Protocole d’accord relatif aux modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique
Protocole d’accord relatif aux modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique
Protocole d’accord RELATIF AUX MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Entre d’une part :
La Caf de l’Hérault, représentée par son Directeur, ,
Et d’autre part :
- Les organisations syndicales représentatives soussignées,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre de l’ordonnance n°2017-1386 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise en date du 22 septembre 2017, les mandats du premier
Comité Social et Economique (CSE) au sein de la Caisse d’Allocations Familiales de l’Hérault (Caf de l’Hérault) ont débuté le 20/11/2019.
Si les dispositions légales et réglementaires en vigueur fixent un cadre au CSE, le présent accord permet d’adapter les modalités de fonctionnement de cette instance aux spécificités locales de la Caf de l’Hérault.
Article 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de fonctionnement du CSE.
Il trouve son application au sein de la Caisse d’Allocations Familiales de l’Hérault, organisme constituant un établissement unique.
Article 2 : DELEGATION ELUE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
2.1 Durée du mandat
Les membres du CSE sont élus pour une durée de 4 ans. Le nombre de mandats successifs est limité à trois conformément à l’article L 2314-33 du Code du travail, sans prendre en compte les mandats antérieurs à la création du CSE.
Le mandat prend fin de plein droit en cas de rupture du contrat de travail, de perte des conditions d’éligibilité ou en cas de décès. En revanche, le changement de catégorie professionnelle n’a aucune incidence sur le mandat en cours.
2.2 Nombre d’élus
La délégation du CSE est formée par un nombre égal de titulaires et de suppléants.
Compte-tenu de l’effectif de la Caf de l’Hérault compris entre 600 et 799 salariés, le Décret n°2017-1819 relatif au Comité Social et Economique en date du 29 décembre 2017 prévoit la mise en place de 14 titulaires, et donc de 14 suppléants.
Conformément aux dispositions légales, le Protocole d’Accord Préélectoral définira le nombre de sièges prévus pour le CSE par collège.
2.3 Heures de délégation
Chaque membre titulaire du CSE bénéficie d’heures de délégation afin de pouvoir remplir ses fonctions de représentant du personnel. Les heures passées en réunion sur convocation de l’employeur ainsi que les temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de ces réunions sont décomptés en temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur les heures de délégation.
Il est établi par cet accord que chaque membre titulaire du CSE bénéficiera d’un crédit de 24 heures de délégation par mois.
Le secrétaire du CSE bénéficie d’un crédit d’heures supplémentaire de 24 heures sur l’année pour assurer son rôle de secrétaire. Ce crédit d’heures peut être réparti entre le secrétaire et son adjoint.
Le trésorier du CSE bénéficie d’un crédit d’heures supplémentaire de 48 heures sur l’année pour assurer son rôle de trésorier. Ce crédit d’heures peut être réparti entre le trésorier et son adjoint.
2.4 PRINCIPES DE MUTUALISATION et d’ANNUALISATION DES HEURES DE DELEGATION
En application de l’article L 2315-9 du Code du travail, les heures de délégation peuvent être réparties entre les membres titulaires et/ou les membres suppléants. Cependant, cette mutualisation du crédit d’heures de délégation ne doit pas conduire à l’utilisation par un membre du CSE de plus d’une fois et demie le crédit d’heures mensuel fixé.
En application de l’article L 2315-8 du Code du travail, les membres du CSE peuvent cumuler leurs heures de délégation sur une durée de 12 mois. Cependant, cette annualisation du crédit d’heures de délégation ne doit pas conduire à l’utilisation par un membre du CSE de plus d’une fois et demie le crédit d’heures mensuel fixé.
2.5 MODALITES D’UTILISATION DES HEURES DE DELEGATION
Les modalités d’utilisation et de pose des heures de délégations allouées aux membres du CSE sont prévues par une note de service.
Concernant les dispositifs d’annualisation ou de mutualisation des heures de délégation, les membres du CSE qui souhaitent activer ces modalités doivent obligatoirement en informer l’employeur par écrit en amont de la mise en œuvre effective de ces dispositifs et de ces heures.
Article 3 : COMPOSITION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Le CSE est composé d’une délégation employeur et d’une délégation du personnel.
D’autres intervenants sont amenés à participer au CSE en fonction de l’ordre du jour.
3.1 La Délégation employeur
Le Directeur -ou son représentant- préside le CSE. Au titre de sa délégation permanente, le Directeur peut être assisté de trois collaborateurs, choisis en fonction de leurs compétences.
Selon les questions fixées par l’ordre du jour, des invités (responsables ou experts au sein de l’entreprise) peuvent être amenés à intervenir ponctuellement, même s’ils ne sont pas membres du CSE.
3.2 LA DELEGATION DU PERSONNEL
La délégation du personnel est composée des 14 membres titulaires et des 14 suppléants.
Lors de la première réunion plénière du CSE, les membres de la délégation du personnel présents ayant voix délibérative désignent, à la majorité des voix exprimées, un secrétaire et un trésorier parmi les membres titulaires du CSE, ainsi qu’un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint.
3.3 LES REPRESENTANTS SYNDICAUX AU CSE
Chaque organisation syndicale représentative au sein de l’organisme peut désigner un représentant syndical qui siégera au CSE. Celui-ci participe aux débats mais ne peut pas participer au vote lié aux délibérations du CSE.
Dans ce cadre et conformément à l’article R 2315-4 du Code du travail, le temps nécessaire à l’exercice de leurs fonctions est fixé dans la limite d’une durée qui ne peut excéder 20 heures par mois.
3.4 LES AUTRES PARTICIPANTS
Le Médecin du travail, l’Ingénieur conseil Carsat et l’Inspecteur du Travail sont conviés aux réunions lorsqu’elles traitent de sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Article 4 : COMMISSIONS DU CSE ET DESIGNATION D’UN REFERENT
4.1 COMMISSION SANTE, SECURITE ET CONDITIONS DE TRAVAIL (CSSCT)
4.1.1 Désignation et mandat des membres de la CSSCT La CSSCT est une émanation du CSE. Elle est présidée par le Directeur de l’organisme ou son représentant et elle est composée de quatre
représentants du personnel, dont au moins un représente le collège cadres.
Lors de la première réunion plénière du CSE, les membres de la CSSCT sont désignés par les membres du CSE présents ayant voix délibérative, à la majorité des voix exprimées, parmi les membres du CSE. Leur fonction prend fin de plein droit à l’issue du mandat des membres du CSE.
4.1.2 Missions de la CSSCT La CSSCT se voit confier par délégation du CSE toutes ses attributions liées à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail mentionnées à l’article L 2312-9 du Code du travail.
Cependant en application de l’article L 2315-38 du Code du travail, le recours à l’expertise et les attributions en matière de consultation demeurent de la compétence du CSE y compris lorsqu’il s’agit de sujets en rapport avec la santé, la sécurité et les conditions de travail.
4.1.3 Moyens spécifiques aux membres de la CSSCT Pour l’exercice de leurs missions, les quatre membres de la CSSCT bénéficient d’un crédit d’heures individuel supplémentaire de 12 heures par an.
Conformément à l’article L 2315-18 du Code du travail, l’employeur finance une formation, en matière de santé, sécurité et conditions de travail, de 5 jours par mandature pour les membres de la CSSCT.
4.1.4 Réunions de la CSSCT Cette commission se réunit quatre fois dans l’année, au moins 15 jours calendaires avant la tenue des réunions du CSE consacrées en tout ou partie à la santé, la sécurité et les conditions de travail. Son rôle est de préparer les réunions du CSE, ainsi que les délibérations lorsqu’il est question de santé, de sécurité et des conditions de travail.
Le temps consacré aux réunions de la CSSCT ne s’impute pas aux heures de délégation de ses membres, il est compté comme du temps de travail effectif.
4.2 AUTRES COMMISSIONS
Trois commissions sont mises en place au sein du CSE : une commission de l’égalité professionnelle, une commission de la formation, une commission d’information et d’aide au logement. Elles sont composées d’un Président, obligatoirement membre du CSE, et de salariés de l’organisme, qui peuvent être des membres du CSE ou non.
Lors de la première réunion plénière du CSE, la désignation des membres de ces commissions s’opère à la majorité des voix exprimées par les membres du CSE présents ayant voix délibérative.
Les commissions ont pour mission de produire des rapports à l’intention du CSE. Ces rapports portent sur les travaux effectués selon le domaine visé par la commission, au moins une fois dans l’année et ponctuellement sur demande du CSE le cas échéant.
La réunion de la commission se fait à l’initiative du président de celle-ci.
Préalablement à l’organisation et à la tenue d’une réunion de l’une des trois commissions listées ci-après, le Président de la commission doit impérativement en informer le Président et le Secrétaire du CSE.
Toute proposition formulée par l’une des commissions doit être validée par les membres du CSE lors d’une délibération spécifique pour sa mise en œuvre.
4.2.1 Commission de l’égalité professionnelle La commission de l’égalité professionnelle est composée de quatre membres, désignés à la majorité des membres du CSE parmi l’ensemble des salariés de la Caf de l’Hérault, excepté son président qui est choisi au sein des membres du CSE.
Elle se réunit au moins une fois par an à l’initiative de son président.
Chaque membre de la commission bénéficie d’un crédit d’heures individuel supplémentaire de 5 heures, afin qu’ils puissent se réunir et que le temps consacré à ces réunions soit comptabilisé en temps de travail effectif.
Elle a pour rôle de préparer les délibérations du CSE dans son domaine de compétence à l’aide de tout document utile fourni par l’employeur.
4.2.2 Commission de la formation La commission de la formation est composée de quatre membres, désignés à la majorité des membres du CSE parmi l’ensemble des salariés de la Caf de l’Hérault, excepté son président qui est choisi au sein des membres du CSE.
Elle se réunit au moins une fois par an à l’initiative de son président.
Chaque membre de la commission bénéficie d’un crédit d’heures individuel supplémentaire de 5 heures, afin qu’ils puissent se réunir et que le temps consacré à ces réunions soit comptabilisé en temps de travail effectif.
Elle a pour rôle de préparer les délibérations du CSE dans son domaine de compétence ; d’étudier les axes d’amélioration de la politique de formation de l’organisme et d’organiser une information des salariés en la matière.
4.2.3 Commission d’information et d’aide au logement La Commission d’information et d’aide au logement est composée de quatre membres, désignés à la majorité des membres du CSE parmi l’ensemble des salariés de la Caf de l’Hérault, excepté son président qui est choisi au sein des membres du CSE.
Elle se réunit au moins une fois par an à l’initiative de son président.
Chaque membre de la commission bénéficie d’un crédit d’heures individuel supplémentaire de 8 heures, afin qu’ils puissent se réunir et que le temps consacré à ces réunions soit comptabilisé en temps de travail effectif.
Elle a pour rôle d’informer les salariés et de les aider dans l’accession à la propriété ou à la location de locaux d’habitation, elle recherche également des possibilités d’offres de logements en lien avec les besoins réels des agents de l’organisme.
4.3 REFERENT LUTTE CONTRE LE HARCELEMENT ET LES AGISSEMENTS SEXISTES
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement moral, sexuel et sexiste est désigné par le CSE parmi ses membres à la majorité des voix exprimées. Son rôle est de constituer un relai utile en matière de prévention et de sensibilisation par rapport au harcèlement moral et sexuel ainsi qu’en matière d’agissements sexistes.
Son action doit s’articuler avec celle du référent de l’entreprise en la matière, notamment dans le cadre de la réalisation d’enquêtes ou de médiations auprès des salariés. Son nom et ses coordonnées seront communiqués dès sa désignation.
4.4 REFERENT HANDICAP
Un référent handicap est désigné par le CSE parmi ses membres à la majorité des voix exprimées. Son rôle est de constituer un relai utile en matière d’accompagnement des personnes en situation de handicap au sein de l’entreprise.
Son action doit s’articuler avec celle du référent handicap de la Direction ressources, notamment lorsqu’il est sollicité par des salariés de la Caf sur des demandes spécifiques.
Article 5 : MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
5.1 REGLEMENT INTERIEUR DU CSE
Le CSE doit adopter un règlement intérieur.
L’adoption d’un règlement intérieur sera mise à l’ordre du jour de la deuxième séance plénière du CSE et fera l’objet d’un vote.
5.2 FREQUENCE DES REUNIONS
Le CSE se réunit une fois par mois en réunion ordinaire, avec la possibilité d’annuler la réunion du mois de juillet ou du mois d’août sur décision du CSE. Une réunion par trimestre sera organisée à Béziers.
Durant l’année, quatre réunions ordinaires trimestrielles sont consacrées en tout ou partie aux sujets en lien avec la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Le CSE peut également se réunir ponctuellement à la suite d’un événement grave pour l’organisme, d’un accident ayant entrainé des conséquences importantes, à la demande motivée de la majorité de ses membres, ou encore à la demande motivée de deux membres de la CSSCT dans le cadre de ses attributions. Ces réunions sont extraordinaires et n’entrent pas dans le quota annuel.
Conformément à l’article D 2315-27 du Code du travail, les réunions peuvent être enregistrées.
5.3 Etablissement de l’ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour est établi en fonction des besoins, par décision conjointe du Président du CSE ou de son représentant et du secrétaire du CSE ou de son adjoint.
Pour chaque ordre du jour, le premier point portera sur l’approbation du compte-rendu de la réunion précédente. Les points suivants découleront des décisions prises par le Président du CSE et le secrétaire du CSE concernant les sujets à aborder. Enfin, le dernier point de la réunion sera systématiquement dédié à la présentation des demandes individuelles et collectives des salariés s’agissant des salaires, de l’application du Code du travail et des autres dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles.
Une fois par trimestre, lorsque la réunion traite en tout ou partie de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, l’ordre du jour est scindé en deux parties. La première partie correspond aux sujets en lien avec la santé, la sécurité et les conditions de travail et la seconde partie correspond aux autres sujets relevant de la compétence du CSE.
5.4 TRANSMISSION DE L’ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour est communiqué par voie électronique aux membres titulaires ainsi qu’aux suppléants du CSE et représentants syndicaux pour information. Seuls les titulaires sont conviés à assister aux réunions. Les suppléants ont vocation à remplacer les titulaires en cas d’absence de ces derniers.
En cas d’absence d’un membre titulaire à une réunion, il faut qu’il en informe son suppléant et le Président du CSE ou son représentant par écrit au préalable. Dans ces conditions, le suppléant peut participer à la réunion.
L’ordre du jour et les documents afférents sont transmis, sept jours calendaires avant la tenue de la réunion (date d’envoi comprise ; date du CSE exclue), aux membres titulaires du CSE et aux représentants syndicaux du CSE. Les membres du CODIR et les membres suppléants du CSE reçoivent ces éléments pour information.
L’ordre du jour est également transmis à toute personne devant intervenir lors de la réunion.
5.5 PV DE LA REUNION
Le procès-verbal de la réunion correspond au compte-rendu des présentations et délibérations de la séance.
Les modalités de rédaction des procès-verbaux des réunions du CSE seront définies par le Règlement intérieur du CSE.
5.6 MOYENS DU CSE
L’employeur met à la disposition des membres du CSE un local aménagé, ainsi qu’un accès au matériel nécessaire à l’exercice de leurs missions, notamment la visioconférence.
Dans l’exercice de leurs fonctions, le temps de trajet des membres du CSE, entre leur lieu habituel de travail et tout autre site de la Caf de l’Hérault, sera comptabilisé en temps de travail, sans être décompté des heures de délégation. Selon les disponibilités, les membres du CSE peuvent utiliser les véhicules de service pour l’exercice de leur fonction.
Conformément à l’article L 2315-18 du Code du travail, l’employeur doit garantir la formation des membres du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail. A ce titre, il finance une formation de 5 jours pour les membres du CSE effectuant leur premier mandat et de 3 jours pour les membres du CSE dont le mandat a été renouvelé. Au surplus, conformément L. 2315-63 du code du travail, les membres titulaires du CSE effectuant leur première mandature au sein du CSE, peuvent bénéficier d’une formation économique d’une durée de 5 jours, en leur laissant le choix de l’organisme de formation. Le financement de cette formation est assuré par le par l’employeur
. Cette formation est imputée sur la durée du congé de formation économique, sociale, environnementale et syndicale
Article 6 : CONSULTATIONS DU CSE
6.1 CONSULTATIONS RECURRENTES
6.1.1 Thèmes concernés Conformément à l’article L 2323-6 du Code du travail, le CSE est régulièrement consulté s’agissant des orientations stratégiques de l’entreprise ; de sa situation économique et financière ; ainsi que de sa politique sociale, des conditions de travail et d’emploi.
6.1.2 Fréquence des consultations récurrentes La consultation du CSE en matière d’orientations stratégiques de l’organisme intervient à l’occasion de l’adoption de la COG et du CPOG, ainsi que lors de leur dernière année d’application.
La consultation du CSE en termes de situation économique et financière intervient chaque année, comme la consultation du CSE concernant la politique sociale et les conditions de travail et d’emploi.
6.2 CONSULTATIONS PONCTUELLES
Par ailleurs et conformément à sa mission, le CSE sera obligatoirement informé et consulté pour toutes les questions relatives à l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise.
Ainsi, les membres du CSE seront consultés et informés en cas de :
Mise en œuvre au sein de l’organisme de moyens ou techniques de contrôle de l’activité des agents ;
Projet de restructuration des effectifs, ou de licenciement collectif pour motif économique ;
Procédure collective atteignant l’organisme (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire) ;
Offre publique d’acquisition ou opération de concentration.
6.3 DELAI D’EXAMEN PAR LE CSE
Lorsqu’ils sont consultés, les membres du CSE disposent d’un délai de 21 jours calendaires pour se prononcer, à compter de la mise à disposition des documents concernés. Ce délai est porté à 2 mois si le recours à un expert s’avère nécessaire.
En l’absence d’avis rendu par le CSE dans le délai établi, l’avis est réputé négatif.
Article 7 : BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES)
7.1 DEFINITION DE LA BDES
Conformément à l’article L 2312-18 du code du travail, la BDES recueille des informations quant aux grandes orientations économiques et sociales de l’organisme. Elle est à la disposition des membres du CSE et des délégués syndicaux, via le portail intranet de la Caf de l’Hérault.
Toute personne habilitée à consulter la BDES est soumise à une obligation de discrétion s’agissant des données consultables.
Les informations contenues dans la BDES sont à apprécier au 31 décembre de l’année précédente. Les membres du CSE et les délégués syndicaux seront informés par message électronique lors de chaque ajout de documents.
7.2 CONTENU DE LA BDES
La BDES regroupe les informations à transmettre aux membres du CSE, notamment les éléments en lien avec les consultations et informations récurrentes du CSE.
Conformément à l’article L 2323-7-2 du Code du travail, la BDES comporte les documents relevant des neuf catégories d’informations.
Article 8 : PRISE EN CHARGE DES EXPERTISES
Lorsque le CSE a recours à un expert, les modalités de financement varient en fonction du type d’expertise en cause.
L’employeur prendra en charge l’intégralité du coût de toute expertise :
relative à la situation économique et financière de l’organisme ;
relative à la politique sociale de l’organisme et aux conditions de travail et d’emploi ;
en cas de risque grave identifié et actuel constaté dans l’organisme, même s’il n’est pas révélé par un accident du travail ou une maladie à caractère professionnel ;
relative à un projet de licenciement d’au moins 10 salariés ;
relative à la préparation des négociations portant sur l’égalité professionnelle en l’absence de tout indicateur en lien avec l’égalité professionnelle prévu dans le cadre de la BDES.
L’employeur prendra en charge à hauteur de 80% le coût de toute expertise :
relative aux orientations stratégiques de l’organisme ;
relative à l’examen annuel sur la participation ;
relative à l’introduction de nouvelles technologies ou à tout aménagement modifiant les conditions de travail ;
relative à tout projet important en lien avec la santé, la sécurité et les conditions de travail des agents ;
relative à un projet de concentration ou de fusion.
En dehors des cas précités, toutes les expertises conduites pour la préparation des travaux du CSE seront prises en charge en intégralité par le CSE.
Article 9 : BUDGET DU CSE
Le CSE dispose de deux budgets distincts, un budget de fonctionnement et un budget des activités sociales et culturelles. Le calcul de ces budgets est subordonné à la masse salariale brute de l’organisme l’année précédente. Pour déterminer la masse salariale brute, il faut exclure à la somme des salaires les indemnités de licenciement de toute nature, ainsi que l’intéressement.
9.1 BUDGET DE FONCTIONNEMENT
Conformément à l’article L 2315-61 du Code du travail, la subvention de fonctionnement versée par l’employeur équivaut à 0,20 % de la masse salariale brute.
Cette subvention a pour vocation de couvrir les dépenses courantes de fonctionnement, ainsi que l’exercice par le CSE de ses attributions économiques. Il s’agit notamment de financer la documentation, la formation et l’assistance juridique du CSE.
9.2 BUDGET DES ACTIVITES SOCIALES ET CULTURELLES
L’employeur contribue au financement des activités sociales et culturelles à hauteur de 2,55 % de la masse salariale brute.
Cette contribution patronale est destinée à financer des activités sociales et culturelles au profit des agents et de leur famille.
9.3 AFFECTATION DU RELIQUAT BUDGETAIRE
Après délibération, les membres du CSE ont la possibilité de transférer une partie du reliquat du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles, dans la limite de 10 % de cet excédent.
Après délibération, les membres du CSE peuvent également décider de transférer tout ou partie du reliquat de la subvention relative aux activités sociales et culturelles au budget de fonctionnement.
Les sommes transférées et les modalités afférentes doivent alors être inscrites dans les comptes annuels du CSE et dans le rapport d’activité et de gestion.
Article 10 : FormalitéS de publicité et de dépôt du protocole d’accord
Conformément aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire du Protocole d’accord est déposé auprès du Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Montpellier.
Conformément au Décret n° 2018-362 en date du 18 mai 2018, ce Protocole d’accord sera mis en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Ces formalités de publicité et de dépôt sont réalisées par l’employeur.
Article 11 : Durée et entrée en vigueur du protocole d’accord
Les dispositions du présent accord sont applicables au sein de la Caf de l’Hérault, sous réserve de l’obtention de l’agrément par les autorités de tutelle.
Ce Protocole d’accord est conclu pour une durée de quatre ans à compter de sa date d’agrément. Il sera alors de nouveau soumis à la négociation.
Chaque année, un point de situation relatif à l’application du présent accord peut être mis à l’ordre du jour d’une réunion du CSE.
Article 12 : Révision du protocole d’accord
Conformément à l'article L 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du Protocole d’accord :
une ou plusieurs organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes de cet accord jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l'accord a été conclu ;
une ou plusieurs organisations syndicales représentatives à l'issue de cette période.
