Protocole d’accord relatif aux moyens et outils des organisations syndicales
Protocole d’accord relatif aux moyens et outils des organisations syndicales
2023
2023
Entre les soussigné(e)s :
La Caisse d’allocations familiales de Saône-et-Loire (Caf)
,
représentée par sa Directrice,
d’une part,
et les organisations syndicales représentatives, ci-après désignées :
pour la CGT :
pour la CFDT :
d’autre part,
il a été conclu le présent accord :
PREAMBULE
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir à la fois : -les moyens mis à disposition des organisations syndicales présentes à la Caf de Saône et Loire ; -et le cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication des organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale à la Caf. Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix. L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information.
Article 1 – Les locaux et moyens mis à disposition des organisations syndicales représentatives dans l’organisme ou ayant constitué une section
Conformément au Code du Travail, les organisations syndicales représentatives à la Caf et les sections syndicales présentes à la Caf, bénéficient d’un local commun, et aménagé et équipé conformément aux dispositions suivantes.
Article 1.1 - Equipement mobilier
La Caf met à disposition des organisations syndicales représentatives à la Caf ou ayant constitué une section dans l’organisme un local commun, équipé de : -2 bureaux ; -2 caissons ; -2 meubles fermant à clé ; -4 sièges.
Chaque délégué syndical ou représentant de section dispose d’une clé du local.
Article 1.2 - Matériel informatique
La Caf met à disposition des organisations syndicales représentatives dans l’organisme ou ayant constitué une section : -2 ordinateurs (fixe ou portable) connectés sur le réseau de l’organisme, disposant des mêmes fonctionnalités que les postes informatiques professionnels, et équipés d’une webcam et d’un casque audio avec micro ; -2 claviers ; -2 souris.
Ce matériel est renouvelé conformément au schéma directeur d’équipement informatique de la Caf. Les délégués syndicaux ou représentants de section sont, par ailleurs, autorisés à utiliser l’éventuel matériel informatique nomade dont ils disposent au titre de leurs fonctions professionnelles, dans le cadre de leurs fonctions de délégué syndical ou de représentant de section. L’ensemble des matériels et logiciels nécessaires est fourni par la Caf et est sa propriété. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels et logiciels, sauf accord explicitement donné par le service informatique de la Caf, après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système informatique de l’organisme. Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et à leur conservation. En cas d’incident sur le matériel de la Caf, les organisations syndicales représentatives dans l’organisme ou ayant constitué une section bénéficient, comme l’ensemble des utilisateurs, du service d’assistance et dépannage proposé par le service informatique de la Caf, et de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique.
Article 1.3 - Téléphonie
La Caf équipe chaque délégué syndical ou représentant de section d’un téléphone portable.
Article 1.4 - Autre matériel
La Caf met à disposition des organisations syndicales représentatives dans l’organisme ou ayant constitué une section les imprimantes-copieurs pour la réalisation des impressions nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. La confidentialité des impressions est gérée et assurée par le biais du badge individuel du délégué syndical ou du représentant de section. Dans une démarche de développement durable, et compte tenu des outils mis à leur disposition, les organisations syndicales s’engagent à réduire au maximum les impressions. La Caf prend également en charge les fournitures de bureau, dans la limite d’une consommation raisonnable. Elle met à disposition, dans le local syndical, un Code du travail papier.
Article 1.5 - Utilisation des véhicules de service pour des déplacements sur des sites Caf
De façon modérée (dans la limite maximale d’un déplacement par trimestre et par site) ou exceptionnelle, et sous réserve de l’accord de la Direction et de la disponibilité des véhicules, les organisations syndicales sont autorisées à utiliser les véhicules de service.
Article 1.6 - Affichage
La Caf s’engage à mettre à disposition de chaque organisation syndicale représentative ou section syndicale présente dans l‘organisme un panneau d’affichage (non vitré et de format « A2 ») sur chaque site de la Caf (Mâcon, Chalon sur Saône, Le Creusot, Montceau les Mines et Digoin).
Article 2 – Les nouvelles technologies de l’information et de la communication mises à disposition des organisations syndicales représentatives ou ayant constitué une section syndicale
Article 2.1 - Accès à Intranet et à Internet
Chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale à la Caf dispose d’un accès à l’Intranet de la Caf et d’un accès à Internet. Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail, tout en respectant l’accord d’entreprise relatif au droit à la déconnexion.
Article 2.2 - Mise à disposition d’un espace syndical sur l’Intranet
Chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme (dans l’outil Cafcom), utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.
2.2.1. La liberté d’accès à l’information syndicale
Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de la Caf à partir de son poste de travail.
Dans ce cadre, la Caf s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.
2.2.2. Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet
Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à la Caf.
2.2.3 Le contenu de l’espace syndical
Le contenu des publications est placé sous la responsabilité des organisations syndicales. A ce titre, il ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.
La nature de l’information communiquée doit revêtir un caractère exclusivement syndical, s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse.
Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de la Caf.
2.2.4 Les conditions de mise en ligne
Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information. Les mises à ligne sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail. Chaque organisation syndicale désigne la ou les personnes habilitées à apporter à opérer les mises à jour.
Article 2.3 – Messagerie et autres outils
Chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe et des outils « collaboratifs » disponibles à la Caf. A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale. La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité de chaque organisation syndicale.
2.3.1. Modalités d’utilisation de la messagerie électronique et des outils « collaboratifs » par les organisations syndicales représentatives
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie et les outils collaboratifs (Teams), pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination des salariés, de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats. Concrètement, un Teams unique est créé par organisation syndicale ayant créé une section, le délégué syndical ou le représentant syndical se chargeant de créer un canal partagé en intégrant ses adhérents, afin de respecter les secrets de la correspondance et de l’appartenance syndicale. La messagerie peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux : dans ce cas de figure, le salarié doit adresser aux organisations syndicales concernées un message sollicitant le désabonnement et le retrait immédiat des listes de diffusion. Les organisations syndicales peuvent utiliser les listes de diffusion automatique spécifiques communes aux services de la Caf. La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.
2.3.2 Confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales et secret de la préférence syndicale
Cette obligation de confidentialité des échanges pèse tant sur la Caf que sur l’organisation syndicale. L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés. Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi. Les organisations syndicales peuvent consulter le service informatique de la Caf afin de mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
Article 2.4 - Capacité des sites, plates-formes collaboratives et messagerie
Les organisations syndicales procèdent régulièrement à l’apurement des messages et documents obsolètes de manière à limiter l’espace utilisé. La diffusion des messages doit être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique. Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à respecter les règles d’utilisation préservant le bon fonctionnement du réseau informatique (limitation des envois en nombre, des flux d'échange, du recours à la visioconférence...)
Article 3 – Utilisation abusive
En cas de non-respect du présent accord, la Caf adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend. Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend. Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, la Caf peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 4 – Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans.
Article 5 – Révision de l’accord
Le présent protocole peut être révisé suivant sa prise d’effet aux conditions prévues aux articles L 2222-5 et L2261-7-1 du code du travail. La procédure de révision peut être engagée par la direction ou par l’une des parties habilitées. L’information doit en être faite à la direction lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision. L’ouverture des négociations se fait dans un délai de deux mois au maximum à compter de la demande de révision.
Article 6 – Agrément et publicité
Le présent accord s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la sécurité sociale. Il entre en vigueur le 1er du jour du mois qui suit son agrément par l’autorité compétente. Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord est transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux, conformément à l’article D.224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale. Il est déposé sur la plate-forme de téléprocédure du ministère du travail en deux exemplaires dématérialisés dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom, prénom, paraphe ou signature accompagnée des pièces requises. Un exemplaire est également déposé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Mâcon. Il est ensuite diffusé sur l’intranet de l’organisme pour l’information du personnel. Fait en 4 exemplaires, à Mâcon, le 24 avril 2023
La DirectricePour la CGTPour la CFDT de la Caf de Saône-et-Loire
