Accord d'entreprise ANSAMBLE
Avenant à l'accord d'entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique
Application de l'accord
Début : 09/07/2019
Fin : 01/01/2999
Début : 09/07/2019
Fin : 01/01/2999
28 accords de la société ANSAMBLE
Le 09/07/2019
Avenant à l’accord d’Entreprise
relatif aux conditions et aux modalités de vote
par voie électronique pour les élections
des représentants du personnel au Comité social économique
ENTRE
les organisations syndicales représentatives suivantes :
- Pour laC.F.D.T.
- Pour la C.F.T.C.
- Pour laC.G.T.
- Pour laC.F.E.-C.G.C. ,
d’une part
ET
La SociétéANSAMBLE, située au PIBS – Allée Gabriel Lippmann - 56000 Vannes,
SIREN 334 159 472, APE 5629B, CCN du personnel des entreprises de restauration de collectivités,Dûment représentée par , Directeur Général Délégué,
d’autre part
il est convenu ce qui suit :
TOC \o "1-2" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc13651342 \h 3
ARTICLE 1 -Principes généraux PAGEREF _Toc13651343 \h 3
ARTICLE 2 -Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc13651344 \h 3
ARTICLE 3 -Choix du prestataire PAGEREF _Toc13651345 \h 3
ARTICLE 4 -Modalité d’organisation des opérations PAGEREF _Toc13651347 \h 4
SECTION 4.I -Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc13651348 \h 4SECTION 4.II -Déclaration CNIL PAGEREF _Toc13651349 \h 4
SECTION 4.III -Formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc13651350 \h 4
SECTION 4.IV -Expertise indépendante PAGEREF _Toc13651351 \h 4
SECTION 4.V -Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc13651353 \h 5
ARTICLE 5 -Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc13651354 \h 5
SECTION 5.I -Confidentialité des données transmises PAGEREF _Toc13651355 \h 5SECTION 5.II -Adaptation des modalités d’exercice de la propagande syndicale PAGEREF _Toc13651356 \h 6
SECTION 5.III -Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc13651357 \h 6
SECTION 5.IV -Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc13651358 \h 7
SECTION 5.V -Déroulement du vote PAGEREF _Toc13651359 \h 7
SECTION 5.VI -Programmation du site PAGEREF _Toc13651360 \h 7
ARTICLE 6 - Clôture et Résultats PAGEREF _Toc13651362 \h 7
SECTION 6.I -Clôture PAGEREF _Toc13651363 \h 7SECTION 6.II -Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc13651364 \h 8
SECTION 6.III -Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc13651365 \h 8
ARTICLE 7 -Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc13651366 \h 8
SECTION 7.I -Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc13651367 \h 8SECTION 7.II -Existence et contenu des fichiers PAGEREF _Toc13651368 \h 9
SECTION 7.III -Le dispositif de secours PAGEREF _Toc13651369 \h 9
ARTICLE 8 -Durée et effets de l’accord PAGEREF _Toc13651370 \h 9
Article 9 - ADHESION PAGEREF _Toc13651372 \h 10
Article 10- Révision PAGEREF _Toc13651374 \h 10
ARTICLE 11- Dénonciation PAGEREF _Toc13651375 \h 10
Article 12 : Dépôt de l'accord PAGEREF _Toc13651376 \h 11
Article 13 : - Publication et publicité de l’accord PAGEREF _Toc13651377 \h 11ANNEXE PAGEREF _Toc13651378 \h 1
1 -Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc13651379 \h 2
2 -Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. PAGEREF _Toc13651380 \h 3
2.1 -Fonctionnalités générales. PAGEREF _Toc13651381 \h 32.2 -Scénario de vote PAGEREF _Toc13651382 \h 4
2.3 -Procédure d’ouverture de l’élection PAGEREF _Toc13651383 \h 4
2.4 -Procédure de clôture de l’élection5
2.5 -Dépouillement des urnes électroniques PAGEREF _Toc13651385 \h 5
2.6 -Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc13651386 \h 5
2.7 -Liste des émargements PAGEREF _Toc13651387 \h 6
2.8 -Assistance technique PAGEREF _Toc13651388 \h 6
2.9 -Dispositifs de secours PAGEREF _Toc13651389 \h 6
3 -Autres prestations à fournir PAGEREF _Toc13651390 \h 7
3.1 -Préparation de l’élection PAGEREF _Toc13651391 \h 73.2 -Phase de test et de recette du système de vote électronique PAGEREF _Toc13651392 \h 9
3.3 -Prestation de conseil et d’assistance de la DRH PAGEREF _Toc13651393 \h 10
3.4 -Gestion informatique et technique du système de vote électronique PAGEREF _Toc13651394 \h 11
- Préambule
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Principes généraux
Le système retenu par la Société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
- L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
- L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
- L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
- La confidentialité, le secret du vote
- L’exercice personnel du vote : un salarié ne peut voter en lieu et place d’un ou plusieurs autres salariés
La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Choix du prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un presta- taire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.
Les coordonnées du prestataire choisi seront mentionnées dans le protocole d’accord préélectoral.
Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.
Le protocole d’accord préélectoral rappellera le principe du recours au vote électronique et comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Déclaration CNIL
Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Formation au système de vote électronique
Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
- D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
- D’autre part du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté du 25 avril 2007.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
- Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, le collège d’appartenance.
Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.
Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou« suppléants », les nom, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les personnes habilitées des services du personnel.
Adaptation des modalités d’exercice de la propagande syndicale
Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail s’ils disposent d’une connexion internet, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur (Electeur ) de ses codes personnels d’accès.
A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
- Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site
;
- Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées, date de naissance, clé NIR
- Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance
;
- Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;
- Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ;
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
- Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, personnes habilitées des services du personnel.
- Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
- Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnes habilitées des services du personnel,
- Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, entreprises ou personnes habilitées des services du personnel.
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Durée et effets de l’accord
Le présent avenant (et son annexe) est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 9 juillet.
Il se substitue totalement à l’accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise conclu le 27 août 2015, ainsi qu’à toutes dispositions conventionnelles antérieures correspondantes et ayant le même objet que ses propres dispositions.
L’accord d’entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise, ses avenants et ses dispositions conventionnelles antérieures cessent donc définitivement de s’appliquer à la date de l’entrée en vigueur du présent avenant.
Il produit le même effet de substitution à l’égard de toute règle interne à l’entreprise, qu’elle vaille engagement unilatéral de la Société ou usage, ayant le même objet que son contenu.
A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.
- ARTICLE 9 - Adhésion
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
- Article 10- Révision
Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.
- Article 11- Dénonciation
La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.
La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
- Article 12 : Dépôt de l'accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :
- sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;
- et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Vannes
- Article 13 : - Publication et publicité de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires
Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.
Fait à Vannes, le 9 juillet 2019,
Pour la CFDT, Mme
Pour la CFTC, M.
Pour la CGT, M.
Pour la CFE/ CGC, M.
Pour la société Ansamble,
représentée par , Directeur Général Délégué
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles de la Société ANSAMBLE
- Nature des prestations attendues
- la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
- la mise en œuvre du système de vote électronique ;
- la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
- Fonctionnalités générales.
- Système de vote électronique distant.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
- Période des élections.
- Nature des élections.
- Sécurisation du système proposé.
- Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
- Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
- Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
- Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
- Scénario de vote
- Étapes
- une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote
- une étape de présentation des listes de candidats en présence.
- le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
- la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
- la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
- la confirmation par l’électeur du choix effectué
- la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
- la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
- Émargement électronique, unicité du vote
- Traitements sous-jacents
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
- Procédure d’ouverture de l’élection
- Étapes
- le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
- le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
- Procédure de clôture de l’élection
- Étapes
- La constatation de la clôture du site
- Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos
- Dépouillement des urnes électroniques
- Étapes
- La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement
- L’accès à la liste des émargements Internet,
- L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité
- La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
- Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS/SSL ou TLS (au choix de la Société).
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
- Liste des émargements
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les personnes habilitées de la Direction des Ressources Humaines.
Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
- Assistance technique
- Dispositifs de secours
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
- Autres prestations à fournir
- Préparation de l’élection
- Constitution du « fichier électeurs »
listes électorales sont constituées par la Société ANSAMBLE. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par la Société, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par la Société et sont ensuite fournies au prestataire.Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
- La civilité de l’électeur,
- Les nom et prénom de l’électeur,
- La date de naissance de l’électeur,
- L’établissement de rattachement de vote de l’électeur (établissement distinct),
- Le collège de l’électeur
- Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
- La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)
- Objet du « fichier électeurs »
- permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
- contrôler les accès au système de vote électronique,
- enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
- éditer les listes d’émargement.
- Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société et lui-même.
- Confidentialité du « fichier électeurs »
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
- Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
- Composition des codes d’accès au système de vote électronique
- d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
- d’un code secret qu’il est seul à connaître
- Envoi des moyens d’authentification.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
- Contrôle des listes électorales électroniques
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
- Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la Société ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
- L’élection concernée et le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège
- L’appartenance syndicale le cas échéant,
- Les nom et prénom de chaque candidat,
- L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
- Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de la Société un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
- Contrôles de conformité des listes de candidats
- Phase de test et de recette du système de vote électronique
- Objectifs
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
- Étapes de recette
- réalisation de plusieurs votes,
- déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
- contrôles de la conformité des résultats obtenus,
- validation du dispositif de vote,
- scellement de l’application de vote électronique.
- Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
- la déclaration à réaliser auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés)
- la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
- la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
- la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
- la présentation du système aux partenaires sociaux.
- Listes d’émargement
- Résultats bruts
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
- Résultats élaborés
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de Société les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;
- Gestion informatique et technique du système de vote électronique
- Disponibilité du système de vote électronique
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
- Accusé de réception du vote
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
- Conservation des données
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
--------------------------------------------------- FIN DU DOCUMENT -------------------------------------------------
Mise à jour : 2019-10-11
Source : DILA
https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/
RH Expert
RH Expert
Tous vos modèles
en droit social
Découvrir
Mise en place du CSE
Elections professionnelles
Mise en place du CSE
Un avocat vous accompagne
Découvrir