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Accord d’entreprise relatif aux conditions d'accès et d'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales
Application de l'accord Début : 03/11/2025 Fin : 01/01/2999
Dans un environnement de travail de plus en plus digitalisé, les technologies de l’information et de la communication offrent aux organisations syndicales de nouvelles opportunités pour exercer leurs missions.
Le présent accord s’inscrit dans le cadre de l’article L. 2142-6 du Code du travail qui permet, par voie d’accord d’entreprise, de permettre l’utilisation par les organisations syndicales de la messagerie électronique de l’employeur.
L’objectif de cet accord est de définir les conditions d'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC) par les organisations syndicales de l'ALEFPA en leur donnant les moyens, dans le respect des règles en vigueur, de rendre compte de leur action et d'interagir plus facilement avec les personnels repartis sur l'ensemble des établissements.
L’ALEFPA souhaite ainsi offrir un cadre commun permettant aux organisations syndicales de communiquer avec les salariés, tout en encadrant l’utilisation de ces moyens pour assurer un usage responsable, et en assurant le respect des libertés syndicales et le droit à la protection des données.
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 – Champ d’application PAGEREF _Toc199343684 \h 3 Article 2 – Définition des technologies de l’information et de la communication PAGEREF _Toc199343685 \h 3 Article 3 – Gestion des outils mis à disposition des organisations syndicales PAGEREF _Toc199343686 \h 3 Article 3.1 – Le matériel informatique PAGEREF _Toc199343687 \h 3 Article 3.2 - Les outils bureautiques PAGEREF _Toc199343688 \h 3 Article 3.3 - La messagerie électronique PAGEREF _Toc199343689 \h 3 a)Règles de nommage du courriel électronique PAGEREF _Toc199343690 \h 3 b)Utilisateurs habilités PAGEREF _Toc199343691 \h 4 c)Création des listes de diffusion PAGEREF _Toc199343692 \h 4 d)Règles d'usage de la messagerie PAGEREF _Toc199343693 \h 4 Article 4 - Période électorale PAGEREF _Toc199343694 \h 6 Article 5 – Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur PAGEREF _Toc199343695 \h 6 Article 6 – Révision et dénonciation PAGEREF _Toc199343696 \h 6 Article 8 - Formalités de dépôt et de publicité PAGEREF _Toc199343697 \h 6 Article 1 – Champ d’application Le présent accord est applicable aux syndicats représentatifs au sens de la loi du 20 août 2008 ainsi que l’association des syndicats non-représentatifs regroupés en intersyndicale. Article 2 – Définition des technologies de l’information et de la communication Les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC) désignent les outils numériques professionnels qui rassemblent les techniques et les équipements informatiques permettant de communiquer à distance par voie électronique.
Les outils mis à la disposition des organisations syndicales sont constitués :
de l'environnement bureautique ;
des accès internet ;
de la messagerie électronique composée d'une boîte aux lettres institutionnelle aux coordonnées de chaque organisation syndicale ;
des outils de l'environnement bureautique accessibles aux utilisateurs ALEFPA.
L'ensemble de ces outils vise à améliorer les conditions d'exercice de l'activité syndicale en enrichissant la qualité et la fluidité du dialogue social.
Article 3 – Gestion des outils mis à disposition des organisations syndicales
Article 3.1 – Le matériel informatique
Le matériel et les logiciels fournis permettront la connexion aux outils cités à l’article 2, dont l’utilisation devra être conforme aux règles en vigueur.
Article 3.2 - Les outils bureautiques
Les licences nécessaires au bon fonctionnement de l'environnement bureautique sont automatiquement incluses dans le matériel fourni. Les conditions d'usage et d’application des procédures associatives s'appliquent aux organisations syndicales.
Article 3.3 - La messagerie électronique Règles de nommage du courriel électronique Les adresses mails seront libellées ainsi :
Pour les organisations syndicales non représentatives : intersyndicale@alefpa.fr ;
Pour les organisations syndicales représentatives : [Nom de l’OSR]@alefpa.fr.
Exemple basé sur la représentativité en 2025, au jour de la signature du présent accord :
cfdt@alefpa.fr
cftc@alefpa.fr
cgt@alefpa.fr
Utilisateurs habilités Chaque organisation syndicale bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant son sigle.
Le délégué syndical central effectuera les demandes de désignation ou de suppressions auprès de l’assistance informatique de l’association, conformément aux procédures. Pour l’intersyndicale, c’est la personne désignée par l’intersyndicale qui effectuera ces demandes.
La gestion de cette messagerie électronique est placée sous la responsabilité du ou des salarié(s) désigné(s) pour l’administrer.
Cette messagerie électronique est distincte de la messagerie professionnelle du ou des salarié(s) désigné(s) administrateur.
Création des listes de diffusion L'utilisation des listes de diffusion de l'ALEFPA n'est pas autorisée. Les organisations syndicales doivent impérativement utiliser leurs propres listes de diffusion.
Pour la constitution de ses listes de diffusion, chaque organisation syndicale sera destinataire des seules données requises pour la constitution de listes d'adresses électroniques nominatives professionnelles pour l'exercice de l'activité syndicale.
Ces données sont le prénom, le nom, l’adresse email et le territoire des salariés de l’association.
Elles seront transmises, par le service systèmes d'Information de l’association, à minima 2 fois par an au format Excel. Chaque organisation syndicale pourra alors mettre à jour ses listes de diffusion.
Conformément aux principes du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés, ce fichier de données est destiné à un usage purement interne à l’ALEFPA et sa finalité est limitée à la constitution et l'actualisation des listes de diffusion en vue de l'envoi de communications syndicales aux salariés par les organisations syndicales. Ce fichier contient des données à caractère personnel qui ne peuvent et ne doivent pas être diffusées en l'état à l'externe, sous peine de sanction pénale et administrative.
Règles d'usage de la messagerie Les organisations syndicales s’engagent à respecter les obligations qui découlent de la Loi « informatique et libertés », du RGPD et de la charte d'utilisation des ressources informatiques utilisées au sein de l’ALEFPA.
Les listes de diffusion ne peuvent pas être utilisées à d'autres fins que la diffusion d'information d'origine syndicale.
La communication d'origine syndicale sur le réseau informatique du service doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement de ce dernier et ne pas entraver l'accomplissement du service.
Dans ce cadre, la messagerie ne doit pas être utilisée de façon abusive ou anormale, et les messages doivent être adressés si possible en fin de journée afin de ne pas impacter les performances du réseau pour l'ensemble des utilisateurs.
Liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message
L’indication du caractère syndical du message doit systématiquement être mentionnée en objet du message électronique adressé, de façon à informer clairement les salariés quant à l’origine et à la nature du message.
La liberté d'accepter ou de refuser un message électronique syndical doit pouvoir s'exercer à tout moment. Elle est rappelée de manière claire et lisible dans chaque message électronique adressé par l'organisation syndicale au moyen de la mention suivante :
« Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de la part de notre organisation syndicale, vous avez la possibilité de bloquer notre adresse email ou de déplacer nos messages dans vos courriers indésirables. Cette action n’aura aucun impact sur vos droits en tant que salarié ».
L'usage des accusés de réception et accusés de lecture est interdit.
Ces stipulations permettent de préserver au salarié sa liberté d'accepter ou de refuser un message, puisqu’il peut décider de :
supprimer le mail sans avoir à l’ouvrir ;
déplacer le mail dans les indésirables ;
bloquer l’expéditeur.
Contenu des communications syndicales
Conformément aux dispositions légales, le contenu des communications syndicales est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical et sous réserve des dispositions légales relatives à la presse.
Les organisations syndicales engagent leur responsabilité sur les informations ou prises de position qu'elles diffusent, et notamment dans l'hypothèse du non-respect de dispositions de nature pénale (injure ou diffamation publiques, obligations imposées par la loi informatique et libertés, secret professionnel) ou statutaires.
Le non-respect des dispositions statutaires concerne, entre autres, la violation de l'obligation de réserve et de protection de la vie privée et du droit à l'image ou du devoir de discrétion professionnelle, c'est-à-dire la divulgation de faits, d'informations ou documents qui sont susceptibles de nuire à la bonne marche de l’association ou de léser ses intérêts généraux.
Chaque envoi devra garantir vis-à-vis de l’ensemble des destinataires, l’anonymat de tous les autres destinataires par l’utilisation systématique du Cci « Copie Carbone Invisible » ou « copie cachée ».
Cadre technique d’utilisation de la messagerie
La capacité des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille totale des messages (pièces jointes incluses) ne doit pas dépasser 2 Mo. Pour connaître la taille d'un message, il est possible de l’enregistrer avant de l'envoyer, le message est alors transféré dans le dossier « brouillon ». Sa taille apparaît dans l’onglet « informations » après avoir cliqué sur « fichier ».
La messagerie ne doit pas être utilisée pour l'envoi de fichiers volumineux. II conviendra d'utiliser d'autres solutions comme, par exemple, n'envoyer que le lien renvoyant vers le document intéressé.
Article 4 - Période électorale Durant la période électorale, des mesures spécifiques peuvent être mises en place, notamment par le protocole d'accord préélectoral pour donner l’accès aux mêmes technologies de l'information et de la communication à d’autres organisations syndicales.
Article 5 – Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur Le présent accord est conclu à durée indéterminée. Conformément à l’article L.314-6 du Code de l’action sociale et des familles, le présent avenant est soumis à la procédure d’agrément ministériel. Il entrera en vigueur le lendemain de la parution au Journal officiel de l’arrêté d’agrément, ou à l’issue du délai de 4 mois à compter de la date d’avis de réception de la demande d’agrément en cas de silence de l’administration Article 6 – Révision et dénonciation Le présent accord est révisable dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.
Toute demande de révision dans les conditions fixées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant le (ou les) article(s) soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties.
Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.
Le présent avenant peut être dénoncé dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.
Article 8 - Formalités de dépôt et de publicité Le présent accord est déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail. Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Lille. Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent avenant est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’association.
Fait à Lille, le 21 mai 2025,
Le présent accord est signé par voie électronique. Il sera remis contre accusé de réception par e-mail, à chacune des organisations syndicales représentatives à l'issue de la procédure de signature.
Signataires :
L’ALEFPA,
Et,
Les Organisations Syndicales Nationales Représentatives des salariés :
