Accord collectif d’entreprise relatif au recours au vote électronique pour les élections professionnelles au Comité social et économique
Entre d’une part :
La Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique représentée par sa directrice (mandatée par décision du conseil d’administration du 18 mars 2022).
Et d’autre part,
Les organisations syndicales soussignées.
Préambule
Afin de faciliter et fiabiliser l’organisation des élections des représentants du personnel au Comité social et économique à venir, la direction de la Caisse d’allocations familiales de Loire-Atlantique et les partenaires sociaux conviennent de la mise en œuvre du vote électronique dans les conditions prévues par l’article R 2314-5 du Code du travail. Cet engagement s’appuie sur l’expérience des élections organisées selon ce mode de vote en mai 2019 et mai 2022 pour les élections des représentants du personnel au Comité social et économique et en janvier 2022 pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.
Article 1 – Modalités d’organisation des opérations électorales
Ultérieurement au présent accord, sera établi un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.
Conformément aux dispositions du Code du travail, le système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :
Anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier
sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique
unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure
intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser suite au marché conclu par l’Ucanss
formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée par le prestataire retenu auprès des représentants du personnel dont les membres du bureau de vote
information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique
sécurisation du vote au moyen de :
chiffrement et cryptage
codes d’accès confidentiels pour chacun des votants
réalisation d’une expertise indépendante pour contrôler le respect du cadre légal
mise en place d’une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant les représentants du prestataire.
réalisation par la cellule d’assistance technique de tests préalables à l’ouverture du vote de scellement de l’urne et de scellement du système de dépouillement
Le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, articles R 2314-5 et suivants.
Les organisations syndicales des salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la Cnil.
1.1
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, le service recrutement et administration du personnel établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.
Le fichier des électeurs à destination du prestataire comprendra :
Les listes électorales susmentionnées qui contiendront les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’organisme, âge, collège d’appartenance
les mentions suivantes : date de naissance et email professionnel
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote
de compléter la liste d’émargement
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
1.2
Lieux et temps de scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, que les élections auront lieu sur trois jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone.
Par ailleurs, un poste informatique permettant de voter sera disposé dans un isoloir, situé dans l’atrium.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter. Le temps passé par ces derniers à voter durant les heures de travail sera compté dans le temps de travail, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
1.3
Consultation du nombre de votants
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à un poste permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
1.4
Liste d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote, et aux membres de la direction et du service administration du personnel et emploi habilités à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.
1.5
Bulletins de vote
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Lors du vote, les électeurs ont la possibilité de rayer des noms de candidats sur le bulletin. Le vote électronique ne permet pas de vote nul. Les votes nuls ne seront pas enregistrés.
1.6
Liste des candidats
Les listes des candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.
La loi du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi pose l'exigence d'une représentation équilibrée des femmes et des hommes au sein des instances représentatives dans l'entreprise.
Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre transmis par les organisations syndicales.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à la dimension des bulletins et la typographie utilisée. Elles seront strictement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.
Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.
1.7
Dispositif de secours
Il se
Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
Article 2 – Information et assistance aux votants
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
2.1
Assistance aux électeurs
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la cellule d’assistance technique à savoir un correspondant du service administration du personnel ou le prestataire. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.
2.2
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, par courriers simples séparés, à son domicile et/ou par mail professionnel, un identifiant de vote puis un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.
Ils permettront de garantir l’unicité du vote. L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel.
La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.
2.3
Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences du Code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.
2.4
Dépouillement et procès-verbal
Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.
Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.
Les données seront conservées jusqu’à 15 jours après la proclamation des résultats (délais de recours) ou en cas de recours jusqu’à la décision juridictionnelle définitive.
A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers support.
Article 3 – Durée du protocole d’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. La date d’entrée en application de cet accord est fixé au 1er jour du mois qui suit l’obtention de l’agrément prévu à l’article L 123-1 du code de la Sécurité sociale.
Le présent accord peut être dénoncé par l’une ou l’autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier sous réserve d’un préavis de trois mois.
Il peut également être révisé, à tout moment, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 4 - Dépôt et publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil des prud’hommes de Nantes.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Une copie sera par ailleurs remise à chaque organisation syndicale et le présent protocole fera l’objet d’une publication sous Cafcom.
