La société BPCE SA, Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de 170 384 630 euros, dont le Siège est situé au 50 avenue Pierre-Mendès France – Paris 13ème, représentée par Monsieur , agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines de BPCE SA,
D’une part,
ET :
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de BPCE SA, représentées respectivement par leur délégué syndical,
D’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
TOC \o "1-2" \h \z \u
PREAMBULE3
ARTICLE 1 -Principes généraux3
ARTICLE 2 -Exclusivité du vote électronique4
ARTICLE 3 -Modalité d’organisation des opérations4 3.1.Protocole d’accord préélectoral4 3.2.Formation au système de vote électronique4 3.3.Expertise indépendante4 3.4.Cellule d’assistance technique5
ARTICLE 4 -Déroulement des opérations de vote5 4.1.Établissement des listes électorales et transmission5 4.2.Lieu et temps du scrutin5 4.3.Modalités d’accès au site de vote6 4.4.Déroulement du vote6 4.5.Programmation du site6
ARTICLE 5 -Clôture et Résultats7 5.1.Clôture7 5.2.Décompte et attribution des sièges7 5.3.Délais de recours et destruction des données7
ARTICLE 6 -Sécurité et confidentialité7 6.1.Anonymat et confidentialité des suffrages7 6.2.Le dispositif de secours8
ARTICLE 7 -Gestion des données à caractère personnel et RGPD8
ARTICLE 8 -DISPOSITIONS GENERALES8 8.1.Durée de l’accord8 8.2.Révision8 8.3.Dénonciation9 8.4.Suivi de l’accord9 8.5.Dépôt et publicité9
ANNEXE1
1 -Contexte de mise en œuvre du vote électronique2
2 -Nature des prestations attendues3
3 -Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.4
3.1 -Fonctionnalités générales.4 3.2 -Scénario de vote5 3.3 -Procédure d’ouverture des élections5 3.4 -Procédure de fermeture des élections6 3.5 -Dépouillement des urnes électroniques6 3.6 -Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique6 3.7 -Liste des émargements6 3.8 -Assistance technique7 3.9 -Dispositifs de secours7
PREAMBULE
Le vote électronique a été mis en place dans l’entreprise par un accord collectif à durée indéterminée du 8 février 2010 modifié par son avenant n°1 du 18 janvier 2013. Cet accord et son avenant sont applicables dans le cadre des élections des Délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise. Aussi, il est apparu nécessaire de conclure un nouvel accord relatif au vote électronique compte tenu du contexte de mise en œuvre des ordonnances du 22 septembre 2017 et plus particulièrement de l’obligation de mettre en place le Comité Social et Economique. La mise en place d’un système de vote électronique a pour objectif de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et de favoriser la participation des salariés. Les discussions ont ainsi abouti au présent accord qui a pour objet de mettre en œuvre une utilisation exclusive du vote électronique au sein de BPCE SA dans un cadre simplifié :
il prévoit qu’il sera recouru de manière exclusive au vote électronique pour l’ensemble des opérations électorales au sein de la Société ;
il définit les modalités de recours au vote électronique qui sont renvoyées à la négociation du protocole d’accord préélectoral de l’entreprise ;
il rappelle les conditions essentielles de recours au vote électronique.
Le présent accord se substitue à tout accord ayant le même objet au sein de BPCE SA et notamment à l’accord d’entreprise de BPCE sur la mise en œuvre du vote électronique du 8 février 2010 et l’avenant n°1 du 18 janvier 2013. Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Principes généraux
Le système retenu par BPCE SA doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote : possibilité pour un électeur d’exercer son droit de vote sans pression extérieure ;
La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;
Le caractère personnel, libre et anonyme, et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l’a émis.
Les parties conviennent que le cahier des charges annexé fixe les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique aux différents stades du processus électoral et respecte les dispositions légales, règlementaires et aux recommandations de la CNIL.
Exclusivité du vote électronique
La Direction et les Partenaires Sociaux sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif pour l’ensemble des opérations électorales professionnelles au sein de BPCE à l’exclusion de toute autre modalité de vote.
Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires ou la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel et la répartition du personnel dans les collèges électoraux, outre la mention de la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral. Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Expertise indépendante
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de recourir à une solution développée par un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux mandaté pour ce faire par la Direction. Il lui est confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges annexé au présent accord respectant les prescriptions légales et réglementaires. Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit ainsi être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences légales et réglementaires et aux recommandations de la CNIL en vigueur. Afin de vérifier le respect des règles relatives à la conception du système de vote électronique, le prestataire remet à la Direction de BPCE SA le rapport d’expert indépendant correspondant à la version du logiciel qui sera mis en place le jour de l’élection.
Cellule d’assistance technique
Conformément aux dispositions légales en vigueur, une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, sera mise en place. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
BPCE SA établit les listes électorales qui sont transmises au prestataire pour importation sur le système de vote électronique. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification (code d’identification personnel et mot de passe). Seul le prestataire aura connaissance du code secret personnel et du mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
Déroulement du vote
Il est rappelé qu’au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts (un vote pour élire les représentants titulaires au comité social et économique et un vote pour élire les représentants suppléants au comité social et économique). Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et ce à des fins de contrôle du scrutin et les taux de participation.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. En conséquence, le prestataire retenu pour la mise en œuvre du vote électronique s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et notamment le Règlement (UE° 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018, dit « RGPD ». Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. La direction précise qu’elle informera le délégué à la protection des données de l’organisation des élections par vote électronique.
DISPOSITIONS GENERALES
Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il produira ses effets à l’issue de la réalisation des formalités de publicité et de dépôt et sera applicable aux élections qui interviendront fin 2019 pour la mise en place du Comité Social et Economique, ainsi qu’aux élections suivantes. Les présentes dispositions se substituent intégralement à l’accord d’entreprise de BPCE sur la mise en œuvre du vote électronique du 8 février 2010 et l’avenant n°1 du 18 janvier 2013.
Révision
Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues par le code du travail. La demande de révision éventuelle est notifiée aux parties signataires par courrier recommandé avec accusé de réception. Des négociations en vue de la révision du présent accord seront ouvertes dans un délai maximum de 3 mois à compter de la réception de la demande de révision.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions légales en vigueur.
Suivi de l’accord
Une commission composée de représentants de BPCE SA et de deux délégués syndicaux, maximum, de chaque organisation syndicale représentative signataire ou adhérente au présent accord assurera le suivi du présent accord. Cette commission se réunira, en cas de nécessité, à la demande expresse d’au moins trois membres de la commission.
Dépôt et publicité
Le présent accord sera notifié par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Cet accord sera déposé à la DIRECCTE sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail et au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud'hommes du siège de la BPCE SA, conformément aux dispositions de l'article L.2231-6 du Code du Travail. Chaque organisation syndicale sera destinataire d'un exemplaire original du présent accord. Le présent accord sera mis à la disposition des salariés de BPCE SA, via l'intranet de BPCE SA.
Fait à Paris, le 5 août 2019 En 8 exemplaires originaux
Pour BPCE SA, Directeur des Ressources Humaines BPCE
Pour la CFTCPour la CFDT
Pour le SNB-CFE/CGC Pour l’UNSA
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de BPCE SA
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections des membres du CSE, la Société souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique. L’organisation de ces élections est encadrée par le Code du travail ainsi que par le Code de commerce. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail issus du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et de l’arrêté du 25 avril 2007.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentants du personnel au Comité Social et Economique titulaires et suppléants ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à BPCE SA les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture des élections
L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.
Procédure de fermeture des élections
La procédure de fermeture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure de fermeture : les Président et Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique.
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
