L’ALEFPA (Association Laïque pour l’Education, la Formation, la Prévention et l’Autonomie), 199-201 rue Colbert 59000 Lille,
D’une part
Et
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :
-L’Organisation Syndicale Représentative CFTC,
-L’Organisation Syndicale Représentative CGT,
-L’Organisation Syndicale Représentative CFDT,
D’autre part
Préambule
Dans le présent document, le genre masculin est utilisé sans discrimination dans le seul but d’alléger le texte et de faciliter la compréhension
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique. Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui voteraient par correspondance. De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Le vote par Internet redynamise la symbolique du vote. En quelques clics l’électeur peut exprimer son vote électronique depuis tout terminal connecté à Internet (Ordinateur, Smartphone, tablette…), 24H/24 et sur une période étendue. Cette flexibilité géographique et temporelle est un véritable levier à la participation. Le vote sur Internet offre une nouvelle dimension au processus électoral :
Pour les commissions de suivi, les bureaux de vote : Consultation de la participation en ligne, génération automatique des résultats et des procès-verbaux…
Pour les électeurs : consultation en ligne de supports (propagande électorale, listes électorales, bulletins de vote), accusé de réception des votes, accès aux résultats…
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Article 1 : Objet
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’ALEFPA pour les élections professionnelles de 2023.
Article 2 : Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de l’ALEFPA présents et à venir.
Article 3 : Principes généraux
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment : -l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ; -l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ; -l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ; -la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’association sur la base des dispositions du présent accord. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL
Article 4 : Modalités de vote - Protocole préélectoral Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Article 5 : Déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique
5.1 : Déroulement
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. Le prestataire pourra régénérer les codes d’accès des électeurs ayant perdu ou n’ayant pas reçu leur courrier. Après authentification, les électeurs recevront de nouveaux codes d’accès par SMS, Email ou serveur vocal. Ces nouveaux codes d’accès annuleront et remplaceront les précédents.
La professions de foi au format PDF et les éventuels documents attachés sont rendus disponibles dès l’envoi des codes d’accès, prévu en moyenne une semaine avant l’ouverture du premier tour sur l’espace personnel de vote de chaque électeur.
Chaque électeur aura accès aux listes de son collège sur son espace dédié. Les listes de candidats sont affichées par ordre aléatoire. L’électeur sélectionne la liste de son choix, puis accède à une page de vérification et validation de son intention de vote, afin de s’assurer que sa sélection correspond bien à son choix. A ce stade, l’intention de vote ne laisse aucune trace sur le poste ni sur les serveurs de vote distants. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
La validation de son vote entraîne son enregistrement sur les serveurs de vote et la production d’un accusé réception. Cet accusé réception est stocké sur le site de vote jusqu’à sa mise hors-ligne, 15 jours après la fin du second tour. Il peut également être imprimé, enregistrer en PDF ou être envoyé par Email.
L’horaire d’ouverture et de clôture du bureau de votes sera défini dans le protocole pré-électoral. Il sera tenu compte des horaires de l’ensemble des territoires couverts par l’Alefpa.
5.2 : Moyens
Les électeurs auront la faculté de voter depuis n’importe quel poste de travail (PC, MAC…), depuis un Smartphone ou une tablette tactile, ou du/des postes qui seront mis à disposition dans un espace assurant la confidentialité des opérations de vote sur les sites concernés.
L’application est compatible avec tous les navigateurs internet et toutes les versions disponibles. Une information sur la localisation des postes de vote sera effectuée par le donneur d’ordre. Il sera mis en place d’une cellule d’assistance téléphonique (gratuite aux électeurs) et aux membres des bureaux de vote pendant les élections. Le système devra être accessible 24h /24 et 7j/7 pendant la durée du scrutin.
A ce titre, il sera mis en place, sur chaque établissement, un poste informatique spécifique dédié au vote électronique.
Cet ordinateur devra se situer dans un bureau assurant aux électeurs la confidentialité du scrutin. Ce bureau sera clairement identifié par un affichage précisant :
Les heures consacrées au vote électronique.
Les coordonnées téléphoniques et l’adresse email de la cellule d’assistance technique
Une notice explicative précisera les conditions et les règles de fonctionnement du vote par internet, l’obligation d’isolement au moment du vote. Cette notice sera à disposition des salariés dans la salle dédiée au vote.
5.3 : Suivi du taux de participation
Les membres du bureau de vote et les observateurs désignés, tels que définis dans le protocole pré-électoral auront accès aux taux de participation, dans le périmètre couvert par le bureau de vote pendant toute la période d’ouverture des votes.
Article 6 : Information et Formation Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les membres de la délégation du personnel, les délégués syndicaux centraux, les représentants syndicaux centraux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.
La direction générale organisera des réunions d’information-formation sur l’ensemble du territoire dans le courant du premier semestre 2023.
Direction Territoriale des Hauts de France
1 réunion sur le littoral
2 réunions sur la Métropole Lilloise (communes avec la Direction générale)
1 réunion sur le Valenciennois
Dispositif Départemental Marne et Aube
2 réunions
Direction Territoriale Nouvelle Aquitaine
1 réunion sur l’Ouest du territoire
1 réunion sur l’Est du territoire
1 réunion sur le territoire de la Gironde
Dispositif Départemental Vendée
1 réunion
Direction Territoriale Bourgogne – Franche- Comté:
3 réunions
Dispositif Départemental Haute Marne
1 réunion
Dispositif Départemental Allier
1 réunion
Dispositif Départemental Hauts de Seine
1 réunion
Direction Territoriale Occitanie
1 réunion sur Vernet-les bains
1 réunion sur Osseja
1 réunion à Toulouse
Direction Territoriale Océan Indien
1 réunion à l’est du territoire
1 réunion à l’Ouest du territoire
1 réunion au Sud-ouest du territoire
Dispositif Mayotte :
1 réunion
Dispositif Départemental Guadeloupe
2 réunions
Dispositif Départemental Martinique
1 réunion
Dispositif Saint Martin :
1 réunion
Ces réunions d’une durée de 2 heures permettront de présenter aux salariés les nouveaux périmètres des CSE et leurs rôles, le vote électronique, son fonctionnement, sa prise en main, ses modalités d’accès. Les organisations syndicales et les élus seront également invités à ces réunions d’information.
Il sera organisé quatre réunions supplémentaires en visioconférence.
Les collaborateurs rencontrant des difficultés d’utilisation des nouvelles technologies (internet, smartphone, utilisation d’un ordinateur…) pourront bénéficier d’une formation complémentaire leur permettant d’accéder librement à leur espace de vote. Il pourra notamment être mis en place en amont des élections des espaces de test permettant aux salariés de prendre en main l’outil et effectuer des votes factices.
Article 7 : Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin par la commission d’assistance technique. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 8 : Commission de suivi et d’assistance technique
8.1 Commission de suivi
Il sera mis en place une commission de suivi durant toute la période électorale. Cette commission sera composée d’un représentant par organisation syndicale signataire et des membres de la direction générale.
Cette commission sera informée de la réalisation de chaque étape du processus électoral, des informations et formations mises en place auprès des salariés et des organisations syndicales en amont des élections, des dysfonctionnements rencontrés et des actions correctives apportées.
8.2 Commission d’assistance technique
Une commission d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette commission comprendra les membres du bureau de vote centralisateur, la commission de suivi et un conseiller technique du prestataire retenu. Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 9 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Article 10 : Expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné est tenu à la disposition de la CNIL.
Article 11 : Durée de l’accord
L’accord est conclu pour une durée de 4 ans. Les parties conviennent également de se réunir, sur convocation écrite soit du président du CSEC, soit d’une organisation syndicale représentative signataire, si l’une des parties l’estime utile, afin d’envisager l’opportunité de réviser le présent accord.
Article 12 : Entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans. Il prendra effet à compter de sa signature. Le présent accord est présenté à l’agrément au titre de l’article L 314-6 du code de l’action sociale et des familles.
Article 13 : Révision Le présent accord est révisable dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.
Toute demande de révision dans les conditions fixées à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant le(ou les) article(s) soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties.
Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.
Article 14 : Formalités de dépôt et de publicité Le présent accord est déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail. Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Lille. Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’association.
Le présent accord est signé par voie électronique Il sera remis contre accusé de réception par e-mail, à chacune des organisations syndicales représentatives à l'issue de la procédure de signature.
Fait à Lille, le 2 février 2023
Signataires :
L’ALEFPA,
Et,
Les Organisations Syndicales Nationales Représentatives des salariés :
