Avenant n°2 à l'accord d'entreprise à durée indéterminée conclu le 24/01/2017 relatif aux conditions et modalités de vote électronique lors de l'élection des IRP
Application de l'accord Début : 04/11/2024 Fin : 01/01/2999
AVENANT n°2 A L’ACCORD D’ENTREPRISE A DUREE INDETERMINEE conclu le 24/01/2017
Conditions et modalités de vote électronique lors de l’élection des IRP
CONCLU
ENTRE
L’ADAPEI de Loire Atlantique dont le siège social est situé 11 rue Joseph Caillé – BP 30824 – 44008 NANTES Cedex 01, représentée par en sa qualité de Président Adjoint, et , en sa qualité de Directeur Général,
D’UNE PART
ET
Les organisations syndicales représentatives du personnel : - le syndicat CFDT Santé Sociaux représentés par - le syndicat CGT représenté par - le syndicat SUD Santé Sociaux représenté par
D’AUTRE PART
Suite à la mise en œuvre de la réforme de la représentation du personnel, engagée par la loi du 29 mars 2018 et plus particulièrement l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 qui fusionne l’ensemble des IRP jusqu’alors existantes (CE/DP/CHSCT) en une seule et unique instance : le CSE, il est convenu que les dispositions relatives au vote électronique telles que définies par l’accord d’entreprise conclu le 24 janvier 2017, sont naturellement étendues à l’élection des représentants du personnel au CSE.
A l’occasion des élections du CSE, qui se dérouleront pour le premier tour du 25 au 29 novembre 2024 et pour le second tour du 12 au 18 décembre 2024, il est convenu de recourir exclusivement au vote électronique. Le prestataire retenu est la société . La solution prend en compte les dernières exigences de RGPD.
La description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et de déroulement des opérations de vote et de dépouillement électronique retenue lors de la mise en place du CSE, figure en annexe du présent avenant.
ARTICLE 4 – Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections au CSE, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. L’adresse du site de vote (URL) est : A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
ARTICLE 5 - Formalités
Un exemplaire du présent avenant à l’accord d’entreprise du 24 janvier 2017 est établi pour chacune des parties signataires. Un affichage sur les panneaux destinés à cet effet informera le personnel de la conclusion du présent accord d’entreprise. Le présent accord d’entreprise est déposé auprès :
de la Dreets des Pays de la Loire par lettre recommandée avec accusé de réception (+ un exemplaire par courriel),
ainsi qu’au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Nantes, à l’initiative de la direction, au plus tard dans les 15 jours suivant la date de signature.
Fait à Nantes le 23 octobre 2024
Pour l’Adapeila
(Signature précédée de la mention « lu et approuvé ») , Président adjoint , Directeur Général
Pour les organisations syndicales représentatives
(signature précédée de la mention « lu et approuvé ») Pour la CFDT Santé Sociaux Pour la CGT
Pour SUD Santé Sociaux
ANNEXE à l’avenant numéro 2 de l’accord d’entreprise ayant institué le vote électronique : Fonctionnement du système de vote électronique et de déroulement des opérations de vote et de dépouillement électronique retenue lors des élections aux CSE (1° tour du 25 au 29 novembre 2024 et 2° tour du 12 au 18 décembre 2024)
Bureau de vote
Il y aura un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections aux CSE de Secteur. Le bureau de vote sera composé de trois électeurs, dont un président et deux assesseurs : les deux plus anciens et le plus jeune électeur présent au siège l’Association. Le bureau de vote sera établi pour les deux tours. Chaque organisation syndicale pourra envoyer une personne pour être scrutateur au moment du vote test, puis du dépouillement du 1er tour et d’un éventuel 2nd tour.
Matériel de vote
Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par voie postale, au domicile de chaque électeur. Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote, les instructions nécessaires pour s’authentifier et le numéro de téléphone de l’assistance téléphonique mise à disposition des électeurs. Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.
Déroulement du vote électronique par Internet
Conformément à l’accord d’entreprise signé le 24 janvier 2017 et son avenant n°2 prévoyant le vote électronique l’ensemble des salariés de l’Adapeila procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après.
Vote par internet :
La connexion aura lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse : https://adapeila.vote.voxaly.com communiquée sur la lettre personnalisée.
Le déroulement est le suivant :
l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,
Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : les cinq derniers caractères de l’IBAN du compte à partir duquel est perçu la paie du collaborateur et le code postal), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via un serveur vocal interactif pour recevoir son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre défini par le protocole
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
Séance de validation et formation du bureau de vote
Une séance de formation et de validation se déroulera à une date qui reste à fixer. Lors de cette séance : les membres du bureau de vote, ainsi que la DRH de l’Adapeila, seront formés par Voxaly sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement ; les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote. L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes. »
Ouverture et fermeture du scrutin
Les opérations d’ouverture et de clôture seront contrôlées par un représentant de la DRH en présence des membres du bureau de vote. Les Organisations Syndicales qui le souhaitent pourront assister à ces opérations d’ouverture et de clôture.
Assistance électeurs
En complément de l’aide en ligne, durant la période de vote un service d'assistance téléphonique mis en place par la société Voxaly se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes. En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, le collaborateur devra prendre directement contact avec l’assistance téléphonique ou faire une demande en ligne sur le dispositif de vote. L’assistance téléphonique, comme la page de demande en ligne, permettront de réexpédier de nouveaux codes à l’électeur après une vérification de l’identité de ce dernier selon les modalités suivantes, au choix de l’électeur :
par SMS sur le téléphone portable du choix de l’électeur ;
par courriel sur l’adresse Email personnelle du choix de l’électeur.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des codes aux salariés, il est prévu que la DRH de l’Adapeila adresse préalablement à Voxaly un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur. Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir lui réexpédier ses codes. L’assistance téléphonique sera ouverte durant tous les jours ouvrés du scrutin, du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00.
Dépouillement et résultat du vote
Le dépouillement des élections des membres aux CSE aura lieu pour le 1er tour à partir de 17 heures au terme de la clôture du vote. Dans l’éventualité d’un 2nd tour le dépouillement des élections des membres aux CSE aura lieu pour ce 2nd tour à partir de 17 heures au terme de la clôture du vote. Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. Le résultat du vote sera proclamé en séance publique. Le processus de dépouillement sera le suivant : - clôture du site internet de vote, - déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote, - calcul automatique des résultats et attribution des sièges, - téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité, - impression et signature des procès-verbaux, - proclamation des résultats. Ces opérations seront publiques et se dérouleront en présence des délégués syndicaux ou de leurs représentants nommément désignés. Tout électeur pourra y assister en qualité d’observateur.
Procès-verbaux des résultats
Les procès-verbaux signés par le bureau de vote, comportant éventuellement désignation des élus, seront communiqués au personnel via l’intranet et affichés sur les panneaux réservés aux communications de la direction. Les procès-verbaux sont transmis dans les meilleurs délais aux organisations syndicales ayant déposé des candidatures. Les procès-verbaux des élections sont transmis de façon dématérialisée et automatique au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP).
