confier la rédaction des PV à un sténographe indépendant. Cette décision ainsi que le choix du sténographe se prend sous la forme d'une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires présents. La personne extérieure à laquelle il est fait appel pour sténographier les séances du comité est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CSE. Les frais liés à la sténographie sont pris en charge par le CSE dans le cadre de son budget de fonctionnement à l’exception des réunions extraordinaires du CSE à l’initiative de l’employeur. Dans ce dernier cas, les frais liés à la sténographie sont pris en charge par l’employeur. Il incombe au secrétaire de transmettre le PV au président du CSE et aux membres du CSE au plus tard dans les 8 jours qui précèdent la réunion suivante. Il est rappelé en tout état de cause que le secrétaire est seul responsable du choix des modifications à apporter à son projet de procès-verbal. Le procès-verbal est soumis pour approbation définitive au CSE. Il fait l'objet d'une adoption par la majorité des membres présents au début de la réunion qui suit celle pour laquelle il a été établi. Une fois adopté, le PV est signé sur-le-champ en double exemplaire par le secrétaire du CSE, un pour les archives du CSE, un pour les ressources humaines. Immédiatement après la réunion, le PV est affiché sur le panneau du CSE.
Article 11 - Budgets du CSE
11.2 – Masse salariale de référence
La masse salariale brute de l'entreprise qui sert de référence pour le calcul des budgets du CSE est la masse salariale constituée des rémunérations versées en contre partie du travail et soumises à cotisations de sécurité sociale telles que mentionnées dans la déclaration sociale nominative. Les budgets sont alloués par trimestre, sur la base de la masse salariale réelle du trimestre échu.
11.2 - Budget des activités sociales et culturelles
Le financement des activités sociales et culturelles du comité est assuré par une contribution patronale de 0,40% de la masse salariale brute de l'entreprise. Elle est versée en 4 fois aux mois d’avril, de juillet, d’octobre et janvier sous forme de virement sur le compte des activités sociales et culturelles.
11.3 - Budget de fonctionnement
L'employeur verse au comité social et économique une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute de l'entreprise.
Il est versé en 4 fois aux mois d’avril, de juillet, d’octobre et janvier sous forme de virement sur le compte de fonctionnement du CSE.
11.4 - Transfert des reliquats de budgets
Le CSE peut décider par une délibération à la majorité des membres présents de transférer une partie du reliquat de budget des ASC vers le budget de fonctionnement et une partie du reliquat du budget de fonctionnement vers le budget des ASC dans les conditions fixées respectivement par les articles R. 2312-51, R. 2315-31-1 et L. 2315-61 du code du travail, à savoir 10% du reliquat.
Partie 3 - Attribution du CSE
Article 12 - Consultations récurrentes
Conformément à l'article L. 2312-17 du code du travail, le CSE est consulté sur les 3 thématiques suivantes :
les orientations stratégiques de l'entreprise ;
la situation économique et financière de l'entreprise ;
la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.
La périodicité des consultations récurrentes est fixée comme suit : . Le CSE est consulté à échéance régulière sur les trois thèmes et périodicité suivants :
la consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise est annuelle
la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise est biennale. Un point d’avancement sur la déclinaison de la stratégie d’entreprise sera toutefois effectué annuellement
la consultation sur la politique sociale de l’entreprise est biennale. Un point d’avancement sur la déclinaison de la politique sociale sera toutefois effectué annuellement.
Article 13 - Consultations ponctuelles
Conformément notamment à l’article L 2312-8 du code du travail, le comité est informé et consulté sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise, notamment sur :
Les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;
La modification de son organisation économique ou juridique ;
Les conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;
L'introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail.
Partie 4 – BDES
Article 14 - Organisation de la BDES
Les informations contenues dans la BDES sont celles prévues par les dispositions légales à l’exception de celles relatives au partenariat (la sous-traitance) et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe . La BDES comprend un historique de 2 années. L’entreprise s’attachera à fournir les éléments de prospective sur l’année suivante à venir lorsque ces informations sont disponibles. La BDES est mise à jour au minimum une fois par an, à l’occasion des consultations récurrentes obligatoires.
Article 15 - Fonctionnement de la BDES
La BDES est accessible à l’ensemble des membres élus du CSE (titulaires comme suppléants) ainsi qu’aux représentants syndicaux. Ceux-ci bénéficient d’un droit d’accès permanent et personnel. Pour l’ensemble des données identifiées comme confidentielles par la direction, les élus et salariés mandatés bénéficiant d’un accès à a BDES sont tenus à une obligation de discrétion quant aux éléments inscrits.
Partie 5 - Dispositions finales
Article 16 - Calendrier de mise en place
Le CSE est mis en place selon les dispositions du protocole d’accord préélectoral dont la réunion de négociation est prévue le mardi 22 octobre 2019.
Article 17 - Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord entrera en vigueur à compter à compter de la première mise en place du CSE intervenant à l’échéance des mandats en cours de la DUP.
Article 18 - Suivi - Interprétation
Afin d'assurer le suivi du présent accord, il est prévu qu’une réunion pourra être demandée à la demande d’une partie signataire notamment si elle estime rencontrer des difficultés d’application ou d’interprétation, ou encore si elle estime nécessaire faire évoluer certaines des dispositions du présent accord.
Article 19 - Révision
Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes : Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un éventuel nouveau texte. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant. La révision proposée donnera éventuellement lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie sous réserve de remplir les conditions de validité posées par les articles L 2261-7-1 et suivants. Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues par le code du travail.
Article 20 - Dénonciation
Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois. Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la Direccte de Paris. Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.
Article 21 - Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site internet dédié accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail par la Direction. Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Paris. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.
Fait à Paris, le 1er octobre 2019
Pour la société WBA ST HONORE / Sofitel Paris Le Faubourg,
Directeur Général
Pour les Organisations Syndicales
Pour FOPour la CGT
Pour la CFE CGC Pour la CFDT
CAHIER DES CHARGES POUR
LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
Préambule
La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :
simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction. Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire. Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
Assurer l’intégrité du vote,
Assurer l’unicité du vote,
Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,
Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,
Assurer la publicité du scrutin.
Prestations attendues
Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :
La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :
L’organisation et l’administration du processus de vote ;
L’expression du vote par les électeurs ;
Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;
L’archivage puis la destruction des fichiers.
La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;
La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;
La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;
La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;
La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;
La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Choix de la modalité de vote électronique
Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante
Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.
Information et formation
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique. Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Déroulement des opérations de vote
Ouverture et fermeture des scrutins
Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence. L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels. Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège. L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire. Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote
Garanties apportées par le Prestataire
Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.
