PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL POUR LES ELECTIONS 2026 DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D‘ADMINISTRATION AU SEIN DE LA CAF DE LA LOIRE
Il a été convenu ce qui suit entre :
La Caisse d'Allocations Familiales de la Loire, représentée par, Directeur, d’une part ;
ET
Les organisations syndicales mentionnées ci-après d’autre part :
CFDT, représentée par déléguée syndicale, CGT,représentée par dûment mandaté, CFTC, représentée par dûment mandaté,
Préambule
En vue de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration, en application de l’article L.2314-6 du Code du travail et de l’article D.231-17 du code de la Sécurité sociale le présent protocole fixe les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales. Conformément à l’accord local relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet du 15 juin 2022 conclut à durée indéterminée, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. Dans le cadre du marché national Ucanss, la mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société LegaVote. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. L’élection des représentants du personnel au conseil d’administration sera donc organisée dans le cadre des dispositions légales règlementaires et conventionnelles en vigueur, selon les modalités définies ci-après.
ARTICLE 1 : Mise en œuvre
La conception, la gestion, la maintenance et le contrôle effectif du système de vote électronique sont confiés au prestataire LegaVote – RCS Lyon n°878 188 176 – choisi après étude d’un cahier des charges, respectant les dispositions du présent protocole et des textes régissant ce mode de scrutin. Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place, ou à toute modification substantielle, le système de vote électronique fait l’objet d’une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition des autorités compétentes.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant des représentants du prestataire et de la Caf de la Loire sera mise en place. Par ailleurs, la société LegaVote, met à disposition, durant toute la durée du scrutin, une cellule d’assistance pour les électeurs, pour tout problème de connexion au : 04 28 29 19 09.
Connexion à la plateforme de vote
Pour s’authentifier sur la plateforme de vote, l’électeur devra saisir :
son identifiant votant envoyé par email et courrier postal
son numéro d’agent
Une fois que l’électeur aura passé la première étape d’authentification, il devra renseigner son numéro de téléphone afin de recevoir un code à usage unique par SMS (téléphone portable) ou par serveur vocal (téléphone fixe) pour confirmer son identité.
La société LegaVote enverra par email et courrier postal sur l’adresse email professionnelle une notice d’information ainsi que des identifiants d’accès à la plateforme de vote par courrier le 19 février 2026 (affranchissement du courrier) et le 23 février 2026 par mail. Ces moyens d’authentification sont strictement personnels et confidentiels, ils ne doivent en aucun cas être transmis à un tiers.
ARTICLE 2 : Répartition et nombres de sièges
Conformément à l’article D.231-5 du Code de la Sécurité sociale, les représentants du personnel au Conseil d’administration sont élus par les cadres et les employés de l’organisme à raison de :
Employés : 2 représentants
Cadres : 1 représentant
ARTICLE 3 : Durée des mandats
Selon l’article D. 231-1 du code de la sécurité sociale, la durée des mandats pour les représentants du personnel au Conseil d’administration est de 4 ans. Les représentants du personnel sont élus pour la durée du mandat des Conseils d’administration, conformément à l’article D. 231-21 du code de la Sécurité sociale.
ARTICLE 4 : Personnel électeur et éligible
4.1 Personnel électeur
Les électeurs doivent être âgées de 16 ans révolus, avoir 3 mois d’ancienneté au sein d’un organisme du régime général de sécurité sociale et être en pleine capacité de leurs droits civiques. Les conditions pour être électeurs s’apprécient au jour du démarrage du scrutin.
La liste des électeurs sera affichée le
28 janvier 2026 et comportera les indications suivantes : nom, prénom, date de naissance, ancienneté, collège et éligibilité.
Tout électeur qui constaterait son absence sur les listes électorales ou une erreur doit impérativement le signaler dans les 3 jours ouvrés suivant la publication auprès de la BP Direction.
4.2 Personnel éligible
Les personnes éligibles, doivent quant à elles répondre à des conditions plus strictes, à savoir être âgées d’au moins 18 ans révolus, ayant travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans un organisme de sécurité sociale. Les conditions d’éligibilité s’apprécient également au jour du démarrage du scrutin.
4.3 Les exclusions
Le directeur, le directeur comptable et financier et les agents de direction sont exclus des listes électorales et ne peuvent pas être candidats du fait de leurs rôles et délégations.
4.4 Listes
Le personnel a été informé le
22 décembre 2025 par voie d’affichage, du déroulement des élections.
Les organisations syndicales intéressées ont été invitées par affichage et courrier en date du
22 décembre 2025 à communiquer les listes de leurs candidats et à venir négocier le présent protocole d’accord préélectoral.
Ces listes sont établies pour chaque catégorie de personnel, c’est-à-dire pour chaque collège électoral.
4.5 Candidatures
Les candidatures sont déposées auprès du directeur de l'organisme quinze jours au moins avant la date fixée pour les élections et sont affichées sans délai.
Une fois composées, les listes de candidats doivent faire l’objet d’un dépôt afin que la Caf de la Loire puisse les faire connaitre aux salariés. Elles devront impérativement être envoyées par mail à la BP Direction avant le
12 février 2026 à 12 heures. Un accusé de réception sera transmis.
Chaque liste comprend, au maximum, un nombre de candidats égal au triple du nombre de postes de représentant du personnel à pourvoir dans le collège concerné.
Les fonctions de suppléant des représentants du personnel sont exercées par les candidats venant sur la liste immédiatement après le dernier candidat élu de cette liste.
Une fois les moyens d’authentification reçus, les candidats sont invités à contrôler le bon affichage de leur candidature sur la plateforme de vote. En cas d’erreur, ils sont invités à se manifester au plus tard la veille du scellement
(le 26 février 2026).
ARTICLE 5 : Information du personnel
Le personnel a été informé par une note d’information, sur l’organisation des élections professionnelles, le
22 décembre 2025 par voie d’affichage.
A la suite de la rédaction du présent protocole, le personnel sera informé de l’affichage des modalités d’organisation de l’élection le
28 janvier 2026.
ARTICLE 6 : Propagande électorale
Les organisations syndicales pourront remettre à la direction leurs supports de propagande électorale pour qu’ils soient mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise. La date limite de remise de ces supports est fixée le 12 février 2026 à 12 heures.
Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés sont :
Court texte écrit apparaissant directement dans l’outil sous le logo et le nom de la liste
Vidéo (qui sera hébergée en privé sur Youtube par Legavote) au format MP4, d’une durée maximale de 2 minutes
Document écrit téléchargeable via un lien positionné sous le paragraphe suscité, respectant le format suivant : A4 recto verso, en fichier PDF de taille inférieure à 5 Mo, comportant 2 pages au maximum
La propagande électorale cessera le
27 février 2026 à 15 heures maximum.
6.1 Affichage des candidatures sur la plateforme de vote
Sur la plateforme de vote, les candidatures seront affichées par ordre aléatoire (chaque consultation pouvant générer un ordre d’affichage différent). Sous réserve de leur transmission et du bon format, les professions de foi, les photos des candidats (JPEG ou PNG, format carré) et les logos des organisations syndicales pourront être affichés. Ces éléments devront être remis à la direction, au plus tard le
12 février 2026 à 12 heures, afin qu’ils puissent être transmis au prestataire de vote, qui les chargera sur la plateforme, à disposition des électeurs.
Les logos devront être transmis au format carré JPG ou PNG de 200 Ko maximum.
ARTICLE 7 : Bureau de vote
Il est constitué un bureau de vote pour chacun des collèges électoraux. Ils sont composés d’un président et de plusieurs assesseurs. Chaque liste de candidats a le droit d'être représentée dans chaque bureau de vote par un délégué habilité à contrôler toutes les opérations de vote, de dépouillement des bulletins et de décompte des voix. Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote. Par accord entre la direction et les organisations syndicales lors de la négociation de ce protocole d’accord préélectoral, deux membres du bureau de vote par collège seront désignés par chaque organisation syndicale ayant présenté des listes de candidats. Cette désignation devra être communiquée à la balf direction au plus tard
le 12 février 2026 à 12 heures. Seront retenus comme membre du bureau les 2 personnes les plus âgées et les 2 les plus jeunes.
Le plus âgé sera le Président. Les autres membres du Bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur.
7.1 Rôle des membres du Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales. Ils s’assurent de la régularité et du secret du vote. Ils proclameront les résultats.
A ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ; - ils signeront les procès-verbaux, édités sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos)
la composition du Bureau de vote
les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
les listes d'émargement
le registre d’activité
l’empreinte numérique globale de l’application
7.2 Formation
Préalablement à l’ouverture du scrutin, les membres de chaque bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote par LegaVote. Cette formation sera menée, à distance, par le personnel du prestataire au moment de la réunion de scellement
le 27 février 2026.
ARTICLE 8 : Modalités du scrutin et dépouillement
Les plages horaires de vote par internet pour l'élection des représentants du personnel au Conseil d'administration sont, pour l'ensemble des électeurs de l'entreprise, les suivantes :
du 2 mars 2026 à 7 heures au 5 mars 2026 à 15 heures.
Après l’ouverture du scrutin aux heures d’ouverture prévues, chaque électeur pourra se connecter à l’interface de vote affichant les listes de candidats correspondant à son collège et exprimer son vote. Le vote est anonyme et chiffré par le système. Au moment de la validation, le choix de l’électeur apparaitra clairement sur l’écran, il sera alors demandé de valider une seconde fois, après cette étape plus aucune modification ne sera possible. L’électeur recevra automatiquement un accusé de réception de la transmission du vote et pourra également le télécharger directement sur la plateforme. A la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés, automatiquement, de manière électronique, afin de sécuriser le dépouillement et qu’aucune modification ne puisse intervenir. Afin de procéder au dépouillement, il sera demandé aux membres du bureau de rentrer leur clé de chiffrement préalablement reçue lors de la réunion de scellement et strictement confidentielle, il sera nécessaire d’en rentrer au moins deux. En cas d’oubli ou de perte de deux des trois clés de chiffrement, il sera impossible de procéder au dépouillement et le prestataire ou son préposé ne pourra en être tenu responsable. Les réunions de scellement
(le 27 février 2026) et de dépouillement (le 5 mars 2026) de la plateforme de vote électronique, ouvertes à tous les électeurs, auront lieu au siège de la Caf de la Loire.
La présence des membres du bureau de vote est nécessaire pour la réalisation de ces deux réunions.
ARTICLE 9 : Proclamation des résultats
La proclamation des résultats du vote électronique sera assurée par le président du bureau de vote. Elle comprendra notamment :
Le nombre de votants ;
Le nombre d’électeurs inscrits ;
Le nombre de suffrages recueillis par chaque candidat ;
Le nombre de suffrages exprimés ;
Le nombre d’élus.
Les procès-verbaux seront établis automatiquement, prêts pour signature et envoi aux organismes concernés. Ils sont également transmis aux organisations syndicales ayant participé au présent protocole.
ARTICLE 10 : Affichage du protocole
Le présent protocole d’accord préélectoral sera mis à disposition des salariés le 28 janvier 2026, avec le calendrier des opérations électorales annexé.
ARTICLE 11 : Entrée en vigueur du protocole
Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral entrent en vigueur au jour de sa signature. Le présent protocole est conclu pour les élections 2026 des représentants du personnel au Conseil d’administration.
Il est établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Fait à Saint-Etienne en autant d’exemplaires originaux que de parties signataires, dont un exemplaire remis à chacune des parties
Saint-Etienne, le 27 janvier 2026
Pour la CAF de la Loire
Pour le Directeur, par délégation Sous directeur ressources
Pour les organisations syndicales
CGT CFDT
CFTC
Annexe 1 : Calendrier des opérations électorales
Information du personnel sur les modalités d’organisation
22 décembre 2025
Affichages des listes électorales
28 janvier 2026 Dépôt par les organisations syndicales : - des listes de candidats - des professions de fois - des logos - des photos
- des noms des membres du bureau de vote
12 février 2026 à 12 heures maximum
Affichage des listes des candidatures syndicales par l’employeur
12 février 2026
Envoi des identifiants de connexion ainsi qu’une notice de vote
19 février 2026 (affranchissement courrier) 23 février 2026 (envoi mail)
Formation - Scellement
27 février 2026 Jour J : date du démarrage du scrutin
2 mars 2026 à 7 heures
Dépouillement
5 mars 2026 à 15 heures
Proclamation des résultats
Au plus tôt
Communication des PV des élections aux syndicats
Dans les meilleurs délais
BP Direction : direction@caf42.caf.fr
Annexe 2 : Description du déroulé des opérations électorales
Préparation des élections
– Information du personnel et invitation des organisation syndicales
Pour déclencher le processus des élections, le personnel est informé de la future organisation des élections professionnelles. Au même titre, les organisations syndicales sont invitées à présenter leurs listes de candidats et à participer à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral.
– Négociation du protocole d’accord préélectoral
En présence des organisations syndicales, la société négocie les modalités du protocole d'accord préélectoral. Celui-ci définit l'intégralité des opérations électorales.
– Information du personnel sur les modalités d'organisation
Suite à la signature du PAP, le personnel est informé des modalités d'organisation des élections.
– Affichage des listes électorales
Les listes électorales sont affichées dans le respect des modalités et échéances fixées par le protocole d’accord préélectoral.
– Constitution du bureau de vote et des observateurs
Conformément aux dispositions fixées par le protocole d’accord préélectoral, un bureau de vote est constitué et des observateurs sont nommés. Ces membres du bureau de vote et observateurs sont intégrés dans le système de vote.
– Dépôt des candidatures
Les listes de candidats, accompagnées des éléments de propagandes (profession de foi, logo, photo,etc) sont transmis par leurs représentants conformément aux modalités et au calendrier fixés dans le protocole d’accord préélectoral. Ces éléments sont ensuite transmis par le représentant de la société au prestataire de vote électronique pour permettre leur intégration dans le système de vote.
Préparation des scrutins par le prestataire de vote électronique
- Préparation et mise en place des opérations électorales
Afin d’organiser convenablement les élections professionnelles, un directeur de projet est mis à disposition de la société afin d’en être l’interlocuteur privilégié. Durant la première réunion, un rétroplanning est mis en place afin d’avoir une vue d’ensemble des élections, tenant compte des normes juridiques en vigueur et notamment le code de la sécurité sociale et le code du travail. Les dates pourront être ajustées au besoin. Des modèles sont fournis sur demande du responsable de traitement et notamment : l'accord d'entreprise/ de groupe ou une décision unilatérale, la lettre d'information aux salariés et aux organisations syndicales, les coordonnées des OS à inviter, le protocole d'accord préélectoral, l'accusé de réception de candidatures.
- Transmission des éléments de configuration
Le prestataire fournit les différents documents types qui permettent de faciliter la collecte de données par le responsable de traitement et notamment : - Fichier des électeurs - Fichier de modification des listes électorales - Fichier des candidatures - Fichier de constitution des bureaux de vote Les documents sont ensuite déposés sur un espace sécurisé et transitent via un canal chiffré. Des droits d'accès permettent de limiter l’accès à cet espace uniquement pour les personnes concernées. Chaque fichier déposé dans cet espace de partage qui contient des données personnelles est supprimé dès qu’il a été traité par le directeur de projet. Tous les autres documents sont automatiquement détruits en même temps que la plateforme.
- Scellement du système de vote
Quelques jours avant le début du scrutin, la plateforme de vote est scellée par les membres du bureau de vote lors d’une réunion appelée « cérémonie de scellement ». A cet effet, les membres du bureau de vote recevront une formation à l’utilisation de la plateforme de vote par le directeur de projet. Le scellement du système entraîne l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique. Au moins 3 clés de chiffrement sont éditées. Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote (ou son représentant) et celle d'au moins un assesseur.
Déroulement des opérations électorales
- Réception du matériel de vote
Chaque électeur reçoit environ 7 jours avant le début du vote, un identifiant généré aléatoirement. Il recevra également une notice de vote lui détaillant la procédure au préalable. En cas de perte ou de non-réception, il pourra rentrer en contact avec le prestataire afin de permettre un réassort.
- Authentification
Le prestataire est en mesure d’apporter des conseils sur la méthode d’authentification qui sera retenue en fonction du niveau de sécurité adéquat pour ce type de scrutin. En outre, la procédure devra s’appuyer sur les recommandations de la CNIL, demandant 2 canaux distincts et la réponse à une question non-triviale, afin de renforcer l’authentification et de réduire les risques d’usurpation d’identité.
- Procédure de réassort
Le prestataire prévoit une procédure de réassort permettant de garantir l’exercice personnel du droit de vote et la sincérité du scrutin. La cellule d’assistance s’assure notamment de bien identifier l’électeur avant de procéder à quelconque action.
– Affichage et vote
Une fois identifié, l’interface électeur permet de :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins (optionnel, peut-être désactivé)
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)
Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)
– Données personnelles
Le prestataire se conforme aux recommandations de la CNIL en matière de vote électronique et au Règlement Général sur la Protection des Données notamment son article 28 relatif à la sous-traitance. Par ailleurs, un onglet accessible avant et après connexion définit de manière claire et précise le traitement et la manière dont les électeurs pourront faire valoir leurs droits.
Assistance aux électeurs
En cas d’erreur dans ses coordonnées (email, information non-triviale, numéro de téléphone…), l’électeur ne sera pas reconnu par le système et ne pourra pas se connecter à la plateforme. Il pourra, via un formulaire disponible depuis l’interface de connexion, générer un ticket pour une demande d’assistance. Le ticket sera modéré, dans un premier temps, par les équipes du prestataire et pourra ensuite être assigné au responsable de traitement notamment si le ticket concerne l’information non-triviale. Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique est disponible dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue des scrutins pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle est accessible gratuitement aux électeurs et joignable 7j/7 et 24h/24.
Fin des élections et processus post-électoral
– Dépouillement des votes
A la fermeture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les empreintes numériques permettant ces scellements sont automatiquement envoyées par email aux membres du bureau de vote. Le dépouillement est déclenché par la saisie des clés individuelles détenues par les membres du bureau. Il s’agit des clés reçues lors du scellement des urnes. Celui-ci ne pourra être déclenché qu’en présence du Président (ou son représentant) et d’au moins un assesseur détenteur de clé.
– Génération des documents
Immédiatement après le dépouillement, un tableau récapitulatif de l’état de l’urne est mis à disposition pour consulter, entre autres, le nombre de bulletins dans l’urne, le taux de participation, le nombre de bulletins blancs…Ainsi qu’un tableau décomptant les voix obtenues liste par liste avec le pourcentage associé. A la fin des opérations de dépouillement, l’ensemble des documents nécessaires à attester de la bonne conformité des élections sont générés.Ces documents sont récupérables dans la zone de partage de documents par le gestionnaire des élections de la société. Les PV sont adressés aux organisations syndicales ayant déposé une liste ou s’étant présentées à la réunion du protocole d’accord préélectoral. Les résultats sont également communiqués à l’ensemble des salariés.
– Destruction des données
A l'issue des délais de recours, ou de la décision du tribunal en cas de recours, l’ensemble des données électorales sont détruites.
Annexe 3 : Description du système de vote électronique : LegaVote
Notre plateforme de vote
Caractéristiques générales
Notre solution de vote en ligne a été développée pour répondre au plus haut niveau de sécurité applicable (niveau 3) conformément aux délibérations n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL. Elle respecte également les références suivantes :
Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Concernant l’organisation et les attributions du comité social et économique, l’ensemble est prévu par le code du travail de l’article 2314-4 à l’article 2314-19.
La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet.
Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016
Enfin, elle a été soumise à une expertise indépendante et a également subi des tests d’intrusions afin de déceler d’éventuelles failles ou vulnérabilités. Toute mise à jour majeure fait l’objet d’une nouvelle expertise. Ainsi, notre plateforme répond à toutes les exigences en matière de sécurité et garantit notamment :
le secret du scrutin
le caractère personnel et libre du vote
la sincérité des opérations électorales
la surveillance effective du vote
le contrôle a posteriori
Notre solution de vote électronique comprend la mise en place d’éléments techniques ainsi qu’un accompagnement avant, pendant et après les élections.
Concernant les éléments techniques, nous assurons :
La création et la configuration de la plateforme de vote
La mise en place de notre système de vote sur notre parc Private Cloud certifié SecNumCloud (2 hôtes sur un datacenter en constante réplication avec 2 autres hôtes sur un datacenter éloigné).
Le traitement de la base de données électeurs, des candidatures et des professions de foi
L’envoi des identifiants par courriel accompagnés de l’url de la plateforme et d’une notice détaillée sur le vote. La double authentification par information personnelle et/ou envoi d’un code par SMS/serveur vocal ou email.
La fourniture de la version simplifiée d’un audit de la plateforme réalisé par un expert indépendant habilité par la CNIL datant de moins de 6 mois répondant aux objectifs de sécurité de la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019.
La surveillance de notre infrastructure 24h/24, 7j/7 et la capacité d’allouer plus de mémoire ou CPU à votre plateforme de vote en cas de surcharge imprévue sans coupure.
La mise à disposition de notre directeur technique pour la réalisation de l’expertise indépendante
L’archivage de la plateforme de vote pendant vos délais de recours
Préparation des élections
Durant l’organisation de ces élections, nous vous fournissons différents documents types qui permettront à notre équipe une saisie automatisée de vos informations de vote (documents en annexe) :
Fichier de topo des scrutins
Fichier des électeurs
Fichier de modification des listes électorales
Fichier des candidatures
Fichier de constitution des bureaux de vote
Création des scrutins
Cette partie sera entièrement gérée par la société LegaVote après remise par vos équipes du fichier type qui devra contenir :
L’intitulé complet du vote (le nom qui apparaitra dans la plateforme de vote)
L’abréviation du vote
La catégorie et les grades d’électeurs concernés (pour affecter ensuite les électeurs)
Nombre de sièges à pourvoir
Import des électeurs
Vous devrez nous déposer sur la plateforme sécurisée un fichier de type CSV ou Excel qui devra comporter :
Nom
Prénom
Une information non triviale du type numéro de matricule (pour permettre l’authentification de l’électeur)
Adresse email
Adresse postale ligne 1 (si identifiants envoyés par voie postale)
Adresse postale ligne 2
Code postal, Ville
Site de rattachement (dans le cadre d’établissements distincts)
Date de prise de fonction au sein de l’entreprise (afin de vérifier le droit de vote)
Date de naissance (optionnel, simplifie la vérification des homonymes)
Catégorie de l’électeur
Numéro de téléphone portable (optionnellement, en fonction du choix de la méthode d’authentification. Si cette donnée n’est pas renseignée mais nécessaire à l’authentification, nous pourrons la demander à l’électeur lors de sa connexion)
Candidatures
Pour les candidatures de listes, notre plateforme permet de charger :
un nom de liste
une description de la liste (pour notamment faire figurer les soutiens)
une photo (optionnel)
un logo de la liste (optionnel)
un document PDF (type profession de foi, maximum 5 Mo, optionnel)
une liste de candidats :
nom
prénom
sexe
catégorie hiérarchique (optionnel)
une photo (optionnel)
Le système peut être configuré pour effectuer un affichage aléatoire, par ordre alphabétique ou par ordre de saisie des listes (suite à un tirage au sort effectué par vos soins par exemple). Il permet également de rayer des noms d’une liste ou de laisser le choix à l’électeur de voter blanc. La consultation des listes de candidats n’est ouverte qu’au électeurs prenant part au scrutin en question et aux membres composant le bureau de vote de ce scrutin.
Après leur import dans le système de vote et avant leur publication, une réunion de vérification avec les équipes projet sera organisée pour valider leur conformité (ordre d’affichage, saisie des noms/catégories…, import des professions de foi…) Les modifications sur les listes de candidats seront possibles dès leur import dans le système de vote et seront faites en ligne. Les organisateurs pourront consulter la saisie des listes et faire remonter les modifications à apporter au Directeur de projet. Dès leur publication, les listes candidates et les professions de foi seront consultables jusqu’aux termes des scrutins. Une fois importés, votre base électeurs et votre fichier de candidatures seront ensuite analysés par nos équipes techniques afin de permettre :
Un signalement de données manquantes : lors de l’import des électeurs, si l’une des informations est manquante (mail, catégorie, date de naissance…), nous pourrons vous l’indiquer.
La gestion de doublons : basés sur un nom, prénom, une adresse mail, une date de naissance, le système mettra en évidence d’éventuels doublons
La gestion des rebonds : suite à l’envoi des relances mail, nous vous remettrons la liste des adresses mail erronées pour lesquelles le courriel n’est pas arrivé à destination.
L’inscription d’un candidat sur le collège électoral : la plateforme permet de vous signaler si un candidat à un scrutin donné est bien existant en tant qu’électeur sur ce même scrutin,
La vérification du respect du nombre minimal / maximal de candidats par liste
Transmissions des méthodes d'authentification
Conformément aux dispositions légales, chaque électeur reçoit au moins une semaine avant le premier jour du scrutin une notice d’information personnalisée détaillée sur le déroulement des opérations électorales et un moyen d’authentification lui permettant de participer au scrutin. Les plateformes LegaVote proposent une multitude d’options permettant de s’assurer que les risques majeurs et mineurs liés à une usurpation d’identité sont réduits de manière significative. En fonction des enjeux du vote, des menaces extérieures, des coûts, des acteurs en présence et des données que vous avez en votre possession sur vos participants, nous pourrons vous proposer des méthodes d’authentifications différentes.
Sont principalement utilisées les méthodes d’authentifications suivantes : 2 canaux + 1 information non triviale :
Envoi d’un identifiant généré aléatoirement par le système par courrier électronique
Connexion couplée à une information non triviale (numéro de matricule)
Réception d’un code à usage unique par SMS ou via serveur vocal au moment de la connexion
Ce courrier (électronique ou papier) contenant les identifiants sera paramétré avec les organisateurs du vote et contiendra :
Les heures de début et de fin de scrutins
Le lien de la plateforme de vote (sur laquelle les candidatures et professions de foi seront consultables)
Les modalités de connexion (notice détaillée)
Le numéro de la cellule d’assistance
Si un électeur ne reçoit pas ses identifiants, il peut, via formulaire en ligne, demander un renvoi directement sur l’adresse email renseignée lors de l’import en toute autonomie (sous réserve que le second canal d’envoi du mot de passe soit le téléphone). Il est également possible de réadresser les identifiants sur une autre adresse email ou par sms, sous réserve de validation de l’administration. L’électeur peut également prendre contact avec la cellule d’assistance pour demander son renvoi.
Accessibilité et comptabilité de notre solution
Compatibilité
Notre système de vote est accessible depuis n’importe quel outil disposant d’une connexion internet (smartphone, tablette, ordinateur…). Nos interfaces
responsives s’adaptent à l’appareil utilisé.
La plateforme fonctionne sur
tout système d’exploitation et sur tout navigateur à jour notamment Edge, Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera.
Des technologies web standard sont utilisées afin qu’un simple navigateur internet permette l’accès à la plateforme,
sans aucune installation préalable (pas d’applet java ni ActiveX).
Dès l’affichage de la première page de connexion, des vérifications sur le navigateur utilisé sont effectuées de sorte à prévenir immédiatement l’utilisateur d’une incompatibilité (nécessité de mettre à jour son navigateur, d’activer le javascript ou encore d’accepter les cookies de connexion).
Accessibilité RGAA4
Nous nous engageons à rendre nos plateformes de vote accessibles conformément à l'article 47 de la loi n°2005-102 du 11 février 2005. Le respect du RGAA4 ne passe pas par des « modes d’accessibilité » mais fait que les interfaces s’adaptent aux réglages du navigateur de la personne en situation de handicap. Ainsi, un utilisateur en situation de handicap n’aura pas à cliquer sur un bouton pour rendre les interfaces accessibles, elles le sont par défaut sans stigmatisation de l’utilisateur. Chacun de vos électeurs en situation de handicap accédera sans manipulation ou configuration à une plateforme adaptée à sa situation, lui permettant d’exprimer son choix (lecteur d’écran, polices, couleurs et contrastes personnalisés, révélation progressive, loupe d’écran, reconnaissance vocale…). Une déclaration d’accessibilité est présente sur chacune de nos plateformes.
À cette fin, nous faisons auditer notre solution de vote au moins une fois par an et nous engageons à corriger sans délai toute remontée d'élément non accessible. Notre plateforme de vote a été auditée par la société spécialisée Temesis pour atteindre une accessibilité totale et répondre à 100% au référentiel d’accessibilité RGAA 4. L'audit de conformité réalisé par la société Temesis révèle que :
55 critères du RGAA version 4.0 sont respectés
0 critères sont non conformes
51 critères sont non applicables
Le taux moyen de conformité du site s'élève à 100%
Technologies utilisées pour la réalisation de l’application Web :
HTML
CSS
Javascript
Les tests des pages web ont été effectués avec les combinaisons de navigateurs web et lecteurs d’écran suivants :
NVDA 2020.3, Firefox 82
Jaws 19, Firefox 82
Voiceover, Safari, osX 10.15.7
Les outils suivants ont été utilisés lors de l’évaluation :
WCAG contrast checker
HeadingsMap
Web developer
ARC Toolkit
Pages du site ayant fait l’objet de la vérification de conformité :
Accueil (authentification)
Accueil (authentification) avec sa seconde étape
Tableau de bord électeur
Vote sur une élection et envoi de bulletin
Récépissé de vote
Vote de résolutions et envoi du bulletin
Problème de connexion
Demande d’aide
Mentions légales
Des plateformes responsives
Notre système de vote est accessible depuis n’importe quel outil disposant d’une connexion internet (smartphone, tablette, ordinateur…).
Garanties minimales pour un contrôle a posteriori
Pour les besoins d’audit externe, nous serons en mesure de fournir les éléments techniques suivants :
Le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin ;
Un contrôle automatique effectué toutes les minutes sur des éléments aléatoires du système (scellement des listes électorales, de la plateforme, de la configuration du scrutin) et enregistré dans les registres d’activité permet de prouver que le scellement est resté intègre durant le scrutin. Les empreintes numériques de ces scellements sont également mentionnées dans les fichiers PDF certifiés générés par la plateforme lors du scellement et de la fermeture des urnes.
Les clefs de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls titulaires ;
Les clefs de chiffrement étant générées lors de la cérémonie de scellement et chiffrées à l’aide des mots de passes saisis directement par les titulaires des clés, elles sont - par conception - connues uniquement de leur titulaire.
Le vote est anonyme ;
Le chiffrement du bulletin intervient directement sur le navigateur utilisé par l’électeur et est transmis à une urne numérique sans horodatage en un flux continu sans – à aucun moment – avoir été déchiffré. Aucune relation entre le bulletin de l’électeur et son identité n’est possible.
La liste d’émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté ;
Nous utilisons un système d’horodatage externe certifié (tiers de confiance Certigna) afin de pouvoir certifier les dates d’ajout sur les listes d’émargement et ainsi permettre le rapprochement avec les registres d’activité afin de prouver que chaque émargement correspond à un électeur s’étant authentifié sur la plateforme de vote.
L’urne dépouillée est bien celle contenant les votes des électeurs et elle ne contient que ces votes
A la fin du scrutin les urnes sont automatiquement scellées, les empreintes numériques correspondantes à ce scellement sont automatiquement envoyées dans un PDF certifié aux membres du bureau, permettant de contrôler que le contenu de l’urne dépouillé correspond bien au contenu de l’urne contenant les votes des électeurs et qu’aucun ajout n’a pu être effectué. De plus, un système de contrôle d’intégrité des urnes utilisant les empreintes numériques des bulletins permet de prouver qu’aucun remplacement des bulletins dans l’urne n’a pu être possible.
Aucun décompte partiel n’a pu être effectué durant le scrutin.
Les bulletins étant chiffrés avec les clés détenues par les membres du bureau et la procédure de dépouillement ne pouvant intervenir avant le scellement final de l’urne, aucun décompte partiel n’est possible.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
La procédure de décompte des votes enregistrés peut être déroulée de nouveau, soit via la plateforme de vote en déclenchant de nouveau le dépouillement, soit via un décompte manuel à partir du rapport de résultat exporté depuis la plateforme contenant l’ensemble des bulletins chiffrés et déchiffrés.
Interfaces utilisateurs
Accès électeur
Un site dédié sera mis en place pour vos élections sous une url personnalisée du type https://[client].legavote.fr. L’ensemble des interfaces peut être personnalisé à l’image du Client. L’affichage de toute la plateforme s’adapte à la résolution de l’appareil utilisé (ordinateur, tablette, téléphone portable…).
Votre plateforme de vote sera accessible pendant le scrutin mais pourra l’être également avant (consultation des candidatures, professions de foi) et après (consultation des résultats).
Interface électeur une fois identifié sur la plateforme de vote
L’interface électeur permet notamment de :
En accès libre, sans connexion préalable :
Accéder à la documentation électeur détaillant le fonctionnement du système de vote
Soumettre une demande d’aide pour se connecter à la plateforme (non-réception des identifiants, données erronées…)
Voir un descriptif du vote détaillant notamment les dates d’ouverture du scrutin
Après identification sur la plateforme :
Avant, pendant et après l’ouverture du vote :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Consulter les règles particulières de déroulement du scrutin le cas échéant (document PDF fourni par le Client)
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins (optionnel, peut être désactivé)
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)
Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)
Accès membre du bureau de vote
Les membres du bureau de vote pourront se connecter à leur propre espace de suivi, permettant de suivre l’évolution du scrutin (statistiques de participation en temps réel), de surveiller le système de vote et son intégrité pendant tout le scrutin et de répondre aux demandes des électeurs ne parvenant pas à se connecter (à cause de l’utilisation d’une mauvaise adresse email par exemple). Une fois le scrutin terminé, le système scellera automatiquement les urnes et les membres du bureau de vote pourront alors déclencher le dépouillement avec les mots de passe qu’ils ont choisis lors de la cérémonie de scellement.
Espace pour les membres du bureau de vote
L’espace membre du bureau de vote permet notamment de :
Suivre l’évolution du vote et la participation en temps réel
Vérifier et re-générer les empreintes numériques de scellement à tout moment
Consulter la liste électorale (peut être désactivé)
Consulter la liste d’émargement (peut être désactivé)
Interroger l’urne et consulter le nombre de bulletins enregistrés
Consulter les registres d’activité de la plateforme
Accès organisateur ou observateur
L’organisateur du scrutin aura accès à une interface dédiée lui permettant de suivre l’évolution du scrutin en temps réel et de proclamer les résultats une fois le dépouillement effectué par les membres du bureau de vote. Les observateurs pourront également suivre l’évolution du scrutin en temps réel.
L’espace organisateur permet notamment de :
Échanger des informations, documents, images avec votre chef de projets LegaVote de manière sécurisée permettant la configuration de la plateforme de vote (accès organisateur).
Suivre l’évolution de la participation du scrutin (accès observateur et organisateur).
Consulter les demandes de rectifications de données des électeurs sans pouvoir y répondre. Cette dernière action étant de la responsabilité des membres du bureau de vote ou des opérateurs de l’équipe LegaVote (accès organisateur).
Proclamer les résultats sur la plateforme de vote, une fois le dépouillement effectué par les membres du bureau de vote (accès organisateur).
