Accord collectif sur les conventions de forfait annuel en jours
au sein de la société XX
Entre les soussignés :
La Société XX, Société coopérative d'intérêt collectif par actions simplifiée à capital variable Entreprise de l'économie sociale et solidaire immatriculée au RCS de Paris sous le numéro XX, dont le siège social est situé au XX
Ci-après désignée la « Société »,
D’une part,
Et
Les Salariés de la Société, consultés sur le projet d’Accord,
Ci-après désignés « les Salariés »
D’autre part,
Ci-après ensemble désignées les « Parties »
Préambule :
Le présent Accord a pour objectif de mettre en place un nouveau mode d’organisation du travail, plus en phase avec la réalité de l’activité ainsi que du marché au sein duquel évolue la Société. Il vise notamment à :
instituer une semaine de 4 jours ;
permettre plus de cohérence entre les statuts ;
être en capacité de répondre de manière optimale et adaptée aux attentes des sociétaires, partenaires, tout en protégeant la santé et la sécurité des salariés ;
disposer de souplesse et de flexibilité dans l’organisation du temps de travail pour permettre aux salariés d’organiser un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle ;
tenir compte de l’autonomie dont les salariés concernés disposent dans l’organisation de leur emploi du temps ;
concilier la pérennité et le développement économique de la Société avec les droits au repos et à la déconnexion des salariés.
La direction rappelle l’importance du respect de la préservation de la santé et de la sécurité, ainsi que la qualité de vie au travail des salariés signataires d’une convention individuelle de forfait-jours.
Dans ce contexte, elle attache une attention particulière à la mise en œuvre de mesures de suivi de la charge de travail, des amplitudes de travail et des temps de repos des salariés concernés.
Il est rappelé, conformément aux articles L.3121-53 et suivants du code du travail, que la conclusion d’une convention annuelle de forfaits en jours requiert l’accord écrit du salarié et fait impérativement l’objet d’un accord signé.
Cette convention individuelle de forfait devra faire référence au présent accord et fixer expressément le nombre de jours prévus au forfait.
Il est enfin rappelé que le refus du salarié de signer cette convention ne remet pas en cause son contrat de travail et n’est pas constitutif d’une faute.
Le présent Accord est conclu en application des dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Il est conclu conformément aux dispositions des articles L.2232-21 et suivants du code du travail relatifs à la négociation dans les entreprises, dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, dépourvues de délégué syndical.
Il détermine notamment :
les salariés qui sont éligibles ;
le nombre de jours compris dans le forfait et le dépassement occasionnel autorisé ;
la période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait ;
les modalités de fixation de la rémunération des salariés concernés ;
les garanties permettant de préserver la santé, la sécurité et le droit à repos des intéressés ;
les impacts, sur la rémunération, des absences et des arrivées et des départs en cours d’exercice ;
les caractéristiques principales des conventions individuelles de forfait ;
les modalités de suivi, de révision et de dénonciation et la durée des dispositions qu’il contient.
Champ d’application de l’accord
Le présent Accord s’applique aux salariés pouvant bénéficier d’un forfait annuel en jours tels que définis à l’article 2 du présent Accord.
Par exception, il est rappelé que les cadres dirigeants au sens de l’article L.3111-2 du code du travail, ne peuvent bénéficier des dispositions du présent Accord, ces derniers n’étant pas soumis à la législation sur la durée du travail, étant rappelé que conformément à l’article L.3111-2 du code du travail, sont considérés comme cadres dirigeants : « les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonomes et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans l'entreprise ou leur établissement ».
Salariés concernés
Les Parties conviennent que peuvent conclure une convention de forfaits en jours sur l'année, les salariés :
sans minimum de classification ni de rémunération ;
et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées ;
et dont la durée du travail ne peut pas être prédéterminée.
Période de référence du forfait
La période de référence du forfait en jours est du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Nombre de jours compris dans le forfait
La durée du travail des salariés visés à l’article 2 du présent Accord est définie en nombre de jours de travail sur l’année.
La durée annuelle du forfait en jours d’un salarié ayant acquis l’ensemble de ses droits à congés payés, définies dans la convention individuelle de forfait en jours correspond au plus à 185 jours de travail (“
Jours Travaillés”) par an pour un salarié présent sur une année complète d’activité.
Dans un souci organisationnel, les 4 jours travaillés seront les mêmes pour l’ensemble des Salariés d’une même équipe, et seront définis au moins 30 jours à l’avance par la direction en accord avec les managers d’équipe.
Forfaits jours réduits
Des forfaits annuels en jours « réduits » pourront également être conclus avec des salariés en-deçà de 185 jours par an (journée de solidarité incluse).
Dans ce cas, la rémunération forfaitaire du salarié sera fixée proportionnellement au nombre de jours de travail fixés par les Parties dans le cadre de la convention individuelle de forfait.
Sans que cela ne remette en cause l'autonomie et l'indépendance dont dispose le salarié dans l'organisation de son temps de travail, et afin de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et la continuité de service, les Parties pourront, en cas de forfait en jours réduit, convenir de fixer un nombre précis de jours qui ne seront pas travaillés par semaine.
Il est rappelé que conformément aux règles légales, le forfait en jours réduit ainsi convenu entre les Parties n'entraîne pas application des dispositions légales et conventionnelles relatives au travail à temps partiel au regard du droit du travail.
Nombre de jours de repos par an
Afin de ne pas dépasser le plafond annuel de jours travaillés visé à l’article 4 ci-dessus, le salarié bénéficie de jours de repos légaux dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre en fonction notamment du nombre de jours chômés sur l’année.
A cet égard, il est expressément précisé que, compte tenu d’un nombre variable de samedis, de dimanches et de jours fériés d’une année sur l’autre, le nombre de jours de repos dans l’année sera calculé chaque année par la direction et communiqué aux salariés concernés en début d’année de référence.
Modalités de prise de jours de repos
Les jours de repos sont pris au cours de la période de référence annuelle par journée ou demi-journée.
La demi-journée est définie comme la séquence de travail qui finit au plus tard à 14 heures ou commence au plus tôt à 13 heures.
La journée de travail s’entend comme la séquence de travail qui va au-delà de la demi-journée telle qu’elle est définie ci-dessus.
Compte tenu de l’autonomie des salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année, les jours de repos seront posés à l’initiative du collaborateur sur la période de référence annuelle, en concertation avec son responsable hiérarchique. Il est de la responsabilité de chaque collaborateur de prendre de manière effective et régulière les jours de repos, sous le contrôle de son responsable hiérarchique.
En vue de concilier l’autonomie des salariés et les impératifs liés aux nécessités de l’organisation de l’entreprise et l’organisation de la vie personnelle et familiale du collaborateur, il est convenu que :
les jours de repos seront pris, par demi-journée ou journée entière sur la période de référence annuelle, en concertation avec le responsable hiérarchique en tenant compte des impératifs liés d’une part, à la réalisation de la mission et d’autre part, au bon fonctionnement de l’entreprise et du service ;
jusqu’à 4 jours de repos pourront toutefois être fixés unilatéralement par l’employeur en fonction des nécessités du service et du fonctionnement de l’activité, étant précisé que des salariés d’une même équipe pourront se voir imposer de prendre une même journée de repos.
Les dates prévisionnelles de prise des jours de repos devront être communiquées par le collaborateur dans un délai raisonnable de 5 jours avant la date de départ souhaitée. La direction pourra s’y opposer pour des raisons objectives et motivées tenant notamment aux contraintes du service, aux périodes d’activité et à la nécessité de maintenir un certain pourcentage de salariés en activité. Les modifications par l’une ou l’autre des Parties des dates fixées pour la prise des jours de repos ne pourront s’effectuer que sous réserve de respecter un délai de prévenance de 7 jours calendaires.
Il est en outre précisé que les jours de repos pourront le cas échéant être accolés à un week-end, aux congés légaux ou tout autre congé.
En tout état de cause, les jours de repos doivent être pris régulièrement sur la période annuelle de référence et ne pourront être reportés sur l’année suivante.
Renonciation aux jours non travaillés - Rachat des jours de repos
Même si la direction entend privilégier en priorité la prise de jours de repos en vue de respecter l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle de chaque collaborateur, le salarié pourra, à titre exceptionnel, renoncer, conformément aux dispositions légales et en accord avec l’employeur, à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de 10% de son salaire. Ce mécanisme de rachat concerne les seuls jours de repos légaux.
Cette possibilité est subordonnée à l’accord du salarié et de la Société. Cet accord est établi par écrit et prend la forme d’un avenant à la convention individuelle de forfait en jours.
La mise en œuvre de la faculté offerte au salarié de renoncer, en accord avec l’employeur, à une partie des jours de repos, peut avoir pour conséquence de conduire à un dépassement du nombre de jours travaillés défini à l’article 4 du présent Accord. Toutefois, il est convenu que le nombre total de jours travaillés dans l’année ne peut pas dépasser le plafond de 235 jours.
Impact des absences et entrées/sorties en cours d’année
En cas d’absence en cours d’année, le droit individuel aux jours de repos est calculé, selon la formule ci-après, au prorata du temps de présence du salarié dans l’entreprise au cours de la période de référence, en cas d’absence non-assimilée à du temps de travail effectif ou encore, selon qu’il arrive dans l’entreprise ou qu’il la quitte en cours de période de référence.
Dans la formule suivante, les jours d’absence visés sont indistinctement des jours d’absence non-assimilés à du temps de travail effectif pour la détermination des droits que le salarié tient de son ancienneté ou une partie de la période de référence pendant laquelle le salarié n’était pas inscrit aux effectifs du fait d’une arrivée ou d’un départ en cours d’année :
La réduction du droit individuel aux jours de repos est égale à : nombre de jours d’absence en jours ouvrés / 185) X nombre de jours de repos dus pour une année entière.
Le nombre de jours de repos ainsi déterminé est arrondi à la journée ou demi-journée supérieure.
Dans le cas d’une arrivée en cours d’année, le nombre de jours à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaine restant à courir jusqu’à la fin de l’année civile, selon la formule suivante :
Nombre de jours ouvrés de l’année restants à courir jusqu’au 31 décembre - Nombre de jours de repos proratisés [(nombre de jours de repos pour une année complète) X nombre de jours ouvrés de l’année restants à courir jusqu’au 31 décembre / 185] - nombre de jours de congés payés annuels proratisés (arrondis à l’entier supérieur)
Exemple :
Salarié embauché le 1er septembre 2024 avec une convention individuelle de forfait en jours de
185 jours :
Nombre de jours ouvrés sur la période du 01/09/2024 au 31/12/2024 : 121 jours calendaires – 35 (jours de repos hebdomadaires) – 3 (jours fériés chômés sur ladite période) =
83
Nombre de jours ouvrés sur l’année 2024 : 366 – 105 (jours de repos hebdomadaires) – 9 (jours fériés chômés sur ladite période) =
252
Détermination des jours travaillés du salarié arrivé le 1er septembre 2024 :
185 x 83 = 60,9 arrondi à 61.
252
En cas de rupture du contrat de travail en cours d’année, le nombre de jours de repos dû au titre de l’année considérée est calculé au prorata de la durée de présence du salarié depuis le 1er janvier jusqu’à la date de sortie de l’intéressé des effectifs.
Rémunération
Les salariés concernés par une convention de forfait en jours bénéficient d’une rémunération annuelle forfaitaire brute, en contrepartie de l’exercice de leurs fonctions et des sujétions liées au forfait en jours.
La rémunération mensuelle versée au salarié ayant conclu une convention de forfait jours est lissée sur l’année et est indépendante du nombre de jours travaillés dans le mois, pour un mois complet d’activité.
En cas d’absence non rémunérée, ainsi qu’en cas d’entrée ou de sortie en cours de mois, la rémunération mensuelle du salarié est diminuée à hauteur du salaire journalier correspondant au nombre de jours d’absence sur le mois considéré.
La valeur d’une journée entière de travail sera calculée en divisant la rémunération mensuelle forfaitaire par 17.
Durée maximale de travail et temps de repos
Aux termes des dispositions légales, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis à la durée quotidienne maximale de travail, aux durées hebdomadaires maximales de travail et à la durée légale hebdomadaire.
Néanmoins, afin de garantir la protection de la sécurité et de la santé du salarié, l’amplitude et la charge de travail des salariés concernés doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition des temps travaillés.
En outre, les règles légales relatives au repos quotidien et hebdomadaire leur sont applicables.
Dès lors, les salariés bénéficient :
d’un repos minimal quotidien de 11 heures consécutives ;
d’un repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit 35 heures.
Il est précisé que le forfait en jours, bien qu’exclusif de tout décompte des heures travaillées, ne doit pas avoir pour conséquence de limiter de manière récurrente le repos quotidien à son minimum légal de 11 heures. La direction de la Société sera particulièrement attentive au fait de veiller au droit à la déconnexion, au caractère raisonnable de la charge de travail ainsi qu’à l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle des salariés.
Il est par ailleurs rappelé que les journées d’activité seront limitées sauf cas exceptionnel à 45 jours par semaine, sans pouvoir dépasser 6 jours consécutifs.
Les supérieurs hiérarchiques seront attentifs au respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire de leurs collaborateurs, notamment au travers des missions confiées et au moyen des dispositifs de suivi prévus par le présent Accord et rappelleront ce principe à leurs collaborateurs. Ils veillent à ce que la charge de travail confiée permette de prendre effectivement et régulièrement les temps et jours de repos.
Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée. En cas de difficulté, le salarié pourra en informer la direction des Ressources Humaines.
En cas de non-respect du repos quotidien et/ou hebdomadaire constaté, un entretien aura lieu avec le responsable hiérarchique, afin de connaître les raisons de ce non-respect et d’adopter en conséquence les mesures permettant de préserver le droit au repos et à la santé du salarié.
Droit à la Déconnexion
La bonne gestion et maîtrise des technologies de l’information et de la communication (messagerie électronique, ordinateurs portables, smartphones, etc.) est indispensable afin d’assurer l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des salariés.
Dans ce contexte, les Parties conviennent de la nécessité de veiller à ce que les pratiques dans ce domaine soient adaptées et respectueuses des personnes et de leur vie privée.
Elles reconnaissent que les outils numériques font aujourd’hui partie de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
Toutefois, elles soulignent que l’effectivité du respect par le salarié en forfait jours des durées de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance durant leurs temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant leurs congés payés, repos et arrêts maladie.
Dans ce cadre, les Parties conviennent qu’il appartient aux salariés de se déconnecter des outils de communication à distance durant leurs temps de repos quotidien et hebdomadaire ainsi que pendant leurs congés payés, repos et arrêts maladie.
Ce droit se traduit notamment par l’absence d’obligation, pour le salarié, de répondre aux appels téléphoniques professionnels ou encore d’envoyer et de traiter les mails professionnels en dehors de son temps de travail, sauf circonstances particulières ou urgence impérieuse.
Par ailleurs, les managers et les salariés seront sensibilisés à l’exercice du droit à la déconnexion ainsi qu’à ces bonnes pratiques.
Les responsables hiérarchiques seront sensibilisés au fait qu’il leur appartient eux-mêmes de respecter cette obligation pour ce qui les concerne et de s’abstenir de formuler des demandes pendant les horaires de nuit, le week-end, et à plus forte raison pendant les congés payés des salariés.
Dans l’hypothèse où la direction prendrait connaissance de l’utilisation des outils de communication à distance pendant les heures de repos, un entretien sera organisé avec le salarié concerné et son responsable hiérarchique pour faire un point sur la nécessité de déconnecter les outils de communication à distance pendant les périodes de repos et, le cas échéant, sur les raisons expliquant son utilisation pendant les heures de repos.
Un compte-rendu de cet entretien sera établi par le responsable hiérarchique et communiqué au salarié concerné, ainsi qu’à la direction des Ressources Humaines, permettant d’assurer le suivi des mesures éventuellement adoptées à la suite de cet entretien.
Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail des salariés
Le nombre de journées de travail sera comptabilisé sur un document de contrôle établi à l’échéance de chaque mois ou au plus tard de chaque trimestre par le salarié concerné, au moyen d’une page Notion dédiée.
Devront être identifiées dans le document de contrôle :
la date des journées travaillées ;
la date et la qualification des journées de repos prises. Les qualifications, impérativement mentionnées, pourront notamment être les suivantes : congés payés, congés conventionnels, repos hebdomadaire, jour de repos légal, …
Ce suivi est en tout état de cause assuré sous le contrôle et la responsabilité du supérieur hiérarchique qui a pour mission de vérifier l’amplitude journalière de travail du salarié.
Il est entendu que ce suivi n’a pas pour but de contrôler l’activité individuelle des salariés mais de contrôler le temps de travail en vue de concourir à préserver le droit au repos et à la santé de ces derniers en apportant tous les correctifs nécessaires.
Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu’il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l’autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps de travail, avertir sans délai son responsable hiérarchique afin qu’une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.
Le salarié alertera son supérieur hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle sa charge de travail suivant les modalités décrites ci-après. Le responsable hiérarchique devra prendre connaissance des alertes mises en évidence dans l’outil ou le document de suivi des temps de repos et en analyser les causes, afin d’apporter, le cas échéant, des réponses en matière d’organisation et de répartition du volume de la charge de travail.
Entretien annuel individuel obligatoire
Chaque responsable hiérarchique organise un entretien individuel spécifique au moins une fois par an avec les salariés en forfait-jours de son service.
Cet entretien, bien que spécifique et faisant l’objet d’un compte-rendu distinct, pourra avoir lieu à la suite de l’entretien annuel d’évaluation ou d’un autre entretien. Cet entretien a pour vocation de permettre au salarié et à son responsable hiérarchique de faire le bilan de :
la charge de travail du salarié ;
l’organisation de son travail ;
l’amplitude de ses journées de travail ;
le décompte des jours travaillés et des jours de repos ;
l’articulation de son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
l’adéquation des sujétions liées au forfait en jours avec la rémunération du salarié.
Cet entretien individuel de suivi a pour objectif de s’assurer que le forfait annuel en jours respecte bien les droits à la santé et au repos du salarié ainsi que le droit du salarié au respect de sa vie personnelle et familiale.
Au regard des constats effectués et afin de veiller à la santé et la sécurité des salariés, le salarié et son responsable hiérarchique arrêteront ensemble les mesures de prévention et de règlement des éventuelles difficultés. Le bilan et les mesures envisagées seront recueillis dans un compte-rendu d’entretien établi par le responsable hiérarchique.
Outre cet entretien de suivi, un second entretien pourra être organisé environ 6 mois plus tard entre le salarié et son responsable hiérarchique, par exemple à l’occasion de l’entretien de mi-année, afin de faire un point sur la charge de travail du salarié et s’assurer de l’amplitude raisonnable des journées de travail.
Il est pris, à l’issue de cet entretien, les mesures correctrices éventuellement nécessaires pour mettre fin à la surcharge de travail, ou corriger l’organisation ou toute mesure permettant le respect effectif des repos, d’assurer une charge de travail raisonnable, de limiter les amplitudes, et d’articuler vie personnelle et professionnelle.
En cas d’alerte de la part du salarié sur ses difficultés à respecter le repos journalier et hebdomadaire, la direction doit alors immédiatement prendre les mesures permettant d’assurer le respect effectif de ces repos et de ces impératifs, et prévenir tout renouvellement d’une situation conduisant à enfreindre lesdits repos quotidiens et hebdomadaires.
Suivi de l’accord
Les Parties à la négociation s'engagent à se donner rendez-vous et à suivre le dispositif mis en place par le présent Accord. Ce rendez-vous et ce suivi devront se faire trimestriellement à compter de la date de signature du présent Accord.
Date d’effet
Le présent Accord prendra effet au lendemain de son dépôt auprès de l’administration du travail.
Durée de l’accord et révision
Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent Accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues par le code du travail.
Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des Parties signataires.
Dénonciation
Le présent Accord pourra également être dénoncé, par chacune des Parties signataires, sous réserve d’un préavis de 3 mois.
Cette dénonciation devra être notifiée par son auteur à l’ensemble des Parties signataires et donnera lieu à dépôt.
Informations des salariés
Le présent Accord fera l’objet d’un affichage aux endroits prévus à cet effet et sera consultable sur le site intranet de la Société.
Publicité et dépôt de l’accord
Le présent Accord est déposé :
sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords » du ministère du Travail ;
auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.
Le présent Accord sera également envoyé à titre informatif à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI).
Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des Parties signataires.
Fait à Paris, le 28 novembre 2023, en trois exemplaires originaux.
