AVENANT N°1 A L’ACCORD RELATIF A L’EXERCICE DU DROIT SYNDICAL ET A LA REPRESENTATION DU PERSONNEL AU SEIN D’AXIMA CONCEPT
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VERSION CONSOLIDEE
Le présent accord AXIMA Concept est conclu :
Entre les soussignés :
La Société AXIMA Concept, SA au capital de 11 822 382 €
dont le siège social est situé 49 – 51 rue Louis Blanc – 92400 COURBEVOIE Immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 854 800 745
Représentée par
D’une part
Et :
Le Syndicat CFDT représenté par
Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,
Le Syndicat CFTC représenté par
Agissant en qualité de Délégués Syndicaux d’entreprise,
D’autre part
Etant précisé que les Organisations Syndicales signataires du présent avenant satisfont aux conditions de majorité requises par l’article L 2232-12 du Code du travail, pour la validité des accords d’entreprise. .
TITRE 1 - OBJET ET CHAMP D’APPLICATION PAGEREF _Toc191385741 \h 5
TITRE 2 – ACTEURS DU DROIT SYNDICAL ET DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL PAGEREF _Toc191385742 \h 6
TITRE 3 – COORDINATION INTERSYNDICALE EQUANS FRANCE PAGEREF _Toc191385743 \h 6
TITRE 4 – GESTION DE CARRIERE – CONCILIATION EXERCICE PROFESSIONNEL ET EXERCICE D’UN MANDAT SYNDICAL OU DE REPRESENTATION DU PERSONNEL PAGEREF _Toc191385744 \h 6
ARTICLE 1 – Entretien de prise ou de renouvellement de mandat PAGEREF _Toc191385745 \h 6
ARTICLE 2 – Entretien de mi-mandat PAGEREF _Toc191385746 \h 7
ARTICLE 3 – Entretien de fin de mandat PAGEREF _Toc191385747 \h 7
ARTICLE 4 – Bilan de compétences / 360° PAGEREF _Toc191385748 \h 8
Annexe 4 – Compensation des heures de trajet hors temps de travail qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail PAGEREF _Toc191385772 \h 40
Annexe 5 – Note Equans - Politique relative aux voyages et frais professionnels PAGEREF _Toc191385773 \h 42
PREAMBULE
Conscientes que le dialogue social constitue un facteur de performance économique et sociale et qu’il contribue à l’engagement des salariés, et afin de réaffirmer leur volonté commune de favoriser un dialogue social de qualité, des accords relatifs à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel au sein d’AXIMA Concept ont été conclue dès 2019.
Par ailleurs, compte tenu du rapprochement, au périmètre d’Equans France, des différentes entités dont l’UES Ineo, Bouygues Energies et Services et AXIMA Concept et ses filiales et des synergies que cela engendre, il est apparu nécessaire, dès fin 2022, de structurer une instance de dialogue intersyndical au niveau d’Equans France permettant de renforcer un dialogue social de qualité, constructif et respectueux. Convaincues que cet espace d’échanges a acquis une solide maturité et une reconnaissance au sein des différentes entités, il a été convenu entre les parties de la nécessité de définir un socle commun de dispositifs favorisant l’exercice du droit syndical tout en préservant l’identité de chaque périmètre social et un dialogue de proximité.
C’est dans ce cadre qu’un accord de substitution relatif à l’exercice du Droit Syndical au sein des entités française du « Groupe » Equans France a été signé le 05 septembre 2024.
Cet accord est venu se substituer intégralement aux dispositions ayant le même objet qu’elles soient issues des usages, des décisions unilatérales ou d’accords collectifs conclus antérieurement ou postérieurement dans les Sociétés du « Groupe » Equans France. Il vient notamment se substituer aux dispositions de l’accord relatif aux modalités d’accès et d’utilisation des messageries professionnelles pour les communications syndicales du 07 novembre 2019 qui a donc cessé de produire tout effet en septembre 2024.
C’est dans ce contexte que les parties se sont réunies le 17 décembre 2024 et le 14 janvier 2025 pour s’assurer de la bonne articulation entre les dispositions de l’accord de substitution Equans et les dispositions de l’accord AXIMA Concept du 27 février 2024.
Au terme de leurs échanges, les parties sont convenu d’établir le présent avenant.
Dans un souci de clarté et afin de faciliter la compréhension des dispositions applicables au sein de la Société, les parties conviennent de reprendre l’ensemble des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical et à la représentation du personnel au sein d’AXIMA Concept dans ledit avenant.
Cette version consolidée (ci-dessous dénommée « Accord »), se substitue à l’ensemble des dispositions prévues par l’accord collectif du 27 février 2024. Toutes dispositions antérieures se trouvent donc annulées et remplacées par les dispositions prévues ci-après.
TITRE 1 - OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Les parties signataires conviennent que l’exercice du droit syndical et la conduite d’un dialogue social de qualité nécessitent du temps et des moyens permettant aux acteurs syndicaux et représentants du personnel de remplir leurs missions auprès des salariés de l’entreprise dans le cadre de règles claires et connues de tous.
Au cours des discussions, elles ont également rappelé leur attachement au respect du principe de non-discrimination en raison des activités syndicales ou de l’exercice d’un mandat de représentant du personnel.
Le présent accord a pour objet de définir, en complément des dispositions légales, les règles encadrant l’exercice d’un mandat syndical ou de représenté du personnel qui s’appliquent au sein de la Société AXIMA Concept afin de favoriser le développement d’un dialogue social de qualité.
Afin de conserver la dynamique et le dialogue engagé et de respecter les champs de compétence de chaque instance de représentation du personnel, les signataires ont souhaité centrer le présent accord principalement sur l’exercice du droit syndical. Il est néanmoins apparu légitime d’étendre certaines dispositions aux représentants du personnel, membres du CSE et/ou représentants de proximité au regard des conditions d’exercice de mandat comparables.
TITRE 2 – ACTEURS DU DROIT SYNDICAL ET DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL
Les dispositions du présent accord sont applicables :
aux Délégués Syndicaux (DS) et Délégués Syndicaux supplémentaires. Chaque OS représentative dans l’entreprise peut désigner conformément aux dispositions légales un ou des DS dont le nombre est fixé par le Code du travail. Sous réserve de remplir les conditions légales, les OS représentatives peuvent désigner un DS supplémentaire dont les attributions sont identiques à celle d’un DS.
aux représentants Syndicaux au CSE (RSCSE). Chaque OS représentative dans l’entreprise peut désigner conformément aux dispositions légales un RS au sein du CSE.
aux représentants de Section Syndicale (RSS). Chaque syndicat ayant constitué une Section Syndicale peut, s’il n’est pas représentatif, désigner un RSS pour le représenter.
Compte tenu de leur objet, certaines dispositions sont étendues aux élus du CSE AXIMA Concept et représentants de proximité (RP) désignés par les élus du CSE.
TITRE 3 – COORDINATION INTERSYNDICALE EQUANS FRANCE A titre indicatif, les parties rappellent qu’un dialogue intersyndical Equans France a été mis en place dans le cadre du rapprochement entre les périmètres sociaux historiques d’Equans France et de Bouygues Energie & Services.
Ce dialogue social intersyndical repose sur le principe de rencontres régulières entre la Direction d’Equans France et les organisations syndicales représentatives, basées sur les principes d’échange, de transparence et de confiance.
Cette instance supra légale de coordination est régie par les dispositions de la charte de fonctionnement du 06 mars 2024 et de l’accord de substitution relatif à l’exercice du Droit Syndical au sein des entités françaises du « Groupe » Equans France du 05 septembre 2024.
TITRE 4 – GESTION DE CARRIERE – CONCILIATION EXERCICE PROFESSIONNEL ET EXERCICE D’UN MANDAT SYNDICAL OU DE REPRESENTATION DU PERSONNEL
La gestion des carrières des Délégués et des Représentants Syndicaux et des représentants du personnel ne saurait pâtir d’une appartenance syndicale. L’appréciation professionnelle doit porter sur la performance dans le poste et les capacités d’adaptation et d’investissement professionnels, et ce indépendamment d’une éventuelle moindre disponibilité, compte tenu de l’exercice du ou des mandat(s) syndical(aux) ou de représentant du personnel.
Les parties soulignent la nécessité de faciliter aux salariés qui le souhaitent, la prise de responsabilités syndicales ou de représentation du personnel en cours de carrière. Elles soulignent également la nécessité d’aider ces salariés mandatés à assumer ces responsabilités en conciliant un maintien dans l’activité professionnelle puis à se consacrer à nouveau entièrement à celle-ci.
Un effort doit donc être consenti sur les conditions de passage de l’activité professionnelle à l’activité syndicale ou de représentation du personnel et inversement, ainsi que sur la recherche d’un équilibre entre ces deux activités pendant la durée du mandat.
ARTICLE 1 – Entretien de prise ou de renouvellement de mandat
AXIMA Concept tient à s'assurer que la charge de travail liée à la tenue normale du poste est adaptée à l'exercice d'un mandat de délégué (DS) ou représentant syndical, de représentant du personnel (CSE ou RP) qui ne peut, en aucun cas, être considéré comme de l'absentéisme ni constituer une entrave à l'exercice de sa profession.
La direction du service concerné organisera, dès la prise de mandat ou au renouvellement de celui-ci, un entretien entre le responsable hiérarchique et le titulaire d'un ou de plusieurs mandats syndicaux ou de représentation du personnel, afin :
de rechercher les modalités d'organisation du travail permettant l'exercice de la mission de représentation ;
d’adapter son activité professionnelle et de s’assurer de l’adéquation des objectifs professionnels eu égard au temps consacré à l’exercice du ou des mandats syndicaux. Cette adaptation ne devra pas réduire l’intérêt du travail.
de garantir la conciliation des temps de vie professionnelle, d’exercice syndical/de représentation du personnel et vie personnelle.
Pour le déroulement de cet échange, une trame d’entretien est mise à disposition des managers et délégués/représentants syndicaux et/ou représentants du personnel (cf annexe 1 du présent accord).
Un représentant de la Direction des Ressources Humaines pourra, à la demande du porteur de mandat, participer à cet entretien.
Compte tenu des évolutions d’organisation managériale, les parties soulignent :
l’importance d’une transmission du compte rendu de cet entretien entre l’ancien et le nouveau manager du porteur de mandat ;
la possibilité, à la demande du porteur de mandat, d’organiser un nouvel échange afin de s’assurer de la continuité ou de formaliser une évolution de l’organisation du travail permettant l'exercice de la mission de représentation du personnel.
ARTICLE 2 – Entretien de mi-mandat
Les parties reconnaissent que l’exercice d’un mandat permet aux collaborateurs d’acquérir des compétences et qu’il est important de pouvoir les valoriser.
A cet effet, il est convenu que le salarié porteur d’un mandat syndical ou de représentation du personnel ou son manager puisse solliciter l’organisation d’un entretien de mi-mandat auprès de son responsable hiérarchique.
Cet entretien vise à :
valoriser les compétences acquises dans le cadre du mandat ;
échanger sur les modalités d'organisation du travail et les adaptations mises en œuvre afin de garantir la conciliation des temps de vie professionnelle, d’exercice syndical et vie personnelle ;
envisager le terme du mandat et les modalités de reprise d’activité à part entière.
Cet entretien se déroulera dans le mois suivant la demande.
Un représentant de la Direction des Ressources Humaines pourra, à la demande du représentant, participer à cet entretien.
Cet entretien ne revêt pas de caractère obligatoire.
ARTICLE 3 – Entretien de fin de mandat
Les parties conviennent que lors de la fin de l’exercice d’un mandat syndical, la réalisation d’un entretien avec un représentant de la Direction favorise, le cas échéant, la réintégration à part entière dans un emploi et/ou peut permettre de valoriser les compétences acquises. Un représentant de la Direction des Ressources Humaines peut participer à cet entretien.
Dans le cas d’une démission de mandat, ou lorsque le porteur d’un mandat ne souhaite pas se représenter aux élections/désignations professionnelles, ou au terme du nombre de mandats successifs, les parties conviennent que l’intéressé peut informer sa Direction et la Direction des Ressources Humaines de sa décision. Compte tenu des objectifs de cet entretien (faciliter la reprise de poste à part entière, envisager une action de formation …), les parties conviennent de l’importance de respecter un délai de prévenance lorsque cela est possible.
L’expérience et les compétences acquises dans l’exercice du/des mandats Syndicaux (telles que la communication écrite et orale, les techniques de débat contradictoire…) pourront être prises en compte et valorisées dans les situations de fin de mandat.
Lors de cet entretien, et afin de faciliter un repositionnement, les éventuels besoins de formations professionnelles liées à l’évolution de son métier ou la possibilité de réaliser une VAES (Validation des Acquis de l’Expérience syndicale) seront identifiés (cf article 6 du titre 4 du présent accord).
Au préalable d’une formation, et à sa demande, un Délégué ou Représentant Syndical dont le mandat est terminé pourra effectuer un bilan de compétences pris en charge par l’entreprise.
Dans la mesure du délai de prévenance retenu par le salarié, les éventuelles actions de bilan et de formation pourront être engagées avant ou à compter de la fin du mandat syndical.
Pour le déroulement de cet échange, une trame d’entretien est mise à disposition des managers et Délégués ou Représentants Syndicaux (cf annexe 1 du présent accord).
ARTICLE 4 – Bilan de compétences / 360°
Afin de valoriser les compétences acquises dans le cadre d’un mandat syndical mais également de préparer l’éventuelle réintégration et/ou évolution professionnelle des collaborateurs concernés, la Direction propose, aux délégués syndicaux en mandat depuis au moins 5 ans, de bénéficier d’un Bilan de compétences ou 360° (réalisé par un cabinet spécialisé, tiers à l’entreprise).
L’accès à ce dispositif sera mentionné dans le cadre de l’entretien de mi-mandat ou de fin de mandat.
ARTICLE 5 – Entretien professionnel
Un entretien professionnel avec leur responsable hiérarchique sera proposé aux salariés mandatés, comme à tout salarié.
Cet entretien constitue notamment un moment privilégié pour :
examiner avec leur manager les axes de développement au regard de leur métier et de leurs aspirations sur leur orientation de carrière,
identifier les compétences acquises ou à développer, d’évoquer les possibilités en termes de projet professionnel et de réfléchir sur les moyens d’y parvenir,
définir conjointement un plan d’actions qui peut comporter des formations et/ou des actions de développement professionnel.
Cet entretien ne porte pas sur l’exercice du mandat.
Pour les salariés dont l’exercice des mandats syndicaux et de représentants du personnel représente au moins 30 % de leur temps de travail, un représentant de la Direction RH pourra être associé ou réaliser l’entretien professionnel.
ARTICLE 6 – Formation professionnelle / développement des compétences
Il est préalablement rappelé que les Délégués ou Représentants Syndicaux et représentants du personnel ont accès à la formation professionnelle continue comme l’ensemble du personnel à l’occasion des dispositions du plan de développement des compétences.
Les parties conviennent de l’intérêt pour les délégués ou représentants syndicaux de bénéficier au cours de leurs mandats de formations en communication, développement personnel et efficacité professionnelle, bureautique…
En fonction des besoins identifiés, des sessions de formation, interne ou externe, peuvent être sélectionnées.
Parallèlement, les parties s’entendent pour faciliter l’accès aux sessions de formation économique, sociale, environnementale et syndicale des délégués ou représentants syndicaux pour le bon exercice de leur mandat.
Enfin, les porteurs de mandats pourront bénéficier, en fin de mandat, d’un accompagnement spécifique par la formation professionnelle leur permettant notamment de suivre des formations liées à l’évolution de leur métier et ainsi de faciliter une reprise d’activité à temps plein ou le repositionnement au sein de l’entité.
Les parties signataires rappellent qu’une :
certification des compétences des représentants du personnel et mandataires Syndicaux a été créée par le Ministère du travail (cf guide de la certification - annexe 2 du présent accord). Cette certification est un moyen de préparer un projet d’évolution ou de transition professionnelle en s’appuyant sur ses acquis ;
formation certifiante/diplômante en partenariat avec des organismes de formation reconnus contribuant au développement et à la valorisation des compétences des salariés détenteurs d’un mandat national est intégrée au catalogue de formation et accessible aux candidats justifiant l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical au cours des 5 années précédant la session d’examen, quelle qu’en soit sa durée.
Un bilan des actions de formation et de valorisation des parcours d’élus et mandataires syndicaux suivies par les Délégués ou Représentants Syndicaux à l’issue de leur mandat sera transmis à la commission de suivi du présent accord.
ARTICLE 7 – Evolution professionnelle et rémunération
L‘exercice d’un mandat ne doit pas freiner l’évolution et la progression de la carrière du représentant syndical ou du personnel.
Comme chaque salarié de l’entreprise, les Délégués ou Représentants Syndicaux et représentants du personnel, bénéficient des mesures d’augmentations individuelles ainsi que d’avancement ou de promotions. Les parties conviennent que l’exercice d’un mandat ne peut ni favoriser ni pénaliser la rémunération d’un salarié.
L'évolution de la rémunération et de la carrière des Délégués ou Représentants Syndicaux et représentants du personnel sera examinée annuellement afin de garantir une équité de traitement par rapport à l'ensemble des salariés appartenant à la même catégorie professionnelle.
Lorsque le porteur de mandats consacre plus de 30 % de son temps de travail (lié au crédit d’heures et temps de réunion organisés par l’employeur) pour l’exercice d’un ou plusieurs mandats dans l’Entreprise, les parties conviennent qu’il sera tenu compte, sauf situation professionnelle particulière et motivée, à minima, pour son augmentation, de la moyenne des augmentations individuelles appliquées.
La rémunération des Délégués Syndicaux affectés à un ou plusieurs mandats est prise en charge à hauteur de 60 % par la Direction des Affaires Sociales et 40 % par leur périmètre de rattachement opérationnel.
ARTICLE 8 – Exercice de responsabilités syndicales dans le cadre des instances du Groupe ou externes
La Direction facilitera l’exercice des mandats :
au sein des instances Groupe par la participation aux réunions organisées par le Groupe auxquelles des salariés d’AXIMA Concept sont dûment convoqués ou invités, et ceci en adéquation avec les accords Groupe.
au sein d’organismes paritaires de la profession de sorte que les représentants ne soient pas pénalisés en particulier sur la prise en charge de leurs frais inhérents à cette participation.
Les participants à ces réunions devront, préalablement à leur absence, adresser à la Direction des Ressources Humaines, les invitations / convocations reçues précisant l’objet, la date, le lieu et les horaires de réunion.
ARTICLE 9 – Remplacement
Les dispositions légales en vigueur sont rappelées : chaque organisation syndicale ayant procédé à la désignation d’un salarié en tant que Délégué Syndical ou Représentant Syndical pourra procéder à son remplacement dès lors qu’il se trouverait absent.
Les parties s’accordent cependant sur l’importance de la stabilité des interlocuteurs pour le bon développement du dialogue social.
TITRE 5 – HEURES DE DELEGATION
ARTICLE 1 – Crédits d’heures de délégation légaux
Conformément aux dispositions légales, les parties signataires rappellent que les DS et DS supplémentaires d’AXIMA Concept disposent d’un crédit d’heures mensuel pour l’exercice de leurs fonctions de 24 heures par mois.
Ces crédits d’heures sont considérés comme du temps de travail effectif et payé comme tel.
Il est par ailleurs précisé qu’en application des dispositions légales, les DS et DS supplémentaires d’une même organisation syndicale peuvent se répartir entre eux les heures de délégation dont ils disposent sous réserve d’en informer préalablement la Direction des relations sociales via l’outil de gestion des heures de délégation.
Conformément aux dispositions légales, les parties signataires rappellent également, que :
les RS au CSE disposent d’un crédit d’heures mensuel de 20 heures.
les RSS disposent d’un crédit d’heures mensuel de 4 heures.
Ces heures sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme tel.
ARTICLE 2 – Crédits d’heures de délégation supplémentaires Compte tenu du champ d’intervention des DS et DS supplémentaires et de l’implantation nationale des établissements d’AXIMA Concept, chaque Délégué Syndical et Délégué Syndical supplémentaire bénéficiera d’un crédit de 6 heures de délégation supplémentaires par mois.
Ce crédit conventionnel d’heures supplémentaires est attribué à chaque Délégué Syndical ou Délégué Syndical supplémentaire sans que ces heures ne puissent être ni annualisées, ni mutualisées. ARTICLE 3 – Gestion des heures de délégation
A l’occasion de la négociation et conclusion du présent accord, les parties rappellent leur attachement au respect d’un délai de prévenance et à la transparence dans l’utilisation des heures de délégation.
Ainsi, les parties signataires confirment le principe d’utilisation d’un outil de gestion dématérialisée des bons de délégation permettant de simplifier, de sécuriser et d’automatiser le process de « bons » de délégation comme moyen de prévenance et de suivi administratif de la prise des heures de délégation.
Cet outil de gestion dématérialisée des bons et heures de délégation doit être utilisé par l’ensemble des Délégués et représentants Syndicaux ainsi que par l’ensemble des représentants du personnel (membres du CSE et représentants de proximité).
Ainsi, chaque porteur d’un mandat syndical et/ou de représentation du personnel renseigne ses heures de délégation via cet outil informatique qui permet notamment de gérer :
les absences du lieu de travail pour la participation aux réunions sur convocation de la Direction,
l’utilisation des heures de délégation à la disposition des porteurs de mandat,
le don d’heures de délégation,
les dispositions du présent accord en matière de récupération des temps de trajet en dehors du temps de travail.
ARTICLE 4 – Décompte du temps de réunion
Le temps de réunion est considéré comme du temps de travail effectif dans les conditions légales en vigueur.
Les parties conviennent que le temps de réunions auxquelles sont invités les délégations syndicales (dans le cadre des réunions organisées par la Direction ; temps non décompté des heures de délégation) est pris en compte forfaitairement conformément à la durée théorique de travail du Délégué ou Représentant Syndical.
Ces forfaits s’entendent par le décompte d’une demi-journée de temps de travail effectif en cas de convocation par l’employeur à une réunion d’une durée inférieure à 4 heures et d’une journée de temps de travail effectif dès lors que celle-ci se déroule sur une durée supérieure à 4 heures et/ou comprend une pause déjeuner.
Les parties conviennent que ces dispositions sont également applicables aux membres du CSE et aux RP.
ARTICLE 5 – Gestion des heures de délégation des salariés en forfait jours
Conformément aux dispositions légales, les parties conviennent que les salariés ayant conclu une convention de forfait jours, porteurs d’un mandat syndical, voient leur crédit d’heures de délégation regroupé en demi-journées qui viennent en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle de forfait jours. Une demi-journée correspond à 4 h de mandat.
Ces dispositions sont également applicables aux salariés ayant conclu une convention de forfait jours membres du CSE et/ou Représentants de Proximité.
ARTICLE 6 – Imputation des heures de délégation et temps de réunion des représentants nationaux
Compte tenu du périmètre national d’intervention de certains mandats (DS, membres du CSE, RSCSE) et de l’investissement que ces derniers représentent pour les salariés concernés, les Parties conviennent que l’ensemble des frais (déplacements, repas, logement) afférents à l’utilisation des heures de délégation et au temps passés en réunion au titre d’un mandat national seront pris en charge par la Direction Générale d’AXIMA Concept.
TITRE 6 – DEPLACEMENT : MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS
Consciente de la nécessité de limiter l’impact environnemental des déplacements, les parties signataires s’engagent à privilégier les transports collectifs et à respecter la politique voyage en vigueur dans l’entreprise en matière de moyens de transport et de remboursement de frais professionnels.
Parallèlement, des dispositions sont mises en place afin de limiter les déplacements (planification de plusieurs réunions au cours d’une même journée, recours à la visio- conférence).
Les parties rappellent que les Délégués Syndicaux, les membres titulaires et les Représentants Syndicaux au CSE d’AXIMA Concept bénéficient d’un accès à la plateforme de réservation des déplacements utilisés au sein d’Equans. Dès lors, ils bénéficient d’une autonomie dans la réservation de leurs déplacements au titre de ce/ces mandats – ils s’engagent dans ce cadre au respect de la politique voyage en vigueur dans l’entreprise.
ARTICLE 1 – Déplacements avec frais dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation des DS
Pour l’exercice de leur fonction, les Délégués Syndicaux et Délégués Syndicaux supplémentaires peuvent se déplacer au sein et hors de l’entreprise durant les heures de délégation.
Pour tenir compte de l’implantation géographique nationale des établissements d’AXIMA Concept, les parties signataires conviennent de la prise en charge de frais de déplacement directement liés à l’exercice de leurs missions pendant leurs heures de délégation.
Ces frais de déplacement sont pris en charge dans les conditions suivantes :
12 allers/retours par an par Délégué Syndical ou Délégué Syndical supplémentaire occasionnant la prise en charge pour chaque aller/retour :
frais de déjeuner sur justificatif,
des frais de diner et nuitée sur justificatifs,
la prise en charge de deux diners/nuitées, correspond donc au décompte de 2 allers/retours.
Afin de répondre à la demande des organisations syndicales, les parties conviennent qu’une partie de ces déplacements est mutualisable, sans qu’un même élu ne puisse réaliser au cours d’une même année civile plus de 20 allers/retours.
prise en charge de frais de transport pour les trajets sur place
selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise (annexe 5 – synthèse de la politique voyage Groupe).
Afin de répondre à la demande des organisations syndicales, ce droit à déplacement est majoré de 3 déplacements supplémentaires (A/R sans nuitée) par an si au moins 2 déplacements parmi les 12 mentionnés ci-dessus ont été réalisés au cours d’une même journée (A/R sans nuitée).
ARTICLE 2 – Déplacements sans frais dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation
Les parties rappellent qu’aucune indemnisation de déplacement n’est due au salarié mandaté utilisant des heures de délégation au sein de son agence de rattachement ou depuis son domicile.
Le salarié élu ou désigné réalisant un déplacement sans frais (c’est-à-dire sans demande de prise en charge de frais de déplacement, repas, nuitée) bénéficiera dans le cadre de l’utilisation de ses heures de délégation d’un maintien de la prise en charge de ses frais de trajet selon les modalités suivantes :
en cas de déplacement, en dehors du temps de travail habituel du salarié, vers une agence différente de son agence de rattachement :
pour les Ouvriers et les Etam Chantiers, qui bénéficient des dispositions relatives à l’indemnisation des petits déplacements : versement de l’indemnité de trajet correspondant à la distance entre l’agence de rattachement et le lieu d’utilisation des heures de délégation (le versement de cette indemnité est soumis à l’information du lieu de déplacement). Une indemnité de transport sera versée en cas d’utilisation d’un véhicule personnel.
pour les Etam Bureau et les Cadres, comme pour les déplacements professionnels, l’utilisation des transports en commun est à privilégier.
Les parties précisent :
qu’en l’absence de prise en charge des frais de restauration sur justificatif, la pause déjeuner pendant une période de délégation ouvre droit au maintien de l’indemnité repas ou du titre restaurant ;
que les déplacements des Délégués Syndicaux réalisés sans frais (c’est-à-dire sans demande de prise en charge de frais de déplacement, repas, nuitée) dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation n’entrent pas dans le cadre des déplacements mentionnés ci-dessus (cf Titre 6 – article 1).
ARTICLE 3 – Déplacements dans le cadre des réunions sur convocation de la Direction
Afin d’optimiser les déplacements professionnels, les réunions sur convocation de la Direction sont par principe organisées sur la journée.
Les frais de déplacement liés à la participation aux réunions sur convocation de la Direction sont pris en charge dans les conditions suivantes :
1 aller/retour par réunion par salarié mandaté,
frais de déjeuner (1) sur justificatif,
selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise.
Les parties rappellent qu’en l’absence de prise en charge des frais de restauration sur justificatif, la pause déjeuner pendant une période de délégation ouvre droit au maintien de l’indemnité repas ou du titre restaurant.
ARTICLE 4 – Déplacements dans le cadre des réunions préparatoires la veille des réunions de négociation sur convocation de la Direction
Afin de répondre à la demande des organisations syndicales de :
préparer en présentielle les réunions sur convocation de la Direction et/ou organiser des réunions intersyndicales ;
débuter les réunions de négociation à partir de 9h30 sans générer des amplitudes horaires journalières inhabituelles au regard des temps de trajet ;
la Direction accepte de prendre en charge les frais de déplacement supplémentaires engagés par les Délégués Syndicaux et Délégués Syndicaux supplémentaires liés à l’organisation en présentielle d’une réunion préparatoire (qui occasionne la prise d’heures de délégation) la veille d’une réunion sur convocation de la Direction.
Ces frais supplémentaires sont pris en charge dans les conditions suivantes :
frais de diner (1) et nuitée (1) sur justificatifs,
selon la politique voyage en vigueur dans l’entreprise.
Les parties rappellent qu’en l’absence de prise en charge des frais de restauration sur justificatif, la pause déjeuner pendant une période de délégation ouvre droit au maintien de l’indemnité repas ou du titre restaurant.
TITRE 7 – TEMPS DE TRAJET
ARTICLE 1 – Prise en compte des temps de trajet
Les parties rappellent qu’au terme des dispositions légales, le temps de trajet dans la cadre des déplacements pour l’exercice des mandats s’impute sur le crédit d’heures de délégation.
Afin de faciliter l’exercice du mandat et de tenir compte des implantations nationales d’AXIMA Concept, les parties conviennent que :
le temps passé, pendant des horaires habituels de travail du salarié mandaté, pour se rendre aux réunions sur convocation de la Direction,
le temps passé, en dehors des horaires habituels de travail du salarié mandaté, pour :
se rendre aux réunions sur convocation de la Direction,
les déplacements pris en charge par l’entreprise conformément à l’article 1 du titre 6 du présent accord,
les autres déplacements dans le cadre de l’utilisation des heures de délégation,
ne s’impute pas sur les heures de délégation dont disposent les Délégués Syndicaux et Délégués Syndicaux supplémentaires.
Ainsi, lorsque les déplacements s’effectuent pendant les horaires habituels de travail du salarié mandaté et en dehors de la situation précitée pour se rendre aux réunions sur convocation de la Direction, les temps de déplacement s’imputent sur le crédit d’heures de délégation.
En réponse à la demande des organisations syndicales et afin de tenir compte de temps de trajet qui ne permettent pas aux Délégués Syndicaux ou Délégués Syndicaux supplémentaires de se déplacer et participer à une réunion sur convocation de la Direction au cours d’une même journée, les parties signataires conviennent que dans ce cas, le temps de trajet pendant les horaires habituels de travail du salarié mandaté, la veille de la réunion, ne s’impute pas sur les heures de délégation .
ARTICLE 2 – Compensation des heures de trajet hors temps de travail qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail
Les parties conviennent que l’exercice des mandats syndicaux et/ou de représentants du personnel peuvent occasionner des déplacements entrainant des amplitudes horaires importantes.
Dans ce cadre, et en complément des dispositions du présent accord permettant de réduire les déplacements et/ou amplitudes horaires, les parties actent de la récupération en repos des heures de trajet, réalisées hors temps de travail, qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail (cf Annexe 3).
Ce temps de repos doit permettre de compenser la fatigue occasionnée par des temps de déplacements inhabituel. Ainsi, les parties conviennent d’une prise de ces heures de récupération dans les 21 jours calendaires qui suivent leur acquisition. A défaut, les heures de récupération ne donneront pas lieu à compensation.
La gestion de ces heures de récupération « temps de trajet » est intégrée dans l’outil de gestion dématérialisée des heures de délégation.
Afin d’assurer une application homogène des dispositions du présent article, les parties conviennent des modalités suivantes :
la durée de référence au temps de trajet habituel domicile / lieu de travail est établie à titre déclaratif par chaque bénéficiaire ;
le calcul du temps de trajet habituel est effectué à partir du site internet de calcul d’itinéraires Google Maps (https://www.google.com/maps). avec l’option « trajet le plus rapide », ou grâce aux sites de transport collectifs lors de l’utilisation des transports en commun ;
pour les salariés affectés sur chantier ou itinérants, le temps de trajet habituel est valorisé sur la base du temps de trajet moyen constaté au cours des 2 mois précédent l’entrée en vigueur de l’accord ; ce temps référence peut être réévaluée périodiquement en fonction de l’évolution des affectations professionnelles ;
cette durée est exprimée en heure et ½ heure ; la règle de l’arrondi est appliquée (si < 15 min alors 0 ; si > 15min alors ½ heure).
TITRE 8 – MOYENS MATERIELS
ARTICLE 1 – Locaux
Les organisations syndicales représentatives disposent de bureaux équipés (mobilier de bureau, connectiques, accès intranet et internet) pour l’exercice des missions des mandatés au sein du Siège social (NEST) et des établissements de Nantes VEO et d’Urban Garden (Lyon).
Des salles de réunion peuvent par ailleurs être réservées par les Délégués et Représentants Syndicaux pour l’exercice de leur mandat conformément aux pratiques de réservation en vigueur au sein des établissements.
ARTICLE 2 – Smartphones
Les parties rappellent que les Délégués Syndicaux sont équipés de téléphones portables pour l’exercice de leurs missions syndicales.
Afin de répondre à la demande de l’ensemble des organisations syndicales et à l’utilisation du téléphone portable comme un outils de mobilité (accès intranet/internet, messagerie professionnelle), AXIMA Concept met à disposition des Délégués Syndicaux qui n’en sont pas déjà détenteurs à titre professionnel, un téléphone portable Smartphone (selon les standards de l’entreprise) pour une utilisation dans le cadre de leur mandat.
L’utilisation de matériel mis à disposition par AXIMA Concept doit respecter la charte d’utilisation des outils de mobilité en vigueur (cf charte informatique jointe en annexe).
ARTICLE 3 – Ordinateurs portables
AXIMA Concept met à disposition des Délégués Syndicaux qui n’en sont pas déjà détenteurs à titre professionnel, un ordinateur portable d’entreprise répondant notamment à une utilisation en accès à distance, pour l’exercice de leur mandat, selon les standards de l’entreprise. Afin de répondre à la demande des organisation syndicales, les Délégués Syndicaux déjà détenteurs à titre professionnelle d’un ordinateur portable, pourront néanmoins formuler une demande de disposer d’un autre équipement informatique.
Afin de garantir la confidentialité des données enregistrées sur le disque dur de l’ordinateur mis à disposition, les opérations de maintenance informatique réalisées par les services de l’entreprise feront l’objet d’une information préalable du titulaire de l’ordinateur portable.
L’utilisation de matériel mis à disposition par AXIMA Concept doit respecter la charte d’utilisation des outils de mobilité en vigueur (cf charte informatique jointe en annexe).
ARTICLE 4 – Recours aux conférences téléphoniques ou visio-conférences
Les parties rappellent que les réunions de négociation entre la Direction et les délégations syndicales requièrent la participation régulière et constante des délégations syndicales.
Afin de faciliter la participation aux réunions, de partager plus rapidement des informations et de limiter les déplacements ainsi que la fatigue et les frais associés, les parties conviennent de la possibilité de recourir aux conférences téléphoniques ou visio-conférences pour la tenue de réunions sur convocation de la Direction et, le cas échéant, de réunions préparatoires.
Ces modalités d’organisation pourront être proposées par la Direction (pour les réunions sur convocation) ou être à l’initiative des participants qui en feraient la demande.
Néanmoins les parties conviennent que les participants qui ne souhaiteraient pas recourir aux conférences téléphoniques ou visio-conférences proposées par la Direction pourront se rendre sur le lieu de réunion de l’organisateur (par principe Nantes VEO et Courbevoie NEST). Dans ces conditions, les frais liés à ce déplacement seront pris en charge selon les dispositions de l’article 5-2 du titre 5 du présent accord.
ARTICLE 5 – Contribution financière
Les parties rappellent que les dispositions ci-dessous s’appliquent indépendamment du budget annuel Equans France attribué à chaque Organisation Syndicale Représentative au titre du dialogue intersyndical.
Budget « communication syndicale »
Afin de répondre à la demande des organisations syndicales représentatives au sein d’AXIMA Concept de pouvoir rendre plus conviviales des rencontres avec les salariés (boissons, paniers de fruits, viennoiseries…) et de développer des supports/objets de communication (logiciel de création de contenu, frais d’impression, infographie, goodies…), il est convenu d’attribuer un budget annuel par organisation syndicale de 100 € par Délégué Syndical et Délégué Syndical supplémentaire.
S’agissant de la réalisation de supports/objets de communication, les organisations syndicales soulignent leur engagement à respecter des principes visant à l’optimisation des impressions de documents papier et à la neutralité carbone des activités et s’inscrivent ainsi dans une démarche « zéro carbone » initiée par le Groupe.
Budget évènementiel
Afin de favoriser l’organisation d’évènements ayant vocation à faire vivre et à faire monter en compétence les nouveaux porteurs de mandats syndicaux ou représentants du personnel, la Direction propose de verser à chaque organisation syndicale représentative, à compter du 1er janvier 2024, une allocation forfaitaire d’un montant de 8 000 € à utiliser sur l’ensemble de la mandature, soit jusqu’en décembre 2026.
Dispositions communes
Les dépenses réalisées par les Délégués Syndicaux, pour le compte de l’organisation syndicale, seront remboursées dans le cadre du process de prise en charge des frais professionnels, sur justificatifs. La mention de l’utilisation du « budget communication syndicale » ou « budget évènementiel » prévu par le présent article devra être indiquée dans la description de la dépense. Les achats nécessitant la passation d’une commande devront préalablement être saisis par une personne habilitée à SAP par l’entreprise.
Les parties sont convenues que des moyens spécifiques pourront par ailleurs être mis en œuvre au cours des périodes de campagne électorale professionnelle. Ces moyens seront précisées dans le protocole d’accord pré-électoral.
TITRE 9 – MOYENS D’INFORMATION ET DE COMMUNICATION
Les parties signataires rappellent les moyens de communication mis à disposition et utilisés par les organisations syndicales :
Panneaux d’affichage syndical installés au sein de chaque établissement ; chaque section syndicale affiche librement ses communications syndicales sur des panneaux réservés à cet effet.
Publication et tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux salariés dans le respect des dispositions légales.
Un exemplaire des communications syndicales est transmis à la Direction des relations sociales au plus tard simultanément à l’affichage ou diffusion.
Attribution d’une adresse électronique nominative à chaque Délégué ou représentant syndical afin de faciliter les échanges avec la Direction. L’utilisation de cette adresse électronique pour l’envoi ou la réception des communications syndicales au personnel n’est pas autorisée.
En période d’élections professionnelles, les organisations syndicales devront respecter les dispositions et le calendrier de campagne électoral définis dans le protocole préélectoral.
Possibilité pour les Délégués et Représentants Syndicaux d’organiser des réunions, à l’attention du personnel de la Société, dans les locaux de l’entreprise, après information préalable du Directeur d’Agence/Service et de la Direction des Ressources Humaines, en dehors des horaires collectifs de travail, dans le respect des règles de sécurité et de fonctionnement des locaux.
TITRE 10 – MISE EN ŒUVRE ET SUIVI DE L’ACCORD
Afin de suivre l’application du présent accord, les Parties signataires conviennent de mettre en place une commission de suivi composée de deux représentants, salariés d’AXIMA Concept, désignés par chaque organisation syndicale représentative signataire du présent accord et de représentants de la Direction.
Cette commission se réunit une fois par an à l’initiative d’au moins un de ses membres.
TITRE 11 - DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR
La Direction et les organisations syndicales réaffirment leur volonté d’inscrire cet accord dans la durée et partagent les enjeux de l’exercice du droit syndical au cours de la mandature du CSE en cours.
Elles conviennent dans ce cadre de fixer l’entrée en vigueur du présent accord consolidé au terme des formalités de dépôt et de publicité et son terme au 31 décembre 2026.
TITRE 12 - ADHESION
Conformément à l’article L 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au niveau de l’entreprise AXIMA Concept, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra le dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétent et de l’unité territoriale des Hauts de Seine de la DRIEETS Ile-de-France. Une notification devra également être adressée, dans le délai de 8 jours, par lettre recommandée, aux Parties signataires.
TITRE 13 - DENONCIATION ET REVISION
Il pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des Parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
Toute dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire et devra donner lieu à dépôt auprès de la DRIEETS - Unité Territoriale des Hauts de Seine.
Il pourra être révisé à tout moment, par accord conclu entre la Direction et les organisations syndicales de salariés signataires, ou qui y auront adhéré, ceci dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des Parties signataires de l’accord ou y ayant adhéré.
Une telle demande devra être motivée et préciser son objet.
Dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une telle demande, la Direction prendra l’initiative d’inviter l’ensemble des organisations syndicales représentatives des salariés présentes dans l’entreprise à la négociation d’un accord de révision.
TITRE 14 - FORMALITES DE SIGNATURE, DE DEPOT ET DE PUBLICITE
Les Parties conviennent que le présent accord sera signé par signature électronique conformément aux dispositions du protocole d’accord relatif au recours à la signature électronique des accords collectifs AXIMA Concept par les Délégués Syndicaux du 27 octobre 2021.
La Direction des Relations sociales notifiera sans délai, le présent avenant à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise.
Il sera déposé auprès de la DRIEETS sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail « TéléAccords » (sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Conformément aux dispositions de l’article L 2231-5-1 du Code du travail, le présent avenant sera rendu public et versé dans une base de données nationale.
En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.
Un exemplaire sera remis au Comité Social et Economique AXIMA Concept et enregistré, par ses soins, sur le site internet du CSE.
Il donnera en outre lieu à publication sur le réseau intranet d’AXIMA Concept.
Fait à Courbevoie, Le 25 février 2025
Annexe 1 – Guide entretien Equans Annexe 2 - Guide – La certification des compétences des représentants du personnel et des mandataires sociaux – Ministère du travail Annexe 3 - Charte informatique version du 09 février 2022 Annexe 4 - Compensation des heures de trajet hors temps de travail qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail Annexe 5 – Note Equans « Politique relative aux voyages et frais professionnels »
Pour la Société AXIMA Concept
Pour la CFDT
Pour la CFTC
Annexe 1 - Guide entretien Equans
Annexe 2 – Certification des compétences des représentants du personnel et des mandataires sociaux – Ministère du travail À travers l’exercice de leur mandat, qui réclame des connaissances et des aptitudes variées, les représentants du personnel et les Délégués Syndicaux développent des compétences multiples. La certification relative aux compétences acquises dans l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical constitue pour ces bénéficiaires un véritable atout pour faire valoir leurs compétences, acquérir une nouvelle qualification et évoluer professionnellement.
Elle vient renforcer la sécurisation des parcours professionnels des représentants du personnel et des Délégués Syndicaux.
Cette certification vise, par équivalence directe avec une partie d’une certification professionnelle existante, à
créer des passerelles vers des métiers qui ne sont pas nécessairement les métiers d’origine des mandatés. Elle peut permettre ainsi la prise en compte des compétences acquises au cours d’un mandat syndical ou de représentant du personnel dans une suite de parcours professionnel.
Qui est concerné ?
Toutes les personnes justifiant l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical au cours des cinq années précédant la session d’examen peuvent candidater à cette certification.
Comment est structurée la certification ?
La certification est structurée en six domaines de compétences transférables, rédigés à partir des compétences qui correspondent à l’exercice des mandats exercés en entreprise. Les domaines de compétences de cette certification sont dénommés certificats de compétences professionnelles (CCP) :
CCP « Encadrement et animation d’équipe » ;
CCP « Gestion et traitement de l’information » ;
CCP « Assistance dans la prise en charge de projet » ;
CCP « Mise en œuvre d’un service de médiation sociale » ;
CCP « Prospection et négociation commerciale » ;
CCP « Suivi de dossier social d’entreprise ».
Chacun de ces CCP
présente au moins une équivalence avec un bloc de compétences d’un titre professionnel délivré par le ministère du travail.
Équivalences entre CCP et blocs de compétences d’un titre professionnel
Certification relative aux compétences acquises dans l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical
Titre professionnel délivré par le ministère du Travail
CCP « Encadrement et animation d’équipe » Bloc de compétences« Animer une équipe »du titre professionnel« Responsable de petite et moyenne structure »(niveau 5) CCP « Gestion et traitement del’information » Bloc de compétences« Gérer le traitement, l’organisation et le partage de l’information »du titre professionnel« Assistant de direction » (niveau 5) CCP « Assistance dans la prise en charge d’unprojet » Bloc de compétences« Assister un dirigeant dans la priseen charge d’un projet »du titre professionnel« Assistant de direction » (niveau 5) CCP « Mise en œuvre d’un service demédiation sociale » Bloc de compétences« Assurer un service de médiation sociale »du titre professionnel« Médiateur social accès aux droits et services »(niveau 4) CCP « Prospection et négociationcommerciale » Bloc de compétences« Prospecter, présenter et négocier unesolution technique »du titre professionnel« Négociateur technico‐commercial » (niveau 5) CCP « Suivi de dossier social d’entreprise » Bloc de compétences« Assurer la tenue et le suivi du dossier socialde l’entreprise »du titre professionnel« Gestionnaire de paie » (niveau 5)
Comment sont évaluées les compétences ?
Pour chaque CCP transférable, l’épreuve de certification est une épreuve appelée questionnement à partir de productions. Elle se déroule en 2 ou 3 parties, en fonction du nombre de compétences à évaluer. Chaque partie donne lieu à la production par le candidat d’un écrit de 2 à 4 pages, élaboré en amont de la session. Cet écrit est présenté au jury pendant 10 à 15 minutes.
Le jury questionne ensuite le candidat pendant 15 à 20 minutes. Le candidat devra démontrer ses compétences acquises lors du mandat et sa capacité à les transférer vers des compétences professionnelles du métier visé.
La totalité des compétences doit être validée par le jury pour l’acquisition du CCP.
Les détails des productions attendues et des modalités d’évaluation sont décrits dans le référentiel de certification de chaque CCP transférable.
Des modalités d’accompagnement des candidats sont mises en œuvre par l’AFPA pour les aider à rédiger leur dossier professionnel, notamment, à exposer les compétences acquises lors de leur mandat et à démontrer leur capacité à les transférer vers les compétences du métier visé.
Plus d’information sur l’accompagnement de l’AFPA
Organisation des sessions d’examen
L’organisation des sessions d’examen est assurée par l’Agence nationale pour la formation professionnelle des adultes (AFPA), dans les centres qui ont sollicité un agrément auprès de la DREETS.
Comment candidater au dispositif ?
Les personnes souhaitant candidater au dispositif peuvent accéder aux contacts sur le site de l’Afpa. Annexe 3 – Charte informatique Guide des bonnes pratiques du système d’information & charte d’utilisation des outils de mobilité - AXIMA
Préambule
Les activité d’AXIMA Concept (ci-après désigné « AXIMA ») nécessitent le partage de nombreuses informations ainsi que l’accès généralisé à des systèmes informatiques de plus en plus complexes internes et externes (SaaS, cloud,…). Elles génèrent également de nombreux documents (papiers ou électroniques) dont le niveau de confidentialité est variable.
La présenta Charte décrit la politique d’AXIMA en matière de sécurité, de protection et d’intégrité des informations et des systèmes informatiques, en cohérence avec la politique générale de Equans.
Champ d’Application
Cette politique s’applique à AXIMA dans sa totalité, à savoir succursales et filiales de tous pays.
Elle concerne tous les utilisateurs ayant un accès à nos système d’information quel que soit leur statut : salariés, stagiaires, intérimaires, freelances et prestataires.
Propriété et classification de l’information
L’ensemble des données et informations circulant chez AXIMA sont réputées être à caractère professionnel. La tolérance d’utilisation de certains systèmes pour un usage privé (poste de travail dédié, Onedrive, messagerie) entraîne l’obligation pour l’utilisateur d’identifier ses données strictement personnelles en faisant figurer expressément la mention « Privé » dans leur titre.
AXIMA applique la politique Groupe de Protection du Patrimoine (PGPP) de Equans, consultable dans l’intranet. Celle-ci identifie 3 niveaux de confidentialité des informations :
Interne (niveau par Défaut) : information ayant vocation à demeurer au sein du Groupe (et éventuellement un nombre restreint de partenaires externes). Sa communication à l’extérieur ne peut se faire que sur autorisation hiérarchique.
Restreint : information qui aurait un impact significatif pour l’entité si elle était communiquée hors du périmètre auquel elle est destinée ; elle doit rester confinée à des personnes ou à un groupe de diffusion bien définis.
Secret : information qui aurait un impact critique sur l’entité, voire le Groupe, si elle était communiquée en dehors des personnes nommément désignées pour accéder à cette information. Le circuit de l’information obéit alors à des règles très strictes précisées dans la PGPP.
Toute information pouvant être communiquée librement à l’extérieur du Groupe est considérée comme
publique. Selon leur nature, les information publiques ne peuvent être diffusées que dans le cadre d’un lien contractuel (affaire) ou sous contrôle de la Direction de la Communication.
La démarche de classification est obligatoire. Elle consiste à répondre aux question de l’arbre de décision ci-après.
Pour choisir entre les niveaux «
Restreint » et « Secret », il est nécessaire de recourir à l’évaluation des impacts à l’aide de la matrice décrite dans le document de politique du Groupe (disponible sur l’intranet).
Tous les documents doivent être marqués avec leur niveau de classification. En l’absence de marquage, le document est considéré comme «
Public » ou « Interne ».
Propriété et classification de l’information
AXIMA distingue deux grands groupes de données : production et administration. Les droits et les accès aux informations sont tracées par la DSI.
Les
données de production (métier) : il s’agit des données commerciales, contractuelles et techniques nécessaires à la réalisation des contrats. Elles sont gérées à l’échelle de chaque unité opérationnelle.
L’organisation des espaces de stockage informatique de l’unité reflète le classement papier traditionnel. Elle est conçus pour limiter l’accès aux 3 types de données (commerciales, contractuelles, techniques) à certaines catégories d’utilisateurs (gestion par profiles-type et répertoires dédiés). Toute dérogation individuelle au profil-type nécessite l’autorisation expresse du supérieur hiérarchique de l’utilisateur.
Les
données d’administration utilisées ou produites par les services fonctionnels : elles sont gérées à l’échelle de chaque service (répertoires dédiés). La réglementation de leur accès est à la charge de la hiérarchie de service.
L’accès aux
intranets et bases SharePoint est également contrôle par profils-type et groupe. La gestion en est assurée par le responsable fonctionnel de chaque application.
Pour tous les systèmes, les demandes de création, modification et suppression de
droits d’accès sont formalisées et validées par le hiérarchique de l’utilisateur, puis traitées par la DSI.
Données à Caractère Personnel (DCP)
Au sein de l’entreprise ou dans ses missions l’utilisateur peut être amené à traiter une donnée à caractère personnel. Il s’agit de « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement par un n° d’identification ou un élément qui lui est propre ».
Cette catégorie d’information obéit à une législation strictement encadrée (RGPD). Les règles de traitement sont consultables dans l’intranet ou auprès du Date Protection Officiel (DPO) d’AXIMA. Aucun manquement à ces règles ne sera toléré
Informations « Diffusion Restreinte »
La manipulation de telles informations doit être réalisée dans des locaux et sur des systèmes d’information offrant des conditions de sécurité particulières, dans le respect des conditions de l’Instruction Interministérielle 901, de l’Instruction Ministérielle 900 et de l’Instruction Générale Interministérielle 1300.
Les utilisateurs doivent
obligatoirement prévenir le Responsable de la Sécurité du SI (RSSI) lorsqu’ils vont être confrontés à des documents sensibles, et mettre en œuvre les prescriptions données.
Sureté des équipements informatiques
Les utilisateurs doivent se conformer strictement aux dispositions réglementaires, aux procédures de protection et aux codes de conduite en vigueur. En particulier, ils doivent observer les directives suivantes :
les moyens d’information et les données dont ils disposent dans le cadre de l’exercice de leur fonction doivent être utilisées à des fins exclusivement professionnelle.
ne pas acheter, installer ou utiliser des matériels ou des logiciels non autorisés au préalable par la DSI. Le raccordement d’équipements personnels (clé USB, disque externe,…) est interdit.
seuls les logiciels officiellement installés et achetés sous licence peuvent être utilisés.
prendre soin et veiller sur les matériels et données qui lui sont confiés, et plus particulièrement en dehors des locaux de l’entreprise.
verrouiller l’accès ou arrêter son poste de travail lorsque celui-ci est laissé sans surveillance. Utiliser le cordon anti-vol mis à sa disposition.
ne jamais activer de 2nde connexion réseau lorsque son poste est connecté au réseau de l’entreprise.
les mots de passe sont personnels. Ils doivent rester secrets et forts : 14 caractères minimum, majuscule, minuscule, chiffre, symbole.
les droits d’accès, y compris via internet (VPN) sont personnels et ne peuvent être transmis à des tiers. Selon leur nature, ils font l’objet de l’accord de sa hiérarchie.
ne pas permettre d’utiliser de fausses identités, de travailler via les droits d’accès de quelqu’un d’autre, d’essayer de contourner le mot de passe et de pirater le système informatique, d’altérer des données.
ne pas donner l’accès aux systèmes d’information à toute personne externe à AXIMA.
ne pas sortir de l’entreprise ou détruire des données ou des documents électroniques, propriété d’AXIMA ou du Groupe Equans, sans l’accord formel de sa hiérarchie.
avoir un usage raisonné des impressions, plus particulièrement vis-à-vis de la couleur. Privilégier l’usage de code pour libérer les impressions.
s'assurer que les copies de sauvegarde régulières de ses données importantes sont effectuées, sur OneDrive ou sur un support externe.
restituer lors de son départ l’ensemble des matériels informatiques mis à sa disposition sans restriction : poste de travail, clé(s) usb, disque dur externe, supports de sauvegarde…
Outils de mobilité
Les tablettes et les smartphones sont achetés, configurés et installés exclusivement par la DSI, après une demande d'achat formalisée. Ils font partie des infrastructures IT au même titre que les PC.
La mise à disposition des services de communication téléphonique d’AXIMA n’est destinée qu’à satisfaire les besoins professionnels de fonctionnement de l’entreprise.
Toutefois, l’utilisation de ce service à des fins privées est tolérées dans des limites raisonnables liées aux nécessités de la vie courante et familiale. Tout dépassement de forfait pourra faire l’objet d’une enquête interne.
Les échanges téléphoniques et internet sont tracés par l’opérateur. La Direction se laisse le droit d’en vérifier la nature.
L’installation d’applications mobiles autres que celles fournies par la DSI est tolérées. Cependant, celles-ci ne doivent pas nuire au bon fonctionnement de l’ensemble du SI ou altérer l’image de l’entreprise. Leur désinstallation peut être exigée à tout moment par la DSI.
Utilisation de la messagerie d’entreprise
Chaque salarié dispose, pour l’exercice de son activité professionnelle d’une adresse de messagerie électronique et d’une boîte aux lettres nominative. En cas de nécessité de service, la chaine hiérarchique à la possibilité d’accéder à cette boîte aux lettres à partir d’une demande formelle, dans le respect de la protection des données privées.
Les courriels reçus font l’objet d’un contrôle antivirus, d’un filtrage anti-spam et d’un archivage légal. Dans le cadre des échanges de courriels, il convient de prendre garde à ne pas engager la responsabilité civile ou pénale de l’entreprise et/ou de l’utilisateur. La vigilance doit redoubler en présence d’informations à caractère sensible.
Tout échange de document classifié « Restreint » ou « Secret » doit faire l’objet d’un chiffrement.
Un usage personnel modéré de la messagerie est toléré. Tout document qui ne portera pas clairement la mention « privée » dans son titre (pour un mail) ou son nom de fichier (pour les pièces jointes) sera réputé document professionnel.
Le routage automatique de la boîte aux lettres professionnelle vers une boîte aux lettres privées ou externe à Equans est strictement interdit, y compris pour les prestataires.
Outils internes collaboratifs
Les outils internes collaboratifs mis à disposition de l’utilisateur : messagerie instantanée, réseaux sociaux d’entreprise, bases collaboratives (Yammer, Teams, SharePoint, OneDrive…) sont réservés à un usage strictement professionnel.
Lors de leur utilisation, il convient de considérer la pertinence du moyen de communication envisagé, de s'obliger à une rigueur de forme et de courtoisie, d’examiner le caractère sensible des informations transmises et le respect des consignes de sécurité et de confidentialité.
Utilisation d’internet
Dans le cadre de son activité professionnelle, I’utilisateur a accès à internet. Pour des raisons de sécurité, l’accès à certains sites est limité ou prohibé par la Direction Générale ou par la politique du Groupe.
L'activité internet de chaque utilisateur est tracée et archivée, quel que soit I’équipement utilisé et le réseau ou le lieu de connexion.
Un usage privé exceptionnel et modéré est toléré hors des heures de travail, pour simple consultation, hors téléchargement ou streaming. Les utilisateurs ne doivent en aucun cas se livrer à une activité illicite ou portant atteinte aux intérêts de l’entreprise, y compris à titre privé, sur les médias sociaux. L’utilisateur est responsable des informations qu'il communique sur internet, en particulier les forums, blogs ou sites communautaires (Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter, Viadeo, Linkedln, ...).
Ethique de la gestion de l’information
Les informations manipulées dans le travail quotidien font partie du patrimoine d’AXIMA. Aussi est-il du devoir de chacun de les protéger en permanence.
Pour cela, AXIMA adhère pleinement au Guide Pratique de l’éthique de Equans (disponible dans l’intranet), que chaque collaborateur se doit de respecter.
Droit à la déconnexion
Un collaborateur est en droit de ne pas être connecté aux outils numériques professionnel (téléphone, emails, etc.) en dehors des horaires de travail.
L’accord conclu par AXIMA sur ce sujet en fixe les modalités.
Responsabilités
La sécurité est l’affaire de tous. Chaque collaborateur est coresponsable de la protection du patrimoine d’AXIMA :
la
Direction Générale fixe les principes de la présente charte, les niveaux de confidentialités des documents et les droits d’accès des différentes catégories d’utilisateurs.
la
DSI élabore les procédures et les solutions techniques permettant le respect de ces Principes au coût optimal. Elle contrôle les accès et les flux d’information et organise les campagnes de sensibilisation. Son personnel est tenu au secret professionnel vis-à-vis de toutes les données, y commis privées, qu'il pourrait être amené à voir.
Les
responsables hiérarchiques ont le devoir, dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, de faire appliquer la charte et les consignes qui en découlent sur leur périmètre de responsabilités.
Les
utilisateurs reçoivent à l’embauche la Présente Charte, en annexe à leur contrat de travail. Ils s'engagent à en prendre connaissance et signent une attestation de transmission. Le manquement aux règles et mesures de sécurité de la présente charte est susceptible d’engager la responsabilité de l’utilisateur et d’entrainer à son encontre les sanctions prévues dans le règlement intérieur de I’entreprise.
Vigilance partagée (devoir d’alerte)
Tout utilisateur constatant une infraction à la politique en matière de Protection ou un incident de cybersécurité, doit en informer directement son supérieur hiérarchique. Ce dernier doit remonter immédiatement l’information au DSI ou au RSSI, voire au déontologue, à la Direction Ethique ou au DPO selon fa nature de I’infraction.
Documents de référence
Documents consultables dans l’intranet de DocEasy :
Règlement intérieur de l’entreprise (AXIMA Concept)
Accords collectifs
Annexe 4 – Compensation des heures de trajet hors temps de travail qui excèdent la durée habituelle du trajet domicile/lieu de travail Annexe 5 – Note Equans - Politique relative aux voyages et frais professionnels
Politique relative aux voyages et frais professionnels
VF de la politique voyages applicable depuis le 1er juillet 2022
OBJET
La présente politique voyage vise à trouver un juste équilibre entre impératifs budgétaires et réduction des émissions de carbone, tout en préservant la sécurité et le confort des voyageurs. Certains déplacements peuvent être évités. Toutefois, la proximité avec le terrain et donc les déplacements sur les sites opérationnels sont essentiels et ne doivent pas être limités.
CHAMP D’APPLICATION
Cette politique voyage s’applique à tous les collaborateurs d’EQUANS en déplacement professionnel.
Les tiers travaillant sous la responsabilité d’EQUANS doivent se conformer à la politique voyage d’EQUANS en matière de sécurité. La prise en charge financière par EQUANS des frais de déplacement des tiers/fournisseurs sera limitée aux conditions décrites dans chaque contrat. En cas d’incohérence, les réglementations locales prévalent.
ORGANISATION INTERNE
Chaque MBU/DRH de pays est responsable du déploiement de cette politique dans toutes les entités, notamment en matière de sécurité.
EQUANS Group Procurement est en charge de la négociation et de la gestion de l’agence de voyage référencée.
Les managers des entités sont chargés de la protection des collaborateurs en mission (Duty Of Care).
Règles relatives à la politique voyage
SUJET
Recommandation
Règle
À éviter
Avant de voyager Déterminer si les déplacements sont nécessaires, limiter le nombre de voyageurs par souci d’efficacité. S’assurer que les téléphones portables professionnels sont équipés de l’application ISOS. S’assurer de l’approbation adéquate de la BU. Le voyageur doit se conformer à la règle GM EQU 10 relative aux règles de sécurité en voyage et aux règles de sécurité informatique (cybersécurité et protection des données). « Réunionite » : veiller à ce qu’un temps limité soit consacré aux réunions internes récurrentes / séminaires avec déplacements. Agence de voyage
Les réservations de voyages et d’hôtels doivent être effectuées, en priorité, par l’intermédiaire de l’outil mis en place par l’agence de voyage EQUANS. La réservation de voyages est limitée :
aux collaborateurs
d’EQUANS
aux membres des familles des expatriés pour les congés vers leur pays d’origine
Arrivée dans un pays étranger Ne pas prendre de photo des installations de défense. Passer le réseau de données du smartphone en wifi uniquement. Garder son passeport et ordinateur sur soi. Savoir qui appeler en cas d’accident, de maladie.
Train Définir une politique adéquate en matière de trains en fonction du prix, de la sécurité et du confort des trains locaux. Lors de voyages en groupe, tous les voyageurs doivent rester dans la même classe. En France / Royaume-Uni / Pays-Bas / Belgique / Allemagne / Suisse :
Moins de 3,5 h : deuxième classe
Première classe autorisée si le voyage en train dure plus de 3,5 h
Catégories de luxe.
Avion Se renseigner si d’autres moyens de déplacement ne sont pas plus économiques compte tenu du coût du voyage et du coût du salaire. Dans la mesure du possible, réserver les vols long-courriers au moins 3 semaines à l’avance. Privilégier le train si moins de 3,5 heures de voyage de gare à gare. Moins de 6h de vol de jour : classe économique. Au-delà de 6 heures, la classe affaires peut être envisagée avec l’accord du manager (N+1) pour les vols de nuit et si les collaborateurs doivent travailler immédiatement après leur arrivée à destination. Les expatriés en congés dans leurs pays d’origine / les navetteurs / les collaborateurs en rotation doivent voyager en classe économique. Plus de la moitié du Comité exécutif, plus de 20 MBU / Division / Région / Entité CODIR, ou plus de 20 collaborateurs d’une même organisation sur le même vol.
SUJET
Recommandation
Règle
À éviter
Confidentialité et protection des données
Toujours faire attention aux conversations professionnelles lors des voyages. Équiper les ordinateurs de filtres de confidentialité pour se protéger des regards indiscrets. Ne pas laisser ses effets personnels et professionnels sans surveillance. Vélos Les vélos peuvent être encouragés si des infrastructures sécurisées existent (voies réservées aux cyclistes). Les mototaxis ne sont pas autorisés.
Location de voitures Les transports publics, les voitures de société ou les véhicules de service doivent être privilégiés à toute location de voiture lorsque cela est possible. Si nécessaire, la réservation de la location de voiture doit être effectuée selon le processus négocié par le service des achats local qui négociera des tarifs spécifiques. La catégorie des véhicules doit être raisonnable (voir point 3 ci-dessous), et dépend uniquement du nombre de voyageurs. Pas de prise en compte du classement.
Véhicule personnel
Doit rester exceptionnel et être validé formellement par le manager (N+1).
Hébergement Réservation au moins 2 semaines à l’avance, auprès de l’agence de voyage EQUANS. Chaque pays doit définir sa propre charte hotellière (propre, simple, facile), applicable à tous les collaborateurs et s’assurer que l’outil Egencia est paramétré en conséquence. Pour les pays classés Orange en matière de sécurité (selon le MEAE), les hôtels doivent être validés par le Responsable Sécurité, selon la procédure de sécurité.
Agence de voyage
EQUANS a choisi EGENCIA comme agence de voyage internationale, chargée d’offrir des services de voyages d’affaires avec la meilleure qualité, efficacité, coût, sécurité et confort.
La réservation des voyages (transport et hébergement) doit toujours, dès lors que la destination le permet, être effectuée par l’intermédiaire de l’outil mis en place par l’agence de voyages EQUANS.
L’outil de l’agence de voyage intègre un moteur de recherche permettant d’obtenir le meilleur prix. Une disposition du contrat prévoit que l’agence de voyages remboursera la différence de prix si un meilleur prix est trouvé pour le même voyage, aux mêmes conditions et avec les mêmes bagages, auprès d’un autre prestataire de voyages (y compris les agences de voyages en ligne).
Par ailleurs, l’outil est automatiquement connecté à la base de données d’International SOS (Travel Tracker).
Certains pays ne sont pas disponibles dans le champ d’action de l’agence de voyages EQUANS. Nous examinerons si et comment leurs réservations peuvent être reliées au système de suivi des voyages d’International SOS (ISOS).
Location de voiture
La catégorie de véhicule autorisée dépend du nombre de passagers, avec la recommandation suivante :
Nombre de passagers Catégorie ACRISS (1) 1 à 3 Mini ou Eco (M E) 4 Compact (C) 5 et plus Intermédiaire (Type Monospace ou Minivan)
En cas d’annulation de la réservation, le collaborateur doit informer la société de location de voitures pour éviter les frais de non-présentation.
Hébergement
EQUANS a défini un plafond de frais d’hébergement par ville qui garantit sécurité et confort pour un bon rapport qualité-prix(2), Ces plafonds correspondent aux montants maximums, taxes et petit-déjeuner compris, autorisés pour une nuit d’hôtel, selon les villes. Ils sont mis à jour régulièrement par chaque pays avec l’agence de voyage en fonction des évolutions des prix et seront mis à jour dans l’outil Egencia. Les entités peuvent définir des plafonds inférieurs qui prévalent sur ceux de la politique de voyage initiale. 1 Association des systèmes et normes de l’industrie de la location de voitures. 2 À titre d’exemple, les hôtels IBIS sont recommandés en France.
Frais
Les frais professionnels ne constituent pas une rémunération supplémentaire. L’employeur doit être en mesure de fournir à l’administration ou aux auditeurs la preuve que les dépenses ont été engagées à des fins professionnelles, qu’elles sont raisonnables, qu’elles ne constituent pas des avantages en nature et qu’elles respectent strictement la politique éthique de l’entreprise.
Les remboursements par « Per Diem » ou tout autre système d’attribution forfaitaire couvrant les frais de nourriture, de logement ou les dépenses personnelles ne sont pas autorisés, sauf s’ils sont obligatoires ou contractuels.
La validation des frais professionnels doit être effectuée par le manager du collaborateur. Il appartient au manager de vérifier que les dépenses résultent de l’activité professionnelle et la cohérence entre les pièces justificatives et les dépenses pour lesquelles le remboursement est demandé. Il est recommandé aux entités de fournir des cartes d’entreprise aux collaborateurs qui voyagent fréquemment, uniquement si elles figurent sur le compte personnel du collaborateur et à condition qu’ils soumettent plusieurs notes de frais par an.
Il est strictement interdit de fournir aux collaborateurs des cartes Corporate directement liées à un compte bancaire d’une entité EQUANS. Toute exception doit être documentée et validée par le service d’audit interne.
Les dépenses éligibles ou non éligibles au remboursement sont listées en annexe.
Historique des mises à jour
Indice
Date
Mise à jour
1.0 24.08.2022 Première version
ANNEXE : EXEMPLES DE DÉPENSES ÉLIGIBLES (À ADAPTER PAR CHAQUE PAYS)
Dépenses éligibles au remboursement
Frais de transport public lors des déplacements.
Frais de taxi uniquement dans les situations exceptionnelles suivantes, approuvées par le manager direct :
Déplacements vers les aéroports/gares ferroviaires si les transports publics ne sont pas pratiques,
Raisons de sécurité,
Absence, grève ou dysfonctionnement des transports publics,
Urgences,
Déplacements entre le domicile du salarié et son lieu de travail à des heures exceptionnellement tardives.
Dépenses dues à l’utilisation exceptionnelle d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Les entités doivent établir leur propre système d’indemnités kilométriques, qui doit être aligné sur le système fiscal reconnu.
Repas :
Frais de repas individuels lors de missions professionnelles dans la limite d’un plafond défini par les entités. En principe, le plafond pour les voyageurs internationaux doit être celui appliqué sur le lieu de la mission par la société EQUANS locale,
Repas d’affaires : le coût du repas doit respecter les plafonds de l’entité et s’aligner sur les processus éthiques. Le nom et la société des invités doivent être indiqués,
Les repas d’équipe peuvent être pris en compte s’ils sont autorisés par le manager. Leur coût doit respecter le plafond autorisé.
Les pourboires, s’ils font partie de la facture ou s’ils constituent une pratique locale,
Les frais de stationnement et de péage encourus à des fins professionnelles,
Le téléphone et la connexion à Internet (le Wi-Fi doit être privilégié),
La vaccination utile et autres frais médicaux pour la bonne exécution des missions à l’étranger,
Les frais de visa et de second passeport,
Les différences de taux de change et les frais de change en cas de paiement en devise étrangère,
Les cadeaux des clients à condition que ces dépenses soient effectuées dans le respect des règles d’éthique et dûment contrôlées.
Dépenses non éligibles au remboursement
Les frais d’aller-retour entre le domicile et le lieu de travail habituel, y compris les frais de péage et de transport. Cela concerne notamment les collaborateurs qui ont décidé d’avoir leur résidence personnelle loin de leur lieu de travail habituel. Toute exception nécessite l’approbation du DRH local.
Les repas couverts par l’indemnité journalière.
Tout équipement normalement acheté dans le cadre du processus d’achat de l’entreprise,
Les frais de stationnement et de péage encourus à titre personnel.
Toutes les dépenses personnelles (achat de bagages, duty-free, journaux, magazines à moins qu’ils ne soient professionnels, amendes et toute autre dépense personnelle).
