ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
AU SEIN DE L'UES ACTION LOGEMENT
TABLE DES MATIERES
TOC \o "1-3" \h \z \u DEFINITION DES PARTIES PAGEREF _Toc149062628 \h 2 PREAMBULE2 CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE3 Article 1:Mise en place du vote électronique3 Article 2:Modalités d’organisation des opérations de vote électronique4 Article 3:Matériel de vote - codes de vote confidentiels PAGEREF _Toc149062633 \h 5 Article 4:Déroulement des opérations de vote5 Article 5:Garantie de confidentialité du vote et stockage des données PAGEREF _Toc149062635 \h 6 Article 6:Dépouillement des bulletins de vote PAGEREF _Toc149062636 \h 6 Article 7:Dispositif de secours PAGEREF _Toc149062637 \h 7 Article 8:Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc149062638 \h 7 Article 9:Assistance aux électeurs PAGEREF _Toc149062639 \h 7 Article 10:Gestion des données à caractère personnel et RGPD PAGEREF _Toc149062640 \h 8 Article 11:Entrée en vigueur et duree d’application de l’Accord PAGEREF _Toc149062641 \h 8 Article 12:Suivi de l’Accord PAGEREF _Toc149062642 \h 8 Article 13:Révision et dénonciation de l’Accord PAGEREF _Toc149062643 \h 8 Article 14:Formalités de l’Accord PAGEREF _Toc149062644 \h 9 ANNEXE1 : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE PAGEREF _Toc149062645 \h 10
DEFINITION DES PARTIES Entre : Les entités membres de l’Unité Economique et Sociale Action Logement telle que définie dans l’accord de reconnaissance de l’UES précitée du 23 mars 2017 et ses avenants n°1 du 28 juin 2017, n°2 du 3 juillet 2019, n°3 du 29 juin 2020, n°4 du 26 août 2020, n° 5 du 8 septembre 2023, représentées par
, agissant en qualité de Directrice Générale d’Action Logement Groupe, ayant reçu mandat des structures composant l’UES
d'une part, Et : Les Organisation représentatives suivantes : -
L’organisation syndicale CFDT, représentée par , en sa qualité de délégué syndical de l'Unité économique et sociale Action Logement,
-
L’organisation syndicale CGT, représentée par , en sa qualité de délégué syndical de l'Unité économique et sociale Action Logement,
-
L’organisation syndicale SNB/CFE-CGC, représentée par , en sa qualité de délégué syndical de l'Unité économique et sociale Action Logement,
d'autre part, PREAMBULE Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UES ACTION LOGEMENT
pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
En effet, la répartition des électeurs sur le territoire national, l’organisation matérielle des bureaux de vote, la mise en place du vote par correspondance pour une majorité des salariés rendent complexe l’organisation des élections. Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système facile d’utilisation, très souple pour les collaborateurs, de nature à accroître le bon fonctionnement du processus électoral, à améliorer le taux de participation et par conséquent, à favoriser le dialogue social. La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections professionnelles. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité, la sincérité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;
permettre la publicité du scrutin.
Dans ce cadre, les garanties qui devront être offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord. Les parties conviennent que les électeurs voteront par internet, le vote par correspondance et le vote à bulletin secret sous enveloppe sont donc exclus. CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-5 du Code du travail, les parties conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de l’UES ACTION LOGEMENT.
Mise en place du vote électronique La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur. La direction arrêtera le choix de la société prestataire retenue pour le vote électronique après concertation avec les Organisations Syndicales Représentatives, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter notamment les prescriptions des articles R. 2314-5 à -18 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du Décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (notamment à la Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique notamment via Internet). Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. Il sera évalué, avec le prestataire, le niveau de risque retenu et définit les objectifs de sécurité à atteindre ainsi que les mesures requises. Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place pour chaque scrutin recourant au vote électronique ou à toute modification de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Cette expertise sera réalisée notamment dans les conditions prévues dans la Délibération de la CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Ce rapport sera tenu à la disposition de la CNIL. Par ailleurs, le protocole d’accord préélectoral définira les modalités d’organisation des élections professionnelles au sein de l’UES ACTION LOGEMENT. Il mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Il indiquera également le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal connecté à un réseau internet, de leur lieu travail et /ou à distance en se connectant sur le site ou l’application sécurisé dédié aux élections professionnelles. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français. Une fois connecté sur le site ou l'application, l'électeur se verra présenter la ou les listes de candidats pour lesquels il est appelé à voter. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. Matériel de vote - codes de vote confidentiels Au sens de la délibération CNIL 2019-053, les procédés d’authentification retenus devront garantir que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative (objectif de sécurité n° 2-04). Ainsi, pour satisfaire à cet objectif, la CNIL exige d’utiliser deux canaux séparés pour l’acheminement des codes et d’intégrer un défi non trivial lors de l’authentification. L’identifiant est valable pour les deux tours, permettra de se connecter en toute confidentialité au site ou à l'application informatique et de valider son vote. Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant. Le prestataire expédiera à chaque électeur les courriers par voie postale à son domicile à la date prévue dans le protocole d’accord préélectoral. Seront jointes à ce courrier les explications nécessaires au vote électronique. Le prestataire établira une notice à cet effet. Déroulement des opérations de vote Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera adressé aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. L’électeur pourra exprimer son vote par voie électronique en se connectant au site ou à l’application sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses accès + question défi permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour les élections professionnelles des membres titulaires et suppléants du Comité Social et Economique. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. L’électeur pourra imprimer ou envoyer « un ticket de vote » sur la boite mail de son choix valant confirmation de son vote. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. La liste d'émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les membres du bureau de vote sont soumis à la plus stricte confidentialité. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique. Les organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données Afin de répondre aux exigences posées notamment par les articles R. 2314-7 et suivants du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés et ce, tout au long du processus de vote, y compris après le dépouillement. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. L’opinion émise par l’électeur ayant été cryptée sera ainsi stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les membres du bureau de vote constitué pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Dépouillement des bulletins de vote Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R. 2314-15 du Code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins 2 clés de chiffrement différentes par 2 membres du bureau de vote. Un troisième membre du bureau de vote sera désigné pour pallier l'absence d'un des deux premiers membres le jour du scellement ou le jour du dépouillement. Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Afin de familiariser les membres du bureau de vote au système de vote, une formation précise leur sera dispensée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. Dispositif de secours Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesures d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Par ailleurs, il est convenu que les Organisations Syndicales seront informées en cas de dysfonctionnement pendant les opérations de vote. Cellule d’assistance technique Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Assistance aux électeurs Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. Gestion des données à caractère personnel et RGPD La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. L’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 telle que modifiée par la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du Règlement européen n°2016-679 du 27 avril 2016 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Les éventuelles demandes d’accès et de rectification prévues par le RGPD et la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée seront à effectuer auprès de la Direction des Ressources Humaines. Entrée en vigueur et duree d’application de l’Accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de sa signature. Suivi de l’Accord Une commission de suivi composé de représentants de la Direction et de 2 représentants de chaque organisation syndicale représentative se réunira au plus tard 4 mois avant le terme de chaque cycle électoral afin notamment d’étudier les éventuelles évolutions à apporter au présent accord. Révision et dénonciation de l’Accord Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision :
jusqu’à la fin du cycle électoral en cours : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ACTION LOGEMENT signataires ou adhérentes du présent accord ;
à l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives au sein de l’UES ACTION LOGEMENT.
La demande de révision devra être présentée par leur auteur par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties. Elle devra être accompagnée des propositions sur les thèmes dont la révision est demandée. Les négociations devront être initiées au plus tard dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande de révision. Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie. Les parties s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées par la Direction en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait bien entendu les engager à signer un quelconque avenant de révision. Par ailleurs, le présent accord pourra également être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du Code du travail moyennant le respect d’un préavis de 3 mois. Formalités de l’Accord Le présent accord donnera lieu à dépôt sur la plateforme en ligne TéléAccords qui transmet ensuite à la DRIEETS et à un dépôt en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord. Il sera porté à la connaissance de l’ensemble des salariés des sociétés composant l’UES conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Fait à Paris, le 24 octobre 2023 en 6 exemplaires originaux
Pour les entités composant l’UES Action Logement
, agissant en qualité de Directrice Générale d’Action Logement Groupe,
-
Pour l’organisation syndicale CFDT, représentée par , en sa qualité de délégué syndical de l'Unité économique et sociale Action Logement,
-
Pour l’organisation syndicale CGT, représentée par , en sa qualité de délégué syndical de l'Unité économique et sociale Action Logement,
-
Pour l’organisation syndicale SNB/CFE-CGC, représentée par , en sa qualité de délégué syndical de l'Unité économique et sociale Action Logement,
ANNEXE1 : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
PREAMBULE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet. Les parties ont convenu de recourir à un prestataire extérieur, choisi par la Direction après concertation avec les Organisations Syndicales Représentatives, lequel aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
MISSIONS DU PRESTATAIRE
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états et des résultats permettant l’affectation des sièges
Le système de vote électronique développé, qui sera mis en œuvre par le prestataire, devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles L. 2314-20 à L.2314-23, R.2314-5 et R.2324-2 du Code du travail relatifs aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles ainsi qu’à l’arrêté du 25 avril 2007. Le système de vote électronique sera conforme aux recommandations de la CNIL. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Ce rapport sera tenu à la disposition de la CNIL. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du Règlement européen n°2016-679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
SECURITE DU SYSTEME DE VOTE
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides. A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.
CONFIDENTIALITE DES DONNEES TRANSMISES
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le système retenu répondra en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la Loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu. Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui seront transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet. Complémentairement, chaque membre concerné des services informatiques prendra l’engagement écrit de ne pas se connecter sur un poste informatique sans en avoir demandé préalablement l’autorisation au collaborateur utilisant celui-ci.
CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Le prestataire mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet. En présence d’un représentant par liste de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote ;
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
LE DISPOSITIF DE SECOURS
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesures d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Par ailleurs, il est convenu que les Organisations Syndicales seront informées en cas de dysfonctionnement pendant les opérations de vote.
LES FICHIERS
Le traitement « fichier des électeurs » et « fichier des candidats » est établi à partir d’un référentiel fourni par le représentant désigné de l’UES Action Logement. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
CONTENU DES FICHIERS
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, nom et prénom des électeurs, date d'entrée dans l'entreprise, âge, collège ;
pour le fichier des électeurs : matricule, nom, prénom, collège d’appartenance et coordonnées postales ;
pour les listes d'émargement : collège, nom et prénom des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, ordre de présentation des candidats dans la liste, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, nom et prénom des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 1er tour et au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 1er tour et au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 1er tour et au 2nd tour électoral le cas échéant et la Direction.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
LISTE ELECTORALES
Les listes électorales sont établies par le représentant désigné de l’UES Action Logement. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
PROFESSION DE FOI
Afin d'être mis en ligne sur l'application de vote par Internet et pour un rendu optimal, les logos des syndicats, les professions de foi et les photos des candidats devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
Format / Extension Poids (Ko) Résolution (L*H) (pixels) Nom du fichier Professions de foi .pdf 1 000 (1 Mo) Aucune contrainte PF_NOM SYNDICAT Logo OS .png ou .gif 100 100 *100 LOGO_NOM SYNDICAT Photos candidats .png / .gif / .jpg 50 250 * 278 PHOTO_NOM PRENOM
TEST - SCELLEMENT DU PARAMETRAGE
Test - Objectifs et Période des tests Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne pourra débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral. Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc » Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections. Étapes de la phase de test « à blanc » Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus.
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et les Assesseurs pour que le scellement définitif intervienne.
MOYENS
Le prestataire s’engagera à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET GENERATION DE MOTS DE PASSE
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement, aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles ;
Une notice explicative du système de vote.
En cas de perte du mot de passe, l’électeur aura la possibilité d’utiliser le système de réassort prévu par le Protocole d’Accord Préélectoral.
LE VOTE
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord préélectoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Pendant toute la durée du scrutin, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement. Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par deux canaux ou généré à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral. Les listes de candidats seront présentées par ordre alphabétique par rapport au nom de l’Organisation syndicale. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
CLOTURE ET DEPOUILLEMENT
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé. Les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs (le plus âgé et le plus jeune parmi les Assesseurs à défaut d’accord) nominativement identifiés. L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clef afin de garantir la confidentialité. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement initié par le Président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clefs correspondants. Ainsi la présence de deux détenteurs des clefs initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
CONSERVATION DES DONNEES
Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de conservation des données à caractère personnel et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procédera à la destruction des fichiers supports. A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à l’UES Action Logement, jusqu'à cette date le prestataire en assumera la charge.
